Automatische Erstellung von E-Mail Signaturen als Projekt

[DerSven]

Hallo zusammen,

ich mache eine Ausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration und bin im letzten Ausbildungsjahr. Firmenintern stehen momentan keine größeren Projekte an, weshalb wir das Thema E-Mail Signaturen in Angriff nehmen wollten. Schnell wurde klar, dass dies ein geeignetes Abschlussprojekt darstellen könnte für mich, da es keine große Manpower erfordert und von mir alleine bewerkstelligt werden kann.

IST-ZUSTAND

Momentan hat unsere Firma keinerlei automatische Generierung von E-Mail Signaturen. Die Benutzer kopieren sich aus dem Intranet aus einem PDF eine Vorlage heraus und bearbeiten diese. Bedeutet: In den meisten Fällen werden den neuen Mitarbeitern von anderen Mitarbeitern die Signaturen zugeschickt und angepasst, was zu einigen Tippfehlern / Copy-Paste-Fehlern etc. führt. Unsere Signaturen unterliegen einer Guideline unserer Schwester-Firma, das entsprechende Dokument ist im Intranet aber gut versteckt. Änderungen werden zwar kommuniziert, aber natürlich nicht von jedem Mitarbeiter wahrgenommen.

SOLL-ZUSTAND

Ziel ist es letztendlich, dass ein User nach einem Buttonklick eine passende Signatur erstellt bekommt. Die Software steht bereits so gut wie fest (CI-Sign von CI-Solution) und erfordert keine feste Server-, oder Client-Installation. Die erstellten Templates werden via Skript ausgeführt (entweder per GP oder normale, ausführbare Datei), die Infos stammen aus der AD. Das Projekt bezieht sich auf die Standorte in Deutschland, unsere anderen Standorte in England etc. haben mit dem Projekt nichts zu tun.

Meine Frage: Werde ich damit die 35 Stunden voll bekommen? Mir fehlt da ehrlich gesagt etwas die Vorstellungskraft für, wenngleich die Implementierung solch eines Dienstes auch nicht von heute auf morgen geschehen kann. Der Zeitplan bestünde aus der Analyse rechtlicher Vorgaben (wenngleich unsere Guideline das bereits abdeckt), die Einhaltung unserer Guideline, die "Installation" der Software, Erstellung der Templates (Intern und Extern) und eben die Dokumentation.

Meint ihr, dass man damit ungefähr hinkommt? Danke!

[Asura]

Für mich als Außenstehender ohne weitere Hintergrundinfos, noch Wissen über das Produkt ist das schlichtweg zu einfach.

Wie muss ich mir die Installation vorstellen? Ich weiß nicht, welche Schritte du gehen musst um zur Lösung zu kommen. Ehrlich gesagt, klingt das für mich nach keinem Thema für eine angehenden Fachkraft?

[Whiz-zarD]

Das kommt mir sehr wenig vor. In einer Windows-Domäne kann man die Signatur direkt im AD hinterlegen und Outlook holt sie automatisch. Ich finde ganze Tutorials, die einem erklären, wie man es umsetzt. Das sind weniger als 10 Schritte und die sind sogar recht simpel. Dafür braucht man vielleicht ein Tag und dann läuft es.

[DerSven]

Danke für die Antworten.

In der Projektdoku würde natürlich analysiert und dargelegt werden, warum die von Micorsoft gegebenen Signatur-Werkzeuge über die AD bzw. Exchange nicht ausreichend für unsere Anforderungen sind, da die zukünftige Nutzung in unseren Außenstandorten und Schwester-Unternehmen berücksichtigt werden muss (Stichwort Bedingungen über OUs formulieren, etwas was die Exchange-Signaturen nicht beherrschen). Auch die Analyse fiele ja quasi in den Zeitplan, korrekt?

