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pantrag_itsk Projektantrag: Entwurf eines geschlossenen Prozesses, inklusive Daten Auswertung für ein effizientes und übersichtliches Toner-Management innerhalb der XXX

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Hallo zusammen, 

mein Projektantrag (Informatikkaufmann) den ich bereits hier gepostet hatte wurde abgelehnt. 

Ich habe den Antrag nochmal überarbeitet und versucht den Fokus auf die Planung zu setzen. Mit einem hoffentlich diesmal ausreichend kaufmännischen anteil und kaufmännischer Betrachtung. 

Würde Nachfolgende Antrag so angenommen werden? Ist die Projektbeschreibung ausführlich genug?  Danke und Grüße! 

 

Thema der Projektarbeit

Entwurf eines geschlossenen Prozesses, inklusive Daten Auswertung (mit allen relevanten Hilfsmitteln und technischen Entrichtungen) für ein effizientes und übersichtliches Toner-Management innerhalb der XXX

Projektbeschreibung

Der Auftraggeber ist die XXX bzw. ihre Geschäftsleitung und die IT Abteilung.(internes Projekt)

Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es in der XXX keine Organisation der Toner. Eine der Haupt Schwachstellen ist das es keine Möglichkeit gibt die Bestände oder Verbräuche einzusehen. Des Weiteren wissen die Abteilung nicht wie sie mit dem Thema Toner umgehen sollen. Toner werden ohne Planung bestellt und an die Abteilungen bzw. Standorte verteilt. Das Unternehmen wächst stetig, es kommen mehr Mitarbeiter und Standorte dazu.

Als Pilotprojekt werde ich mit den Abteilungsleitern kleine Interviews führen, um die aktuelle Lage besser analysieren zu können.

Das Projekt umfasst die Analyse des Sachverhalts, die Erstellung eines Prozesses für ein effizientes und übersichtliches Toner Management mit Planung und anschließender Durchführung.  

Ein  Teilprojekt wird sein, ein Konzept für Entsorgung der Toner zu erstellen, indem beschrieben wird wie mit den leeren Toner zu verfahren ist.

Ein weiteres Teilprojekt wird das planen und konfigurieren einer Auswertung sein. 


Zielgruppe dieses Projektes sind alle Abteilungen und Mitarbeiter die mit Druckern also auch mit Tonern zu tun haben. Alle betroffenen Mitarbeiter werden über Arbeitsanweisungen informiert. Mitarbeiter die direkt an einem Prozess beteiligt sind Bspw. Wareneingang werden durch Anleitungen geschult und informiert.

Projektphasen mit Zeitplanung

1. Ermittlung und Darstellung Ist-Situation - 4,0 Stunden 
  1.1 Interviews mit Abteilungsleitern (1,5h)
  1.2 Ist-Aufnahme der aktuellen Bestände und Modelle (0,5h) 
  1.3 Ist-Kostenanalyse (1,0h)
  1.4 Ist-Verbrauchsanalyse (1,0h)

2. Definieren des Soll-Zustands - 3 Stunden 
  2.1 Soll-Konzept planen (1,5h)
  2.2 planen der Soll-Bestände (0,5h)
  2.3 planen der Soll-Verbräuche (1,0h)

3. Planung und Entwurf des Prozesses - 10,5 Stunden 
  3.1 Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller) (1,5h)
  3.2 Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten (1,5h)
  3.3 Begründung der Auswahl von 3.1 und 3.2 (2,0h) 
  3.4 Ablauf Toner bestellen (1,5h)
  3.5 Wareneingang der Toner in Nürnberg 1 (1,0h)
  3.6 Toner für Mitarbeiter in Nürnberg 1 (Hauptstandort) (1,0h)
  3.7 Ablauf andere Standorte Nürnberg 2,Hamm und Weiden (1,0h)
  3.8 alternativen Prozess planen (1,0h)

4. Erarbeiten von Kosten und Nutzen - 2 Stunden 
  4.1 Erstellen einer Nutzwertanalyse (1,0h)
  4.2 Erstellen einer Kosten-Nutzenanalyse (1,0h)

5. Planung und Realisierung eines Konzeptes zur Entsorgung der Leer Toner - 4,5
   Stunden
  5.1 ermitteln der möglichen Anbieter für Leer Toner Rücknahme (1,5h)
  5.2 Bedingungen der Anbieter vergleichen (1,0h)
  5.3 Angebotsvergleich (0,5h)
  5.4 Begründung der Entscheidung (1,5h)

