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Was gehört in eine Projektdokumentation/Anhang

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Hallo Forumsmitglieder,

derzeit bin ich am durchführen meines Abschlussprojektes und fange heute mit der Dokumentation an.

Nun habe ich ein paar Fragen was unbedingt in die Dokumentation mit reingehört und was man am besten in de Anhang packen sollte.

Hier zum Verständnis ein paar Auszüge meines Projektantrages:

1 Thema der Projektarbeit
Migration einer cloudbasierten Office Lösung und Dateiablage


3 Projektbeschreibung
Die Hilfsorganisation ”Jambo Bukoba” besitzt derzeit eine sehr unorganisierte IT-Infrastruktur und keinen IT-Support. Die 45 Mitarbeiter arbeiten von München sowie von Tansania aus. Gearbeitet wird mit 16 Organisationseigenen und mit den privaten Rechnern der Mitarbeiter. Auf diesen laufen unterschiedliche Betriebssysteme und verschiedene lokale Office Versionen. Als derzeitige Speicher sowie Ablagelösung wird die Dropbox verwendet, deren Kosten sich mittlerweile auf 4000e im Jahr belaufen. Diese wird jedoch kaum genutzt und die Mitarbeiter speichern alles lokal und laden nur wenige Dateien hoch. Der E-Mail Verkehr läuft derzeit unter Verwendung der eigenen Domäne über Googlemail. Die im Moment verwendeten Systeme sind unorganisiert, benutzer- und verwaltungsunfreundlich und werden nur bedingt genutzt. Der Kunde möchte zudem in naher Zukunft eine Bild- und Videodatenbank mit Gesichtsanalyse und weitere Tools zur Geschäftsund Arbeitsanalyse. Das Gesamtprojekt umfasst die Organisation eines Supportes, migrieren aller Rechner auf ein einheitliches Betriebssystem(voraussichtlich Windows 10), finden und migrieren einer benutzerund verwaltungsfreundlichen, skalierbaren und cloudbasierten Office Lösung und Bereitstellen eines Systems um die vom Kunden gewünschten Tools realisieren zu können.
Meine Aufgabe in diesem Projekt umfasst das Teilprojekt ”Migrieren einer Cloud basierten Office Lösung mit Dateiablage”. Hier gilt es ein für den Kunden passendes System zu finden und dieses einzurichten. Eine einfache Benutzerverwaltung sowie die Möglichkeit On- und Offline arbeiten zu können ist wegen des Standortes in Tansania, der nur über eine sehr schlechte Internetanbindung verfügt und von München aus verwaltet wird, erforderlich. Das System sollte alle gängigen Office Programme wie beispielsweise Microsoft Office Outlook, Power Point, Excel und Word enthalten. Zudem sollte ein Mail Server integriert sein und eine Möglichkeit bestehen, die benutzer- und organisationseigenen Daten auf die Cloud zu speichern. Um die Mitarbeiter zu aktivieren und mit dem neuen System vertraut zu machen werde ich eine kleine Mitarbeiterschulung planen und durchführen.

 

4 Projektumfeld
Die ".."ist ein mittelständisches IT-Dienstleistungs Unternehmen mit rund 250 Mitarbeitern ".."geründet wurde. Mit den drei Geschäftsfeldern IT-Consulting, IT-Solutions und IT-Services bietet *************** flexible Dienstleistungen und intelligente Lösungen für die IT-Branche. Zu den Kunden zählen mittelständische Unternehmen sowie internationale Konzerne.
Während meiner Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration bin ich hauptsächlich bei einem Großkonzern im Support tätig. Neben dessen erhielten wir, als Azubis, das Projekt ”Jambo Bukoba”. Hier ist der Auftraggeber die Hilfsorganisation ”Jambo Bukoba” mit Sitz in München, die sich für Kinder in Tansania einsetzt. Der Organisation gehören 45 Mitarbeiter an. Davon arbeiten 41 in Deutschland und 4 in Tansania. Die derzeit vorhandene IT-Infrastruktur ist sehr unorganisiert und unstrukturiert und im Zuge des Wachstums ohne fachmännischer Unterstützung entstanden. In diesem Projekt bin ich als Projektleiter und als Teammitglied für ein bestimmtes Teilprojekt zuständig. Dieses Teilprojekt ist auch Gegenstand meiner Projektarbeit. Der Auftraggeber ist zugleich unser Ansprechpartner.

