Leider habe ich erst gestern einen Projekt bekommen und muss bis zum 1.2.06 einen Projektantrag abgeben. Könntet Ihr die Projektbeschreibung kurz bewerten, vielleicht habe ich was vergessen.
Danke
Projektbeschreibung:
Die Firma xxx betreut viele Kunden innerhalb und außerhalb der EU im Vor- Ort- Service.
Zur Erstattung seiner Reisekosten, muss der jeweilige Mitarbeiter eine ausführliche Auflistung aller Ausgaben und die dazugehörigen Belege bei der Geschäftsleitung abgeben.
Erst durch deren Unterschrift sind die Belege freigegeben und können an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Dort erhält der Mitarbeiter sein Geld zurück.
Die Buchhaltung behält alle Belege und archiviert diese dann.
Die Geschäftsleitung möchte nun diesen Prozess durch eine IT- Lösung verbessern:
- Durchlaufzeiten sollen verringert werden
- dem Verlust von Quittungsbelegen soll vorgebeugt werden (durch direktes Einscannen)
- der Vorgang soll transparenter werden (es soll jederzeit ersichtlich sein, wer welche Abrechnung zur Bearbeitung hat, seit wann er sie hat, welchen Status die Abrechnung hat, usw.)
Zur Verfügung stehen das Email-Kommunikationssystem MS OUTLOOK und das eigenentwickelte Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem. Alle mit der Reisekostenabrechnung in Verbindung stehenden Belege ( die Abrechnung selbst, Quittungsbelege, Prüfprotokolle) sollen in (yyy) archiviert werden. Der benötigte Workflow für die Weiterleitung, Prüfung, Freigabe, etc. soll durch die Implementierung eines MS OUTLOOK- Formulars realisiert werden.
Die Abrechnungen selbst werden in Form von Exeltabellen erfasst, welche den OUTLOOK- Formularen als Anlage beigefügt sind. Der Benutzer soll beim Ausfüllen einer Abrechnungstabelle durch entsprechenden Code unterstützt werden. Weiterhin sollen die archivierten Belege mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft werden.
