Hallo, ich hoffe es wird richtig formatiert, hier ist mein erster Versuch eines
Projektantrages zum Fachinformatiker für Systemintegration.
Über konstruktive Hilfe oder Kritik würde ich mich freuen.
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Antrag für die betriebliche Projektarbeit - Fachinformatiker für Systemintegration
1. Projektbezeichnung
Umstellung des Helpdesk auf Swyxit
1.1 Kurzform der Aufgabenerstellung
Für das Unternehmen soll eine neue Telefonanlage zur Verfügung gestellt werden.
1.2. Ist-Analyse
Als ein Unternehmen im Gesundheitswesen ist es für den reibungslosen täglichen Ablauf unabdingbar, dass die IT technischen Probleme der Mitarbeiter auf Station und in der Verwaltung sicher aufgenommen und zügig klassifiziert und bearbeitet werden.
Aktuell betreuen drei Helpdeskmitarbeiter 8 Krankenhäuser von 8 – 17 Uhr Montags bis Freitags über die Hotline.
Alles läuft dabei über eine analoge Telefonanlage und wird dann über eine integriertes Rotationssystem an die unterschiedlichen Telefone weitergeleitet. In den Dienstzeiten geht der Anruf der nicht angenommen werden kann auf ein sogenanntes Sammeltelefon, dass die Mitarbeiter regelmäßig abrufen und die Anrufer entsprechend zurückrufen.
Problem: ist das Sammeltelefon besetzt, erscheint für den nächsten Anrufer ein Besetzzeichen und es wird weder die Nummer aufgezeichnet noch besteht die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Vor den Servicezeiten gibt es optional einen Anrufbeantworter, auf den der Kunde sprechen kann und der direkt ans Ticketsystem weitergeleitet wird.
2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept
2.1 Was soll am Ende des Projekts erreicht sein?
Ziel des Projekt ist es, dass alle Anrufe aufgezeichnet werden, damit sie vom Helpdesk nacheinander abgearbeitet werden können. Dabei sollen die Anrufer bereits selbst die Möglichkeit haben während des Wartens eine erste Einschätzung zu machen und das Problem so zu klassifizieren (z.B.: Druckerproblem, Softwareproblem, Hardwareproblem). Dies ermöglicht dem Helpdeskmitarbeiter schneller die Tickets zu bearbeiten und führt so zu einer schnelleren Bearbeitungsrate. Alles soll über den bereits Vorinstallierten SwyxServer geschaltet werden.
Optional die Möglichkeit, ob direkt eine Verknüpfung zwischen AD und der Telefonnummer hergestellt werden kann, um die Kundendaten dadurch einfacher zuordnen zu können.
Ziel ist die Prozessoptimierung sowie Serviceoptimierung für den Kunden.
2.2. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?
einfache Installation auf neuen Clients
Einfache Eingabe und Administration
Einfaches bedarfsgerechtes Integrieren neuer Features
3. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden
Investition: 4 Std
Lizenzkauf für die Mitarbeiter für Swyxit Software *2 Std
Kostenvoranschläge für VoIP fähige Headsets und Telefone *2 Std
Rechner mit Client ausstatten: 5 Std
Installation der Software auf den Rechnern *2 Std
Konfiguration der VoIP (mit Priority) *1 Std
Benutzeranlange anhand der entsprechenden Lizenzen *2 Std
Interne Softwarekonfiguration: 15 Std
Entwickeln eines Callroutings mit entsprechenden Gruppen, Warteschlangenoptionen, Bereitschaftsansagen usw *8 Std
Abstimmen und Besprechen der Ansage *2 Std
Konfiguration über IpPbx *5 Std
Abnahme und Einführung: 2 Std
Erstellung einer Anleitung für den Helpdesk *1 Std
Mitarbeiterschulung *1 Std
Dokumentation: 9 Std
Dokumentation des Projekts, Hinterlegung der Lizenzen und Kostenvoranschläge * 8 Std
Präsentation *1 Std
4. Name der Ausbildungsstätte in dem das Projekt durchgeführt wird
XYZ
4.1. Name des Ausbilders bzw. Projektverantwortlichen
Chef