Abschlussprojekt: Konzept zur Auswahl einer E-Mail-Archivierung (zu umfangreich?)

[Conda]

Hallo zusammen,

heute wurde ich per E-Mail darüber informiert, dass mein Projektantrag abgelehnt wurde, weil das Projekt zu umfangreich wäre. -> Konzept zur Auswahl (nicht die Einführung!)

Jetzt weiß ich leider nicht, was ich alles rausnehmen soll, ohne das Projekt zu ruinieren..

Für Vorschläge wäre ich sehr dankbar.

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Ausbildungsberuf/Fachrichtung:

Fachinformatiker - Systemintegration

Projektbezeichnung:

Konzept zur Auswahl einer E-Mail-Archivierung

Kurze Projektbeschreibung:

Die XXX ist ein mittelständisches Unternehmen in XXX. Die ca. 130 Mitarbeiter des Unternehmens korrespondieren überwiegend per E-Mail mit den Kunden, wodurch täglich Angebote, Auftragsbestätigungen, Aufträge und Lieferscheine etc. in digitaler Form entstehen. Das Unternehmen sieht sich deshalb mit dem Problem konfrontiert, dass der Gesetzgeber im Jahr 2002 für Betriebsprüfer das Recht eingeräumt hat, alle steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Derzeit haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, geschäftsrelevante E-Mails vom System endgültig zu entfernen, was z.B. durch Erreichen der Postfachgröße geschieht. Da der aktuelle Zustand bei einer Betriebsprüfung zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen könnte, möchte die Geschäftsleitung mit der Einführung einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung dem Problem entgegenwirken. Bei diesem Schritt sollen auch die Suchmöglichkeiten mit dem E-Mail-Client optimiert und den Mitarbeitern der Zugriff auf alte E-Mails ermöglicht werden. Die Zielsetzung besteht darin, ein Konzept zur Auswahl einer E-Mail-Archivierung zu entwerfen, das den gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen entspricht. Die unternehmensinternen Anforderungen verlangen, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, archivierte E-Mails ohne administrative Maßnahmen mit dem E-Mail-Client (MUA) zu lesen und wiederherzustellen. Außerdem soll anhand einer Qualitätssicherung die Integrität des Projekts nachgewiesen werden. Das Budget für das gesamte Projekt, inkl. der Konzeption und Einführung soll 25.000 € nicht überschreiten.

Projektumfeld:

Das interne Projekt wird in der XXX, in dem Büro der IT-Abteilung durchgeführt. Zu dem Projektumfeld gehören ca. 130 Arbeitsplätze in einer Active Directory-Domäne und ein Microsoft Exchange Server 2003. Als E-Mail-Client wird Microsoft Outlook 2003 eingesetzt.

Projektplanung mit Zeitplanung in Stunden

1. Startphase

1.1 Projektantrag konkretisieren und besprechen (1 St.)

1.2 Ist-Analyse erstellen (2 St.)

1.3 Rahmenbedingungen feststellen (2 St.)

2. Projektplanung

2.1 Schwachstellen analysieren (1 St.)

2.2 Anforderungsanalyse erstellen (1 St.)

2.3 Soll-Konzept erstellen (1 St.)

2.4 Recherche über Gesetzesgrundlagen für E-Mail-Archivierung (1 St.)

2.5 Recherche über Archivierungslösungen (2 St.)

2.6 Fragebogen für die IT-Abteilung erstellen (1 St.)

2.7 Termin-, Ablauf- & Ressourcenplanung (1 St.)

2.8 Qualitätsplanung (1 St.)

2.9 Vorkalkulation (1 St.)

3. Projektdurchführung

3.1 Auswertung des Fragebogens (1 St.)

3.2 Einholen von Angeboten (2 St.)

3.3 Nutzwertanalyse erstellen (2 St.)

3.4 Fallstudienanalyse (2 St.)

3.5 Qualitätsprüfung (1 St.)

3.6 Konzeptdokumentation für die Geschäftsleitung (2 St.)

4. Projektabschluss

4.1 Soll-Ist-Vergleich (1 St.)

4.2 Nachkalkulation (1 St.)

4.3 Ergebnispräsentation in der Geschäftsleitung (2 St.)

4.4 Reflexion (1 St.)

4.5 Projektbericht erstellen (4 St.)

Gesamt: (34 St.)

Liebe Grüße,

Conda