HILFE: Keine Kostenrechnung, was nun?

[NoCat]

Hey,

glaube ich hab ein "kleines" Problem. In meinem Betrieb wurde mir gesagt, dass eine Kostenaufstellung nur nötig ist, wenn diese auch in dem Projektantrag erwähnt wird. Da mein Projekt jedoch firmenintern ist, fallen nicht solche große Kosten an und vorallem wird der Betrieb mit dem Projekt kein Gewinn erwirtschaften können.. Daher hab ich mich entschlossen auch beim Antrag nicht davon zu schreiben. Antrag ging so durch und die Doku hab ich auch ohne Kostenanalyse abgesendet. Jetzt habe ich mir gerade meinen Antrag nochmal angeschaut und gesehen, dass ich zum Schluss bei der Zeitplanung von "Zeit- und Kostenplanung" spreche :upps. Ich habe es sonst aber nicht erwähne... Auch in der Doku nicht.

Was nun? Hab ichs durch die Formulierung im Antrag verbockt? Wie geh ich damit am Besten in der mündlichen Prüfung um? Soll ich eine Kostenplanung in meiner Präsentation mit einfließen lassen?

[Pixie]

Hast Du denn in der Doku den Soll-Ist-Vergleich von Zeitplanung und der tatsächlichen Zeitaufwände? Da hätte dann ja irgendwo die Kostenrechnung im Soll auftauchen müssen.

Eine andere Möglichkeit (keine Ahnung, wie das ankommt) wäre, Deine Aufwände abzurechnen, also Deine Zeiten aufzustellen, die Zeiten, die z.B. andere in Besprechungen mit am Projekt beteiligt waren und die entsprechenden Stundensätze anzurechnen.

Um mal Ulis Prüfungspage zu zitieren:

Oft wird der betriebswirtschaftliche Rahmen ignoriert. Standardfrage: "Wieviel hat Ihr Projekt gekostet?" Standardantwort: "Nichts, die Hard- und Software war schon vorhanden und mein Arbeitslohn muss ja sowieso gezahlt werden." Standardreaktion: Daumen nach unten! (Überlegen Sie selbst, warum.)

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[NoCat]

Also Zeitaufwand hab ich aufgelistet. Und durch Copy/Paste steht auch in der Doku zum Schluss in einer Zeile "Zeit- Kosten Rechnung = 1 Stunde". Ansonsten erwähne ich die Kosten jedoch gar nicht.

Ziemlich doofe Sitaution in die ich mich da selber gebracht habe...

Würdest ihr mir den Empfehlen, das Thema wirklich zu ignorieren, in der Hoffnung dass das doch nicht so tragisch ist, und dann bei einer Frage der PA dann eine passende Antwort zu liefern.

Oder soll ich offensiv mit dem Versäumnis umgehen und das einfach in die Präsi mit einfließen lassen?

[Pixie]

Schwierig. Ich würde nicht davon ausgehen, dass es nicht auffällt.

Wir haben einen Bewertungsbogen von unserer IHK, wo die Bewertungskriterien samt GEwichtung aufgeführt sind. Da heißt es unter Vorgaben/Einflussfaktoren: "wirtschaftlich, technisch, organisatorisch, zeitlich".

Wie hättest Du denn die Kostenrechnung in Deiner Präse untergebracht, wenn Du sie in der Doku nicht ausgelassen hättest?

Wenn Du also z.B. Dein Projekt schilderst... Zielstellung, Lösungsmöglichkeiten, Entscheidungen, Umsetzung, Probleme, Kostenrechnung, Fazit... Vielleicht kommen dann noch speziell Fragen um nachzuhaken. Weiß ich nicht, Vielleicht kann jemand anders mehr dazu sagen.

Was sagt denn Dein Ausbilder dazu? und warum hat er Dir nicht nach de Probelesen gesagt, dass etwas fehlt?

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[NoCat]

Meine Präsentation habe ich so gegliedert: Projektumgebung, Problemstellung, Planungsphase, Umsetzung, Zeitkontrolle und Fazit.

