Feedback Projektantrag FIAE (Ticket-System)

[Hagbard-Celine]

Nabend Leute,

so auch bei mir ist es bald soweit der Projektantrag muss bei der IHK eingereicht werden. Ich bin jetzt schon seit geraumer Zeit an der Erstellung

des Antrags dran und würde gerne einmal erstes Feedback einholen ob das ganze in die richtige Richtung läuft.

--------------Projektantrag FI/AE - (Ticket-System)--------------------

Projektbezeichnung (Auftrag / Teilauftrag)

Programmierung eines CRM-Gestützten Support Ticket-Systems für die zentrale Bearbeitung und Verwaltung von Kundenaufträgen.

Kurzform der Aufgabenstellung

An das bestehende CRM-System XYZ (Customer Relationship Management)

soll ein webbasiertes Support-Ticket System gekoppelt werden welches die CRM-Datenbank für Kunden und Projektinformationen nutzt.

Über das Ticket-System soll es ausgewählten Kunden per Login möglich sein

eigene Support-Tickets für Ihre im CRM hinterlegten Projekte anzulegen und zu verwalten.

Intern soll das Ticket-System für die Aufgaben und Anfragenverwaltung

aller im CRM hinterlegten Kunden genutzt werden, sodass jeder Mitarbeiter

bzw. jede Projektgruppe über die für sie relevanten Tickets bescheid weiß und diese bearbeiten kann.

Ist-Analyse

Bisher ist es so das Kundenaufträge und Anfragen an unterschiedlichen Stellen

im Betrieb per E-Mail oder Telefonat auflaufen. Diese müssen intern erst einmal dem richtigen Mitarbeiter bzw. der richtigen Projektgruppe zugewiesen und anschließend erklärt werden, was wertvolle Zeit kostet.

Es ist für den einzelnen schwer nachvollziehbar wer eine Aufgabe übernommen

hat und ob sie vielleicht schon erledigt wurde da für die Auftragsannahme bzw. Bearbeitung keine Protokollierung vorliegt.

Soll-Konzept / Zielsetzung entwickeln

Durch die automatisierte Aufgabenverteilung und dem elektronischem Briefing

bekommt jeder Mitarbeiter nur die Informationen die er für die Bearbeitung

seines Aufgabenbereiches benötigt, was die Bearbeitungszeit mindert und somit die Produktivität steigert.

Über die zentrale Aufgabenverwaltung im Ticket-System ist der Werdegang einer Aufgabe transparent dargelegt und von jedem Mitarbeiter einsehbar, sodass immer nachvollzogen werden kann welcher Mitarbeiter welches Ticket wann bearbeitet bzw. abgeschlossen hat.

Kunden mit eigenem Login wird es ermöglicht schnell und präzise viele Tickets

nacheinander einzustellen und automatisch die richtigen Mitarbeiter zu

benachrichtigen.

Zusätzlich gibt es eine Übersicht die alle Tickets und deren aktuellen Status anzeigt und eine Bearbeitung bzw. Reaktion auf ein Ticket zulässt.

Projektstrukturplan entwickeln

Was ist zur Erfüll der Zielsetzung erforderlich?

Für die Zielerfüllung ist ein Webserver mit PHP/MySQL Unterstützung sowie eine funktionierende Installation des CRM-Systems XYZ notwendig.

Hauptaufgaben

- Projektanalyse

- Planung

- Umsetzung

- Qualitätssicherung

- Dokumentation

Nebenaufgaben

- Projektanalyse

Ist-Analyse

Soll-Konzept

- Planung

Ressourcenplanung

Programmablaufplan

Datenbankdesign

- Umsetzung

Serverkonfiguration

Datenbankerstellung

Programmierung

- Qualitätssicherung

Testphase

Korrekturen

Soll-/-Ist-Abgleich

- Dokumentation

Projektdokumentation

Benutzerhandbuch

Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1. Projektanalyse (3 Stunden)

1.1 - Ist-Analyse (1)

1.2 - Soll-Konzept (2)

2. Planung (8 Stunden)

2.1 - Ressourcenplanung (1)

2.3 - Programmablaufplan erstellen (3)

2.4 - Datenbankdesign (4)

3. Umsetzung (39 Stunden)

3.1 - Serverkonfiguration (2)

3.2 - Datenbankerstellung (2)