6. Planung und Konfigurierung der Auswertung - 3,5 Stunden 
  6.1 planen der Auswertung (1,5h)
  6.2 konfigurieren der Auswertung (2,0h)

7. Informationen für Mitarbeiter 2,5 - Stunden 
  7.1 Arbeitseinweisungen erstellen wie in Zukunft mit dem Thema Toner umzugehen 
  ist (1,25h) 
  7.2 Anleitungen erstellen für Mitarbeiter, die direkt am Prozess beteiligt sind 
  (1,25h)

8. Dokumentation der Projektarbeit - 5 Stunden

Gesamtdauer - 35 Stunden

Dokumentation zur Projektarbeit

Das Projekt wird als Prozessablauf dokumentiert.

Ist-/Soll-Analyse 
- Bestandsanalyse 
- Anforderungsanalyse 
- Soll-Konzept

Durchführung - Dokumentation der Realisierung nach den Arbeitsschritten zu Abschnitt 5 ”Projektphasen”

Wirtschaftliche Aspekte 
- Angebotsvergleich  
- Kostenkalkulation 
- Nutzwertanalyse 
- Kosten-Nutzenanalyse

Anlagen 
- Modelle und Standorte 
- Anwender Informationen 
- Glossar

 

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Das stand in der E-Mail:

"Des Weiteren ist aus Ihrem Antrag nicht genau erkennbar, was Ihre Aufgabe und Tätigkeit ist. Ihr Projektthema lautet "Entwurf eines Prozesses...". Bei den durchzuführenden Hauptaufgaben, die wohl das Projekt ausmachen, sind Sie mehr mit einer Datenbankauswertung beschäftigt.
Passen Sie bitte hierzu Ihren Antrag soweit an, dass das Ziel Ihres Projektes deutlicher hervorgehoben wird und mit den dazu notwendigen Tätigkeiten stimmig ist."

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vor 52 Minuten schrieb bmstr538:

3.4 Ablauf Toner bestellen (1,5h)
  3.5 Wareneingang der Toner in Nürnberg 1 (1,0h)
  3.6 Toner für Mitarbeiter in Nürnberg 1 (Hauptstandort) (1,0h)
  3.7 Ablauf andere Standorte Nürnberg 2,Hamm und Weiden (1,0h)
  3.8 alternativen Prozess planen (1,0h)

was soll das denn überhaupt ? Das ist kein ITK Thema

vor 52 Minuten schrieb bmstr538:

Planung und Realisierung eines Konzeptes zur Entsorgung der Leer Toner - 4,5
   Stunden
  5.1 ermitteln der möglichen Anbieter für Leer Toner Rücknahme (1,5h)
  5.2 Bedingungen der Anbieter vergleichen (1,0h)
  5.3 Angebotsvergleich (0,5h)
  5.4 Begründung der Entscheidung (1,5h)

DAS wäre eines. Aber nicht wirklich anspruchsvoll

 

vor 52 Minuten schrieb bmstr538:

6. Planung und Konfigurierung der Auswertung - 3,5 Stunden 
  6.1 planen der Auswertung (1,5h)
  6.2 konfigurieren der Auswertung (2,0h)

Was soll das ??? Versteh ich nicht

vor 53 Minuten schrieb bmstr538:

3.1 Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller) (1,5h)
  3.2 Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten (1,5h)
  3.3 Begründung der Auswahl von 3.1 und 3.2 (2,0h) 

DAS hier sollten 35 Stunden werden. Alles andere ist (sorry) Unsinn

Du bist Kaufmann ... kein Prozessdesigner. Ganz klassisch, Du hast ein ( in Worten EIN ) Problem und betrachtest Lösungsmöglichkeiten kaufmännisch. Thats it.

Dein Antrag ist viel zu unübersichtlich ( ich meine inhaltlich ).

vor 55 Minuten schrieb bmstr538:

Thema der Projektarbeit

Entwurf eines geschlossenen Prozesses, inklusive Daten Auswertung (mit allen relevanten Hilfsmitteln und technischen Entrichtungen) für ein effizientes und übersichtliches Toner-Management innerhalb der XXX

Passt mir irgendwie nicht, weil nicht projektgeeignet.

