YurjTonight

Danke euch für die vielen hilfreichen Antworten

Noch nicht so lange, seit 02.06.2020 und zwischendurch hatte ich 2 Wochen Berufsschule. Okay verstehe ich. Es war auch nicht als Projekt für mich gedacht. Ich wollte mich auch eher Informieren über das Thema. Und hier nachfragen wie andere mit der Verwaltung der Daten umgehen. Da eine Übernahme nach meiner Ausbildung geplant ist möchte ich auch über solche Themen bescheid wissen. Wäre schön wenn ihr mir trotzdem die ein oder andere Frage beantwortet. Wie geht man dann mit den Daten um? Legt man die einfach ab ohne Ordner zu erstellen und hinterlegt Wörter nach denen man im nachhinein suchen kann? Okay und muss sowas über ein Programm laufen? Oder kann man das auch irgendwie in den Windows Explorer einbinden? Ich weis das zum Beispiel Synology sowas in der Art mit ihren NAS anbietet. Ist aber wahrscheinlich überhaupt nicht geeignet für ein Amt oder?

Erstmal danke für die schnellen Antworten Wenn ich das richtig verstanden habe kann man darüber einfach Dateien mit andren Leuten teilen, richtig? Wie werden die dann geteilt? Läd man die Dateien hoch so wie wenn ich es in einer Email verschicke oder sind das dann Verlinkungen auf das entsprechende Laufwerk der Datei? Und mir erschließt sich noch nicht ganz der Vorteil den ich habe das dass ganze dann besser Organisiert wird. Kannst du mir das bitte mal näher erklären wie das bei euch abläuft. Ja der Meinung bin ich auch. Für mich ist das auch kein Problem, ich kenne mich ja mit Computern aus aber bei uns gibt es auch viele die mit dem Computer eher weniger gut zurecht kommen. Und ich kann die schon verstehen das das ganze schwer für die ist. Zudem arbeite ich ja nicht täglich die ganze Zeit mit den Dateien deswegen ist es vielleicht auch schwer nachzuvollziehen das die ganzen Unterordner unübersichtlich werden. Das ist bei uns gerade der Fall. Den Sinn sehe ich dahinter noch nicht wirklich da unsere Mitarbeiter eigentlich sehr zufrieden mit dem Windows Explorer sind. Und es für Sie nur komplizierter wird.

Hallo liebe Fachinformatiker Community, Ich befinde mich in der Ausbildung und mache gerade ein Praktikum in der Stadtverwaltung und kümmere mich um die IT. Unsere Stadt will gerade immer mehr vom Papier weg und am besten alles digital haben, so auch die ganzen Aktenordner die bisher im Schrank und Archiv stehen. Nun zum Problem vor dem wir gerade stehen. Die Mitarbeiter haben totale Probleme die ganzen Daten in Ordnerstrukturen zu speichern ohne das es zu unübersichtlich wird. Anfangs hatten wir einen normalen Datenserver und die Mitarbeiter haben alles ganz normal über den Windows Explorer gespeichert. Allerdings sind viel zu viele Unterordner entstanden und es wurde nichts mehr gefunden da auch mehrere unterschiedliche Mitarbeiter Dateien abspeichern und öffnen müssen. Nun hat sich die Stadt einen externen Helfer dazugeholt der bei der Ordnung der Daten helfen soll. Er macht das beruflich und steht auch in Kontakt mit Firmen die Programme für solche Situationen entwickeln. Er hat uns ein Programm empfohlen das komXwork heißt und dieses testen wir auch gerade. Die Mitarbeiter sind nicht wirklich begeistert von diesem Programm. Das Navigieren durch die Ordner dauert zu lange (wenn man einen anklickt dauert es 2 Sekunden bis er sich öffnet, und ja das ist für die Mitarbeiter zu lange) das ist wahrscheinlich der Datenbank, auf der komXwork läuft, geschuldet. Wenn man ein Foto auf macht kann man in der Standard Windows Foto App nicht zum nächsten Foto springen sondern muss es zu machen und das nächste Foto anklicken. Die Leute im Stadtbauamt machen oft Fotos von Vermessungen und schließen ihr Handy danach an den PC und wollen die Fotos vom Handy (Android Smartphone von Samsung mit SD-Karte) direkt in komXwork rein ziehen, was aber nicht funktioniert. Sie müssen immer erst die Bilder vom Handy auf den PC ziehen und dann ins komXwork. Es sind viele kleine Probleme die für die Mitarbeiter störend sind. Nun habe ich gedacht das wir einfach alles im Windows Explorer auf einem Server speichern und es immer nach ein Jahr ins komXwork zur Archivierung speichern. Leider geht das auch nicht wie gewollt da gerade im Stadtbauamt manche Projekte über mehrere Monate/Jahre gehen. Auch bei solchen Projekten die länger gehen sammeln sich über die Zeit viele Daten an da auch jede E-Mail gespeichert wird. Hier haben auch die Kollegen Schwierigkeiten Dateien wieder zu finden da es echt viele werden. Das gute bei komXwork ist das man Suchbegriffe hinterlegen kann. Nun wollte ich einfach mal fragen ob wir die einzigen sind die Probleme, mit Daten speichern und sie nach einem oder zwei Jahren wieder zu finden, haben. Oder ob es anderen Firmen/Ämtern genauso geht und wie ihr es handhabt. Benutzt ihr Programme zum archivieren, wenn ja welche oder macht ihr alles über Datenserver? Ich hoffe ihr könnt das nachvollziehen und bin schon sehr gespannt was ihr zu sagen habt. Hoffe ihr könnt mir helfen.