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pantrag_fisi Projektantrag: Evaluierung und Implementierung einer Dokumenten Management Software

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Hallo zusammen,

ich mache eine verkürzte Ausbildung als FISI.
Die erste Version dieses Antrags wurde mit der Begründung "
Bitte beschreiben sie ihre wirtschaftlichen und qualitativen Ziele." abgelehnt. 
Dies ist die überarbeitet Version: 

 

 

1. Projektbezeichnung (Auftrag / Teilauftrag)

 Evaluierung und Implementierung einer Dokumenten-Management-Software, mit Workflow-Funktion zur internen Rechnungsprüfung, bei FIRMA unter Berücksichtigung vorgegebener Kriterien durch die Finanzbuchhaltung.

 

1.1 Ausgangssituation

 Während meines Projektes bei FIRMA ist anhand klar definierter Kriterien der Finanzbuchhaltung zu analysieren, welche auf dem Markt erhältliche Dokumentenmanagement-Software die optimale Lösung für die Firma darstellt.

 

Aktuell findet die Rechnungsprüfung mithilfe des Programmes Lotus Notes statt, welches den Workflow der Dokumente handhabt. Einige wichtige Funktionen funktionieren nicht mehr zuverlässig, beispielsweise erhalten die verantwortlichen Kollegen im Workflow nicht immer eine E-Mail, wenn ihnen ein neues Dokument zugewiesen wird.

Die Notes Struktur ist historisch gewachsen und wurde früher auch in andere Bereiche des Unternehmens eingesetzt, untere anderem für Teile der Personalverwaltung. Diese Bereiche wurden zwischenzeitlich auf neuere System umgestellt. Die aktuelle Notes Konfiguration handhabt nur noch den Workflow der Dokumente. Hierfür müssen noch sechs Server aktiv betrieben und administriert werden. Eine Wartung der aktuellen Lotus Notes Struktur ist aufwendig und kostspielig, da die bestehenden Datenbanken seit längerer Zeit nicht mehr weiterentwickelt werden. Durch Fluktuation ist die Expertise für Lotus Notes verloren gegangen, daher müssten entweder interne Mitarbeiter für Lotus Notes geschult oder das Knowhow von externen Dienstleistern eingekauft werden. Zusätzlich ist die Zukunft von Lotus Notes unklar und nicht vorhersehbar. Aus diesen Gründen hat sich die Geschäftsführung der FIRMA dazu entschieden, in eine modernere Lösung zu investieren.

1.2 Zielsetzung

 

Ziel des Projektes ist es, eine neue Dokumenten-Management-Software zu evaluieren und zu implementieren, welche in der Lage ist, die internen Abläufe der Rechnungsprüfung abzubilden.

Eingehende Rechnungen sollen eingescannt und mit Metadaten versehen werden können. Anschließend sollen diese an der entsprechenden Stelle zur Prüfung vorgelegt werden. Nach der Prüfung sollen die Rechnungen digital und zusätzlich mit einem Ausdruck des Genehmigungsprozesses physisch abgelegt werden können.

Innerhalb des Prozesses muss der Status jeder Rechnung stets ersichtlich sein.

Eine Migration der alten Rechnungen ist nicht vorgesehen. Die Systeme sollen für eine Übergangszeit parallel laufen bis zu einem festen Zeitpunkt, an welchem Lotus Notes nicht mehr aktiv genutzt wird und endgültig abgeschaltet wird. Durch das Abschalten der aktuellen Lotus Notes Struktur können die Kosten von bis zu sechs Servern eingespart werden. Außerdem sollen die Kosten für die administrative Wartung des Systems verringert werden. Der generelle administrative Aufwand für das neue System soll möglichst gering sein und die Verwaltung der Workflows soll möglichst einfach sein.

 

 1.3 Konsequenzen bei Nichtverwirklichung

Sollte keine passende Lösung gefunden werden, so wird die Rechnungsprüfung weiterhin über Lotus Notes laufen. Durch den unzuverlässigen Versand der Benachrichtigungen entsteht einerseits ein Mehraufwand für die Finanzbuchhaltung, welches sich in höhere Arbeitskosten und Arbeitslast auswirkt. Andererseits besteht die Gefahr, dass Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden. Hierdurch können Mahnkosten entstehen, im schlimmsten Fall verschlechtert sich die Bonität der FIRMA. Ein Ausfall des aktuellen Systems hätte zur Folge, dass die Rechnungsprüfung der FIRMA stillsteht und aktuelle Workflows unterbrochen werden.