Auswahl eines Beschaffungsmodells für Toner mit Fixkosten, Individualbezug oder Leasing(All-In) wäre was.

So teile ich die Bedenken des PA, falscher Fokus, viel zuwenig kaufmännischer Ansatz

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Danke erneut für schnelle Rückmeldung @charmanta  Habs jetzt nochmal überarbeitet:

Thema der Projektarbeit

Auswahl eines Beschaffungsmodells für Toner mit Fixkosten, Individualbezug oder Leasing innerhalb der XXX

Projektbeschreibung

Der Auftraggeber ist die XXX bzw. ihre Geschäftsleitung und die IT Abteilung.(internes Projekt)

Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es in der XXX keine Organisation der Toner. Toner werden ohne Planung bestellt und an die Abteilungen bzw. Standorte verteilt. Des Weiteren wissen die Abteilung nicht wie sie mit dem Thema Toner umgehen sollen. Das Unternehmen wächst stetig, es kommen mehr Mitarbeiter und Standorte dazu.

Als Pilotprojekt werde ich mit den Abteilungsleitern kleine Interviews führen, um die aktuelle Lage besser analysieren zu können.

Das Projekt umfasst die Analyse des Sachverhalts und die Auswahl eines Beschaffungsmodells für Toner mit Fixkosten, Individualbezug oder Leasing. 

Ein Teilprojekt wird sein, ein Konzept für Entsorgung der Toner zu erstellen, indem beschrieben wird wie mit den leeren Toner zu verfahren ist.


Zielgruppe dieses Projektes sind alle Abteilungen und Mitarbeiter die mit Druckern also auch mit Tonern zu tun haben.

Projektphasen mit Zeitplanung

1. Ermittlung und Darstellung Ist-Situation - 5 Stunden 
  1.1 Interviews mit Abteilungsleitern (1,5h)
  1.2 Ist-Aufnahme der aktuellen Bestände und Modelle (1,5h) 
  1.3 Ist-Kostenanalyse (1,0h)
  1.4 Ist-Verbrauchsanalyse (1,0h)

2. Definieren des Soll-Zustands - 4 Stunden 
  2.1 Soll-Konzept planen (2,5h)
  2.2 planen der Soll-Bestände (0,5h)
  2.3 planen der Soll-Verbräuche (1,0h)

3. Auswahl eines Beschaffungsmodells - 11,5 Stunden 
  3.1 Darstellung möglicher Beschaffungsmodelle (4,0h)
  3.2 Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller) (1,5h)
  3.3 Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten (1,5h)
  3.4 Beschaffungsportfolio-Analyse(1,5h)
  3.5 Begründung der Auswahl (3,0h)

4. Planung und Realisierung eines Konzeptes zur Entsorgung der Leer Toner - 5  Stunden
  4.1 ermitteln der möglichen Anbieter für Leer Toner Rücknahme (2,0h)
  4.2 Bedingungen der Anbieter vergleichen (1,5h)
  4.3 Angebotsvergleich (1,0h)
  4.4 Begründung der Entscheidung (1,5h)

5. Erarbeiten von Kosten und Nutzen - 2 Stunden 
  5.1 Erstellen einer Nutzwertanalyse (1,0h)
  5.2 Erstellen einer Kosten-Nutzenanalyse (1,0h)

6. Dokumentation der Projektarbeit - 7,5 Stunden

Gesamtdauer - 35 Stunden

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Wo ist der rote Faden?

vor 4 Stunden schrieb bmstr538:

  2.1 Soll-Konzept planen (2,5h)
  2.2 planen der Soll-Bestände (0,5h)
  2.3 planen der Soll-Verbräuche (1,0h)

Hier ein einfaches Beispiel. Du erstellst ein Soll Konzept. Dieses Soll Konzept schließt die vorzuhaltenden Bestände mit ein, diese zu dem Konzept gehören. Was du machst ist, es wird 2,5h ein Konzept erstellt und du verwendest noch eine halbe Stunde um das Konzept zu ergänzen. 

Was sind Soll Verbräuche? Willst du das Druckvolumen kontingentieren und gucken das nicht mehr als X Toner pro Monat verbraucht werden? Das würde nicht zum Rest des Projektes passen. Du erfasst in der Ist-Analyse den momentan Verbrauch, damit du eine Zahl hast mit der du arbeiten kannst!

