Projektantrag - FISI

[golem01]

Hallo,

ich wüsste gerne ob untenstehendes Thema für ein Abschlussprojekt geeignet wäre. Eine zeitliche Erfassung der einzelnen Schritte ist noch nicht vorhanden.

Projektbezeichnung

Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems für einen vereinfachten Zugriff auf gemeinsam genutzte Dokumente und Informationen innerhalb der Abteilungen

Projektbeschreibung

Die Firma XY benutzt zur Bereitstellung der gemeinsam genutzten Dokumente und Informationen momentan die interne Mailstruktur (E-Mail und Öffentliche Ordner von Microsoft Exchange), sowie die zur Verfügung stehenden Netzlaufwerke. Innerhalb der IT-Abteilung wird noch ein Sharepoint 2003 Server von Microsoft eingesetzt. Aufgrund der fehlerhaften Suchfunktion des Sharepointserver ist ein schnelles Auffinden der benötigten Dokumente / Informationen nicht gegeben.

Durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems soll ein einheitliches Portal entstehen, welches von jeder Abteilung für die Bereitstellung der benötigten Dokumente genutzt werden kann. Anforderungen an die Software sind eine Versionsverwaltung um Änderungen zu dokumentieren, sowie die evtl. spätere Erweiterbarkeit durch Workflows um bestimmte Abläufe zu dokumentieren und zu begleiten.

Ziel des Projektes ist die Planung, Installation und Konfiguration eines Dokumentenmanagementsystems. Erwartet wird dadurch ein schnellerer Zugriff auf die benötigten Informationen.

Das Projekt wird innerhalb der Firma XY durchgeführt. Es wird komplett innerhalb der IT Abteilung umgesetzt und dort auch getestet. Eine spätere Ausweitung auf andere Abteilung ist geplant, jedoch nicht Teil des Projekts.

[Chief Wiggum]

Bei der Zeitplanung bedenkst du aber, dass du nicht 35 Wochen, sondern nur 35 Stunden zur Verfügung hast?

Kurz: ich halte die komplette Einführung eines DMS inclusive sauberer Evaluation und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nicht in 35 Stunden stemmbar.

[golem01]

Ok....ich dachte mir eher das würde evtl. zu wenig sein. Vielleicht habe ich aber auch den falschen Ansatz gewählt.

Prinzipiell geht es mir mehr um eine Wissensdatenbank für die Abteilungen.

Wäre deiner Meinung nach das Thema komplett falsch oder mit Abstrichen realisierbar?

[volker81]

Ein Thema kann nicht "falsch" sein. Nur das was du vor hast, ist nicht in 35 Stunden realisierbar. Geht nicht. Klappt nicht.

[golem01]

Wenn eine Thema nicht "falsch" sein kann, dann dürfte es ja auch nicht abgelehnt werden. ;-) Aber das Problem hab ich ja momentan (noch) nicht.

Allgemeine Frage. Könnte man das Projekt entschärfen indem man ein verändertes Ziel bzw. vereinfachte Aufgabenstellung angibt und somit nicht zu sehr in die Tiefen eines DMS geht? Oder wäre das schon wieder zu einfach?

Für eine Anregung wäre ich sehr dankbar. Mache mir zwar zusätzlich Gedanken über ein anderes Projektthema, aber ich würde gern schon dieses Thema in einer Form behalten.

[Chief Wiggum]

DMS ist DMS und bleibt DMS. Das ist nicht nur für die IT-Struktur, sondern für das gesamte Arbeitsumfeld und die gesamte Arbeitsweise in der Firma eine extreme Umstellung.

Ich bin der Meinung: das Thema kann man nicht abspecken. Es ist und bleibt zu gross für ein FISI-Projekt.

[golem01]

Heute ein Gespräch mit meinem Lehrer gehabt. Seiner Aussage nach, wäre ein herunterbrechen des Themas möglich. Will mich aber darauf nicht festlegen.

