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Wie läuft das bei euch mit der Abrechnung von Dienstreisen ab?

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Hallo zusammen,

da meine Frau kommenden Monat eine Dienstreise machen muss, wollte ich einmal nachfragen, wie das bei euch mit den Kosten dafür so abläuft.

Die hat zwei Möglichkeiten:

  1. Eine "Firmenkreditkarte" beantragen, die sie privat nicht nutzen darf, die aber dennoch auf ihren Namen läuft und von ihrem Konto abgebucht wird, und damit zahlen dann. Die Firma sagt, dass sie den entsprechenden Betrag vor Abrechnung der Kreditkarte auf ihr Konto überweisen würde. Verlassen kann man sich darauf jedoch nicht, wie die Erfahrung von Kollegen gezeigt hat. Kommt die Zahlung später, werden Zinsen gezahlt - die aber mittlerweile eh im lachhaft niedrigen Bereich sind. Ob das mit der Kreditkarte so rechtens ist, bin ich mir absolut nicht sicher.
  2. In Vorleistung gehen (z.B. mit der privaten Kreditkarte) und hoffen, dass sie einigermaßen schnell zahlen.

Ich hatte es bisher immer so, dass entweder die Firma direkt die Sachen gebucht und bezahlt hat und / oder ich halt die Kosten eingereicht habe und sie dann bei der nächsten Abrechnung im Normalfall  mit ausgezahlt bekommen habe. Hat das nicht geklappt, habe ich zwischendrin die Nachzahlung noch bekommen.

 

Wie läuft das bei euch ab?

bearbeitet von Crash2001

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Läuft bei uns genauso wie du es kennst. Hotelbuchungen usw. laufen im voraus, spontan anfallende Kosten usw. werden vorgestreckt und kommen dann eben mit der nächsten Abrechnung. Funktioniert hier auch relativ problemlos. Würde es aber auch überleben, wenn ich zur Not nen Monat länger auf das Geld warten muss. Strecke da keine Millionen vor.

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vor 6 Minuten schrieb sylenz:

Die Variante mit der Kreditkarte klingt doch super! 

Sehe ich nicht wirklich so.

Das ist eine "private" Kreditkarte, die nur für Firmensachen genutzt werden darf, deren Risiko man aber dennoch privat trägt und zu der man verpflichtet werden soll. Wieso sollte man diese Kreditkarte also nutzen, wenn man bereits eine eigene hat?

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Ich habe von der Firma eine BahnCard 50 und eine Firmenkreditkarte erhalten.

Zum Monatsende reiche ich alle Belege mit einer Übersicht der Kosten für die jeweilige Dienstreise beim Arbeitgeber ein. Habe ich irgendwo gegen Bargeld zusätzliche Fahrkarten gekauft oder ein Taxi genommen, schreibe ich das auf die Übersicht und ich erhalte das Geld per Überweisung zurück.

Hotelbuchungen laufen über die Firma. Allerdings dürfen wir uns die Unterkunft selbst aussuchen. Als Alternative haben wir in Deutschland zusätzlich 5 Dienstwohnungen in der Nähe der wichtigsten Kunden, so dass wir dort übernachten können. Auch dort habe ich für eine davon einen Schlüssel. Essen gibt es dort inklusive (immer voller Kühlschrank auf Kosten der Firma).

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Dieses Konstrukt "Firmenkreditkarte, die eigentlich eine private ist und nur ein verlängertes Zahlungsziel hat" ist gar nicht so selten, wie du glaubst @Crash2001 . Ich habe das schon in zwei (von drei) Firmen so erlebt.

Aktuell ist es bei mir so, dass jeder MA alles selbst vorstreckt (o.g. Firmenkreditkarte lässt sich beantragen) und das dann am Monatsende über die Spesen-/Reieskostenabrechnung erstattet wird (Überweisung kommt ca. 1 Woche nach Abgabe der Abrechnung). Funktioniert vollkommen problemlos, das wird aber auch daran liegen, dass jeder Mitarbeiter jeden Monat was abzurechnen hat (die Payroll-MA haben also dementsprechend Übung).

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Ja. Es geht alles direkt vom Firmenkonto ab. Wir dürfen damit auch Geschäftsessen mit Kunden abrechnen. Falls wir keine Rechnungen einreichen, wird das Geld nach 1 Monat vom Gehalt abgezogen. So lange man aber "brav" die Rechnungen einreicht, entstehen für uns Angestellten keine Kosten. Bei uns bekommt jeder eine Firmenkreditkarte.

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2)

Find ich gut so. Ich habe eine Kreditkarte für alles und sammle auch Punkte ( je nach Anbieter kommen da ordentliche benefits rum) bei Dienstreisen. Ist für mich also ein no-brainer. Aber manche leben am finanziellen Limit und können dann vielleicht die KK-Rechnung nicht zahlen wenn da von der Firma das Geld angekommen ist.