5 Projektphasen mit Zeitplanung
1. Initiierungs- und Planungsphase 7,0 Stunden
1.1. Ist-Analyse 1,5 Stunden
1.2. Soll-Ermittlung 1,5 Stunden
1.3. Angebots - und Produktvergleich inkl. Kostenrechnung 1,0 Stunde
1.4. Meeting zur Besprechung der Produktauswahl 1,0 Stunde
1.4. Projektdetailplanung 2,0 Stunden

2. Projektdurchführung 17,0 Stunden
2.1. Grundeinrichtung des Systems 3,0 Stunden
2.2. Migrieren von 5 Usern in München zu Testzwecken 2,5 Stunden
2.3. Migirieren von 2 Usern in Tansania zu Testzwecken 1,5 Stunden
2.4. Test durchführen und auswerten 1,0 Stunde
2.5. Migrieren der restlichen User sowie Daten in das neue System 6,0 Stunden
2.6. Abschlusstest durchführen und auswerten 1,0 Stunde
2.7. Planen und Durchführen einer kleinen Schulung für die Mitarbeiter 2,0 Stunden

3. Projektabschluss 2,0 Stunden
3.1. Erstellen eines Projektberichtes für den Kunden 1,0 Stunde
3.2. Übergabe an den Kunden 1,0 Stunde

4. Nachprojektphase 9,0 Stunden
4.1. Reflexion der Projektplanung und Projektdurchführung 1,0 Stunde
4.2. Erstellen der Pojektdokumentation 8,0 Stunden

 

6 Dokumentation zur Projektarbeit
-Projektbeschreibung
-Projektdokumentation
-Projektbericht für das Reporting
-Produktvergleich + Kostenrechnung
-GANT-Plan

7 Anlagen
keine

 

So nun zu meinen Fragen:

Wie schon zu sehen ist, habe ich keine Anlagen angegeben.
Nun beim schreiben der Dokumentation ist mir jedoch aufgefallen, ob es nicht sinnvoll wäre manches doch in den Anhang zu packen, wie z.b. den GANT-Plan, Projektbericht für das Reporting. Eine Projektbeschreibung die im "echten" Projekt gebraucht wird liegt schon vor und enthält Dinge wie Projektumfeld, Projektziele, erwartete Ergebnisse, Projektumfang und Auschlüsse. Rahmenbedingungen und Annahmen.  Diese würde ich jedenfalls schon mal im Anhang hinzufügen.
Ist es schlimm wenn ich jetzt doch noch Sachen in den Anhang packe?

Die nächste Frage wäre zur Dokumentation:

-sollte ich eine konkrete Firmenvorstellung machen wo alles nochmal über meine Firma drinsteht?
- da dieses ja, wie im Antrag zu sehen ist, ein Projekt ist was nicht zu meinem eigentlichen Arbeitsalltag zu tun hat sondern ein eigenes Thema ist, sollte ich dann noch ein wenig vorstellen was mein eigentlicher Arbeitsalltag beinhaltet? Und wenn ja unter welchem Unterpunkt kann man das einordnen? kann ich es unter Projektumfeld reinschreiben, obwohl mein eigentlicher Arbeitsalltag nichts mit dem Projekt an sich zu tun hat?

Welche wichtigen Inhalte sollte ich eurer Ansicht nach noch alles in die Dokumentation  reinpacken, außer die Punkte die schon in der Zeitenaufstellung drinstehen?
Es hat auch Änderungen im Projektablauf und bei der Durchführung gegeben...sollte ich diese auch gleich am Anfang mit in die Dokumentation packen?
Da dieses ein gemeinnütziges Projekt ist, und unsere Firma für unsere dienste kein Geld verlangt, sollte ich dann eine Kostenaufstellung über meine Arbeitsstunden überhaupt machen?

 

Ich danke euch schonmal vielmals für eure produktiven Antworten.

 

Viele Grüße

Chris

 

 

 


 

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Du darfst Projektunterlagen die nicht im Projektantrag genannt wurden natürlich mit anhängen. Aber bitte kein Glanzposter von der Firmenvorstellung.

In der Regel stellt man die Firma kurz vor. Bei uns ist zumindest so üblich. Was Du sonst den ganzen Tag treibst interessiert nicht.

Änderungen im Projekt kannst du z. B. unter Punkt 4.1 erläutern. Warum ist es dazu gekommen? Warum war es bei der Projektplanung noch nicht bekannt?

Das Projekt verursacht immer Kosten. Das deine Firma keine Rechnung stellt ist ein anderes Thema. Aber das Projekt kostet deiner Firma Geld. Also wäre eine Kostenaufstellung schon schön.

