Dokumentenmanagement

[YurjTonight]

Hallo liebe Fachinformatiker Community,

Ich befinde mich in der Ausbildung und mache gerade ein Praktikum in der Stadtverwaltung und kümmere mich um die IT.

Unsere Stadt will gerade immer mehr vom Papier weg und am besten alles digital haben, so auch die ganzen Aktenordner die bisher im Schrank und Archiv stehen.

Nun zum Problem vor dem wir gerade stehen. Die Mitarbeiter haben totale Probleme die ganzen Daten in Ordnerstrukturen zu speichern ohne das es zu unübersichtlich wird. Anfangs hatten wir einen normalen Datenserver und die Mitarbeiter haben alles ganz normal über den Windows Explorer gespeichert. Allerdings sind viel zu viele Unterordner entstanden und es wurde nichts mehr gefunden da auch mehrere unterschiedliche Mitarbeiter Dateien abspeichern und öffnen müssen. Nun hat sich die Stadt einen externen Helfer dazugeholt der bei der Ordnung der Daten helfen soll. Er macht das beruflich und steht auch in Kontakt mit Firmen die Programme für solche Situationen entwickeln. Er hat uns ein Programm empfohlen das komXwork heißt und dieses testen wir auch gerade. Die Mitarbeiter sind nicht wirklich begeistert von diesem Programm. Das Navigieren durch die Ordner dauert zu lange (wenn man einen anklickt dauert es 2 Sekunden bis er sich öffnet, und ja das ist für die Mitarbeiter zu lange) das ist wahrscheinlich der Datenbank, auf der komXwork läuft, geschuldet. Wenn man ein Foto auf macht kann man in der Standard Windows Foto App nicht zum nächsten Foto springen sondern muss es zu machen und das nächste Foto anklicken. Die Leute im Stadtbauamt machen oft Fotos von Vermessungen und schließen ihr Handy danach an den PC und wollen die Fotos vom Handy (Android Smartphone von Samsung mit SD-Karte) direkt in komXwork rein ziehen, was aber nicht funktioniert. Sie müssen immer erst die Bilder vom Handy auf den PC ziehen und dann ins komXwork. Es sind viele kleine Probleme die für die Mitarbeiter störend sind. Nun habe ich gedacht das wir einfach alles im Windows Explorer auf einem Server speichern und es immer nach ein Jahr ins komXwork zur Archivierung speichern. Leider geht das auch nicht wie gewollt da gerade im Stadtbauamt manche Projekte über mehrere Monate/Jahre gehen. Auch bei solchen Projekten die länger gehen sammeln sich über die Zeit viele Daten an da auch jede E-Mail gespeichert wird. Hier haben auch die Kollegen Schwierigkeiten Dateien wieder zu finden da es echt viele werden. Das gute bei komXwork ist das man Suchbegriffe hinterlegen kann.

Nun wollte ich einfach mal fragen ob wir die einzigen sind die Probleme, mit Daten speichern und sie nach einem oder zwei Jahren wieder zu finden, haben. Oder ob es anderen Firmen/Ämtern genauso geht und wie ihr es handhabt. Benutzt ihr Programme zum archivieren, wenn ja welche oder macht ihr alles über Datenserver?

Ich hoffe ihr könnt das nachvollziehen und bin schon sehr gespannt was ihr zu sagen habt. Hoffe ihr könnt mir helfen.

[thereisnospace]

Wir nutzen den Microsoft Sharepoint. Ist wahrscheinlich nicht ganz so kostengünstig, bietet aber massenhaft Funktionen, Support und stetige Weiterentwicklung an. Auch Zugriff über mobile Endgeräte ist damit kein Problem.

[Cady]

Also bei uns wird alles auf einem Fileserver abgespeichert. Die Mitarbeiter sollen eigentlich ihre Dateien so ablegen, dass diese die Datei auch wiederfinden können. Ist ja bei einem normalen Büroordner auch nicht anders. Man kann auf der einen Seite alles einfach rein heften oder Register einfügen. Zurück zur digitalen Variante ...

Alternativ kannst du mit den Berechtigungen "spielen". Man kann also die Struktur Grob anpassen und den Leuten von vorne rein keine Berechtigung zum erstellen neuer Ordner geben. Falls ein Ordner so wichtig ist, dass dieser erstellt werden muss, muss er sich einfach bei euch melden. Anfangs wird dies vermutlich öfters der Fall sein. Später eigentlich kaum noch. Bei uns hat sich das super etabliert und kann es jedem so empfehlen.