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

  1.1 Interviews mit Abteilungsleitern (1,5h)

Nimm es mir nicht Böse, aber was willst du von denen Wissen? Warum nicht sowas, wie IST Zustand aus Sicht der Abteilungsleiter? Es sollte etwas Aussagekräftiges sein.

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

  1.2 Ist-Aufnahme der aktuellen Bestände und Modelle (1,5h) 
  1.3 Ist-Kostenanalyse (1,0h)
  1.4 Ist-Verbrauchsanalyse (1,0h)

  2.3 planen der Soll-Verbräuche (1,0h)

Hier habe ich das Gefühl du streckst die Zeitplanung. Es ist ein Punkt. Ist-Analyse. 

 

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vor 15 Stunden schrieb bmstr538:

4. Planung und Realisierung eines Konzeptes zur Entsorgung der Leer Toner - 5  Stunden
  4.1 ermitteln der möglichen Anbieter für Leer Toner Rücknahme (2,0h)
  4.2 Bedingungen der Anbieter vergleichen (1,5h)
  4.3 Angebotsvergleich (1,0h)
  4.4 Begründung der Entscheidung (1,5h)

 

Raus damit. Die nimmt jeder Lieferant retour.

Der Rest wurde schon gesagt....

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Thema der Projektarbeit

Auswahl eines Beschaffungsmodells für Toner mit Fixkosten, Individualbezug oder Leasing innerhalb der XXX

 

Projektbeschreibung

Der Auftraggeber ist die GVS bzw. ihre Geschäftsleitung und die IT Abteilung (internes Projekt)

Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es in der GVS keine Organisation bei der Beschaffung der Toner. Toner werden ohne Planung bestellt und an die Abteilungen bzw. Standorte verteilt. Des Weiteren wissen die Abteilung nicht wie sie mit dem Thema Toner umgehen sollen. Das Unternehmen wächst stetig, es kommen mehr Mitarbeiter und Standorte dazu.

Als Pilotprojekte werde ich mit den IST-Zustand aus Sicht der Abteilungsleiter aufnehmen.

Das Projekt umfasst die Analyse des Sachverhalts und die Auswahl eines Beschaffungsmodells für Toner.

Die Hauptanforderung des Projekts liegt auf einem organisierten und effizienten Beschaffungsmodell.

Meine Aufgaben in diesem Projekt:
- Analyse der Ist-Zustands
- Ausarbeitung eines Sollkonzepts
- Kaufmännische Abwicklung des Projekts
- Darstellung möglicher Beschaffungsmodelle
- Vergleich Beschaffungsmodelle
- Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller)
- Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten
- Projektdokumentation


Zielgruppe dieses Projektes sind alle Abteilungen und Mitarbeiter die mit Druckern also auch mit Tonern zu tun haben.

Projektphasen mit Zeitplanung

1.Vorbereitung - 4 Stunden
  1.1 Ist-Analyse (2,5h)
  1.2 Ist-Zustand aus Sicht der Abteilungsleiter (1,5h)


2. Planung - 18 Stunden
  2.1 Soll-Zustand planen (3,0h)
  2.2 Zeitablaufplan (1,0h)
  2.3 Darstellung möglicher Beschaffungsmodelle (4,0h)
  2.4 Vergleich Beschaffungsmodelle (1,5h)
  2.5 Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller) (1,5h)
  2.6 Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten (1,5h)
  2.7 Beschaffungsportfolio-Analyse(1,5h)
  2.8 Soll-Planung / Projektentscheidung (4,0h)


3. Erarbeiten von Kosten und Nutzen - 3 Stunden
  3.1 Erstellen einer Nutzwertanalyse (1,5h)
  3.2 Erstellen einer Kosten-Nutzenanalyse (1,5h)


4. Abschluss - 10 Stunden
  4.1 Ist-Soll Vergleich (2,0h)
  4.2 Erstellung der Projektdokumentation (7,0h)
  4.3 Erstellung einer internen Dokumentation (1,0)

Gesamtdauer - 35 Stunden

 

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vor 4 Stunden schrieb bmstr538:

Meine Aufgaben in diesem Projekt:
- Analyse der Ist-Zustands
- Ausarbeitung eines Sollkonzepts
- Kaufmännische Abwicklung des Projekts
- Darstellung möglicher Beschaffungsmodelle
- Vergleich Beschaffungsmodelle
- Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller)
- Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten
- Projektdokumentation

Oje, wo kommt denn das her? Sind die "Darstellung möglicher Beschaffungsmodelle", "Vergleich Beschaffungsmodelle", "Vergleich Hersteller (Original oder Fremdhersteller)" und "Angebotsvergleich möglicher Anbieter/Lieferanten" nicht alle Teile der kaufmännischen Abwickelung?

