Ein Dokumentenmanagementsystem ersetzt keine fehlende Ordnung, sondern ist ein Werkzeug zur Umsetzung eines Ordnungssystems! Nur weil ich meine "Laufwerksdatenmüllkippe" in ein DMS überführe, finde ich ich nicht auf mal auf magische Art und Weise meine Inhalte plötzlich wieder 😉.
Am besten schaut ihr erst einmal auf die Fachlichkeit und nicht auf die Technik. Ihr solltet euch zu erst Gedanken um die Informationsarchitektur und die fachlichen Anforderungen machen. Eine paar Leitfragen:
Welche fachlichen Dokumenttypen (Baugenehmigung, Bauzeichnung, etc.) haben wir?
Wie stehen diese Dokumente in Beziehung zu einander?
Welche Metadaten sind für diese Dokumenttypen erforderlich?
Welchen Lebenslauf (von der Erstellung bis zu Löschung) haben die Dokumente?
Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es bzgl. der Ablage und Aufbewahrung? Meines Wissens nach müssen einige Bauunterlagen sogar 30 Jahre "revisionssicher" aufbewahrt werden.
Wer darf auf welche Dokumente zugreifen (Berechtigungskonzept)?
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen werden benötigt? Wie kommen die Daten in das System?
All diese Sachen müssen im Vorfeld geklärt werden. Danach könnt ihr euch Gedanken über das dazu passende System machen. Dazu sei angemerkt, dass der DMS-Markt ziemlich unübersichtlich ist.
Und, wie bereits geschrieben, ist die Einführung eines DMS ein aufwändiges und teures Projekt, dass man nicht mal so nebenbei macht.
Auch.
Viele dieser System bieten eine Volltextsuche (zumindest für bestimmte Dateitypen), sprich man kann in der Suche des Programms eingeben dass man alle Dokumente sucht in denen das Wort "Backup" vorkommt. Um die ergebisse weiter einzugrenzen kann man noch das Schlagwort "Reklamation" mit Auswählen und bekommt alle Dokumente die "Backup" enthalten, als "Reklamation" gekennzeichnet sind und auf die man Zugriff hat.
Oder es gibt eine "digitale Kundenakte" in der ich alle Vorgänge zu Kunde XY angezeigt bekomme: Anfragen, Angebote, Aufträge Reklamationen... und über die Verschlagwortung kann sich der Qualitöter seine Reklamationen zusammensuchen, der Vertrieb findet das Angebot von vor 3 Jahren schneller...
Und einige Systeme erkennen auch, wenn ein Dokument schon abgelegt wurde und verlinken intern nur noch darauf, sparen also Speicherplatz.
Es gibt "WORM" Medien also "write once, read many", das sind z.B: BluRays, DVDs, Steintafeln :). Manche NAS oder SAN Hersteller habe zertifizierte Plattensysteme in denen das "Daten nicht verändern" softwareseitig gelöst ist. Kann man machen, ist halt teuer und auch nicht besser wie ein Fileserver auf dem Daten mehrfach abgelegt sind, schlimmer sogar, weil man alten Mist nicht mal mehr überarbeiten oder löschen kann.
Was der Chief meint, ist eine Software die dir das aktuelle Dokument zum arbeiten "zeigt" wo du aber auch die Vorgängerversion ansehen kannst. z.B hat jemand eine Doku überarbeitet und neu abgelegt. Du bekommst im ersten Moment nur das aktuelle Dokument, kannst die aber die Vorgänger anschauen und weißt dann, was sich geändert hat. "Benutzbar" ist für den User aber nur die aktuelle Version.