[allesweg]

Die meisten fangen mit dem ein oder anderen Fileserver-Datengrab an, bis sie gar nichts mehr finden. Dann holen sie zig Berater, die für teuer Geld nachträglich ein DMS etablieren sollen. Das Projekt läuft dann eine halbe Ewigkeit und die Datengräber werden nicht leerer...

Revisionssicheres, datenschutzkonformes DMS macht man nicht nebenbei.

Latenzen beim Öffnen müssen nicht zwingend am DMS selbst liegen. Netzwerk, zu schwacher Server, zu langsame Festplatten, ...

 

[Chief Wiggum]

Moin,

die Auswahl und Integration eines DMS in einer Kommunalverwaltung ist als Projekt definitiv zu gross für einen Fisi-Praktikanten.

vor 47 Minuten schrieb YurjTonight:

Das Navigieren durch die Ordner dauert zu lange

Lebt ein DMS nicht von einer sauberen Verschlagwortung und einer interaktiven Suche? Warum wird wieder mit Ordnern gearbeitet und was ist an diesen Ordnern anders als an Ordnern im Filesystem?

vor 49 Minuten schrieb YurjTonight:

Er hat uns ein Programm empfohlen das ABCD heißt

Hui... auf der Webseite gibt es genau zwei Ansprechpartner... einen für Südbayern und die Oberpfalz, einen für Franken und den "ausserbayerischen Raum". Eventuell sollte man die Firmengrösse des Lieferanten in die Auswahlkriterien einfliessen lassen. Ist ja noch nie passiert, dass eine Firma aufgegeben hat oder aufgekauft wurde und damit der Support vom hochangepassten DMS eingestellt wurde.

vor 55 Minuten schrieb YurjTonight:

Leider geht das auch nicht wie gewollt da gerade im Stadtbauamt manche Projekte über mehrere Monate/Jahre gehen.

Eventuell erstmal selber tiefer in die Materie einsteigen bevor du nicht umsetzbare Vorschläge machst: https://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Downloads/KLA/handreichung-geodaten.pdf?__blob=publicationFile

Wie lange bist du denn schon im Praktikum bei dieser Behörde?

[YurjTonight]

Erstmal danke für die schnellen Antworten

vor 46 Minuten schrieb thereisnospace:

Wir nutzen den Microsoft Sharepoint

Wenn ich das richtig verstanden habe kann man darüber einfach Dateien mit andren Leuten teilen, richtig? Wie werden die dann geteilt? Läd man die Dateien hoch so wie wenn ich es in einer Email verschicke oder sind das dann Verlinkungen auf das entsprechende Laufwerk der Datei? Und mir erschließt sich noch nicht ganz der Vorteil den ich habe das dass ganze dann besser Organisiert wird. Kannst du mir das bitte mal näher erklären wie das bei euch abläuft.

vor 50 Minuten schrieb Cady:

Also bei uns wird alles auf einem Fileserver abgespeichert. Die Mitarbeiter sollen eigentlich ihre Dateien so ablegen, dass diese die Datei auch wiederfinden können. Ist ja bei einem normalen Büroordner auch nicht anders.

Ja der Meinung bin ich auch. Für mich ist das auch kein Problem, ich kenne mich ja mit Computern aus aber bei uns gibt es auch viele die mit dem Computer eher weniger gut zurecht kommen. Und ich kann die schon verstehen das das ganze schwer für die ist. Zudem arbeite ich ja nicht täglich die ganze Zeit mit den Dateien deswegen ist es vielleicht auch schwer nachzuvollziehen das die ganzen Unterordner unübersichtlich werden.

vor 53 Minuten schrieb allesweg:

Dann holen sie zig Berater, die für teuer Geld nachträglich ein DMS etablieren sollen.

Das ist bei uns gerade der Fall. Den Sinn sehe ich dahinter noch nicht wirklich da unsere Mitarbeiter eigentlich sehr zufrieden mit dem Windows Explorer sind. Und es für Sie nur komplizierter wird.

[Chief Wiggum]

vor 1 Minute schrieb YurjTonight:

Den Sinn sehe ich dahinter noch nicht wirklich da unsere Mitarbeiter eigentlich sehr zufrieden mit dem Windows Explorer sind. Und es für Sie nur komplizierter wird.

Der Sinn dahinter heisst REVISIONSSICHERHEIT.

