Hallo zusammen,
ich möchte gern paar Meinungen zu meinem Projektantrag als FISI einholen.
1.1 Ausgangssituation
Die IT-Abteilung verwendet aktuell kein zentrales System zur Inventarisierung aller IT-Assets. Die Bestandsaufnahme erfolgt mithilfe mehrerer Excel-Dateien. Im Verlauf der Zeit wurde festgestellt, dass in unseren Excel-Dateien Fehler und Inkonsistenzen auftreten. Zudem ist aufgefallen, dass das IT-Team zusätzlichen Aufwand betreibt, um Daten zu pflegen und Probleme zu beheben. Dazu treten Unklarheiten und Ungenauigkeiten im Bestand von IT-Assets auf, hat dies uns zu Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Geräten und Ressourcen geführt. Wir haben ebenfalls festgestellt, dass uns der Überblick über den Lebenszyklus einiger Geräte fehlt.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurden Recherchen zu verschiedenen Inventarisierungssystemen durchgeführt und eine Nutzwertanalyse vorgenommen. Schließlich wurde sich für XX entschieden.
1.2 Zielsetzung
Das Hauptziel besteht darin, die Verwaltung der IT-Assets bei XX zu verbessern. Konkret beinhaltet dies die Einrichtung eines neuen virtuellen Servers sowie die Implementierung eines Inventarisierungssystems mithilfe des Tools „XX“ für das Unternehmen XX.
Durch die erfolgreiche Umsetzung dieser Ziele wird X-IT in der Lage sein, die Verwaltung ihrer IT-Assets zu optimieren, die Genauigkeit der Bestandsdaten zu erhöhen und die Sicherheit des gesamten Systems zu gewährleisten. Zudem wird ein umfassender Überblick über den Lebenszyklus unserer Geräte ermöglicht.
Bei der Entscheidungsfindung sollen zudem die Bedürfnisse der IT-Abteilung an eine einfache Möglichkeit gebracht werden, alle IT-Ressourcen besser zu verwalten.
Das Aufsetzen eines neuen Servers sowie die Auswahl des Betriebssystems und die Anfertigung einer Kostenplanung sind Teil des Projektes.
1.3 Konsequenzen bei Nichtverwirklichung
Die Nichtumsetzung des Projekts würde für das Unternehmen keine zusätzlichen Kosten verursachen. Allerdings würde es weiterhin zu ineffizienten Arbeitsabläufen bei der Verwaltung der Assets führen, wie es bisher der Fall ist.
Mangelnde Effizienz bei der IT-Asset-Verwaltung:
Ohne das zentrale Inventarisierungssystem könnte die Verwaltung von IT-Assets mühsam und zeitaufwendig bleiben. Manuelle Prozesse, wie die Verwendung von Excel-Tabellen, könnten zu ineffizienten Arbeitsabläufen führen.
Risiko ungenauer Bestandsdaten:
Die manuelle Erfassung von Daten zu IT-Assets in Excel-Tabellen erhöht die Gefahr von Fehlern und Inkonsistenzen. Dies könnte zu ungenauen oder veralteten Informationen über den Bestand und die Nutzung von IT-Assets führen.
Verlust von Zeit und Ressourcen:
Die fortgesetzte Nutzung manueller Inventarisierungsmethoden könnte zu einem Verlust von Zeit und Ressourcen führen. Das IT-Personal müsste möglicherweise mehr Zeit aufwenden, um Daten zu pflegen und Probleme zu beheben.
Die Skalierbarkeit könnte beeinträchtigt werden, wenn die Verwaltung von IT-Assets manuell erfolgt und die Größe der IT-Infrastruktur zunimmt.
Compliance-Probleme können auftreten, da Unternehmen häufig gesetzlichen Anforderungen unterliegen. Das Nichterfüllen dieser Vorgaben aufgrund unzureichender Asset-Verwaltung könnte zu rechtlichen Konsequenzen und finanziellen Strafen führen.
2. Projektumfeld/Rahmenbedingungen
XX GmbH wird in inhabergeführter Form geleitet und ist international tätig. Unter einem Dach vereint sie Strategie, Kreativität, Content- und Digitalexpertise und verknüpft diese mit fundiertem Branchen-Know-how. Auf diese Weise entsteht Kommunikation, die Wert und Werte generiert. Mit über X Mitarbeitenden aus X verschiedenen Nationen ist XX in Deutschland und England präsent.
Die IT-Abteilung besteht aus einem X-köpfigen IT-Team, wovon X Auszubildende sind. Sie haben Aufgaben wie Server-Management, Microsoft 365, Arbeitsplatzrechner und Zubehör, flexibler und kundenorientierter Support und Netzwerkinfrastruktur.
-Projektabgrenzung
X bietet drei Hauptmodule an: IT-Inventarisierung, Lizenzmanagement und IT-Dokumentation. In diesem Projekt wird ausschließlich auf die IT-Inventarisierung konzentriert.
In diesem Projekt wird die automatische Erfassung mithilfe von Scannern und Agenten implementiert. Der Fokus liegt dabei ausschließlich auf der Erfassung von einigen Windows-Clients und MacOS-Clients.
Es stehen keine finanziellen Mittel für Lizenzen und Schulungen zur Verfügung. Daher werden lediglich die Personalkosten der Beteiligten in die Budgetplanung des Projekts einbezogen. Die Festlegung des Gesamtbudgets erfolgt im späteren Kick-off-Meeting mit dem Auftraggeber.
3. Projektplanung/Projektphasen/geplante Arbeitsschritte inklusive Zeitplänen
Für dieses Projekt wird das erweiterte Wasserfallmodell verwendet. Der Vorteil dieses Modells ist, dass man zu einer Phase zurückgehen kann, auch wenn diese schon abgeschlossen ist.
3.1 Vorbereitung und Planung. (5 Stunden)
- Pufferzeit (1 Stunde)
3.2 Umsetzungsphase (20 Stunden)
Meilenstein 1: Aufsetzen des virtuellen Servers
Meilenstein 2: Installation und Anpassung von "X"
Meilenstein 3: Test und Validierung
Meilenstein 4: Abnahme des Projektes durch Auftraggeber
- Pufferzeit (1 Stunde)
4. Dokumentation/technische Unterlagen (12 Stunden)
4.1 Projektdokumentation (6 Stunden)
- Über das Projekt wird eine detaillierte Dokumentation mit Screenshots erstellt
Das Projekt wird voraussichtlich wie folgt gegliedert:
- Beschreibung des Projekts und des Projektumfelds
- Ist-Analyse
- Soll-Konzept
- Kosten und Zeitplänen
- Umsetzung des Projektes
- Qualitätssicherung/ Testfall
- Soll-Ist-Vergleich
- Kundenübergabe
- Fazit
4.2 Dokumente und Anlagen (6 Stunden)
- Lastenheft
- Pflichtenheft
- Projektstrukturplan
- Gantt-Diagramm
- Kostenplan
- Qualitätsplan
- Risikomatrix
- Kopie des genehmigten Projektantrags
- Quellenverzeichnis
- Glossar
-Pufferzeit: 2 Stunden
Insgesamt: 40 Stunden