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Am 26.10.2015 22:16:14 , Chris911 sagte:

Nun beim schreiben der Dokumentation ist mir jedoch aufgefallen, ob es nicht sinnvoll wäre manches doch in den Anhang zu packen, wie z.b. den GANT-Plan, Projektbericht für das Reporting. Eine Projektbeschreibung die im "echten" Projekt gebraucht wird liegt schon vor und enthält Dinge wie Projektumfeld, Projektziele, erwartete Ergebnisse, Projektumfang und Auschlüsse. Rahmenbedingungen und Annahmen.  Diese würde ich jedenfalls schon mal im Anhang hinzufügen.

Ist es schlimm wenn ich jetzt doch noch Sachen in den Anhang packe?

Nein, das ist nicht schlimm. Im Gegenteil: Ich würde die von dir genannten Artefakte in deiner Dokumentation erwarten.

Ob du sie in den Anhang packst, würde ich davon abhängig machen, wie umfangreich sie sind. Deine wertvollen Dokumentationsseiten (also den Fließtext) solltest du nicht mit großen Artefakten verringern. Meine Faustformel: Alles, was länger als eine halbe Seite ist, kommt grundsätzlich in den Anhang. Bitte aber uninteressante Sachen wie Deckblätter oder Inhaltsverzeichnisse weglassen! Und achte auf die Vorgaben deiner IHK bzgl. der maximalen Seitenzahl.

 

Am 26.10.2015 22:16:14 , Chris911 sagte:

-sollte ich eine konkrete Firmenvorstellung machen wo alles nochmal über meine Firma drinsteht?

Bitte nicht! Kurz und knapp das Unternehmen vorstellen. Du solltest dich auf deine Eigenleistung konzentrieren. Das bewerten die Prüfer. Ob deine Firma toll ist, hat keine Auswirkungen auf deine Note!

Am 26.10.2015 22:16:14 , Chris911 sagte:

- da dieses ja, wie im Antrag zu sehen ist, ein Projekt ist was nicht zu meinem eigentlichen Arbeitsalltag zu tun hat sondern ein eigenes Thema ist, sollte ich dann noch ein wenig vorstellen was mein eigentlicher Arbeitsalltag beinhaltet?

Nein. Siehe oben: Das hat nichts mit dem Projekt zu tun und lenkt von deiner - zu bewertenden - Leistung im Projekt ab.

Am 26.10.2015 22:16:14 , Chris911 sagte:

Es hat auch Änderungen im Projektablauf und bei der Durchführung gegeben...sollte ich diese auch gleich am Anfang mit in die Dokumentation packen?

Es hat sich bewährt, dafür ein eigenes Kapitel Änderungen zum Projektantrag zu nutzen.

 

Am 26.10.2015 22:16:14 , Chris911 sagte:

Da dieses ein gemeinnütziges Projekt ist, und unsere Firma für unsere dienste kein Geld verlangt, sollte ich dann eine Kostenaufstellung über meine Arbeitsstunden überhaupt machen?

 

Grundsätzlich ja. Selbst wenn es ein gemeinnütziges Projekt ist, wird dein Chef sicher wissen wollen, was es gekostet hat. Es ist schon ein Unterschied, ob man 1.000 EUR oder 10.000 EUR "spendet". Und außerdem wollen die Prüfer - so ist es zumindest bei uns - immer eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sehen. Der Ausbildungsberuf hat immerhin einen großen kaufmännischen Anteil.

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Auch wenn nach außen hin eventuell keine Kosten eingeforderten werden, kostet deine Arbeitskraft deinen Chef dennoch etwas (ich meine ich habe damals mit 50€/Stunde gerechnet - da ist dann dein Gehalt drin enthalten, dein Arbeitsplatz, die Lohnnebenkosten, usw.).

Davon abgesehen ist es irrelevant für eine wirtschaftliche Betrachtung, ob ihr dafür etwas bekommt, oder ob ihr es spendet.

Eventuell könnte es jedoch von deinem Chef auch erwartet werden, damit er es entsprechend als Spende markiert in die Firmenjahresabrechnung einfließen lassen kann.

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Ich lese auch ständig man solle im Download-Bereich nachschauen oder die "unzähligen Beispieldoku's" einfach via Suche finden...

Aber dem ist nicht so es gibt hier weder Doku's als Beispiel zum Download, noch gibts irgndwelche kompletten Projektarbeiten zu begutachten...

Hier ein Beispiel welches ich über die tolle Forensuche gefunden habe...
Komplette Unterlagen zum Download..

 

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