3.3 - Programmierung (35)

4. Qualitätssicherung (8 Stunden)

4.1 - Testphase (3)

4.2 - Korrekturen (4)

4.3 - Soll-/Ist-Abgleich (1)

5. Dokumentation (12 Stunden)

5.1 Projektdokumentation erstellen (8)

5.2 Benutzerhandbuch erstellen (4)

================= ENDE ====================

Anmerkung

1)

Nicht in meinen Aufgabenbereich in diesem Projekt fällt die Erstellung des HTML-Grundgerüst bzw. das Layout, dies übernimmt ein Kollege. (Aus Zeit gründen)

Dies geht leider nicht aus meinem Antrag hervor ich weiß aber keine geeignete Stelle um dies zu erwähnen. Wo sollte ich so etwas eurer Meinung nach unterbringen?

2)

Der Punkt "3.3 - Programmierung (35)" ist noch sehr grob gefasst, hier sorge ich noch für eine feinere Gliederung.

Ich bedanke mich schon mal für euer Feedback und die

konstruktive Kritik. Ich hoffe ich habe nicht alles falsch gemacht *gg*

Schöne Grüße

Hagbard!

[Chief Wiggum]

Achtung, ich bin kein AE-Experte!

Thema klingt lecker. Planung erscheint mir auch schonmal ganz ordentlich durchdacht. Eines fehlt mir aber: Was kostet der Spass, was nutzt der Spass? Auch der AE ist ein verkappter Kaufmann.

Oder kurz: gibt es da nicht was von Ratiopharm? Wäre es nicht kostengünstiger, eine zugekaufte Lösung zu verwenden und anzupassen? Warum auf Webinterface-Basis?

Nur mal so als Denkanstösse.

[Hagbard-Celine]

Hey Danke erstmal für das schnelle Feedback

a) Kosten

Die Kosten wollte ich in noch in der Doku erwähnen.

Ich hatte es erst im Projekt-Strukturplan untergebracht aber das

erschien mir dann doch 2much.

Aber vielleicht hast Du recht und ich nehm es doch besser wieder mit rein.

Nutzen

Also der Nutzen sollte eigentlich aus dem Soll-Konzept hervorgehen.

Stichwort: Transparenz, Produktivitätssteigerung, Besserer Kundensupport.

Sollte ich das ausführlicher schreiben?

c) Warum Eigenproduktion & Warum Webinterface

Das sind auch Sachen die ich in der Doku unterbringen wollte, ich weiß nicht

wo in meinem Projektantrag ich das unterbringen soll.

Ich möchte die Leute von der IHK auch nicht sofort mit Infos erschlagen

Vielen Dank für eure Hilfe

[Chief Wiggum]

Ein Teil meiner Anmerkungen waren auch nur als Anregung zum Weiterdenken gemeint.

Kosten/Nutzen solltest du aber im Antrag schon erwähnen.

[Hagbard-Celine]

Hi,

hier noch mal ein Update zu meinem Bericht. Ich möchte das ganze gern

Montag oder Dienstag abschicken.

Ich habe jetzt noch eine Kosten-Nutzen-Analyse hinzugefügt, wobei ich hier

noch schauen muss wie ich das ganze mache. Ich habe keine Vergleichszeiten wie viel Zeit man durch das neue System spart, da aktuell ja gar kein System zum Einsatz kommt und sich das somit nur schwer sagen lässt.

Zusätzlich habe ich in der Projektbeschreibung erwähnt das ich NUR die Programmierung übernehme nicht jedoch das Design und den HTML Code.

Zu guter letzt habe ich den großen Programmierung Block aufgeteilt.

===========================================================

1. Projektbezeichnung (Auftrag / Teilauftrag)

Programmierung eines CRM-Gestützten Support Ticket-Systems für die zentrale Bearbeitung und Verwaltung von Kundenaufträgen.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

An das bestehende CRM-System XYZ (Customer Relationship Management)

soll ein webbasiertes Support-Ticket System gekoppelt werden welches die CRM-Datenbank für Kunden und Projektinformationen nutzt.

Über das Ticket-System soll es ausgewählten Kunden per Login möglich sein

eigene Support-Tickets für Ihre im CRM hinterlegten Projekte anzulegen und zu verwalten.