 

 2. Projektumfeld / Rahmenbedingungen

FIRMA KONZERN ist einer der führenden deutschen IT-Dienstleister und betreut für mittelständische und große Unternehmen sowie öffentliche Auftraggeber über 600.000 IT-Arbeitsplätze weltweit. Über XXX Mitarbeiter an Standorten in ganz Deutschland konzipieren, implementieren und betreiben Business Applikationen und IT-Infrastrukturen.

FIRMA ist ein mittelständiges IT-Unternehmen und hundertprozentige Tochter der FIRMA KONZERN. Zu den Geschäftsfeldern der FIRMA gehören hochqualifizierte und zertifizierte Leistungen in den Bereichen Consulting, Integration & Solutions und Operations.

Die Finanzbuchhaltung kümmert sich um alle finanziellen Aspekte der FIRMA.

Während meiner Projektarbeit bin ich in der Abteilung Client-Management des IT Operations eingesetzt, welche sich unter anderem auch mit der Evaluierung und Implementierung von Softwarelösungen beschäftigt. Bei Bedarf erhalte ich fachliche Unterstützung von den Kollegen dieser Abteilung.

Die Bereitstellung eventuell benötigter Server und Backupmöglichkeiten werden mir von Kollegen bereitgestellt und sind nicht Teil dieses Projekts.

 

3. Projektplanung / Projektphasen / geplante Arbeitsschritte inklusive Zeitplanung

1.   Projektdefinition (4 Stunden)

IST-Analyse und Aufnahme der internen Anforderungen (1 Stunden)

Definition des SOLL-Zustandes (1 Stunde)

Erstellung eines Pflichtenhefts (2 Stunden)     

1. Meilenstein

 

2.    Projektplanung (9 Stunden)

Erstellung der Arbeitspakete (2 Stunden)

Erstellung des Projektablaufplans (2 Stunden)

Recherche zu möglichen Produkten (3 Stunden)

Auswahl anhand einer Nutzwertanalyse (2 Stunden)

2. Meilenstein

 

3.    Projektdurchführung (9 Stunden)

Installation der Software (2 Stunden)

Einrichtung der Software (3 Stunden)

Testphase (3 Stunden)

Einweisen der User (1 Stunde)               

3. Meilenstein

 

4.    Projektabschluss (10 Stunden)

Projektdokumentation (6 Stunden)

Erstellung einer Bedienungsanleitung (2 Stunden)

Qualitätssicherung (1 Stunde)

Projektübergabe (1 Stunde) 

 

Puffer (2 Stunden)

 

Gesamtzeit des Projektes: 35 Stunden

 

4. Dokumentation / technische Unterlagen

·         Projektstrukturplan

·         Projektablaufplan

·         Nutzwertanalyse

·         Prozessorientierter Bericht

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Entschuldigt bitte die knappe Fragestellung. 

Kurz zu meinem Projekt:
Es geht um die Umstellung von Lotus Notes auf eine SharePoint Lösung.

Das Produkt SharePoint wurde bereits im Vorfeld evaluiert und bietet sich für unsere Firma am Besten an.
Ich würde dies innerhalb des Projektes mit anderen möglichen Lösungen vergleichen.  

Innerhalb dieses Projektes werde ich zwei Server installieren, auf einem wird SharePoint laufen und auf dem anderen die benötigte SQL Datenbank. Diese integriere ich in das bestehende Netzwerk. Anschließend werde ich den SharePoint so einrichten, dass der benötigte Workflow abgebildet werden kann. 

Die Hardware für die Server lege ich fest und diese wird mir in Form von VMs zur Verfügung gestellt. 

Reicht das von der fachlichen Tiefe aus? 


 

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Die Firma erhält Rechnungen von verschiedenen Kunden, diese müssen an die entsprechenden Instanzen zur Genehmigung vorgelegt werden und anschließend dem Kunden zugeordnet abgelegt werden. 
Im nachhinein ist durch den Workflow erkenntlich, wer diese Rechnung genehmigt hat. 

