In deine IST-Analyse gehört auf jeden Fall auch die Beschreibung des Geschäftsprozesses und die Einordnung Deines Projektes in diesen rein.
So als Aufhänger:
Wie war das vorher??
Damit kannst Du dann auch schön herausarbeiten, was sich alles sooo dermaßen enorm und unglaublich durch Deine Änderungen/Neuerungen verbessert hat. Unsere IHK steht da tierisch drauf.
Außerdem solltest Du bestehende Schnittstellen etc.. beschreiben.
Was die Form angeht, sollte es in Deinem Betrieb eigentlich entsprechende Vorlagen geben. Einfach mal Ausbilder, Kollegen etc. fragen.
Gruß Pandora