[thereisnospace]

vor 5 Minuten schrieb YurjTonight:

Wenn ich das richtig verstanden habe kann man darüber einfach Dateien mit andren Leuten teilen, richtig? Wie werden die dann geteilt? Läd man die Dateien hoch so wie wenn ich es in einer Email verschicke oder sind das dann Verlinkungen auf das entsprechende Laufwerk der Datei? Und mir erschließt sich noch nicht ganz der Vorteil den ich habe das dass ganze dann besser Organisiert wird. Kannst du mir das bitte mal näher erklären wie das bei euch abläuft.

Ist zu lang das hier alles niederzuschreiben. Gerade weil das Thema ohnehin nichts für einen Praktikanten ist. Hier aber ein paar Anhaltspunkte, warum man Sharepoint nutzen kann und welche Vorteile es über einen Fileserver bietet. @Chief Wiggumhat eigentlich schon alles gesagt.

https://www.scnsoft.de/blog/sharepoint-als-dms-in-grossunternehmen

 

[YurjTonight]

vor 31 Minuten schrieb Chief Wiggum:

Wie lange bist du denn schon im Praktikum bei dieser Behörde?

Noch nicht so lange, seit 02.06.2020 und zwischendurch hatte ich 2 Wochen Berufsschule.

vor 34 Minuten schrieb Chief Wiggum:

die Auswahl und Integration eines DMS in einer Kommunalverwaltung ist als Projekt definitiv zu gross für einen Fisi-Praktikanten.

Okay verstehe ich. Es war auch nicht als Projekt für mich gedacht. Ich wollte mich auch eher Informieren über das Thema. Und hier nachfragen wie andere mit der Verwaltung der Daten umgehen. Da eine Übernahme nach meiner Ausbildung geplant ist möchte ich auch über solche Themen bescheid wissen. 

Wäre schön wenn ihr mir trotzdem die ein oder andere Frage beantwortet.

 

vor 44 Minuten schrieb Chief Wiggum:

Lebt ein DMS nicht von einer sauberen Verschlagwortung und einer interaktiven Suche? Warum wird wieder mit Ordnern gearbeitet

Wie geht man dann mit den Daten um? Legt man die einfach ab ohne Ordner zu erstellen und hinterlegt Wörter nach denen man im nachhinein suchen kann?

vor 39 Minuten schrieb Chief Wiggum:

Der Sinn dahinter heisst REVISIONSSICHERHEIT.

Okay und muss sowas über ein Programm laufen? Oder kann man das auch irgendwie in den Windows Explorer einbinden? Ich weis das zum Beispiel Synology sowas in der Art mit ihren NAS anbietet. Ist aber wahrscheinlich überhaupt nicht geeignet für ein Amt oder?

[Listener]

vor 14 Minuten schrieb YurjTonight:

Okay und muss sowas über ein Programm laufen? Oder kann man das auch irgendwie in den Windows Explorer einbinden?

Wenn sich Unternehmen professionell mit einem Thema beschäftigen, ist es zumindest "kompliziert" sowas über ein Programm wie den Windows Explorer abzubilden.

vor 15 Minuten schrieb YurjTonight:

Ich weis das zum Beispiel Synology sowas in der Art mit ihren NAS anbietet. Ist aber wahrscheinlich überhaupt nicht geeignet für ein Amt oder?

Richtig erkannt. Sowas kannst du <vielleicht> beim 3-Mann-Architektenbüro machen.

[Chief Wiggum]

vor 22 Minuten schrieb YurjTonight:

Wie geht man dann mit den Daten um? Legt man die einfach ab ohne Ordner zu erstellen und hinterlegt Wörter nach denen man im nachhinein suchen kann?

Du musst dich vom Gedanken trennen, dass bei der Verwendung eines DMS weiterhin die Fileserver-Ordnerstruktur massgeblich ist. Jegliche Strukturierung erfolgt über das DMS (Ablageplan, Verschlagwortung).

[Maniska]

vor 8 Minuten schrieb YurjTonight:

Wie geht man dann mit den Daten um? Legt man die einfach ab ohne Ordner zu erstellen und hinterlegt Wörter nach denen man im nachhinein suchen kann?

Auch.

Viele dieser System bieten eine Volltextsuche (zumindest für bestimmte Dateitypen), sprich man kann in der Suche des Programms eingeben dass man alle Dokumente sucht in denen das Wort "Backup" vorkommt. Um die ergebisse weiter einzugrenzen kann man noch das Schlagwort "Reklamation" mit Auswählen und bekommt alle Dokumente die "Backup" enthalten, als "Reklamation" gekennzeichnet sind und auf die man Zugriff hat.