Intern soll das Ticket-System für die Aufgaben und Anfragenverwaltung

aller im CRM hinterlegten Kunden genutzt werden, sodass jeder Mitarbeiter

bzw. jede Projektgruppe über die für sie relevanten Tickets bescheid weiß und diese bearbeiten kann.

Meine Aufgabe bei diesem Projekt betrifft ausschließlich die Programmierung

sowie die Einrichtung des Ticket-Systems auf dem vorhandenen Webserver.

Das Design sowie der HTML-Code wird von einem Kollegen übernommen.

1.2 Ist-Analyse

Bisher ist es so das Kundenaufträge und Anfragen an unterschiedlichen Stellen

im Betrieb per E-Mail oder Telefonat auflaufen. Diese müssen intern erst einmal dem richtigen Mitarbeiter bzw. der richtigen Projektgruppe zugewiesen und anschließend erklärt werden, was wertvolle Zeit kostet.

Es ist für den einzelnen schwer nachvollziehbar wer eine Aufgabe übernommen

hat und ob sie vielleicht schon erledigt wurde da für die Auftragsannahme bzw. Bearbeitung keine Protokollierung vorliegt.

2.1 – 2.3 Soll-Konzept / Zielsetzung entwickeln

Durch die automatisierte Aufgabenverteilung und dem elektronischem Briefing

bekommt jeder Mitarbeiter nur die Informationen die er für die Bearbeitung

seines Aufgabenbereiches benötigt, was die Bearbeitungszeit mindert und somit die Produktivität steigert.

Über die zentrale Aufgabenverwaltung im Ticket-System ist der Werdegang einer Aufgabe transparent dargelegt und von jedem Mitarbeiter einsehbar, sodass immer nachvollzogen werden kann welcher Mitarbeiter welches Ticket wann bearbeitet bzw. abgeschlossen hat.

Kunden mit eigenem Login wird es ermöglicht schnell und präzise viele Tickets

nacheinander einzustellen und automatisch die richtigen Mitarbeiter zu

benachrichtigen. Zusätzlich gibt es eine Übersicht die alle Tickets und deren aktuellen Status anzeigt und eine Bearbeitung bzw. Reaktion auf ein Ticket zulässt.

3.1 – 3.3 Projektstrukturplan entwickeln

3.1 Was ist zur Erfüll der Zielsetzung erforderlich?

Für die Zielerfüllung ist ein Webserver mit PHP/MySQL Unterstützung sowie eine funktionierende Installation des CRM-Systems XYZ notwendig.

3.2 Hauptaufgaben

- Projektanalyse

- Planung

- Umsetzung

- Qualitätssicherung

- Dokumentation

3.3 Nebenaufgaben

- Projektanalyse

Ist-Analyse

Soll-Konzept

Kosten-Nutzen-Analyse

- Planung

Ressourcenplanung

Programmablaufplan

Datenbankdesign

- Umsetzung

Serverkonfiguration

Datenbankerstellung

Programmierung

- Qualitätssicherung

Testphase

Korrekturen

Soll-/-Ist-Abgleich

- Dokumentation

Projektdokumentation

Benutzerhandbuch

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1. Projektanalyse (3 Stunden)

1.1 - Ist-Analyse (1)

1.2 - Soll-Konzept (1)

1.3 - Kosten-Nutzen-Analyse (1)

2. Planung (8 Stunden)

2.1 - Ressourcenplanung (1)

2.3 - Programmablaufplan erstellen (3)

2.4 - Datenbankdesign (4)

3. Umsetzung (39 Stunden)

3.1 - Serverkonfiguration (2)

3.2 - Datenbankerstellung (2)

3.3 - Programmierung (35)

3.3.1 – Sessionbasiertes Loginsystem (5 Stunden)

3.3.2 – Erstellung Funktionsbibliotheken (20 Stunden)

3.3.3 – Umsetzung der Programmlogik (10 Stunden)

4. Qualitätssicherung (8 Stunden)

4.1 - Testphase (3)

4.2 - Korrekturen (4)

4.3 - Soll-/Ist-Abgleich (1)

5. Dokumentation (12 Stunden)

5.1 Projektdokumentation erstellen (8)

5.2 Benutzerhandbuch erstellen (4)

=========================================================

Über Feedback würde ich mich freuen

Vielen Dank und schöne Grüße

Hagbard!