Projektantrag - automatisierte Verwaltung von besitzerlosen Postfächern

[Lyro]

Hi Leute,

hier ist die erste Version von meinem Antrag. Bitte kräftig auseinandernehmen!

Es geht hier nicht um die Einführung einer Software, sondern um die Problemlösung an sich.

Wie löse ich wohl am besten den kaufmännischen Teil? Thema Datenschutz anzusprechen wäre hier kein Problem

Geht die Zeitplanung wohl so auf?

1. Thema der Projektarbeit

Möglichst automatisierte Verwaltung von besitzerlosen Postfächern in einer Zarafa-Umgebung.

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum

02.03.2015 – 23.03.2015

3. Projektbeschreibung

Sobald ein Mitarbeiter der Firma (MUSTER GmbH) ausscheidet, wird das E-Mail Postfach des jeweiligen Mitarbeiters besitzerlos. Diese Postfächer beinhalten öfters geschäftsrelevante Mails, welche der Vorgesetzte oder der Nachfolger des ausgeschiedenen Mitarbeiters benötigen.

Momentan gibt es keinen geregelten Workflow zur Bearbeitung dieser Fälle. Bisher wurden die besitzerlosen Postfächer lediglich mithilfe einer Monitoring-Software angezeigt. Jegliche weitere Bearbeitung musste manuell von einem Systemadministrator durchgeführt werden.

Die Aufgabe des Auszubildenden ist es, einen Workflow zu erstellen und sich eine Problemlösung einfallen zu lassen, die den Administratoren möglichst viel Arbeit abnimmt. Falls es möglich sein sollte, wäre eine vollständige Automatisierung ideal.

4. Projektumfeld

Die Firma (MUSTER GmbH) ist als Direktanbieter bundesweiter Marktführer im Bereich der (wäre dann ja zu einfach zum googlen^^). Das Unternehmen beschäftigt momentan beinahe 3000 Mitarbeiter in über 160 Niederlassungen und 4 Werken.

Folgende Systeme liegen vor:

Als Mailhost wird Zarafa genutzt. Zarafa ist eine auf Linux basierende Alternative gegenüber Exchange. Es wird die kommerzielle Enterprise-Edition und nicht die open source (AGPL) Variante verwendet.

Die Monitoring-Software „(SOFTWARE)“ ist in diesem Unternehmen die optimale Möglichkeit, um den Administrator auf Probleme aufmerksam zu machen.

Falls für das Projekt eine Datenbank benötigt wird, kann über SQL eine Datenbank aufgebaut werden.

Das „FIRMA-Wiki“ ist eine firmeneigene Enzyklopädie für interne Vorgehensweisen und Systeme.

Im Firmennetz befinden sich 173 zu beachtende Server. Acht Server befinden sich in der Firmenzentrale in (STADT). Die restlichen 165 Server stehen in den jeweiligen Niederlassungen und Werken und dienen dort als Mailhost für die dort arbeitenden Mitarbeiter.

5. Projektphasen

Projektplanung – 8,5h

Auswertung des Ist-Zustandes – 1,5h

Erarbeitung des Soll-Zustandes – 3h

Besonderer Hinblick auf den Grad der Automatisierung

Erarbeitung der verschiedenen Lösungswege – 3h

Kosten- Nutzen- Analyse – 1h

Projektdurchführung – 13,5h

Skripts und Datenbankstruktur für die Verwaltung erstellen – 8,5h

Erstellung eines „(SOFTWARE)“-Skript zur Überwachung – 3h

Tests durch den Auszubildenden – 2h

Projektabschluss – 13h

Tests durch die Administration – 2h

Erstellung einer Dokumentation für die Administratoren im FIRMA-Wiki – 1h

Schulung der Administratoren – 1h

Erstellung der Dokumentation – 8,5h

Übergabe an die EDV – 0,5h

Gesamte Projektzeit: 35h

[robotto7831a]

Mit SQL wird keine Datenbank aufgebaut. Du verwendest höchstens DDL und DML Befehle.

Und was genau soll dein Skript am Ende machen?

[Lyro]

Danke für das Feedback erstmal.

Das mit dem SQL ist wirklich doof formuliert. Hast recht.^^

Was genau das Skript am Ende macht soll sich erst während der Planungsphase des Projekts ergeben. Es steht nämlich noch nicht fest wie genau vorgegangen wird.

Es soll aber grob so aussehen, dass automatisch E-Mails an den Vorgesetzten geschrieben werden sollen und dieser kann dann darauf antworten. Die Antwort muss dann einer der vorgegebenen Standard-Texte sein. Die empfangene Mail geht in einen Admin-User, welcher bereits für ähnliche Zwecke existiert. Die Mail wird vom Skript empfangen, analysiert und entsprechend darauf reagiert (dem Vorgesetzten Zugriff geben oder halt löschen)

Ich hoffe ich habe mich verständlich ausgedrückt.^^

[robotto7831a]

Wenn jemand ausgetreten ist, dann bekommt die IT Abteilung doch irgendwann von irgendjemand den Auftrag aufzuräumen.

Warum wird in dem Lösch-Workflow das nicht geregelt anstatt hinterher den Vorgesetzten nachzulaufen was denn mit dem E-Mail Konto passieren soll?

[Lyro]

Wenn jemand ausgetreten ist, dann bekommt die IT Abteilung doch irgendwann von irgendjemand den Auftrag aufzuräumen.

Warum wird in dem Lösch-Workflow das nicht geregelt anstatt hinterher den Vorgesetzten nachzulaufen was denn mit dem E-Mail Konto passieren soll?

Auch dir vielen Dank fürs Feedback

Das mit dem Löschen funktioniert bei uns etwas anders...^^

Wir möchten nicht irgendwann von irgendwem den Auftrag bekommen. Es scheiden mehr als nur ein oder zwei Kollegen im Monat aus. Wenn dann auch nur ein Niederlassungsleiter(NLL) dann nicht den Auftrag zum Aufräumen aufgibt bleibt alles auf den Servern liegen...

Deswegen gehen wir aktiv auf die Kollegen zu.

Ich informier mich mal über den restlichen Lösch-Workflow. Dieser wird allerdings nicht von der IT durchgeführt, sondern von der Organisation. Und die Kollegen dort haben auch keinerlei Zugriff auf die Mail-Server.

[robotto7831a]

Aber Ihr bekommt ja irgendwann mit, dass dort ein herrenloses Postfach existiert.

Also sollte das, egal wer den Löschprozess startet, mit zum Aufräumprozess gehören.

[Lyro]

Ja wir bekommen das per Monitoring-Tool mit.

Ich habe mal recherchiert was alles gemacht wird, sobald jemand ausscheidet.

Es gibt im Grunde keinen Aufräumprozess. Es geschieht alles vollautomatisiert es muss lediglich der Mitarbeiter auf "ausgeschieden" gesetzt werden... Nur halt keine Automatik auf den Mailservern.

[robotto7831a]

Und was passiert, wenn ein Mitarbeiter auf ausgeschieden gesetzt wird?

[Lyro]

Er wird in der firmeneigenen Software aus ausgeschieden gesetzt. Dadurch verliert er seinen Eintrag im LDAP und kann dadurch dann effektiv nichts mehr im Unternehmen machen.

Also man kann sich mit seinem Account nicht mehr in der Domäne anmelden, er kann nicht mehr einstempeln, ...

Mir fällt gerade ein, dass automatisch eine 6-monatige Mailumleitung eingerichtet wird. Vielleicht könnte ich mich ja da mit dranhängen...

Danke, dass du so akribisch nachgefragt hast