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pantrag_fisi Projektantrag: Mail Signatur Verwaltung

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Hallo zusammen,

ich bin mir nicht ganz sicher ob der Antrag so durchgehen würde oder ob das Thema nicht schon ein Problem ist. Das einrichten einer Mail Signatur Verwaltung erscheint mir irgendwie zu wenig.

Außerdem bin ich mir nicht sicher ob das vielleicht zu viel Aufteilung bei den Zeiten ist. 

Ich bedanke mich schon mal im voraus für positive Resonanz und Antworten.

 

Projektantrag Mail Signatur Verwaltung

 

Der Ausbildungsbetrieb

Die XXX, XXX in XXX gegründet, ist ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen, welches auf Letter Shop, Fulfillment und Verpackungen spezialisiert ist.

Die XXX GmbH ist Anbieter von Direktmarketing und unterstützt die Kunden bei der Produktion von Druckmedien. Adressen werden gemäß postalischen Vorgaben aufbereitet und anschließend personalisiert. Die Briefe werden gefalzt und kuvertiert als Dialogpost- oder Pressepostmailing versendet.

Als eigenständige IT-Abteilung haben wir keinen direkten Bezug zum Kerngeschäft. Die Hauptaufgabe der IT-Abteilung besteht darin, den Mitarbeitern einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen. Dazu gehören unter anderem der Usersupport, Bereitstellen von Serverdiensten sowie allgemeine Instandhaltung und Optimierung der Netzwerk- und Softwareumgebung.

 

Ist Zustand

Aktuell benutzt jeder Mitarbeiter seine eigene Signatur. Diese werden von einem Mitarbeiter in der IT-Abteilung händisch erstellt und dem Benutzer zur Verfügung gestellt.

Problembeschreibung

Da die Signaturen händisch erstellt werden ist es schwer diese aktuell zu halten oder Kurzfristige Änderungen durchzuführen. Weil die Signaturen nicht in regelmäßig gepflegt wird enthalten sie zudem oft Fehler. Außerdem kann mit dem aktuellen Zustand der Verteilung der Signatur nicht über aktuelle Kampagnen informiert werden. Zudem können einige Kunden die Bilder innerhalb der Signatur nicht ordentlich sehen, dadurch muss der Kunde das Bild extra herunterladen.

Soll Zustand

Die Mail Signaturen sollen Zentral verteilt werden. Dadurch benutzt jeder Mitarbeiter immer die aktuellsten Signaturen. Ebenfalls soll er zwischen mehreren Signaturen wählen können. Einige dieser Signaturen sollen thematisch angepasst sein und über Werbeaktionen informieren. Neue passende Signaturen müssen erstellt werden, diese sollen die Daten des Benutzers enthalten, über Werbeaktionen informieren und in Unterschiedlichen Versionen bereitstehen.

Projektbeschreibung

Das Ziel des Projekts ist es, dass alle Signaturen von der IT-Abteilung verwaltet werden können. Das Ganze hat den Grund, dass jede Abteilung andere Signaturen benutzt und jede Signatur personalisiert ist. Nach Einführung des Systems ist geplant zusätzlich Thematische Signaturen z.B. über Weihnachten und Signaturen einzuführen welche auf Werbeaktionen hinweisen.

So etwas ist in einem händisch gepflegten System nicht umsetzbar, daher haben wir uns für eine Server seitige Softwarelösung entschieden. In Absprache mit meinem Ausbilder entscheide ich mich dann für eine Lösung die den gewünschten Anforderungen entspricht. Die Softwarelösung muss für die gesamte Domäne verwaltbar sein. Die einzelnen Benutzer müssen im Outlook zwischen mehrern Signaturen wählen können. Dazu muss ich ein Plugin bei jedem Benutzer installieren, welches die verwaltbarkeit gewährleistet. Des Weiteren muss ich einrichten welche Signaturen welcher Benutzer bekommt und diese personalisieren. In Absprache mit der Geschäftsführung erstelle ich die einzelnen Signaturen und pflege diese in dem System ein.

 

 

 

 

Projektphasen und Zeitplanung in Stunden:

1.      Planungsphase

1.1  Erstellen einer detaillierten IST-Analyse (1Std.)

1.2  Erstellen einer SOLL-Analyse, Angebotseinholung, Kostenplanung (1Std.)

1.3  Vorgangsanalyse (1Std.)

 

2.      Planungsphase

2.1  Auswahl geeigneter  Software Lösungen – Angebote vergleichen (1Std.)

2.2  Kosten- / Nutzenanalyse (1Std.)

 

3.   Durchführungsphase

3.1 Vorkunfugarition des externen Mail-Servers und des Exchange Servers (1Std.)

3.2 Verbinden Mail-Server mit dem System zur Verwaltung von Mail Signaturen (1Std.)

3.3 Einrichtung des Systems zur Verwaltung von Mail Signaturen (6Std.)

3.4 Erstellen der Signaturen (3Std.)

3.5 Einpflegen der Signaturen (1Std.)

3.6 Im Exchange Signatur anhängen einrichten (Falls benötigt) (1Std.)

3.7 Installieren der Plugins bei jedem Benutzer (5Std.)

3.8 Puffer (1Std.)

 

4.   Testphase

4.1 Funktionalität (1Std.)

4.2 ggf. Fehlerbehebung (1Std.)

 

5. Projektabschluss

5.1 SOLL – IST Vergleich (1Std.)

5.2 Einweisung nicht in das Projekt involvierter IT – Mitarbeiter (2Std.)

5.3 Übergabe des Projekts (1Std.)