Bei dem Punkt "Zeitkontrolle" könnte ich theoretisch kurz darauf eingehen, was die Hardware gekostet hat und was meinen Stundenlohn entsprechend dazu gerechnet. Gewinn wird mit dem Projekt nicht wirklich erwirtschaftet. Deshalb wollte ich die Kosten-Nutzen-Rechnung etc. ja auch vollkommen außen vor lassen! Ich dachte, dass es sich dann eh nicht lohnt.

Weshalb mein Ausbilder mich nicht drauf hingewiesen hab, weiß ich leider nicht

Ist eine Kostenrechnung denn wirklich ein "MUSS"?

[Chief Wiggum]

Jedes Projekt hat einen wirtschaftlichen Hintergrund, kein Projekt wird durchgeführt, um Ressourcen zu verbraten (Arbeitszeit, Technik, Geld).

Welche Prozesse werden mit deinem Projekt verbessert? Jede Verbesserung eines Prozesses lässt sich geldwert fassen.

[NoCat]

@Chief Wiggum: Ja das stimmt schon. Ich automatisiere einen Vorgang für den vorher max. 5 Minunten am Tag verbraucht worden sind. Ok die 100 Minunten werden im Monat eingespart. Aber die Kosten um das Projekt zu realisieren sind viel viel viel höher.

Wie auch immer, was würdest du mir denn empfehlen? Soll ich das dann jetzt in der Präse miteinbinden, obwohl es nicht in der Doku steht?

[Chief Wiggum]

Wenn du das (Kosten des Projektes ein Vielfaches der potentiellen Einsparungen) in der Präsi ansprichst, dann solltest du auch sehr gute Erklärungen auf Lager haben, wieso es dann doch durchgeführt wurde (sprich Geld verbrannt wurde).

Denk auch daran, dass im Prüfungsausschuss neben einem Arbeitnehmervertreter und einem Lehrer ein Arbeitgebervertreter sitzt. Du solltest also davon ausgehen, dass mindestens einer deiner Prüfer mit Geld umgehen kann - und die entsprechenden Fragen stellen könnte.

[Pixie]

Wenn du das (Kosten des Projektes ein Vielfaches der potentiellen Einsparungen) in der Präsi ansprichst, dann solltest du auch sehr gute Erklärungen auf Lager haben, wieso es dann doch durchgeführt wurde (sprich Geld verbrannt wurde).

Und was macht man, wenn die Antwort ganz banal lautet "weil irgendein Thema für die Projektarbeit her mußte und keinem was besseres einfiel"?

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[Silence1810]

@Chief Wiggum: Ja das stimmt schon. Ich automatisiere einen Vorgang für den vorher max. 5 Minunten am Tag verbraucht worden sind. Ok die 100 Minunten werden im Monat eingespart. Aber die Kosten um das Projekt zu realisieren sind viel viel viel höher.

Wie auch immer, was würdest du mir denn empfehlen? Soll ich das dann jetzt in der Präse miteinbinden, obwohl es nicht in der Doku steht?

Man müsste jetzt mal wissen, wie viel das ganze nun gekostet hat. Irgendwann muss es sich ja rechnen!

Soll heißen, wenn du pro Monat nun fast 1,5 Stunden Arbeitszeit sparst und der Mitarbeiter mit 13 Euro pro Stunde bezahlt wird, spart man doch schonmal knapp 20 Euro pro Monat ... sind 240 Euro im Jahr! Nach 10 Jahren hat man schon 2400 Euro gespart. So viel kann dein Projekt doch nicht gekostet haben, dass es sich niemals rentieren wird ^^ ...

Edit: Auch in der Wirtschaft gilt das Sprichwort "Wer den Cent nicht ehrt, ist den Euro nicht wert" ... auch kleine Fortschritte sind Fortschritte ...

Bearbeitet 3. Juni 2011 von Silence1810

[NoCat]

Also mein Projekt ist die Automation von Lamellen. Die Lamellen sind elektronisch ansteuerbar. Die wurden schon vor 1 1/2 jahren montiert und werden seitdem über ein Bussystem MANUELL gesteuert. Die gesamte Hardware dafür wurde also nicht neu angeschafft. Die Lamellen werden zudem über einen bereits vorhandenen Server gesteuert. Also hab ich da im prinzip auch keine neuen Kosten durch mein Projekt.

