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Hallo, bevor ich meinen Projektantrag der IHK vorlege möchte ich euch gerne nochmal drüber schauen lassen und freue mich über euer Feedback. 1 Projektbezeichnung Entwicklung und Implementierung elektronischer Rechnungen in eine vorhandene ERP Software. 1.1 Kurzform der Aufgabenstellung Die bereits vorhandene ERP Software „OPTIMUS“ soll um eine Funktion zur Erstellung von elektronischen Rechnungen erweitert werden. 2 Projektbeschreibung 2.1 Ist-Analyse Aktuell werden alle Rechnungen aus „OPTIMUS“ heraus entweder als PDF oder als Word Dokument erstellt und an die jeweiligen Empfänger versandt. Die Rechnungsempfänger haben hier nur bedingt die Möglichkeit ihre Rechnungen maschinell einzulesen bzw. auszuwerten. Die Rechnungen müssen entweder durch eine fehleranfällige OCR-Software eingelesen, oder manuell in das jeweilige System eingepflegt werden. Die Tatsache, dass unterschiedliche Rechnungssteller auch ihre Rechnungen unterschiedlich gestalten, ist hier ein weiterer Aspekt der Fehleranfälligkeit. Weiterhin ist in der Richtlinie 2014/55/EU geregelt, dass ab Ende November 2020 für öffentliche Aufträge zwingend eine elektronische Rechnung ausgestellt und übermittelt werden muss. 2.2 Soll-Konzept Es soll eine Funktion entwickelt und in die „OPTIMUS“ Software implementiert werden, welche die Erstellung elektronischer Rechnungen ermöglicht. Die elektronische Rechnung dient dazu, jegliche Information einer Rechnung in ein maschinenleserliches XML-Format zu bringen und dem Rechnungsempfänger das Analysieren, Archivieren und Verarbeiten des Dokumentes zu erleichtern. Da der zeitliche Rahmen der Projektarbeit sehr begrenzt ist, soll die Funktionalität vorerst nur für normale Rechnungen und Gutschriften gelten. Weitere Rechnungsformate wie z.B. Teilrechnungen, vorausbezahlte Rechnungen oder Abschlagsrechnungen sollen zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. Für die XML-Datei gibt es verschiedene Standard-Formate der elektronischen Rechnung von denen in Deutschland „X-Rechnung“ und „ZUGFeRD“ zur Anwendung kommen. Dem Nutzer wird die Möglichkeit gegeben zwischen beiden Standards auszuwählen und die erzeugte Datei direkt auf einem Medium zu speichern oder per E-Mail zu versenden. Während der „X-Rechnung“-Standard nur aus einer XML-Datei besteht, sollen im „ZUGFeRD“ Standard gleich mehrere Dateien an die dazugehörige PDF-Rechnung angehängt werden. Neben der „ZUGFeRD“-XML-Datei können so z.B. Bestellscheine, Eingangsrechnungen oder Arbeitsnachweise direkt an die Rechnung gehängt werden. 2.3 Anforderungen · Einfache Bedienbarkeit ohne die Benutzeroberfläche zu überladen · Lösung zum Speichern und Versenden · Auswahl ob Dateianhänge angefügt werden sollen · Muss den vorgegebenen Standards entsprechen o ZUGFeRD o X-Rechnung o PDF/A-3 · Standard muss eingestellt werden können 2.4 Einschränkungen · WLanguage als Programmiersprache · Die „OPTIMUS“ Software ist in einer älteren Entwicklungsumgebung (WinDev Version 16) programmiert worden, was die Möglichkeiten der Programmiersprache einschränkt. · Die Formate der elektronischen Rechnung unterliegen klaren Vorgaben und lassen keinen Raum für Flexibilität. 