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Hallo, als Projekt werde ich ein Dokumenten-Management-System bei einem Kunden integrieren. Schaut doch bitte mal über meinen Projektantrag drüber 1 Thema der Projektarbeit Integration eines Dokumenten-Management-System 2 Geplanter Bearbeitungszeitraum 15.02.2016 15.05.2016 3 Projektbeschreibung Der Auftraggeber für dieses Projekt ist ein mittelständiges Unternehmen, das aktuell seine Dokumente auf einem File-Server ablegt. Dieses Vorgehen möchte das Unternehmen mit Hilfe eines Dokumenten -Management-Systems (DMS) mittelfristig optimieren. Aktuell fehlt dem Auftraggeber eine Suche seiner Dokumente um somit schneller arbeiten und seine Dokumente schneller auffinden zu können. Die aktuelle Suche erfolgt über das Dateisystem in dem man nur nach einem Namen der entsprechenden Datei suchen kann. Die Dokumente werden auf dem File-Server mit Unterordnern kategorisiert. Diese Kategorisierung erfolgt in Abhängigkeit der Arbeitsweiser der Endbenutzer. Des Weiteren gibt es Probleme bei einer gleichzeitigen Nutzung von Dokumente, da immer nur ein Benutzer auf das Dokument zugreifen kann. Änderungen von Dokumenten können nicht nachvollzogen werden. Die Benutzer arbeiten ausschließlich lokal auf ihren Endgeräten und sind mit einem angebunden Netzlaufwerk mit den Dokumenten verbunden. Durch die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems sollen die gesuchten Dateien, mit Hilfe einer Volltextindexierung durch Schlagwörter innerhalb des Dokuments gesucht werden. Ein weiterer Vorteil liegt in der Integration der Schnittstellen, durch diese das Dokument bearbeitet werden kann. Zu diesen Schnittstellen gehören zum einen die Integration der Microsoft Office Produkte und zum anderen die Anbindung von Mobile Device Geräten. Mit Hilfe dieser Schnittstellen können die Dokumente variabel bearbeitet, erstellt und geöffnet werden. Um Änderungen innerhalb eines Dokuments nachvollziehen zu können, wird durch das System ein kompletter Dokumenten Lebenszyklus bereitgestellt. Dieser geschieht mit Hilfe der Versionierung der Dokumente. Ein weiterer Optimierungspunkt liegt in der Klassifikation der Dokumente. Hier werden Klassen erstellt die als verschiedene Kategorien benutzt werden, um Dokumente sinnvoll abzulegen. Meine Tätigkeiten in diesem Projekt wird eine Anfertigung einer Kosten-Nutzen-Analyse von mehreren Produktmöglichkeiten, um die von mir als passend empfundene Software beim Kunden begründet empfehlen zu können. Des Weiteren werde ich das ausgewählte Dokumenten-Management-System dem Auftraggeber installieren und konfigurieren. 4 Projektumfeld Das Projekt wird im eigenen Unternehmen in der firmeneigenen Geschäftsstelle durchgeführt. Es handelt sich um ein mittelständiges deutsches Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern und 14 Standorten in Deutschland. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen in der Informationstechnologie für Hardware, Software und Consulting. Des Weiteren hat das Unternehmen eine gute Partnerschaft unteranderem mit den größten Herstellern wie z.B. Microsoft, IBM, EMC und Cisco. 5 Projektphasen mit Zeitplanung Phasenbeschreibung Dauer in h 1 Planungsphase 8h - Anforderungsgespräch 1h - IST-Analyse 1h - Kosten-Nutzen Analyse 1h - Evaluation der Software 3h - Begründung der Entscheidung 1h - SOLL-Konzept 1h 2 Durchführungsphase 15h - Installation & Konfiguration der Server 2h - Installation & Konfiguration des Datenbank-Managemant-System 1h - Installation & Konfiguration des Application-Servers 2h - Deployment der DMS Software auf dem Application-Server 2h - Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems 5h - Umfangreicher Funktionstest 3h 3 Projektabschluss 12h - Vergleich SOLL- und IST-Zustand mit eigenem Fazit 1h - Abnahme 1h - Einweisung der Mitarbeiter 2h - Anfertigung der Dokumentation 7h - Fazit 1h Gesamtzeit 35h 6 Dokumentation zur Projektarbeit Die Dokumentation erfolgt schriftlich und enthält im Anhang Bilder mit den wichtigen Einstellungen während den Installationen und Konfigurationen. Im Folgenden beschreibe ich eine grobe Gliederung der Dokumentation. Erst nach der kompletten Durchführung wird diese komplett sein. Änderungen können nach der Durchführung auftreten. Gliederung: 1. Einleitung 1.1 Projektumfeld 1.2 Projektbeschreibung 1.3 Projektziel 2. Planungsphase 2.1 Anforderungsgespräch 2.2 IST-Analyse 2.3 Kosten-Nutzen-Analyse 2.4 Bewertung der Software 2.5 Begründung der Entscheidung 2.6 SOLL-Konzept 3. Durchführungsphase 3.1 Installation & Konfiguration der Server 3.2 Installation & Konfiguration des Datenbank-Management-Systems 3.3 Installation & Konfiguration des Application-Servers 3.4 Deployment der DMS Software auf dem Application-Server 3.5 Einrichtung & Kundenanpassungen des Dokumenten-Management-Systems 3.6 Umfangreiche Funktionstests der Systeme 4. Projektabschluss 4.1 Vergleich des SOLL- und IST-Zustand 4.2 Fazit 4.3 Abnahme der Systeme 4.4 Einweisung der Mitarbeiter Im Anhang der Dokumentation werden Abnahmeprotokolle, Testprotokolle und eine umfangreiche Installationsdokumentation beifügen.