pantrag_fisi Findungsphase Abschlussprojekt

[jtr01]

Hallo,

bin dieses Jahr mit der FISI Prüfung dran und dem damit verbundenen Abschlussprojekt.

Bin z.Z. im Praktikum und meine Aufgabe dreht sich nur um SharePoint. Ziel ist es ein vorhandenes DokuShare durch SharePoint abzulösen.

Mein Problem ist es das ich noch keinen klaren Gedanken fassen kann in welche Richtung und Spezialisierung ich gehen könnte. Beziehungsweise welches Thema den Anforderungen genügt.

Ich danke im voraus für ein paar Ideen bzw. ein kleines Brainstorming!!

Grüße

[jtr01]

So hab noch ein wenig hin und her überlegt. Wie wäre es wenn ich als Thema den Inhalt meines Praktikums nehmen würde und es einfach abwandle. Ich bin mir nur nicht sicher ob es Reichen wird??

Inhalt meines Praktikums ist es ein Dokumentenmanagementsystem im SharePoint umzusetzen.
Voraussetzungen waren bereits geschaffen was heißt das der Server bereits von einer externen Firma installiert wurde.

Meine Aufgabe ist es die Konfiguration zu Prüfen und das System vom vorhandenen Dokumentenmanagementsystem im SharePoint abzubilden und einen Helpdesk zu etablieren.

Würde das als Projekt für eine FiSi ausreichen??

[mapr]

Stell am doch mal einen Antrag hier rein.
Dann können wir weitersehen.

[jtr01]

Version 1 - erstellen DMS in SharePoint (Weis aber nicht wegen des Umfangs und ob es in 35h machbar wäre)

Projektbezeichnung:
vorhandenes Xerox DMS soll auf SharePoint DMS umgestellt werden

Kurze Projektbeschreibung:
Das DMS ist für die Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente in der Firma verantwortlich. Das eingesetzte Xerox DMS erbringt nicht die erforderliche Leistung sowohl Hardware- als auch Softwareseitig. Was zur Folge hat das es kaum bzw. nicht richtig genutzt wird und jede Menge unterschiedlicher Versionen von den gleichen Dokumenten auf den User PCs existieren. Zudem sich auf Grund des alters der Server immer mehr Fehler bemerkbar machen. Sinn eines DMS soll eine Zentrale Dokumentenverwaltung mit immer aktuellen Dokumenten sein.

Ziel meines Projektes wird es sein den Bedarf zu ermitteln. Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem mittels SharePoint umzusetzen und dabei die Lücken zu schließen die bei dem vorhandenen System offen sind.

Ist Zustand
Xerox DMS - unübersichtlich, schlechte Suchrutine, Serverhardware alt und keine Ersatzteile mehr verfügbar.

Soll Zustand
SharePoint DMS im virtueller Server in einem Cluster - mit Volltextsuche, Angepasst auf Usersichten, für Zukunft skaliert da früher oder später das komplette Intranet der Firma über SharePoint laufen soll.

Projektumfeld:

Das Projekt wurde in Auftrag gegeben weil dem vorhandenen System aufgrund des Alters Hardwaredefekte oder gar der Komplettausfall drohen. Zudem ist es nicht sehr Nutzerfreundlich. Die nötigen Server für SharePoint und SQL nebst zugehöriger Software wurden im Vorfeld von der Firma IKS aufgesetzt und vor konfiguriert.

Projektphasen

Planung

• 2h - vorhandenes DMS analysieren (Verzeichnisstruktur, Metadaten, Versionierung etc.)
• 3h - Bedarf feststellen (im Meeting Feedback sammeln, Lücken aufzeigen lassen, was wird gewünscht) Umsetzbarkeit prüfen
• 2h - Planen der Websitesammlung, Inhaltstypen, Websitespalten, Bibliotheken und Serverfeatures
• 2h - Festlegen Genehmigungsworkflow, Layout der Site

Installation, Konfiguration und Aufbau der Site

• Serverseitig wurde alles von einer externen Firma installiert
• SharePoint Designer und SharePoint Color Palette Tool wurde auf Client installiert
• 1h - Serverfeatures nachinstallieren und Websitesammlungen erstellen und konfigurieren
• 2h - Unterwebsites für Dokumentencenter, Navigationsseiten, Inhaltstypen und Websitespalten erstellen
• 3h - Bibliotheken erstellen, konfigurieren, Inhaltstypen hinterlegen und Ansichten erstellen
• 2h - Terminoligiespeicher für die Metadaten und Metadatennavigation anpassen
• 2h - Workflowanpassung, Spezielle Änderung in den Websites
• 1h - Konfiguration Inhaltsorganisation und erstellen der Regeln
• 1h - Layout der Site nach CI (Farben und Schriften) anpassen
• 2h - Anpassen der Berechtigungsstufen und Vergabe Benutzerberechtigungen auf Websitesammlungs-, Website-, Bibliotheks- und Listenebene
• 3h - Testlauf (Dokumentenupload, Metadateneingabe, Versionierung, Workflowablauf, Inhaltsorganisation), Anpassungen, Fehlerbehebung
• 1h - Testlauf mit den beteiligten ggf. gewünschte Anpassungen vornehmen