2.5 Durchführung Das Projekt soll im Zeitraum vom 26.10.2020 bis einschließlich 13.11.2020 bearbeitet werden. Zur Durchführung des Projekts steht ein Arbeitsplatz-PC mit zwei Monitoren zur Verfügung, bei dem die benötigten Softwares WinDev und Office bereits auf dem Betriebssystem Windows 10 vorinstalliert ist. Somit entstehen keine weiteren Kosten für die Beschaffung nötiger Softwarelizenzen. Die Rechnungserstellung samt aller dazugehörigen Funktionen, sowie die Datenbank sind bereits in „OPTIMUS“ vorhanden und werden für das Projekt zum Auslesen der benötigten Informationen genutzt. Das Projekt bezieht sich somit auf die Übertragung der fertigen Rechnung in ein XML-Format, sowie die Zusammenführung von Rechnung, XML-Datei und Anhängen in ein PDF/A-3 Dokument. Die PDF Erstellung wird aus Kompatibilitätsgründen des PDF/A-3 Formates und der veralteten WinDev Version in eine separate Anwendung ausgelagert, die in einer neueren Version von WinDev erstellt werden soll. Aus Gründen der Übersicht und dem Wunsch des Auftraggebers das User Interface nicht zu überladen, wird das Fenster der Druckeinstellungen so angepasst, dass man daraus die elektronische Rechnung erstellen und versenden kann. 3 Projektumfeld Das Projekt wird in den Räumlichkeiten der RPS Roland Piske Software GmbH (kurz RPS) durchgeführt. Die RPS entwickelt und vertreibt ein ERP System mit dem Namen „OPTIMUS“ das sich auf kleinere und mittelständige handwerkliche Unternehmen fokussiert, die projektorientiert kalkulieren. „OPTIMUS“ verfügt über mehrere Schnittstellen zu anderen Standards wie z.B.: SEPA, GAEB und Datanorm. Die Anforderungen des Projekts wurden von Herrn Roland Piske, dem Geschäftsführer der RPS, zusammengestellt. 4 Projektstrukturplan 4.1 Was ist für die Erfüllung des Ziels notwendig Das Projekt folgt hauptsächlich den Phasen des Wasserfallmodells, wird jedoch im Bereich Benutzeroberfläche durch regelmäßige Rücksprachen mit dem Auftraggeber einen agilen Entwicklungsprozess enthalten. Die Anforderungen der Standards für elektronische Rechnungen sind in der Norm „EN 16931“ festgehalten. 4.2 Aufgaben auflisten · Analyse o Ist-Analyse durchführen o Soll-Konzept erarbeiten o Wirtschaftlichkeitsanalyse sowie Amortisationsrechnung durchführen o Hilfe beim Erstellen des Lastenheftes · Entwurf o Entwurf der Änderung am Druckeinstellungsfensters o Klassendiagramm erstellen o Anwendungsfalldiagramm erstellen o Prozeduren-Planung o Pflichtenheft erstellen · Implementierung o Implementierung der Klasse o Implementierung der Benutzeroberfläche o Erstellen der separaten PDF-Anwendung · Qualitätskontrolle o Testen der Benutzeroberfläche o Testen der XML-Erstellung mit verschiedenen Rechnungen und Gutschriften o Testen der PDF/A-3 Erstellung mit und ohne Anhänge o Fehlerbehebung · Abnahme o Abnahme durch Geschäftsführer und Entwicklungsleiter · Dokumentation o Erstellen der Projektdokumentation o Erstellen der Entwicklerdokumentation 5 Projektphasen mit Zeitplanung Analyse 4h Ist-Analyse 1h Soll-Konzept 1h Wirtschaftlichkeitsanalyse 1h Lastenheft erstellen 1h Entwurf 8h Benutzeroberfläche 1h Klassendiagramm 1h Anwendungsfalldiagramm 1h Prozeduren 3h Pflichtenheft erstellen 2h Implementierung 36h Klasse 29h - XML erzeugen 5h - - Tradepartys 2h - - Rechnungspositionen 7h - - Steuerberechnung 5h - - Rabattberechnung 3h - - Summenberechnung 4h - Übergabe PDF Anwendung 2h - Speichern 1h Benutzeroberfläche 2h PDF Anwendung 5h Qualitätskontrolle 11h Verschiedene Rechnungen erstellen 1h Benutzeroberfläche testen 1h XML testen 6h PDF/A-3 testen 1h Fehler beheben 2h Abnahme 2h Abnahme 2h Dokumentation 9h Erstellen der Projektdokumentation 8h Erstellen der Entwicklerdokumentation 1h 70h 6 Dokumentation Projektdokumentation Wirtschaftlichkeitsanalyse Pflichtenheft Klassendiagramm Anwendungsfalldiagramm Soll-Ist-Vergleich 7 Präsentationsmittel Laptop Beamer Handout Vielen Dank im Voraus Beste Grüße