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Da ich meist im selben Hotel übernachte, erhält mein AG zum Monatsende eine Gesamtrechnung und habe mit der Bezahlung nichts am Hut. Alle weiteren Hotels buche ich selbst und kann eine Kostenübernahme bei der zuständigen Kollegin "beantragen" oder ich zahle es selbst und reiche die Rechnung ein.
Alle enstehenden Reisekosten und sonstige Kosten (Taxi, Bahn, Bürobedarf, ...) werden über eine App erfasst und zum Monatsanfang mit den Verpflegungspauschalen auf das Gehaltskonto überwiesen.

 

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Ich hatte schon diverse Varianten:

  • alles privat vorstrecken und einreichen
  • Kostenübernahme für buchbare Verkehrsmittel, Hotel und Kleinbeträge vor Ort privat vorstrecken
  • Zahlung über gestellte Firmenkreditkarte (verlängertes Zahlungsziel, hing am Privatkonto, mit Unternehmenshaftung). Durch die KK waren noch Versicherungen und Bonusprogramm mit inklusive.

kombiniert mit

  • Rückerstattung je Abrechnung
  • monatlicher Rückerstattung der gesammelten Abrechnungen

Wenn ich die Wahl hätte, würde ich wieder die Firmenkreditkarte nehmen. 100% Kostenübernahme kann nicht klappen, da man doch mal mit dem ÖPNV unterwegs ist.

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Ich hatte noch keine Dienstreise hier, aber soweit ich weiß haben wir ein eigenes "Reisebüro" in der Firma, diese Buchen Hotels etc. auf Kosten der Firma, dann aber halt nur bestimmten Hotels in verschiedensten Städten mit denen eine Art Vertrag besteht. Hier muss man lediglich die kleinen Sachen wie Fahrkarten für die Öffentlichen Verkehrsmittel etc. auslegen.

Wenn man auf eine Tagung fährt und doch lieber im Tagungshotel selbst übernachten will, ist das auch kein Problem, dann muss man es aber selbst vorstrecken und bekommt es dann wieder ausgezahlt. So hab ich es zumindest verstanden als es mir mal erklärt wurde.

Ich sehs aber wie Crash, eine Firmenkreditkarte die ich nicht privat nutzen darf, die aber eigentlich komplett auf meinen Namen und mein Konto läuft, halte ich dann schon etwas für Käse. Entweder wird die Firmenkreditkarte im Namen der Firma beantragt und entsprechend von einem Firmenkonto abgebucht (dann verstehe ich auch die Einschränkung das man sie nicht Privat nutzen darf) oder aber es ist keine Firmenkreditkarte und ich kann sie nutzen wofür ich will, am Ende wird sie ja eh von meinem Konto abgebucht.

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vor 48 Minuten schrieb allesweg:

Wenn ich die Wahl hätte, würde ich wieder die Firmenkreditkarte nehmen. 100% Kostenübernahme kann nicht klappen, da man doch mal mit dem ÖPNV unterwegs ist.

ÖPNV wird bei uns nachträglich rückerstattet, wenn wir zusätzliche Rechnungen einreichen.

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Wir gehen in Vorleistung zwecks Hotel/Nahrung/Reisen/Taxis etc. und können/müssen die Rechnungen dann beim Arbeitgeber abgeben. 
Das Geld bekommt man mal innerhalb einer Woche oder auch mal innerhalb von 3 Wochen.. 

Solange man eine Rechnung bekommen hat, kann man beinahe alles einreichen, inwiefern man das will, müsste man selbst entscheiden. 

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vor 14 Minuten schrieb SaJu:

ÖPNV wird bei uns nachträglich rückerstattet, wenn wir zusätzliche Rechnungen einreichen.

Das sollte selbstverständlich sein. Alle firmenbedingte Auslagen sind zu erstatten.

Nur ist es angenehmer, freitags die Reisekosten einzureichen, dienstags die Erstattung auf dem Konto zu haben und in 4 Wochen wird die Taxifahrt erst abgebucht.

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Bei uns ist das super bequem:

Wir haben einmal ein Dienstreiseportal der DB, wo wir selbstständig über die Firmenkreditkarte Bahn buchen dürfen.

Über unser hausinternes Personalmanagement Tool werden die Hotels auch gebucht und vom Betrieb bezahlt.

Für Taxis haben wir an den jeweiligen Standorten eine spezielle Telefonnummer, die die Aufträge für unsere Firma übernimmt und über diese auch abrechnet.

Ansonsten stehen uns noch Dienstwagen zur Verfügung (Poolwagen), die man sich über Outlook buchen kann und dann quer durch Deutschland düsen darf.

 

Die einzigen Ausgaben, die man als AN erstmal auslegen muss, sind Parktickets o.Ä.. Diese werde über unser Personalmanagementtool eingereicht und mit der nächsten Abrechnung verrechnet (genauso wie das Tagegeld)

bearbeitet von thereisnospace

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Hab eine KK über die Firma, die aber von meinem Konto abgebucht wird, allerdings nach 2 Monaten.

