sYo

Danke für dein Feedback ich werde versuchen, das mit einzuarbeiten und ein Update zu geben.

Hallo liebe Community, ich mache zurzeit mein Praktikum während meine Umschulung zum FISI und war hier ein wenig unterwegs um Inspiration zu finden. Meine Abschlussprüfung 2 ist im Winter 2026 und habe schonmal provisorisch einen Antrag fertig gemacht. Für euer Feedback wäre ich sehr dankbar! Mfg sYo 1 Thema der Projektarbeit Projekt KITA – Konzeption eines IT-Antragsworkflows Analyse, Konzeption und Implementierung eines digitalen Workflows zur strukturierten Erfassung, Freigabe und Nachverfolgung interner IT-Anträge. 2 geplanter Bearbeitungszeitraum Beginn:09.11.2026 Ende:27.11.2026 3 Ausgangssituation Das Projekt wird in der IT-Abteilung der Firma XXX durchgeführt. Die XXX ist im Bereich der Kindertagesbetreuung tätig und betreibt Kindertageseinrichtungen an mehreren Standorten Die zentrale Verwaltung und die IT-Abteilung unterstützen die Einrichtungen sowie die internen Fachbereiche bei organisatorischen und technischen Anforderungen. Die IT-Abteilung ist unter anderem für die Betreuung von Endgeräten, Benutzerkonten, Software, Berechtigungen sowie Planung der IT-Infrastruktur bei Neueröffnung neuer Kindertagesstätten zuständig. Das Projekt „KITA – Konzeption eines IT-Antragsworkflows“ entsteht aus dem Bedarf, interne IT-Anforderungen im Unternehmen strukturierter, transparenter und nachvollziehbarer zu bearbeiten. Derzeit werden interne IT-Anträge über unterschiedliche Kommunikationswege eingereicht- Dazu zählen beispielsweise E-Mails, persönliche Rückfragen, direkte Abstimmung mit der IT-Abteilung oder mündliche Absprachen. Dadurch werden Informationen nicht einheitlich erfasst, wodurch zusätzlicher Abstimmungsaufwand entsteht und die Bearbeitung der Anträge erschwert wird. Ein zentrales Problem besteht darin, dass der aktuelle Bearbeitungsstand eines Antrags nicht immer eindeutig nachvollziehbar ist. Rückfragen wie „Wurde der Antrag bereits genehmigt?“, „Wer ist zuständig?“, „Wurde die Hardware bereits bestellt?“ oder „Ist der Vorgang abgeschlossen?“ müssen häufig manuell geklärt werden. Dadurch entsteht zusätzlicher Aufwand für Antragsteller, Vorgesetzte und die IT-Abteilung. Zwar ist im Unternehmen bereits ein Ticketsystem vorhanden, dieses ist jedoch für die strukturierte Bearbeitung interner IT-Anträge nur eingeschränkt geeignet. In der Praxis werden bestehende Vorgänge schnell unübersichtlich, da Mitarbeiter teilweise neue Tickets erstellen, um den aktuellen Bearbeitungsstand eines bereits vorhandenen Antrags abzufragen. Dadurch entstehen doppelte Vorgänge, zusätzlicher Kommunikationsaufwand und eine erschwerte Zuordnung zusammengehöriger Informationen. Besonders bei Anträgen mit Freigabe-. oder Bestellbedarf fehlt dadurch eine klare einheitliche Prozessführung. Besonders bei Anträgen zu neuer Hardware, IT-Zubehör oder sonstigen IT-Anforderungen müssen mehrere Informationen gesammelt und dokumentiert werden. Dazu gehören unter anderem der Antragsteller, die Abteilung, die Begründung, die Freigabe, die zu bestellende Hardware, der Preis, ein möglicher Link zur Hardware, die Seriennummer sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus. Zusätzlich können antragsbezogene Anhänge erforderlich sein, die aktuell nicht immer einheitlich abgelegt oder eindeutig einem Vorgang zugeordnet werden. Durch die bisherige Vorgehensweise besteht das Risiko, dass Informationen unvollständig vorliegen, Genehmigungen nicht einheitlich dokumentiert werden oder Vorgänge in persönlichen Postfächern beziehungsweise einzelnen Kommunikationsverläufen untergehen. Bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter kann dies zu Verzögerungen führen, da Informationen nicht zentral verfügbar sind. Zudem fehlt eine zentrale Übersicht über offene, genehmigte, bestellte oder abgeschlossene IT-Anträge. Eine strukturierte Auswertung, zum Beispiel nach Status, Antragstyp oder Bearbeitungsstand, ist dadurch nur eingeschränkt möglich. Aus diesen Gründen besteht Handlungsbedarf, den bisherigen IT-Antragsprozess zu überprüfen und eine einheitliche Vorgehensweise für die zukünftige Bearbeitung interner IT-Anforderungen zu entwickeln. 