Entscheidungshilfe; EDV Dokumentation / Handbuch IT

[kgbgrisu]

Liebe Leser,

ich plane gerade die Erstellung einer IT Dokumentation.

Den Inhalt und Aufbau habe ich weitestgehend abgeschlossen. Zur Zeit versucheich, Vor- und Nachteile von Dokumentationssystemen gegeneinander zu vergleichen.

Anforderungen an die Dokumentation sind:

- Konsistenz

- Suche nach Informationen mit Metadaten

- Druckbarkeit der gesamten Doku und einzelnen Teilen

Bisher habe ich folgende Systeme zusammengetragen;

1. Ordnerstruktur

2. Wiki-basierendes System

3. Sharepoint Services

4. CMSystem

5. DMBSystem

Nach reiflicher Überlegung fällt die Ordnerstruktur aus dem Rennen, da sie weder Suche nach Metadaten zulässt, noch wirklich konsistent ist.

Ein Wiki-System finde ich interesant, da keine Lizenzkosten entstehen, es vielseitig einsetzbar ist. PROBLEM ist, dass viele Dokumente in der bisherigen Doku *.doc,xls,vsd Dateien sind. Die Darstellung und Änderung dieser Dokumente empfinde ich als umständlich.

Ich würde mich über Eure Tips und Hinweise freuen.

lg

kgb

P.S. Auch wenn das Thema nicht 100% zum Thema DB gehört, hoffe ich auf Eure Mithilfe.

[Amstelchen]

aus den gegebenen informationen würde ich 1. und 2. schon jetzt durch den rost fallen lassen, die restlichen drei systemarten würde ich in einer entscheidungsmatrix gegenüberstellen. diesjenige mit den meisten übereinstimmungen an den detaillierten (!) anforderungskatalog wirds dann halt.

s'Amstel

[kgbgrisu]

Die ordnerstruktur würde ich ebenfalls ausschließen.

Das WikiSystem finde ich zwar interesant, aber die Darstellung und Bearbeitung von MS Office Dokumenten ist problematisch.

CM- und DBMSysteme sind ein weitgefasstes Thema; kennt Ihr konkrete Lösungen cvon anderen Firmen?

Welche Erfahrungen mit Dokumentationssystemen und Dokumentation/Handbuch IT habt Ihr?

[root@localhost]

hi kgb,

im zuge einer ITIL implementation beschäftige ich mich zZ auch mit solchen themen.

grundsätzlich ist m.E. zu sagen

-jedes system ist nur so gut wie die informationen die in diesem eingepflegt sind

-es darf ruhig mehrere systeme geben bzw. es muss kein eierlegendes-wollmilch-system sein, das ALLES kann. wo es sinn macht, können ( bestehende ) spezialsysteme betrieben werden

Zu den Systemen an sich:

Ordnerstruktur:

Kann für manche Themen reichen, man stößt allerdings schnell an Grenzen oder es wird zu kompliziert

Wiki:

Für kl. Dokumentationen oder FAQ´s optimal, aber als Dokumenten Management System eher ungeeignet, außer man macht sich die Arbeit alle .doc .xls .txt in das System zu "migrieren" und lebt danach in diesem system weiter.. dann muss man auch noch diese "[auszeichnungssprache]" "lernen"

Meinst du mit DMB Digital (Multi) Media Broadcasting? Wenn ja, ich denke MS Sharepoint kann das. Also Multimedia Files struktuiert ablegen / bearbeiten / berechtigen....

CMS:

Ein reines Content Managemnet System ist m.E. nicht wirklich brauchbar, da diese ja doch eher auf einen "Webauftritt" ausgerichtet sind. Man kann sich natürlich einen abbrechen und kriegt das da rein, kommt auch immer auf den Verwendungszweck an...

zum Schluss MS SharePoint:

ich bin ja eigentlich wirklich kein MS Fan, aber dieses Produkt ist ganz schön umfangreich und bietet m.E. (fast) alles um IT Dokumentationen / Workflows / Policies komfortabel abzubilden. Außerdem hat es auch ein Wiki, ich glaube sogar das ist das media-wiki ( de.wikipedia.org ) , nur etwas auf MS gebrandet, und blogs und alles was sich halt so "web2.0-mäßig" anhört .

Da es aber halt meistens(!) auch um bestehende Dokumente geht, will man ja etwas Komfort und keine umständliche Migration, Sharepoint kann das gut. Da es aber so umfangreich ist, dauert es einige Zeit bis man sich da eingearbeitet hat und auch den Funktionsumfang und sonstige Möglichkeiten überblickt hat.

und mein persönlicher Tipp, der aber nicht unbedingt die Anforderungen an ein CMS / DMS erfüllt: OTRS ( OTRS::Enterprise Open Source Trouble Ticket System - Service Support System::Welcome! ) Open Ticket Request System.

Für mein Verständniss KANN dieses System IT dokumentieren. Aber eher auf der Basis eines "lebenden Systems"

Wenn man die ITIL Erweiterungen installiert hat, hat man hier ein komplettes Configuration- / Change- / Problem- Management uvm.

Auf deutsch:

du kannst alle deine Server und Computer und sonstigen Hardware / Software Gerätschaften in eine sog. CMDB reinhacken, ähnlich einem Inventar System

auf diese "configuration items" basieren dann sog. "Changes" oder "Problems", also Änderungen an der IT Landschaft oder Probleme damit.

Das System dokumentiert also bei konsequenter Benutzung die Entstehung und Veränderung der IT. Außerdem bringt es für das "Problem Mangament" ein Ticket System mit, mit dem Kunden dann Probleme an den Mann richten können.

Wenn man die Changes / Problems usw. immer schön auf seine Configuration Items ( server, hardware, software, rechenzentrum, alles ) bezieht, kann man sehr schön Zahlen generieren.

Wer hat eigentlich was gemacht letztes Jahr?

Wieviele Probleme gab es mit Server X oder Software Y

Wieviele System Änderungen am System A hatten wir, und wieviele Probleme hingen damit zusammen?....

...

Es geht zwar jetzt in eine andere Richtung, zählt aber auch zur "Dokumentation von IT".

greets

root@localhost

[kgbgrisu]

Danke für die Antwort;

Meine Überlegungen im punkto wiki waren ähnlich. Eben für kleine Dokus geeignet, wenn neu angefangen wird zu dokumentieren.

Wennm wie in meinem Fall viele MS Office Dokumente vorliegen, scheint der MS sharepoint eine gute Wahl zu sein. Bin auch kein MS-fan.

Kennt jemand noch andere Doku- oder Autorensysteme, mit denen sich eine Dokumentation mit ;S Office Files realisieren lässt?

g

kgb