Flüge werden mir gebucht, Hotels und Taxis, usw bezahle ich damit. Auch Geld abheben inkl Gebühren bekomme ich so wieder (so soll es auch sein).
Wenn ich dann wieder daheim bin mache ich die Reisekosten und hab nach 2-4 Wochen das Geld, also idR deutlich bevor es abgebucht wird.

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In den Hotels in denen wir öfter übernachten sind aber Daten der Firma hinterlegt. In denen muss man nicht in Vorleistung gehen.

Dazu haben wir ein Tool über das wir Flüge, Zugtickets und Hotels buchen können. Wenn wir das Tool benutzen sind dort schon Kreditkartendaten der Firma hinterlegt und die Kosten werden direkt mit der Firma abgerechnet.

Wenn es um Kosten geht, die hierbei nicht abgedeckt werden können (zum Beispiel Parktickets beim Kunden oä):

Läuft es so, dass man selbst in Vorleistung geht. Wenn es sich hierbei um höhere Beträge handelt, passiert das im Normalfall per privater Kreditkarte.

Da die meisten Kreditkarten mitte des Monats vom Konto abgebucht werden, werden bei uns ale Reisekosten die bis zum 3. des Monats eingereicht wurden zwischen dem 12. und 15. eines Monats auf das Konto überwiesen. Somit kommt die Abrechnung der Kreditkarte in den meisten Fällen erst nachdem das Geld auf dem Konto ist. Somit kein Problem.

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Öffentlicher Dienst. Ich kann mir Fahrkarten über ein bestimmtes Reisebüro für Geschäftsreisen anfordern. Für alles andere muss ich in Vorleistung gehen. Völlig egal ob Bar, privater Kreditarte, Paypal, Bankkarte usw. Sobald ich wieder da bin, mach ich die Abrechnung und bekomme alles in 2-4 Wochen später zurück. Kann sich durch Urlaub verzögern. Anfang Herbst hatte meine Firma mehr als 3000€ Schulden bei mir. 

Ich persönlich hatte noch nie Probleme. Ich weiß aber andere Kollegen laufen manchmal ewig ihrem Geld hinterher.  Meine Frau ist ebenfalls im öffentlichen Dienst und die haben quasi immer Probleme. 6 Monate bis das Geld wieder da ist, sind keine Seltenheit. 

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Im öD (Bund):

Alles selbst zahlen (außer Flug- oder Bahntickets, wenn vorab über die Reisestelle gebucht wurde). 
übersteigen die Kosten der Dienstreise 200€ kann mit Beantragung der Dienstreise ein 80%-Abschlag beantragt werden, der vorab überwiesen wird. 
 

Ich weiß nicht, warum das bei anderen im öD mit der Abrechnung so lange dauert, längster Fall waren bei mir 6 Wochen ab Einreichen der Rechnungen bis Gutschrift auf dem Konto. I.d.R. 2 Wochen später wars auf dem Konto, hängt immer etwas von der Auslastung der Reisestelle ab...

Zu meiner Hochphase war ich rd. 1600-2000€/ Monat in Vorleistung (private Kreditkarte) wegen sehr vielen und auch längeren Dienstreisen mit Mietautos(weil nicht genug Dienst-KFZ). Musste dann meine Limits erhöhen lassen. Je höher die Rechnung desto schneller die Bearbeitung (meine persönliche Erfahrung).

Das die pW etwas besser hinkriegt, sehe ich bei den externen Kollegen, die sich damit I.d.R. nicht befassen müssen und dort Hotels per Rechnung oder vorab bezahlt werden können.

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vor 3 Stunden schrieb bummel:

Ich würde ja glatt auf keine Dienstreise mehr gehen... 🤨

Dito, würde ich mir dann eben im Zweifelsfall "nicht leisten können" das auszulegen. Entweder der AG geht dann ich Vorleistung, oder die Dienstreise kann so dringend nicht sein.

Aber 3.000€ in Vorleistung würde ich definitiv nicht gehen, egal ob ich es mir leisten kann oder nicht, zumindest nicht als zinsloses Darlehen.

 

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vor 24 Minuten schrieb Maniska:

Dito, würde ich mir dann eben im Zweifelsfall "nicht leisten können" das auszulegen. Entweder der AG geht dann ich Vorleistung, oder die Dienstreise kann so dringend nicht sein.

Aber 3.000€ in Vorleistung würde ich definitiv nicht gehen, egal ob ich es mir leisten kann oder nicht, zumindest nicht als zinsloses Darlehen.

 

Dito. Ab 500 Euro würde ich da schon sagen, geht nicht. Punkt. Auch wenn ich ne Private KK mit genug Limit habe, aber ich seh es halt net ein solche Beträge auslegen zu müssen.

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