Hallo zusammen,
Ich habe soeben mein Projektantrag fertiggestellt und würde mich über euer Feedback freuen.
Der Antrag befindet sich paralel noch in einer Internen prüfung seitens meiner Kollegen, änderungen sind somit möglich.
Vielleicht habt ihr noch ein paar Tips was verbessert werden kann
1 Thema der Projektarbeit
Digitalisierung und Umstrukturierung von Unternehmensabläufen im Bereich Kundendienst eines mittelständischen Betriebes
2 Geplanter Bearbeitungszeitraum
Beginn: 20.03.2020
Ende: 20.04.2020
3 Projektbeschreibung
Obwohl das Thema Digitalisierung mittlerweile in nahezu allen unseren Lebens- und Arbeitsbereichen einen immer höheren Stellenwert einnimmt, ist sie vor allem in der Handwerksbranche noch nicht vollends präsent. Standardmäßig werden für die alltägliche Arbeit in der Verwaltung MS Office Produkte, Nadeldrucker und Durchschlagpapier genutzt – auf der Baustelle ist unübersichtlicher Papierkram keine Seltenheit. Dabei sind es gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können, denn sie trägt entscheidend zur Erleichterung und Beschleunigung von internen und externen Unternehmensprozessen bei.
Als Partner des Software Herstellers abc macht es sich die H GmbH aus Stadt zum Anspruch, Handwerksbetrieben ein digitales Werkzeug für eine zukunftsorientierte, mobile und maximal effiziente Lösung zu bieten. Speziell mit der pds Service App sollen lose, schlecht lesbare Auftragsblätter, Skizzen und Stundenzettel bald der Vergangenheit angehören, denn die digitalen Dokumente können direkt vom Auftragsort aus in das Büro übermittelt werden. Durch die Erfassung von Stunden und durchgeführten Arbeiten über die mobile App erfolgt automatisch eine Entlastung der gesamten Kundendienstabteilung
Im Rahmen dieses Projektes, ist es meine Aufgabe das pds Softwaremodul „Service“ und die mobile „Service“ App im Unternehmen einzuführen.
Das Projekt umfasst mehrere Phasen, die für den reibungslosen Ablauf existenziell sind.
Ist-Analyse
Im ersten Schritt wird ein sogenanntes Analysegespräch mit dem Kunden durchgeführt, hier werden alle notwendigen Informationen über den momentanen Arbeitsablauf des Unternehmens gesammelt, da zu zählen: Planung der Serviceeinsetze, Gestaltung des Layouts, momentaner Arbeitsablauf der Kundendienstabteilung und der Monteure auf der Baustelle. Dass Analysegespräch dient auch den Kunden, um klar definierte Wünsche festzulegen. Im gleichen Zuge werden die Technischen Voraussetzungen geprüft und gegeben falls optimiert. Die Arbeitsabläufe werden mit dem Kunden analysiert, abgewandelt und optimiert.
Soll-Konzept
Ziel des Projektes ist es die Internen und Externen Prozessabläufe im Bereich Kundendienst zu Digitalisieren und zu optimieren. Aufgrund des vorangegangenen Analysegesprächs folgt eine Konzeptionierung der Berechtigungen für die Monteure und Kundendienstmitarbeiter, um ungewollte Eingriffe in die Geschäftsabläufe zu vermeiden, daraufhin folgt die Einrichtung des Softwaremoduls „Service“ in der bereits bestehenden Software, die Einrichtung wird auf den Kunden zugeschnitten.
Ein weiterer wichtiger Meilenstein ist die Schulung der Mitarbeiter auf die individuellen und neuen Prozesse des Unternehmens, hierbei wird der Umgang mit dem neuen Softwaremodul sowie der Umgang mit der mobilen App geschult, nach den Schulungen begibt sich das Unternehmen in den „Echtbetrieb“ dieser wird durch mich Unterstützt um Unklarheiten zu klären und Ablaufprozesse weiter zu Optimieren.
Abschließend wird zusammen mit dem Auftraggeber eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt, hierbei wird sich vor allem auf die Einsparung von Arbeitszeit und auf die Steigerung der Produktivität gestützt.
4 Projektumfeld
Das Projekt wird in den Räumlichkeiten des Kunden bearbeitet, weitere Tätigkeiten werden via Remote-Zugriff vom eigenen Arbeitsplatz aus erstellt.
Bei dem Kunden handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Heizung und Sanitär. Das Herzstück des Unternehmens ist die Kundendienstabteilung und die dazugehörigen Kundendienstmonteure.
Die Kundendienstabteilung des Kunden beschäftigt momentan 3 Interne Sachbearbeiter, diese sind zuständig für die Planung der Serviceeinsätze, sowie 15 Monteure, die für Wartungen und Notfälle im Einsatz sind.
5 Projektphasen mit Zeitplanung
- Projektvorbereitung 10h
· Analysegespräch Ist-Aufnahme 5h
· Prüfung der Technischen Voraussetzung 2h
· Terminierung intern und extern 1h
· Einrichtung und Vorbereitung der Mobilen Endgeräte 2h
- Projektdurchführung 19h
· Erstellen eines Berechtigungskonzepts für die Mobilen Endgeräte und Software 4h
· Kundenspezifische Einrichtung in der vorhandenen pds Software 2h
· Schulung der Anwender 7h
· Unterstützung im laufendem Betrieb 3h
· Erstellen von einem Mobilen Service Beleg (Layout) 1h
· Verfassung einer Anwenderdokumentation/Anleitung 2h
Projektabschluss: 6h
· Dokumentation 5h
· Abschließende Kosten-Nutzen-Analyse 1h
6 Dokumentation zur Projektarbeit
1. Einleitung
2. Analyse des Istzustandes
3. Zeit und Ablaufplanung
4. Entwicklung des Sollzustandes
5. Projektrealisierung
6. Fazit und Ergebnis
7 Anlagen
Angebote
Planungsunterlagen
8 Präsentationsmittel
Beamer
Laptop
Tablet