Oder es gibt eine "digitale Kundenakte" in der ich alle Vorgänge zu Kunde XY angezeigt bekomme: Anfragen, Angebote, Aufträge Reklamationen... und über die Verschlagwortung kann sich der Qualitöter seine Reklamationen zusammensuchen, der Vertrieb findet das Angebot von vor 3 Jahren schneller...

Und einige Systeme erkennen auch, wenn ein Dokument schon abgelegt wurde und verlinken intern nur noch darauf, sparen also Speicherplatz.

vor 15 Minuten schrieb YurjTonight:

Okay und muss sowas über ein Programm laufen? Oder kann man das auch irgendwie in den Windows Explorer einbinden? Ich weis das zum Beispiel Synology sowas in der Art mit ihren NAS anbietet. Ist aber wahrscheinlich überhaupt nicht geeignet für ein Amt oder?

Es gibt "WORM" Medien also "write once, read many", das sind z.B: BluRays, DVDs, Steintafeln :). Manche NAS oder SAN Hersteller habe zertifizierte Plattensysteme in denen das "Daten nicht verändern" softwareseitig gelöst ist. Kann man machen, ist halt teuer und auch nicht besser wie ein Fileserver auf dem Daten mehrfach abgelegt sind, schlimmer sogar, weil man alten Mist nicht mal mehr überarbeiten oder löschen kann.

Was der Chief meint, ist eine Software die dir das aktuelle Dokument zum arbeiten "zeigt" wo du aber auch die Vorgängerversion ansehen kannst. z.B hat jemand eine Doku überarbeitet und neu abgelegt. Du bekommst im ersten Moment nur das aktuelle Dokument, kannst die aber die Vorgänger anschauen und weißt dann, was sich geändert hat. "Benutzbar" ist für den User aber nur die aktuelle Version.

[Chief Wiggum]

vor 2 Minuten schrieb Maniska:

Du bekommst im ersten Moment nur das aktuelle Dokument, kannst die aber die Vorgänger anschauen und weißt dann, was sich geändert hat.

... und auch, wer die Änderungen vorgenommen hat.

[Maniska]

Gerade eben schrieb Chief Wiggum:

... und auch, wer die Änderungen vorgenommen hat.

...und wenn eine vorhandene Kommentarfunktion genutzt wurde auch warum. 😛

[thereisnospace]

vor einer Stunde schrieb Chief Wiggum:

... und auch, wer die Änderungen vorgenommen hat.

 

vor einer Stunde schrieb Maniska:

...und wenn eine vorhandene Kommentarfunktion genutzt wurde auch warum. 😛

...und kannst bei Bedarf alte Versionen wiederherstellen.

[Pixelfuchs]

Ein Dokumentenmanagementsystem ersetzt keine fehlende Ordnung, sondern ist ein Werkzeug zur Umsetzung eines Ordnungssystems! Nur weil ich meine "Laufwerksdatenmüllkippe" in ein DMS überführe, finde ich ich nicht auf mal auf magische Art und Weise meine Inhalte plötzlich wieder 😉.

Am besten schaut ihr erst einmal auf die Fachlichkeit und nicht auf die Technik. Ihr solltet euch zu erst Gedanken um die Informationsarchitektur und die fachlichen Anforderungen machen. Eine paar Leitfragen:

• Welche fachlichen Dokumenttypen (Baugenehmigung, Bauzeichnung, etc.) haben wir?
• Wie stehen diese Dokumente in Beziehung zu einander?
• Welche Metadaten sind für diese Dokumenttypen erforderlich?
• Welchen Lebenslauf (von der Erstellung bis zu Löschung) haben die Dokumente?
• Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es bzgl. der Ablage und Aufbewahrung? Meines Wissens nach müssen einige Bauunterlagen sogar 30 Jahre "revisionssicher" aufbewahrt werden.
• Wer darf auf welche Dokumente zugreifen (Berechtigungskonzept)?
• Welche Schnittstellen zu anderen Systemen werden benötigt? Wie kommen die Daten in das System?

All diese Sachen müssen im Vorfeld geklärt werden. Danach könnt ihr euch Gedanken über das dazu passende System machen. Dazu sei angemerkt, dass der DMS-Markt ziemlich unübersichtlich ist.

Und, wie bereits geschrieben, ist die Einführung eines DMS ein aufwändiges und teures Projekt, dass man nicht mal so nebenbei macht.

[YurjTonight]

Danke euch für die vielen hilfreichen Antworten