 

6. Dokumentation (5Std.)

 

Gesamt: 35Std.

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Man merkt sicher das ich kein allzu komplexes Thema suche, weil ich neben der Ausbildung noch das Fachabitur mache und dar alles Zeitgleich ist möchte ich mir da etwas arbeit erleichtern.

Das Thema ist echt dürftig, nur dar unser Chef so etwas vorgeschlagen hatte wäre das eigentlich perfekt als Abschluss Projekt. Es sollten halt schon mehrere Signaturen sein, also für unterschiedliche Abteilungen andere Signaturen und nur manche Abteilungen bekommen bei Aktionen die Signatur. Ist immer noch sehr wenig nur es ist halt nicht nur weiter klicken :D

Eine Idee wie ich das ganze in der Komplexität erweitern könnte wäre noch das ich zusätzlich den Exchange Server Update. Der läuft aktuell auf 2008. Eine weitere Option wäre eine Mail Archivierung auf unserem NAS das ganze läuft aktuell noch auf unserem Mail Server.

Würde das ganze dann vom Umfang her ausreichen? 

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Du willst zu einem Nicht-Prüfungsprojekt noch etwas dran flanschen, damit es ein Projekt wird.

Exchange-Update: wie viel Hirnschmalz braucht das? Oder ist das auch einfach den Update-Assistenten durchklicken?

Mailarchivierung: das kann richtig gestaltet ein prüfungstaugliches Projekt sein. Aber mal schnell nebenbei ist das kein AddOn für die bisherige Idee, um es prüfungstauglich zu bekommen.

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Du sollst in deinem Projekt ein reales Problem betrachten und lösen. Dazu gehört die Planung, die Evaluierung von Lösungen, das Umsetzen einer Lösung und die Dokumentation.

Welches Problem löst man dann mit Mail-Signaturen und einem Exchange Update (oder Upgrade)?

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vor 15 Minuten schrieb _n4p_:

Du sollst in deinem Projekt ein reales Problem betrachten und lösen. Dazu gehört die Planung, die Evaluierung von Lösungen, das Umsetzen einer Lösung und die Dokumentation.

Welches Problem löst man dann mit Mail-Signaturen und einem Exchange Update (oder Upgrade)?

Es können aktuelle News in die Signatur eingepflegt werden. Und das Problem gelöst werden wenn Sich Daten in der Signatur ändern ? ^^

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vor 53 Minuten schrieb _n4p_:

Du sollst in deinem Projekt ein reales Problem betrachten und lösen. Dazu gehört die Planung, die Evaluierung von Lösungen, das Umsetzen einer Lösung und die Dokumentation.

Welches Problem löst man dann mit Mail-Signaturen und einem Exchange Update (oder Upgrade)?

Wie im Antrag geschrieben löse ich das Problem das häufig alte Signaturen verwendet werden. Das einige Nutzer nicht konforme Signaturen verwenden. Das der Verwaltungsaufwand aktuell sehr hoch ist bei einer Änderung in der Signatur. 

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vor 31 Minuten schrieb Maniska:

Du willst aus etwas das Exchange als Boardmittel mitbringt und sich dank AD selbst ausfüllt ein Abschlussprojekt stricken?

VIel zu dünn.

Es geht ja essentiell darum das die Exchange Boardmittel definitiv nicht ausreichen. Die vorgaben der Geschäftsführung zu den einzelnen Signaturen lassen sich damit nicht realisieren. Außerdem soll man das ganze in outlook auswählen können.

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vor 6 Minuten schrieb OgOger:

Es geht ja essentiell darum das die Exchange Boardmittel definitiv nicht ausreichen. Die vorgaben der Geschäftsführung zu den einzelnen Signaturen lassen sich damit nicht realisieren. Außerdem soll man das ganze in outlook auswählen können.

Welche Vorgaben sollen das denn sein, die sich nicht realisieren lassen? Ernsthaft, ich kann mir nichts vorstellen, das in eine seriöse Signatur passt/gehört und sich nicht mit einer Regel im Exchange abbilden lässt. HTML sei dank kann man damit doch so gut wie alles machen?

Wie viele unterschiedliche Signaturen soll ein User denn gleichzeitig nutzen (= im Outlook auswählen) können, und vor allem, warum?

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Also ich würde hier mehr erwarten um ehrlich zu sein. Ich nutze selbst Signaturtools über Variblen über den Exchange, welche die Daten vom AD abrufen. Einrichtung keine zwei Stunden, da passt der Zeitansatz leider gar nicht. Einstellungen der Outlook-Clients kann man dann über GPO basteln und dauert auch nur einige Minuten länger.

Mir fehlt unterdessen auch die Entscheidungsgrundlage warum welches Programm genommen wird ?!

Installieren des Plugins bei jedem Benutzer ? Wenn Domäne, dann einmal was einrichten und schon läuft der Hase in Minuten durch.

Ich würde dieses Projekt ablehnen, da durch die eigene Erfahrung das alles zu dünn ist und ich hier zwar eine Arbeit eines ITlers sehe, aber würdig ist das "Projekt" einem Fisi leider so in der Form nicht.

Empfehlung meinerseits: Suche dir ein anderes Projekt. Bei diesem hier kannst du nicht viel herausholen.

Thema Mailarchivierung auf NAS (also Gerät und Entscheidung ist hier schon getroffen) steht fest. Software evtl. schauen was geht ?!
Dann kommt das Problem des Datenschutzes dazu, wogegen du ein anderes Problem siehst, dann die Revisionssicherheit des Mailarchivs, usw. Da könnte man mehr rausholen, aber auch nicht wirklich so der Bringer..

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