Die Installation der Software an sich (CI-Sign von CI-Solution) ist beschränkt sich darauf, sie auf ein Netzlaufwerk zu legen. In der Admin-Konsole des Tools werden dann eben Signaturen erstellt und ein Skript-Generiert, das nach Ausführung die das Template bzw. dessen Variablen ausfüllt. Dies würde dann auch noch nach sich ziehen, dass ich über unsere Softwareverteilung ein entsprechendes Paket erstelle, das den Button ins Startmenü unserer User legt.

Ja, das alles ist nicht besonders zeitintensiv. Abzüglich der Doku hätte ich dann allerdings rund 28 Stunden für die gesamte Einführung der automatischen Signaturen-Generierung, plus Funktionsprüfung und -gewährleistung. Bei größeren Projekten besteht ja das Problem, dass man innerhalb des Zeitrahmens nur Teilaspekte abarbeiten kann, man quasi als Zuarbeiter für das "große Ganze" dient.

Streckt man wirklich alle Arbeitsschritte relativ großzügig, kann man die 28 Stunden ausfüllen. Das würde dann entsprechend argumentativ untermauert. Nur bin ich mir nicht sicher, ob es letztendlich dann auch genehmigt wird.

Bearbeitet 4. Dezember 2016 von DerSven

[mapr]

Hallo,

ist definitiv zu einfach.
Du kopierst (wenn ich es richtig gelesen habe) nur eine Signatur?
Wo triffst du wirtschaftliche Entscheidungen (der FISI ist auch mit Kaufmann)?

Mein Tipp: Rundablage und neues Projekt.

[DerSven]

Hallo,

das Problem ist letztendlich, dass keine anderen Projekte anstehen bzw. noch nicht bereit sind angegangen zu werden, da vieles mit unserem Schwester-Unternehmen zusammenhängt (dort sitzt quasi der oberste IT-Chef Deutschlands, der Chef von meinem Chef). Und da ist es nun einmal so, dass Prioritäten gesetzt werden, wenngleich es sehr viele offene Punkte gibt (MDM, Skype for Business). Ebenso würde solche Projekte immer nur Teilaspekte abdecken, da wir europaweit IT-technisch höchst unterschliedlich aufgestellt sind. Das Skype for Business Projekt in etwa erfordert ein stimmiges Konzept für ALLE Standorte, deren TK-Anlagen, Austausch der IP-Telefone etc. Die Koordination solcher Projekte erfolgt auch leider nicht über uns. Aber das ist Zukunftsmusik.

Das Signaturen-Projekte ließe sich auf all unsere Standorte / Schwestern in Europa ausweiten. Dort gibt es unterschiedliche rechtliche Anforderungen an eine E-Mail Signatur. Man müsste in etwa abstimmen, wie alle jeweiligen IT-Mitarbeiter zentral auf die Administrationskonsole zugreifen können, um Signaturen für ihre Domäne / OU in unserer Domäne abzuändern.

Ja, das ist alles keine Raketenwissenschaft, allerdings zieht es doch einige Gedankengänge mehr nach sich als es zunächst klingt. Mit "Software auf Share legen, Signatur erstellen und verteilen" ist es nicht getan. Auch bei den Verteiliungsmöglichkeiten muss abgewägt werden, da unsere Schwester z.B. keine Login-Skripts verwendet. Das Management / die Abstimmung würde dann auch in mein Aufgabenbereich fallen, entsprechende Kompetenzen würden mit erteilt werden.

Es ist tatsächlich mehr oder weniger möglich, 28 Stunden für dieses Vorhaben aufzubringen, angefangen bei der Analyse, der Produktbeschreibung und den Tests (z.B. Vergleich Exchange-Mittel vs. Anbieter 1 mit Installationsloser Implementierung vs. Anbieter 2 mit Exchange-Installation etc.). Man kann den Vorgang des Einfügens der Signatur auch aufdröseln. Neben festen Outlook-Vorlagen kann sie auch von der etwaigen Exchange-Installation beim Raussenden angehangen werden, was dann aber auch wieder Nachteile mit sich zieht.

Der Stand ist nun einmal der, das dies mein einzig realisierbares Projekt ist. Es hat den charmanten Vorteil, dass es nach den 28 bzw. 35 Stunden komplett abgeschlossen ist und funktioniert...