4 Projektziel Ziel des Projekts ist die Analyse, Konzeption und Implementierung eines digitalen Workflows zur Bearbeitung interner IT-Anträge. Der neue Prozess soll IT-Anträge strukturiert erfassen und die Bearbeitung für die IT-Abteilung nachvollziehbarer machen. Jeder Antrag soll eindeutig zugeordnet werden und über einen definierten Status verfolgt werden können. Dadurch sollen manuelle Rückfragen reduziert, Zuständigkeiten klarer dargestellt und Freigaben besser dokumentiert werden. Die geplante Lösung soll interne IT-Anträge strukturiert digital erfassen und jedem Vorgang eine eindeutige Zuordnung ermöglichen. Dadurch sollen relevante Informationen zentral dokumentiert und über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg nachvollziehbar bleiben. Dazu gehören neben den allgemeinen Antragsdaten auch Angaben zu beantragter Hardware, Preisen, Bezugsquellen, Seriennummern sowie antragsbezogenen Dateien und Nachweisen. Durch die Standardisierung des Prozesses sollen manuelle Bearbeitungsschritte und Rückfragen reduziert werden. Gleichzeitig wird die Nachvollziehbarkeit für die IT-Abteilung, die Antragsteller und beteiligte Fachbereiche verbessert. Im Projekt werden zunächst der IST-Zustand und die fachlichen Anforderungen aufgenommen. Danach wird ein Soll-Konzept mit Prozessablauf, Rollen, Datenstruktur, Statusmodell und Berechtigungskonzept erstellt. Anschließend werden mögliche technische Lösungswege verglichen und anhand definierter Kriterien bewertet. Zu diesen Kriterien gehören Kosten, Umsetzungsaufwand, Wartbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Erweiterbarkeit, Berechtigungen und Integration in die bestehende IT-Umgebung. Nach Auswahl der geeigneten Lösungen erfolgt die technische Umsetzung des Workflows. Abschließend werden Funktionstest durchgeführt, die Ergebnisse dokumentiert und die Lösung an die IT-Abteilung übergeben. Das Projekt soll nicht nur eine technische Lösung bereitstellen, sondern vor allem den internen IT-Antragsprozess standardisieren und nachhaltig verbessern. 5 Zeitplanung mit Projektphasen Projektplanungsphase: 10 Stunden · Ist-Analyse des aktuellen IT-Antragsprozesses: 2 Std. · Aufnahme der fachlichen und technischen Anforderungen: 2 Std · Erstellung eines Soll-Konzepts mit Prozessablauf, Rollen, Datenstruktur und Statusmodell: 2 Std · Recherche geeigneter Lösungsalternativen: 2 Std. · Bewertung der Alternativen nach Kosten, Aufwand, Wartbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Erweiterbarkeit: 2 Std. Realisierungsphase: 20 Stunden · Erstellung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzeptes: 1 Std. · Entscheidung für die Zieltechnologie und Begründung der Auswahl: 1 Std. · Einrichtung der benötigten Grundstruktur für Antragserfassung und Antragsverwaltung: 4 Std. · Umsetzung der Datenstruktur für Antragsinformationen, Statuswerte und Zusatzinformationen: 2 Std. · Implementierung des digitalen Workflows für Antragserfassung, Verarbeitung und Statusänderungen: 4 Std. · Umsetzung der Freigabe- bzw. Genehmigungslogik: 2 Std. · Einrichtung einer strukturierten Ablage für antragsbezogene Dateien und Nachweise: 1 Std. · Konfiguration von Benachrichtigungen und Bearbeitungsinformationen: 1 Std. · Erstellung von Testfällen für typische Antragsszenarien: 1Std. · Prüfung von Berechtigungen, Statusänderungen und Dokumentation: 1 Std. · Fehleranalyse und Nachbesserung: 2 Std. Abschluss- und Dokumentationsphase: 10 Stunden · Erstellung der Projektdokumentation: 9 Std. · Projektübergabe an die IT-Abteilung: 1 Std. 6 Anlagen · Darstellung des bisherigen Antragsprozesses · Darstellung des gezielten Antragsprozesses · Entscheidungsmatrix der Lösungsalternativen · Übersicht der benötigten Datenfelder · Berechtigungskonzept · Screenshots der umgesetzten Lösung 7 Präsentationsmittel Beamer, Präsentationsdatei, Laptop, Pointer