Ich habe mir einen anderen Ansatz für das Problem ausgewählt und hoffe es ist nicht wieder zu umfangreich. Ich vermute es aber...

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Projektbezeichnung: Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb von Projekten mithilfe einer webbasierten Plattform

Ist-Zustand: Innerhalb von Projektteams werden die vorhandenen Netzwerkfreigaben, sowie die zur Verfügung stehende Microsoft Exchange Umgebung (Email, öffentliche Ordner) zum Austausch von Informationen und Dokumenten benutzt. Durch die teilweise enorme Anzahl an Dokumenten / Informationen ist eine schnelle Zuordnung zu einem Projekt nicht immer gegeben. Geänderte Dokumente sind zudem nicht immer sofort für alle Beteiligten zugänglich und einsehbar.

Soll-Zustand: Mithilfe eines webbasierten Portals, soll die Zusammenarbeit und der zeitnahe Austausch von Dokumenten / Informationen vereinfacht werden. Zusätzlich soll die Möglichkeit bestehen, bei Bedarf eine Wissensdatenbank für die einzelnen Abteilungen aufzubauen. Eine Anbindung an Active Directory soll gegeben sein, sowie eine Integration in die Microsoft Office Programme.

Projektumfeld: Das Projekt wird komplett innerhalb der xyr GmbH umgesetzt. Das Testumfeld beschränkt sich auf die interne IT-Abteilung. Nach Abschluss der Testphase wird das System den anderen Abteilungen zur Verfügung gestellt. Dies ist kein Bestandteil des Projektes.

Erwartete Ergebnisse: Schnellerer Zugriff auf benötigte Dokumente / Informationen innerhalb von Projektgruppen. Bessere Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Anwendungen. Vereinfachen der täglichen Arbeiten und ein reduzierter Arbeitsaufwand.

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Dann hätte ich noch eine andere Frage. Ich habe leider keinen Musterantrag von meiner IHK, aber bei der Projektbeschreibung steht folgendes: Ist-/Sollzustand, Inhalte und erwartete Ergebnisse. Bis auf Inhalte ist alles klar. Ich vermute dort sollen Dinge rein wie Evaluierung der Lösung, Installation der Software, usw. Liege ich damit richtig?

Bearbeitet 27. Januar 2009 von golem01

[volker81]

Erwartete Ergebnisse: Schnellerer Zugriff auf benötigte Dokumente / Informationen innerhalb von Projektgruppen. Bessere Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Anwendungen. Vereinfachen der täglichen Arbeiten und ein reduzierter Arbeitsaufwand.

Soweit gut. Sinn und nutzen sind hier ersichtlich.

Ich vermute dort sollen Dinge rein wie Evaluierung der Lösung, Installation der Software, usw. Liege ich damit richtig?

korrekt

[golem01]

Jetzt auch noch der evtl. Zeitplan.

1.) Analyse (2 Stunden)

- Ist-Analyse (1 Stunde)

- Soll-Konzept (1 Stunden)

2.) Projektplanung (Evaluierungsphase) (8,5 Stunden)

- Recherche über geeignete Software (3 Stunden)

- Kosten-Nutzen-Analyse (3 Stunden)

- Auswahl der Software und des Betriebssystems (1,5 Stunden)

- Auswahl der Hardware (1 Stunden)

3.) Projektdurchführung (13,5 Stunden)

- Installation der benötigten Hardware (0,5 Stunden)

- Installation des gewählten Betriebssystem (1 Stunde)

- Installation/Konfiguration der gewählten Software (12 Stunden)

4.) Übergabe (2 Stunden)

- Erstellung einer kurzen Schulungsunterlage (1 Stunde)

- Produktvorstellung (1 Stunde)

5.) Dokumentation (9 Stunden)

- Dokumentation des Projekts (9 Stunden)

[Chief Wiggum]

Der 12-Stunden-Block Installation ist mir noch zu gross, den vielleicht noch in Einzelschritte unterteilen. Ansonsten sollte das aber passen.