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vor 9 Minuten schrieb Chief Wiggum:

Sharepoint ist aber kein DMS.

Warum muss es Sharepoint sein? Welche Workflowsysteme bietet die Fibu / das ERP an? Meist bekommt man dann ein auf die Fibu bzw. das ERP perfekt angepasste Systeme.

Das aktuelle System ist Lotus Notes und eine einheitliche Lösung gibt es nicht. 

SharePoint in Verbindung mit dem Add On Nintex kann unsere Bedürfnisse erfüllen. 
Es geht grundsätzlich um ein Workflow Tool.

Das wirtschaftliche Ziel ist die überdimensionierte Notes Struktur abzulösen und durch etwas schlankeres und kosteneffizientes zu ersetzten. 
Die technische Umsetzung ist die Installation und Einrichtung zweier Server, Einbindung ins Netzwerk und Einrichtung der Software. 

Ich werde DMS durch "Workflow-Management-Tool" ersetzten. 

 

Eventuell ist noch wichtig zu erwähnen, dass ich meinen FISI bei der IHK Köln ablege.
Diese hat bei den Azubis aus den vergangen Jahren immer bemängelt, dass die Projekte zu technisch sind.
Daher liegt der Fokus hier eher auf dem Aspekt des Projektmanagements. 

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Kurz zu was anderem:

2 Std Puffer? Gilt bei uns als NoGo! Jeder weiß das selbst 35 Std viel zu knapp sind und es niemand in der Zeit schafft. Und du rechnest dir noch 2 Std Puffer ein? Entweder das Projekt ist zu dünn oder schlecht geplant. Das werden auch die Prüfer so sehen. 

Dazu kommt noch, dass alle aufgeführten Stunden auf insgesamt 34 Std kommen. Auch das geht nicht. 

 

Bei der inhaltlichen Tiefe bin ich bei den anderen. Hört sich alles nicht so richtig nach Projekt an. Es ist ja schon entschieden was du tun wirst. Natürlich kann es das sein, aber dann musst du es anders Verkaufen ;) 

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vor 39 Minuten schrieb dooz:

Dazu kommt noch, dass alle aufgeführten Stunden auf insgesamt 34 Std kommen. Auch das geht nicht

doch ;)

 

vor einer Stunde schrieb TheRobbstar:

Eventuell ist noch wichtig zu erwähnen, dass ich meinen FISI bei der IHK Köln ablege.
Diese hat bei den Azubis aus den vergangen Jahren immer bemängelt, dass die Projekte zu technisch sind.
Daher liegt der Fokus hier eher auf dem Aspekt des Projektmanagements. 

das mag sein, aber dann können wir hier vermutlich kaum helfen. Ein FiSi Projekt sieht anders aus ;) Nur BaWü kocht ein eigen Süppchen

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vor 1 Stunde schrieb TheRobbstar:

Das Produkt SharePoint wurde bereits im Vorfeld evaluiert und bietet sich für unsere Firma am Besten an.
Ich würde dies innerhalb des Projektes mit anderen möglichen Lösungen vergleichen.  

also statt etwas zu suchen das das problem löst, machst du dir nur noch gedanken wie du verkaufen kannst, das die Lösung zum Problem passt? .. Naja ...

 

vor einer Stunde schrieb TheRobbstar:

Das aktuelle System ist Lotus Notes [..] 

SharePoint in Verbindung mit dem Add On Nintex [..]

Moloch wird durch Leviathan ersetzt .. ob das nun schlanker ist, aber für Sharepoint braucht ihr dann keine Schulungen?

 

vor 1 Stunde schrieb TheRobbstar:

Innerhalb dieses Projektes werde ich zwei Server installieren, auf einem wird SharePoint laufen und auf dem anderen die benötigte SQL Datenbank. Diese integriere ich in das bestehende Netzwerk. Anschließend werde ich den SharePoint so einrichten, dass der benötigte Workflow abgebildet werden kann. 

bleibt halt stumpfes installieren. De fehlen Gedanken zum Failover sowie Backup+Restore.

vor 4 Stunden schrieb TheRobbstar:

Ziel des Projektes ist es, eine neue Dokumenten-Management-Software zu evaluieren und zu implementieren

Es geht grundsätzlich um ein Workflow Tool.

Gut den Fehler haste ja schon gefunden ...

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