Hallo liebe User,

anbei mein Projektantrag. Würde mich auf positives und negatives Feedback freuen:

1 Thema

Automatisierung des Anlegens eines neuen Mitarbeiters in den internen Systemen

2 Projektbeschreibung

Der Prozess zum Anlegen neuer Mitarbeiter wird durch den entsprechenden Vorgesetzen oder der Personalabteilung und der internen Abteilung durchgeführt. Um die neuen Mitarbeiter bekannt zu geben muss ein so genannter Neueinstellungsbogen ausgefüllt werden. In diesem Bogen werden Daten zur Person und der Abteilung aufgenommen, sowie die Rechte zu den verschiedenen Systemen zugeordnet und die zu benötigte Software zugeteilt.

IST:

Die interne Abteilung legt nach Freigabe der Personalabteilung und des entsprechenden Vorgesetzen den Mitarbeiter in die entsprechenden Systeme an. Dieser Vorgang ist sehr zeitaufwendig. Die Zuständigen müssen die Eingaben aus den Neueinstellungsbogen manuell in die Systeme übertragen. Durch die jetzige Gestaltung des Neueinstellungsbogens kommt es oft zu falsche Eingaben, zu Verständnisproblemen und Unklarheiten. Dadurch verzögern sich schnell benötige Freigaben der Vorgesetzen und der Personalabteilung. Beim Anlegen des Mitarbeiters muss in verschiedenen Systemen gearbeitet werden. Er muss in das firmeneigene Portal aufgenommen und im Dokumentenmanagementsystem, Documentum, angelegt werden.

SOLL:

Ziel ist es durch Anpassungen den Neueinstellungsbogen zu vereinfachen. Durch eine bessere Syntaxprüfung und Userunterstützung soll ein fehlerfreies Ausfüllen des Bogens möglich sein. Durch einen integrierten Workflow werden die Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Durch schnelleres Bearbeiten sollen die Mitarbeiter vollkommen zufrieden gestellt und Kosten eingespart werden.

Durch die automatische Übernahme der Daten in die Systeme entfallen die redundanten Einträge vollkommen und es tauchen keine Flüchtigkeitsfehler mehr auf.

Um dieses Ziel zu erreichen werden im Neueinstellungsbogen alle relevanten Daten abgefragt. Die manuelle Rechtevergabe, die im Moment anhand der ausgefüllten Daten manuell vergeben wird, entfällt und soll zukünftig mit der Freigabe des Neueinstellungsbogens automatisch im Hintergrund ablaufen. Nachdem jeder Zuständige seine Freigabe erteilt hat, wird der Mitarbeiter automatisch in das Portal und in Documentum angelegt. Dies wird durch einen automatischen Job Aufruf realisiert. Das Anlegen des Mitarbeiters in Documentum erfolgt über eine vorhandene Schnittstelle.

3 Projektumfeld

Die fme AG ist ein Dienstleistungsunternehmen im Umfeld von ECM, welches plattformübergreifend bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten Nutzung von Enterprise Content Management unterstützt.

Das Projekt wird in der internen Abteilung IT, Prozesse und QM bearbeitet und mit ASP.NET (C#) realisiert.

4 Projektphasen

1. Analysephase 5 h

• 1.1 IST-Analyse 1 h
  
• 1.2 Befragung der Mitarbeiter zum aktuellen Prozess 2 h
  
• 1.3 Anforderungsanalyse 1 h
  
• 1.3 Kosten/Nutzen-Analyse 1 h
  

2. Planungsphase 9 h

• 2.1 Konzept erstellen 5 h
  
• 2.2 Erstellung der Tabellenstruktur und der Klassen 4 h
  

3. Umsetzungsphase 35 h

• 3.1 Erstellung der Datenbanktabellen, der Stored Procedure und der DB-Klassen 4 h
  
• 3.2 Erstellung der Benutzeroberfläche 8 h
  
• 3.3 Erstellung des automatischen Vorgang zum Anlegen neuer Mitarbeiter im Portal 10 h
  
• 3.4 Verbindungen zum Dokumentenmanagementsystem über Schnittstelle herstellen 9 h
  
• 3.3 Erstellung der benötigten Jobs 4 h
  

4. Testphase 8 h

• 4.1 Testlauf und Fehlersuche/-behebung 6 h
  
• 4.2 Testprotokoll 2 h
  

5. Dokumentation 13 h

• 5.1 Projektdokumentation 10 h
  
• 5.2 Benutzerdokumentationen 3 h
  

6 Dokumentation

- Projektdokumentation

- Quickreferenz für die Benutzer

- Administrationsdokumentation

- ER- Diagramm

- Aktivitätsdiagramm

Sieht doch schon sehr gut aus. Was ist mit einem Pflichtenheft als FI AE und eventuell die Qualitätssicherung erwähnen!

Viel Glück

Danke für dein Feedback.

Sollte man bei einem internen Projekt auch ein Pflichtenheft erstellen, oder ist eventuell da nicht ein Soll-Konzept ausreichend?

Stimmt, die Qualitätsicherung sollte ich noch mal mit unterbringen. Danke

ich weiß nicht wie dass bei euch geregelt ist?!

Bei uns in der Firma ist ein Pflichtenheft absolutes muss, bei jedem Projekt. Frag halt mal nach!

Da kommt mir ja ma die Frage hoch, ist das Betriebsbedingt oder Vorschrift.

Also beim Projektantrag der ja mittlerweile elektronisch ist, stand jetzt nichts von einem Pflichtenheft dabei.

Mein Ausbilder hat bei der IHK BS angerufen und nachgefragt. Der Zuständige meinte, dass wohl ein Soll-Konzept ausreichend ist. Hauptsache das Ziel ist genau definiert.

Meine Lehrerin, die ich auch gefragt habe, hat geschireben, dass mein Projekt ein Pflichtenheft benötigt, sofern es zu den betrieblichen Unterlagen gehört. Und wenn ich nur eine internes Projekt habe, reicht ein Soll-Konzept aus.

Prima, dann ist dass ja geklärt!

Dass wird Betrieblich gehandhabt. Und bei dem Projektantrag mußt du nur schreiben ob du ein Pflichtenheft erstellst oder ein Sollkonzept vorlegst.

Wie gesagt, bei uns "im Betrieb" ist Pflichtenheft ein MUSS, daher habe ich es auch für mein Projekt eingereicht!