Version 1 - erstellen DMS in SharePoint (Weis aber nicht wegen des Umfangs und ob es in 35h machbar wäre)

Projektbezeichnung:
vorhandenes Xerox DMS soll auf SharePoint DMS umgestellt werden

Kurze Projektbeschreibung:
Das DMS ist für die Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente in der Firma verantwortlich. Das eingesetzte Xerox DMS erbringt nicht die erforderliche Leistung sowohl Hardware- als auch Softwareseitig. Was zur Folge hat das es kaum bzw. nicht richtig genutzt wird und jede Menge unterschiedlicher Versionen von den gleichen Dokumenten auf den User PCs existieren. Zudem sich auf Grund des alters der Server immer mehr Fehler bemerkbar machen. Sinn eines DMS soll eine Zentrale Dokumentenverwaltung mit immer aktuellen Dokumenten sein.

Ziel meines Projektes wird es sein den Bedarf zu ermitteln. Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem mittels SharePoint umzusetzen und dabei die Lücken zu schließen die bei dem vorhandenen System offen sind.

Ist Zustand
Xerox DMS - unübersichtlich, schlechte Suchrutine, Serverhardware alt und keine Ersatzteile mehr verfügbar.

Soll Zustand
SharePoint DMS im virtueller Server in einem Cluster - mit Volltextsuche, Angepasst auf Usersichten, für Zukunft skaliert da früher oder später das komplette Intranet der Firma über SharePoint laufen soll.

Projektumfeld:

Das Projekt wurde in Auftrag gegeben weil dem vorhandenen System aufgrund des Alters Hardwaredefekte oder gar der Komplettausfall drohen. Zudem ist es nicht sehr Nutzerfreundlich. Die nötigen Server für SharePoint und SQL nebst zugehöriger Software wurden im Vorfeld von der Firma IKS aufgesetzt und vor konfiguriert.

Projektphasen

Planung

• 2h - vorhandenes DMS analysieren (Verzeichnisstruktur, Metadaten, Versionierung etc.)
• 3h - Bedarf feststellen (im Meeting Feedback sammeln, Lücken aufzeigen lassen, was wird gewünscht) Umsetzbarkeit prüfen
• 2h - Planen der Websitesammlung, Inhaltstypen, Websitespalten, Bibliotheken und Serverfeatures
• 2h - Festlegen Genehmigungsworkflow, Layout der Site

Installation, Konfiguration und Aufbau der Site

• Serverseitig wurde alles von einer externen Firma installiert
• SharePoint Designer und SharePoint Color Palette Tool wurde auf Client installiert
• 1h - Serverfeatures nachinstallieren und Websitesammlungen erstellen und konfigurieren
• 2h - Unterwebsites für Dokumentencenter, Navigationsseiten, Inhaltstypen und Websitespalten erstellen
• 3h - Bibliotheken erstellen, konfigurieren, Inhaltstypen hinterlegen und Ansichten erstellen
• 2h - Terminoligiespeicher für die Metadaten und Metadatennavigation anpassen
• 2h - Workflowanpassung, Spezielle Änderung in den Websites
• 1h - Konfiguration Inhaltsorganisation und erstellen der Regeln
• 1h - Layout der Site nach CI (Farben und Schriften) anpassen
• 2h - Anpassen der Berechtigungsstufen und Vergabe Benutzerberechtigungen auf Websitesammlungs-, Website-, Bibliotheks- und Listenebene
• 3h - Testlauf (Dokumentenupload, Metadateneingabe, Versionierung, Workflowablauf, Inhaltsorganisation), Anpassungen, Fehlerbehebung
• 1h - Testlauf mit den beteiligten ggf. gewünschte Anpassungen vornehmen

Projektabschluss

• 7h - Projektdokumentation
• 1h - Übergabe bzw. Vorstellen der neuen Lösung

 

Das wäre die erste grobe Version wobei ich mir mit der Zeit Planung überhaupt nicht sicher bin bzw. ob diese nicht zu sehr ins Detail geht. Meine 2 Version wäre etwas einfacher dabei würde es sich um den Helpdesk drehen. Also eine Website die 2 Listen beinhaltet und jede Liste hat ein Workflow  der jeweils den Datensatz verschiebt und Automatisch Benachrichtigungen verschickt.

Danke für Anregungen und Verbesserungen

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