Projektabschluss

• 7h - Projektdokumentation
• 1h - Übergabe bzw. Vorstellen der neuen Lösung

 

Das wäre die erste grobe Version wobei ich mir mit der Zeit Planung überhaupt nicht sicher bin bzw. ob diese nicht zu sehr ins Detail geht. Meine 2 Version wäre etwas einfacher dabei würde es sich um den Helpdesk drehen. Also eine Website die 2 Listen beinhaltet und jede Liste hat ein Workflow  der jeweils den Datensatz verschiebt und Automatisch Benachrichtigungen verschickt.

Danke für Anregungen und Verbesserungen

[jtr01]

Wäre für eure Hilfe sehr Dankbar..was sagt ihr dazu

 

[mapr]

Du installierst nur und passt die Seite an, richtig?

[jtr01]

Ja leider, waren die Server schon installiert. Es würde sich auf Einrichten der Websitesammlung, Einrichten der Bibliotheken Inhalttypen etc. beziehen alles was man braucht um seine Daten sinnvoll in SharePoint zu hinterlegen.

[mapr]

Für mich zu dünn.
Ich vermisse auch den Kaufmann.

[jtr01]

das ist eben mein Problem das war alles schon durch wo ich hier angefangen habe. Das System wurde auch von einer externen Firma installiert und vor konfiguriert. Wirtschaftlich war alles schon geklärt. 

[mapr]

Das Wirtschaftliche auch geklärt, bevor du in die Firma kamst?
Hast du ein anderes Projekt?

[jtr01]

Wie gesagt das System lief schon komplett. Meine Aufgabe an der ich seit November arbeite ist das bestehende DMS von Xerox in SharePoint mit Verbesserungen zu übernehmen. Ein anderes Projekt habe ich nicht mein Chef machte noch ne Anspielung auf nen Helpdesk aber der würde auch nur in SharePoint laufen ähnlich wie das DMS mit weniger Aufwand! Also wird mir ja dann nur irgend ein fiktives Projekt bleiben vermute ich....

[jtr01]

Wie wäre es wenn ich das Projektthema umbiege!!

Migration von Xerox DMS zu SharePoint 2013

Wie wichtig ist der wirtschaftliche Faktor? Es könnte ja sein das dieser von der Chefetage schon getroffen wurde und jetzt das die Migration im Raum steht. Wobei man dann wieder bei der Installation und Konfigurationsorgie wäre.

 

 

 

[mapr]

Der wirtschaftliche Faktor spielt schon eine nicht unwichtige Rolle.
Du brauchst schon ein Stück weit Entscheidungsfreiheit, sonst wird es eng für das Projekt.
Einfach nur eine Migration ist zu dünn.

[jtr01]

als wäre es ratsam trotz das die Entscheidung schon gefallen ist, vorher einen Vergleich der Anforderungen mit den verschiedenen System darzulegen und dann auf SharePoint zu kommen

[mapr]

Genau so.
Du vergleichst und kommst halt dann "zufällig" darauf, dass SharePoint.
Vielleicht kommen ja auch noch andere Meinungen als meine.

[Chief Wiggum]

Lästerliche Anmerkung aus dem Off: Sharepoint mag ja Alles sein und vieles können, aber ein DMS ist es nun wirklich nicht.

[mapr]

Danke, Chief.
Da war ich wohl komplett verpeilt, passt aber irgendwie zu den letzten Tagen.
Aber es kann ja nur aufwärts gehen.

[jtr01]

vor 14 Stunden schrieb Chief Wiggum:

Lästerliche Anmerkung aus dem Off: Sharepoint mag ja Alles sein und vieles können, aber ein DMS ist es nun wirklich nicht.

Wieso soll es kein DMS sein. Ich würde es zumindest als Bestandteil sehen. Nehmen wir beispielsweise das Dokumentencenter mit Abgabebibliothek was das automatische Verschieben von Dateien an den richtigen Ort erledigt, Versionierung, Genehmigungsworkflows, Berechtigungen, Dokumentenmappen, Metadatennavigation etc. Was sollte denn ein DMS noch können??