Projekt abgelehnt !!!

[Binchen]

Hallöchen,

mein 1. Antrag wurde abgelehnt, wegen des zu geringen Detaillierungsgrades.

Hab ihn nun überarbeitet und wollt mal wissen, was ihr dazu meint!

Entschuldigt die Formatierung!

Mail:

Thema der Projektarbeit

Einführung einer Testumgebung für ein Dokumentenmanagmentsystem

Projektbezeichnung (Auftrag/Teilauftrag)

Auftrag

IST - Zustand

Derzeitig werden alle Daten der jeweiligen Benutzer zentral auf einem Fileserver gespeichert.

Die Daten sind aber nur für die einzelnen Benutzer zugänglich. Wollen andere Mitarbeiter

auf Daten zugreifen, die Abteilungsübergreifend relevant sind, kann dies nur geschehen,

indem die Daten per E-Mail Anhang versendet werden.

SOLL - Zustand

Durch diese Optimierung erschließt sich eine Kosten- und Zeitsparende Verwaltung, Vorteile

für die Dokumentensicherheit und Archivgröße. Die Netzwerkfunktionalität der Software soll

ermöglichen, daß mehrere Benutzer mit ein und demselben Archiv arbeiten können.

Detaillierte Kuzbeschreibung

Die xxx in xxx beabsichtigen beginnend mit dem Technischen Bereich ein

Dokumentenmanagmentsystem einzuführen. Mit Hilfe dieser Software wird beabsichtigt Briefe,

Dokumente, Vorlagen und Rechnungen sinnvoll und logisch sucessive auf eine Papierlose / Digitale

Form zu überführen.

Zunächst muß eine geeignete Software gesichtet werden, ihre Funktionalität, bzw. ihren

alltagstauglichen Einsatz auf die Bedürfnisse der Klinik geprüft werden. Als zweiter Schritt wird

die Software in einer Testumgebung mit den für die Klinik notwendigen Funktionen eingerichtet.

Testumgebung

Es sollen 3 Client PC's und ein Server eingerichtet. Als Rechnersysteme werden Pentium

4 Prozessoren eingesetzt mit 256 MB RAM. Als Betriebssystem wird Win 2000 Proffessional

verwendet. Die Standardsoftware beinhaltet den Acrobat Reader, Office 2000 und das

Dokumentenmanagmentsystem ELO Office. Als Datenbankschnittstelle werden ODBC Treiber

zur Accessanbindung installiert. Über den Server werden die Dokumente zentral verwaltet und

gespeichert, sowie die anfallenden benutzerdefinierten Konfigurationen vorgenommen.

Folgende Arbeitsschritte sind notwendig

Abstimmung der notwendigen Funktionalitäten und des Archivaufbau mit den

Anwendern

Prüfung der technischen Vorraussetzungen und der Skalierbarkeit der Software

Erstellen eines zeitgesteuerten Ablaufplans

Installation der Software in einer heterogenen Umgebung

Einrichtung der Benutzerauthentifizierung (Anlegen von Benutzerkonten mit

unterschiedlichen Sicherheitsstufen)

Konfiguration und Anpassung der Software nach Benutzervorgaben

Prüfung der Netzwerktauglichkeit und Praktikabilität, im besonderen auf das Zeit-

und Benutzerfreundliche Verhalten der Software

Prüfung und Einrichtung der notwendigen Datensicherheit

Erstellen eines Datensicherungskonzeptes

Erstellen eines Disaster Recovery's

Erarbeiten einer strukturierten abgestuften Einführungsstrategie (Verwaltung, EDV,

Medizintechnik, Seniorenzentrum, PDL, Pflege, Ärzteschaft, Ambulanzen,

Sekretariate)

Die Vergabe von Objektberechtigungen geschieht über sogenannte Zugriffskontroll-Listen. Für jeden

Anwender wird festgelegt, welche Rechte er bezüglich Verwaltung und Bearbeitung der Archive

und Archivdaten besitzt. Außerdem müssen verschiedene Verschlüssellungskreise erstellt und

den einzelnen Dokumenten oder Archiven zugewiesen werden, damit eine eindeutige

Benutzerauthentifizierung mit einer 128 Bit Verschlüsselung stattfinden kann. Mit Hilfe von

globalen und dokumententypbezogenen Stichwortlisten, die vor allem bei kritischen Eingabefeldern

wie z.B. Kundennummer notwendig sind, sollen lückenlose Rechercheergebnisse erzielt werden und

damit die Archivqualität erhöhen. Indem ich einen Teil der Dokumente in den Volltext aufnehme,

kann auch der Dokumenteninhalt durchsucht werden. Desweiterem werden verschiedene

Ablagemasken erstellt, womit sich Dokumente standardisiert erfassen und im Archiv ablegen lassen.

Gleiche Dokumentenarten werden mit derselben Ablagemaske erfasst und archiviert und bei

Bedarf geschieht eine automatisierte Ablage in die jeweiligen Archivregister. Integrierte OCR -

Funktionen ermöglichen daß bestehende Texte in die entsprechenden Indexfelder der

Ablagemasken übernommen werden.

Abschließend wird ein Testlauf durchgeführt, inklusive eines ersten Vollbackups und

anschließender inkrementeller Sicherung der Dokumentendaten.

Vorteile des Dokumentenmanagmentsystems

Möglichkeit der Volltextrecherche zum schnelleren Auffinden von wichtigen

Dokumenten

Flexibler Unternehmensweiter Datenaustausch

Unterstützung einer digitalen Signatur für eine revisionssichere Ablage nach GDPdU,

HGB, AO und BGB

OLE Anbindung aller Office Produkte und direkter E-Mail Versand / Ablage durch

MAPI Schnittstelle

Datensicherheit durch File-Server Architektur