Und: Es ist definitiv falsch, dass ich eine Signatur "kopiere" und dann "einfüge".

Bearbeitet 5. Dezember 2016 von DerSven

[Coaster]

Ich denke man kann dies leicht zusammenfassen:

Aus deiner Sicht ist dieses Projekt, in Anbetracht der Umstände, wahrscheinlich „optimal“…. Ich würde es auch verstehen und so als Projekt für dich akzeptieren….Leider geht es halt darum, was die HK fordert und annimmt. Und da kann ich dir nur wie alle anderen auch sagen, dass es nicht ausreichen wird…. Ist schade aber ist leider so!

Ich persönlich verstehe halt auch nicht wieso Projekte akzeptiert werden die eigentlich viel zu viel Zeit brauchen und zeitlich gut geplante, kleine, Projekte nicht akzeptiert werden….

[Nopp]

vor 36 Minuten schrieb Coaster:

Ich persönlich verstehe halt auch nicht wieso Projekte akzeptiert werden die eigentlich viel zu viel Zeit brauchen und zeitlich gut geplante, kleine, Projekte nicht akzeptiert werden….

Weil viele sogenannte kleine "Projekte" keine richtigen Projekte sind. Sondern einfach größere Arbeitspakete oder sogar irgendwelche Standardprozesse. Ein Projekt ist in der Hinsicht einmalig, ist hier auch der Fall, aber vom Umfang her einfach trotzdem dürftig. Ich würde mir irgendwas suchen, was man da noch ranhängen kann. Eine Archivierung der Mails falls noch nicht vorhanden etc.pp.

[DerSven]

Eine Archivierung der Mails gerade mal so dranhängen? Anscheinend benötigen wir für unsere Projekte überdurchschnittlich lang wenn ich das hier so lese. Unsere OpenText-Implementierung damals war ein recht großer Akt, und da ging es nur um E-Mail Archivierung. Für die komplette Implementierung gingen schon wenige Tage drauf (mit Techniker wohlgemerkt), von der Planung will ich ja gar nicht erst anfangen. Ich weiß durchaus was Projekte sind und wie man diese definiert. Vielleicht planen wir zu lange und deshalb scheitert auch keins unserer Projekte?

Es wundert mich einfach, dass bei diesen IHK-Projekten innerhalb von 28 Stunden MDM Umgebungen geschaffen oder E-Mail Archivierungen eingeführt werden. Das übersteigt meine Vorstellungskraft. Anscheinend aber Anforderung der IHK!?

Bearbeitet 7. Dezember 2016 von DerSven

[Nopp]

Es ist schon klar, dass viele "Projekte" nach Definition der DIN o.Ä. in 35 Stunden, samt Planung und Dokumentation abgeschlossen werden kann. Die IHK will nur sehen, ob wir die einzelnen Themengebiete der Ausbildung verinnerlicht haben und anwenden können.

Schreib Doch einen Projektantrag mit einer zeitlichen Gliederung. Poste ihn in diesem Thread und wir gucken mal, was da noch optimiert werden kann. Hier sind viele Prüfer anwesend, die Dir sicherlich bei dem ein oder anderem Helfen können.

Die Richtlinien der IHK in Frage zu stellen bringt hier sicher niemandem was. Das vergeudet nur Zeit

Grüße und einen guten Start in die Woche!

P.S. Mein Projekt war damals das Separieren eines SBS in, DC, Exchange und Fileserver, samt VPN-Anbindung eines zweiten Standortes. Geplant 35 Stunden für alles. Tatsächlich umgesetzt in einer Big-Bang Migration von Freitag 18:00 bis Sonntag 12:00 mit 5 Stunden Schlaf dazwischen. Ich war natürlich nicht alleine und es war auch echt spaßig. Die IHK hat aber bekommen, was sie wollte. Eine ordentliche Planung und ein durchgeführtes Projekt nach Ihren Spielregeln auf dem Papier  

Bearbeitet 12. Dezember 2016 von Nopp