Hallo zusammen,
ich bin mir nicht ganz sicher ob der Antrag so durchgehen würde oder ob das Thema nicht schon ein Problem ist. Das einrichten einer Mail Signatur Verwaltung erscheint mir irgendwie zu wenig.
Außerdem bin ich mir nicht sicher ob das vielleicht zu viel Aufteilung bei den Zeiten ist.
Ich bedanke mich schon mal im voraus für positive Resonanz und Antworten.
Projektantrag Mail Signatur Verwaltung
Der Ausbildungsbetrieb
Die XXX, XXX in XXX gegründet, ist ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen, welches auf Letter Shop, Fulfillment und Verpackungen spezialisiert ist.
Die XXX GmbH ist Anbieter von Direktmarketing und unterstützt die Kunden bei der Produktion von Druckmedien. Adressen werden gemäß postalischen Vorgaben aufbereitet und anschließend personalisiert. Die Briefe werden gefalzt und kuvertiert als Dialogpost- oder Pressepostmailing versendet.
Als eigenständige IT-Abteilung haben wir keinen direkten Bezug zum Kerngeschäft. Die Hauptaufgabe der IT-Abteilung besteht darin, den Mitarbeitern einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen. Dazu gehören unter anderem der Usersupport, Bereitstellen von Serverdiensten sowie allgemeine Instandhaltung und Optimierung der Netzwerk- und Softwareumgebung.
Ist Zustand
Aktuell benutzt jeder Mitarbeiter seine eigene Signatur. Diese werden von einem Mitarbeiter in der IT-Abteilung händisch erstellt und dem Benutzer zur Verfügung gestellt.
Problembeschreibung
Da die Signaturen händisch erstellt werden ist es schwer diese aktuell zu halten oder Kurzfristige Änderungen durchzuführen. Weil die Signaturen nicht in regelmäßig gepflegt wird enthalten sie zudem oft Fehler. Außerdem kann mit dem aktuellen Zustand der Verteilung der Signatur nicht über aktuelle Kampagnen informiert werden. Zudem können einige Kunden die Bilder innerhalb der Signatur nicht ordentlich sehen, dadurch muss der Kunde das Bild extra herunterladen.
Soll Zustand
Die Mail Signaturen sollen Zentral verteilt werden. Dadurch benutzt jeder Mitarbeiter immer die aktuellsten Signaturen. Ebenfalls soll er zwischen mehreren Signaturen wählen können. Einige dieser Signaturen sollen thematisch angepasst sein und über Werbeaktionen informieren. Neue passende Signaturen müssen erstellt werden, diese sollen die Daten des Benutzers enthalten, über Werbeaktionen informieren und in Unterschiedlichen Versionen bereitstehen.
Projektbeschreibung
Das Ziel des Projekts ist es, dass alle Signaturen von der IT-Abteilung verwaltet werden können. Das Ganze hat den Grund, dass jede Abteilung andere Signaturen benutzt und jede Signatur personalisiert ist. Nach Einführung des Systems ist geplant zusätzlich Thematische Signaturen z.B. über Weihnachten und Signaturen einzuführen welche auf Werbeaktionen hinweisen.
So etwas ist in einem händisch gepflegten System nicht umsetzbar, daher haben wir uns für eine Server seitige Softwarelösung entschieden. In Absprache mit meinem Ausbilder entscheide ich mich dann für eine Lösung die den gewünschten Anforderungen entspricht. Die Softwarelösung muss für die gesamte Domäne verwaltbar sein. Die einzelnen Benutzer müssen im Outlook zwischen mehrern Signaturen wählen können. Dazu muss ich ein Plugin bei jedem Benutzer installieren, welches die verwaltbarkeit gewährleistet. Des Weiteren muss ich einrichten welche Signaturen welcher Benutzer bekommt und diese personalisieren. In Absprache mit der Geschäftsführung erstelle ich die einzelnen Signaturen und pflege diese in dem System ein.
Projektphasen und Zeitplanung in Stunden:
1. Planungsphase
1.1 Erstellen einer detaillierten IST-Analyse (1Std.)
1.2 Erstellen einer SOLL-Analyse, Angebotseinholung, Kostenplanung (1Std.)
1.3 Vorgangsanalyse (1Std.)
2. Planungsphase
2.1 Auswahl geeigneter Software Lösungen – Angebote vergleichen (1Std.)
2.2 Kosten- / Nutzenanalyse (1Std.)
3. Durchführungsphase
3.1 Vorkunfugarition des externen Mail-Servers und des Exchange Servers (1Std.)
3.2 Verbinden Mail-Server mit dem System zur Verwaltung von Mail Signaturen (1Std.)
3.3 Einrichtung des Systems zur Verwaltung von Mail Signaturen (6Std.)
3.4 Erstellen der Signaturen (3Std.)
3.5 Einpflegen der Signaturen (1Std.)
3.6 Im Exchange Signatur anhängen einrichten (Falls benötigt) (1Std.)
3.7 Installieren der Plugins bei jedem Benutzer (5Std.)
3.8 Puffer (1Std.)
4. Testphase
4.1 Funktionalität (1Std.)
4.2 ggf. Fehlerbehebung (1Std.)
5. Projektabschluss
5.1 SOLL – IST Vergleich (1Std.)
5.2 Einweisung nicht in das Projekt involvierter IT – Mitarbeiter (2Std.)
5.3 Übergabe des Projekts (1Std.)
6. Dokumentation (5Std.)
Gesamt: 35Std.