Hey Leute, Hat jemand mal Lust sich den Projektantrag von Mir durch zu lesen und sein Meinung hören zu lassen? Bin Mir nicht sicher ob ich zu viel der Lösung drin habe und beim Projektnamen zu allem anderen freu mich mich aber auch über ein Feedback...

1. Projektbezeichnung (Auftrag/Teilauftrag)

Automatisierung des User-Offboarding-Prozesses in Microsoft 365 mittels Power Automate, Azure Automation und Graph API

 

1.1 Ausgangssituation (IST-Zustand)

Das Offboarding von Mitarbeitern erfolgt derzeit vollständig manuell. Nach Meldung durch die Personalabteilung und Rückgabe der Hardware inklusive Offboarding-Gespräch muss die IT manuell in mehreren Systemen (Entra ID, Intune, Exchange) Benutzerkonten sperren, Lizenzen entziehen und Postfächer sichern. Der Prozess dauert etwa 60 Minuten pro Fall, ist fehleranfällig und birgt Sicherheitsrisiken, weil Zugriffe oft nicht zeitnah gesperrt werden. Zudem fehlt ein definierter Prozess zur datenschutzkonformen Löschung alter Daten, sodass inaktive Konten unnötig Lizenzkosten verursachen.

1.2 Zielsetzung (SOLL-Zustand)

Ziel ist die Aktualisierung und teilweise Automatisierung des Offboarding-Prozesses, angestoßen durch ein standardisiertes Formular der IT-Abteilung

Folgende Ziele sollen erreicht werden:

 

·         Dokumentation und kontinuierliche Aktualisierung des nicht automatisierbaren Prozesses

·         Sofortige Sicherheit: Automatisierte Sperrung der Anmeldung und Passwort-Reset zum definierten Stichtag.

·         Kostenreduktion: Sofortiger Entzug kostenpflichtiger Lizenzen (z. B. Microsoft 365 E5) durch Umwandlung des Postfachs in eine lizenzfreie

Shared Mailbox.

·         Datenmanagement: Automatisierte Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz (Auto-Reply), Bereinigung aller Gruppenmitgliedschaften und aller Verteilergruppen, E-Mail-Listen und Shared Mailbox Berechtigungen vor der Löschung

·         Zentrale Steuerung des Workflows

·         User-Lifecycle: Implementierung einer Routine zur Sicheren (DSGVO) Löschung des Accounts nach 90 Tagen.

 

1.3 Konsequenzen bei Nichtverwirklichung

Sicherheitsrisiko: Weiterlaufende Zugänge ausgeschiedener Mitarbeiter ermöglichen potenziellen Datenabfluss (Data Leakage).

Wirtschaftlicher Schaden: Unnötige Lizenzkosten durch vergessene Zuweisungen bei inaktiven Nutzern sowie Kosten für OneDrive Speicher.

Rechtliches Risiko: Verstoß gegen DSGVO-Grundsätze (Datensparsamkeit) durch fehlende Löschroutinen.

Hardware läuft weiter unter falschen User im Entra

Weiterhin unnötig hoher Zeitaufwand

 

2. Projektumfeld/Rahmenbedingungen

Organisatorisch:

Unternehmensprofil: XXXXXXXXXXXXXXX ist eine international tätige Kommunikationsagentur mit über 165 Mitarbeitenden ansässig in XXXXXXX

IT-Abteilung: Bestehend aus einem Team von X Personen, inklusive eines Auszubildenden, der mit der Durchführung des Projektes beauftragt ist.

Zu dem Aufgabenfeld des Internen IT-Teams gehören unter anderem das Management der internen Serverumgebung und Netzwerkinfrastruktur, von Clouddiensten wie Microsoft 365, Arbeitsplatzrechnern und deren Zubehör, sowie End-User-Support.

Arbeitszeit: Die Umsetzung des Projekts erfolgt innerhalb der regulären Geschäftszeiten.

Budget: Für das Projekt wurde kein Spezielles Budget festgelegt, da es sich um ein Internes Projekt handelt. Allerdings sollen die kosten so niedrig wie möglich gehalten werden.

Technisch: Das Projekt wird in einer bestehenden Microsoft 365 Umgebung realisiert, die auf Exchange Online und Entra ID als zentrale Verzeichnisdienste setzt.

 

3. Projektplanung /Projektphasen/geplante Arbeitsschritte inklusive Zeitplanung

Analysephase (8 Std.)

·         Ist-Analyse und Wirtschaftlichkeitsberechnung (1 Std.)

·         Soll-Konzeption (1 Std.)

·         Recherche: Umfassende Recherche zu den möglichen Lösungsmöglichkeiten (1 Std.)

·         Anforderungsdefinition: Definition der technischen Anforderungen (1 Std.)

·         Planung der Berechtigungsstruktur (2 Std.)

·         Definition der Schnittstellen und Variablen (2 Std.)

 

Planungsphase (5 Std.)

·         Pflichtenheft: Erstellung eines Pflichtenhefts (1 Std.)

·         Projektstrukturplan: Entwicklung eines Plans (1 Std.)

·         Planung: Erstellung eines Gantt-Diagramms (1 Std.)

·         Qualitäts- und Risikomanagement: Aufstellung eines Plans (1 Std.)

·         Kosten-Nutzen-Analyse: Detaillierte Bewertung (1 Std.)

 

Realisierung/Umsetzungsphase (13 Std.)

·         Einrichtung Azure Automation Account, Managed Identity (3 Std.)

·         PowerShell (Exchange Online) (3 Std.)

·         Erstellung des Power Automate Flows (4 Std.)

·         Implementierung der 90-Tage-Löschroutine (1 Std.)

·         Erstellung des Formulars (2 Std.)

 

Feeb

Qualitätssicherung (3 Std.)

·         Funktionstests mit Test-Usern (Szenarien: Sofort-Austritt vs. Geplant) (2 Std.)

·         Fehlerbehebung und Optimierung (1 Std.)

 

Zeitpuffer (3 Std.)

Zeitpuffe/Reserve für unvorhergesehene technische Probleme (3 Std.)

 

4. Dokumentation/technische Unterlagen (8 Std.)

Für dieses Projekt wird kontinuierlich vor und im Vorschreiten des Projektes eine umfassende Dokumentation erstellt, die auch Screenshots enthält

 

·         Lastenheft

·         Pflichtenheft

·         Kosten und Zeitplanung

·         Projektstrukturplan

 

·         Prozessablaufplan des Offboardings.

·         Wirtschaftlichkeitsanalyse

·         Dokumentation der API-Schnittstellen und PowerShell-Skripte.

·         Testprotokolle.

·         Bedienungsanleitung für die IT-Abteilung . Betriebliche Projektarbeit.pdf

Ich würde sagen, es ist ein Arbeitsauftrag. Du entscheidest nichts.

vor 1 Stunde, Alec1754 hat gesagt:

1. Projektbezeichnung (Auftrag/Teilauftrag)

Automatisierung des User-Offboarding-Prozesses in Microsoft 365 mittels Power Automate, Azure Automation und Graph API

Von vorne herein ist die Lösung klar.