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

 2.1 Soll-Zustand planen (3,0h)

Soll-Zustand? Es gibt ein Soll-Konzept, wie du ein paar Zeilen weiter oben schon geschrieben hast.

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

  2.2 Zeitablaufplan (1,0h)

Wo kommt der denn her? Das klingt ja als ob es in die Richtung von Projektmanagement geht und du einen Prozess etablieren willst. Das ist ein guter Schritt in die richtige Richtung. Du willst einen kaufmännischen Prozess etablieren und dieser soll es einfacher und einheitlicher machen.

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

2.8 Soll-Planung / Projektentscheidung (4,0h)

Hier mit tue ich mich sehr schwer, Was willst du hier machen? Sind wir hier wieder bei dem Soll Verbrauch vom letzten Antrag? Das zweite wäre, Was soll die Projektentscheidung sein? Entscheidest du dich hier welches Beschaffungsmodell du nimmst? Wenn ja, machst du einen ordentlichen Fehler, denn...

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

3. Erarbeiten von Kosten und Nutzen - 3 Stunden
  3.1 Erstellen einer Nutzwertanalyse (1,5h)
  3.2 Erstellen einer Kosten-Nutzenanalyse (1,5h)

du willst dich doch nicht für ein Modell entscheiden welches z.B. keinen Nutzen hat? 

vor 5 Stunden schrieb bmstr538:

  4.3 Erstellung einer internen Dokumentation (1,0)

Was ist der Zweck dieser internen Doku? Du entwürfst doch einen Prozess und klärst das kaufmännische ab. 

 

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Mal so rein aus der Admin-Ecke reingegrätscht:

Warum macht man den ganzen Aufstand eigentlich? Drucker und Kopierer sind im Leasing mit Wartungsvertrag, der zuständige Partner hat dafür Sorge zu tragen, dass ich einen online-Zugang zu den Verbrauchsdaten habe und die Maschinen bestellen bei X% Resttoner selbständig neuen Toner.

Gut nutzen kann man dafür (aus meiner perönlichen Erfahrung) FM-Audit oder auch den Insight Manager...

vor 6 Stunden schrieb bmstr538:

Des Weiteren wissen die Abteilung nicht wie sie mit dem Thema Toner umgehen sollen.

Was soll das heissen? Brauchen die eine Schulung wie man eine Tonerkartusche wechselt? Der Beschaffungskanal kann durch eine von der GL formulierte Dienstanweisung geregelt werden... Dauer: 5 Minuten. Was machst du die restlichen 34 Stunden und 55 Minuten?

Sorry, ich habe genügend Toner in den letzten 20 Jahren geschnuppert...

vor 6 Stunden schrieb bmstr538:

Auswahl eines Beschaffungsmodells für Toner mit Fixkosten, Individualbezug oder Leasing innerhalb der XXX

Seit wann kann man Verbrauchsmaterial wie Toner leasen? Wie sieht das aus mit Rückgabe des Toners am Ende der Leasingzeit? Sucht ihr dann ein paar Praktikanten, die den Toner wieder von den Akten runterkratzen?

 

Sorry, ich bin lieber jetzt böse als dass dich während der Prüfung ein PA-Mitglied auf kleiner Flamme grillt.

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vor 19 Stunden schrieb bmstr538:

Meint ihr das Thema Toner passt nicht ?

Ja. Das Thema ist nicht ausreichend.

Böse Rückfragen: warum kam es zu dem Tonerwildwuchs? Warum wurde keine einheitliche Druck-Infrastruktur aufgebaut? Kopierer oder andere Multifunktionsgeräte zentral bei einem Anbeiter beziehen, das Ganze in einem all-incl-Leasing (Leasing, Wartung und Verbrauchsmaterial inkludiert)? Warum schaffen es Abteilungen, abseits vom Zentraleinkauf Beschaffungen zu tätigen?

Mir scheint, dass in der Firma organisatorisch eine Menge schief geht - da ist der Versuch, ein "Tonermanagement" einzuführen nur ein herumdoktoren an den Symptomen zu sein.

 

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