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Hallo zusammen,

Wir suchen nach einfachen und agilen Methoden und Tools, die unsere Zusammenarbeit sowohl intern wie auch mit unseren Kunden vereinfachen und transparenter machen.

So sollen Projektabläufe sowie die allgemeine Kommunikation beschleunigt, Mehrfachpflege von Dokumenten vermieden und Informationsverluste minimiert werden.

Die generelle Frage lautet, ob wir ein System bekommen, was alles enthält und trotzdem “einfach†ist, oder finden wir einen “ToolMixâ€, der möglichst viel Funktionen abdeckt?

Gibt es sowas web-basiert?

Für folgende Themen sollte die neue Software Lösungen bieten:

  1. Kollaboration und Kommunikation (gemeinsames Arbeiten an Projekten und Dokumenten)

    • Gemeinsames, simultanes Arbeiten an Office-Dokumenten
    • Versionverfolgung
    • einfache Archivierungsfunktion
    • Kommentarfunktion an Dokumenten und Freigabefunktionalitäten (Indesign u.ä. wird das wahrscheinlich nicht erfassen)
    • Kommunikationstool für projektbezogene Kommunikation
    • im besten Fall erfolgt die interne Kommunikation nur noch systemintern, nicht über Mail
    • Einbindung auch für externe Kunden
    • Chatfunktion
    • einfache Ablage und Zuordnung von Dokumenten zu Tasks und Projekten
    • direkte Einbindung von emails?

Beispiele: google.docs; Sharepoint; Lync & Office; just.social; bitrix24;

[*]CRM

  • Kundenverwaltung mit Kontaktverfolgung (für wichtige Gespräche und Absprachen)
  • interne Kontaktverwaltung

[*]Projektmanagement

Hier suchen wir nach möglichst einfachen Tools, orientiert an modernen PM-Methoden. Außerdem sollte das PM sehr eng verknüpft sein mit Punkt 1) und2)

  • Aktuelle Dokumentvorlagen, leicht zu nutzen
    1. Checkliste “Vor dem Angebot zu klärenâ€
    2. Angebot (und Standard-Angebote)
    3. Indesign-Vorlagen für Standard-Angebote
    4. Checkliste Technikübergabe
    5. Endabnahme
    6. Rechnung

    [*]Erfassung, Terminierung, Verteilung und Tracking von Aufgaben

    [*]Workflowmgmt. (Freigabefunktionalitäten, Meilensteine, Quality Gates, Muss-Tasks, Checklisten etc.)

    [*]projektbezogene Zeiterfassung mit Auswertungsfunktionalitäten

    [*]Ressourcenplanung (für Teamleiter)

    [*]gemeinsamer Kalender (Tasks, Termine, Urlaube) mit Terminsuchfunktion

    [*]persönlicher Tagesplan (für das individuelle Eintakten von zugewiesenen Wochenplan-Tasks in die eigene Tagesplanung)

    [*]Executive Summary z.B. für Agenturrunde

Beispiele: Trello, sandglaz, asana, podio; bitrix24

[*]Backups

  • automatische nächtliche Backups aller Daten und Dokumente
  • mehrmalige Zwischen-Backups über den Tag hinweg

[*]Location

  • die Daten sollten auf einem Inhouse-Server liegen wegen
  • der “No-Cloudâ€-Direktive der Geschäftsleitung
  • der nur inhouse realisierbaren Anbindung über 1-Gigabit-Leitungen (relevant vor allem für die Kreation, vgl. Arbeit über aktuelles, langsames “Laufwerkâ€)

[*]Sonstiges

  • “unbegrenzter†Speicher-Platz
  • “Passwort-Safe†für Kunden- und projektbezogene Passwörter

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Was du suchst, nennt sich "Collaboration Tools/Software" oder auch "Groupware". Ich kann dir zwar keinen konkreten Vorschlag machen, aber vielleicht helfen dir diese Begriffe weiter, etwas passendes zu finden.

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Dann hat Google bestimmt spammersoftware.com gefunden. :-)

Anschauen lohnt sich. Dort werden sehr viele Komponenten verfügbar sein - und sogar noch etliche darüberhinaus.

Beste Grüße direkt vom Hersteller

bearbeitet von Chief Wiggum

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