Bleibt im Prinzip nur mein Gehalt und mein Testserver, worüber ich das vorher getestet habe.

Sagen wir beläuft sich auf 1200€.

Die manuelle Steuerung hat am Tag vielleicht 5- 10 min gekostet?

Und da das echt wenige Kosten sind und auch wenig ersparnis bringt, dachte ich halt, dass ich es raus lassen kann!

Würdet ihr die Kostenrechnung mitreinbringen in die Präsentation wenn ich eine solche Kostenaufstellung habe?

[Der Kleine]

Es geht um Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, also die Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen.

Kosten kann man sicher irgendwie in Euro ermitteln oder schätzen. Nutzen ist nicht immer materiell/monetär bestimmbar. Da zählen vor allem auch subjektive Faktoren, wie Sicherheit, Schutz, Backups, Automatismen (Aussetzen des Menschen als Fehler) etc.

Jedoch würde ich dringend dazu raten, diesen Punkt von alleine anzusprechen, da sonst hier erheblicher Abzug entstehen kann.

Wenn jemand von allein in der Präsi drauf kommt, dann wird das Fehlen in der Doku nicht so dramatisch bewertet, wie, als wenn es komplett fehlt. FI ist nun einmal ein kaufmännischer Beruf.

[Pixie]

Kosten kann man sicher irgendwie in Euro ermitteln oder schätzen. Nutzen ist nicht immer materiell/monetär bestimmbar. Da zählen vor allem auch subjektive Faktoren, wie Sicherheit, Schutz, Backups, Automatismen (Aussetzen des Menschen als Fehler) etc.

Da gabs doch mal vor ein paar Jahren die Mastercard-Werbespots...

xy - 3 Euro

yz - 10 Euro

xyz - unbezahlbar.

Vielleicht kann man das in der Richtung aufbauen. Vorrechnen, wie der finanzielle Nichtnutzen ist und danch darstellen, weswegen der nichtfinanzielle Nutzen das ganze eben doch rechtfertigt.

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[gimbo]

Die Lamellen werden zudem über einen bereits vorhandenen Server gesteuert. Also hab ich da im prinzip auch keine neuen Kosten durch mein Projekt.

Bleibt im Prinzip nur mein Gehalt und mein Testserver, worüber ich das vorher getestet habe.

Sagen wir beläuft sich auf 1200€.

Kalk. Abschreibungen? Kalk. Miete? Strom? Wasser? Verwaltungszuschläge? Andere Mitarbeiter, die in der Zeit beansprucht wurden? Andere verbrauchte oder angeschaffte Ressourcen?

Was macht das System denn nun? Was ist der Vorteil? Fällt der Server aus, wenn man das vergisst oder brennt die Firma ab oder was passiert dann? In dem Fall würde ich mit Risikoeintrittswahrscheinlichkeiten und Fehlerkosten sowie Fehlerfolgekosten rechnen. Das kann man auch mit unterschiedlichen Szenarien machen (optimistisches, pessimistisches, realistisches Szenario).

Naja, jedenfalls sollte der Nutzen schon in irgendeiner Form quantifiziert werden. Ein Entscheider muss irgendetwas in der Hand haben und da ist es schon interessant ob das Projekt nun 1.000 Euro, 10.000 Euro oder 100.000 Euro im Jahr spart.

Das Problem eine Kosteneinsparung vorzurechnen hat man immer bei sicherheitsrelevanten Systemen. Die Einführung eines Backup-Systems oder die Installation einer Alarmanlage haben auch keine unmittelbaren Kosteneinsparung zur Folge. Erst wenn Risiken tatsächlich eintreten wird der Schaden begrenzt und das lässt sich wiederum abschätzen. In einem Szenario mit geringer Risikoeintrittswahrscheinlichkeit und einem geringen zu erwartenden Schaden kann es aber natürlich auch sein, dass sich die Einführung niemals rechnen wird - das ist genauso wie eine Versicherung.

Ich würde mich jedenfalls nicht damit begnügen nur von einem abstrakten Nutzen zu berichten. Man muss zumindest eine Dimension über den Nutzen haben.