[golem01]

Kann ich den auch unterteilen ohne groß die Stundenanzahl hinter jeden Punkt zu schreiben?

Weil rein theoretisch weiß ich ja nicht was ich groß alles machen muss. Die unterschiedlichen Softwares könnten ja unterschiedliche Schritte verlangen.

Werde es später dann vervollständigen und nochmals zur Endabnahme posten.

Vielen Dank trotzdem schonmal.

[golem01]

So hier mein vorerst endgültiger Antrag:

Ist-Zustand: Innerhalb von Projektteams werden die vorhandenen Netzwerkfreigaben, sowie die zur Verfügung stehende Microsoft Exchange Umgebung (Email, öffentliche Ordner) zum Austausch von Informationen und Dokumenten benutzt. Durch die teilweise enorme Anzahl an Dokumenten / Informationen ist eine schnelle Zuordnung zu einem Projekt nicht immer gegeben. Geänderte Dokumente sind zudem nicht immer zeitnah für alle Beteiligten zugänglich und einsehbar.

Soll-Zustand: Mithilfe eines webbasierten Portals, soll die Zusammenarbeit und der zeitnahe Austausch von Dokumenten / Informationen vereinfacht werden. Zusätzlich soll die Möglichkeit bestehen, bei Bedarf eine Wissensdatenbank für die einzelnen Abteilungen aufzubauen. Eine Anbindung an Active Directory soll gegeben sein, sowie eine Anbindung an die Microsoft Office Programme.

Projektumfeld: Das Projekt wird komplett innerhalb der XY GmbH umgesetzt. Das Testumfeld beschränkt sich auf die interne IT-Abteilung. Nach Abschluss der Testphase wird das System den anderen Abteilungen zur Verfügung gestellt. Dies ist kein Bestandteil des Projektes.

Im Rahmen des Projekts werden folgende Inhalte behandelt: Ein Ist-/Sollzustand wird ermittelt. Aufgrund der gegebenen Anforderungen sowie der ermittelten Ergebnisse, wird die passende Softwarelösung evaluiert. Die entsprechende Hardware wird falls nötig beschafft, ansonsten wird die Software auf einem vorhandenen Server installiert und anschließend konfiguriert. Dazu gehört unter anderem die Konfiguration des Webservers, erstellen der Datenbank und die Vergabe der Rechte innerhalb des Webportals. Abschließend müssen evtl. noch Einstellungen an den Clients vorgenommen werden.

Erwartete Ergebnisse: Schnellerer Zugriff auf benötigte Dokumente / Informationen innerhalb von Projektgruppen. Bessere Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Anwendungen. Vereinfachen der täglichen Arbeiten und ein reduzierter Arbeitsaufwand.

Zeitplan:

1.) Analyse (2 Stunden)

- Ist-Analyse (1 Stunde)

- Soll-Konzept (1 Stunden)

2.) Projektplanung (Evaluierungsphase) (8,5 Stunden)

- Recherche über geeignete Software (3 Stunden)

- Kosten-Nutzen-Analyse (3 Stunden)

- Auswahl der Software und des Betriebssystems (1,5 Stunden)

- Auswahl der Hardware (1 Stunden)

3.) Projektdurchführung (13,5 Stunden)

- Installation der benötigten Hardware (0,5 Stunden)

- Installation des gewählten Betriebssystem (1 Stunde)

- Installation / Konfiguration der gewählten Software (10 Stunden)

- Installation der Software

- Konfiguration Webservers

- Erstellung einer Datenbank

- Rechtevergabe

- Testen der installierten Lösung (2 Stunden)

4.) Übergabe (2 Stunden)

- Erstellung einer kurzen Schulungsunterlage (1 Stunde)

- Produktvorstellung (1 Stunde)

5.) Dokumentation (9 Stunden)

- Dokumentation des Projekts (9 Stunden)