Einführung einer Wissensdatenbank

[Tug]

Guten morgen erst mal,

hier mein Projektantrag, würde ich mich über euer Feedback freuen.

Bin Fachinformatiker-Systemintegration zur Info.

1. Thema der Projektarbeit

Realisierung einer Wissensdatenbank im Intranet

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum:

Beginn: 28.03.2011

Ende: 15.04.2011

3. Projektbeschreibung:

Zur Wissenssammlung und Wissensweitergabe möchte das SAP Beratungshaus xxx eine zentrale Wissensdatenbank einführen. Das Wissen aus Schulungen, Dokumentationen usw., soll dort zentral gesammelt und für jeden zugänglich gemacht werden.

Ziel meiner Projektarbeit ist es eine geeignete Software zu evaluieren, implementieren und das Wissen eines Fachbereiches darauf abzubilden.

4. Projektumfeld:

Die xxx ist im Bereich Prozessberatung, Konzeption, sowie Entwicklung und Implementierung von Softwarelösungen basierend auf SAP NetWeaver Technologie tätig. Die 80 Mitarbeiter der xxx sind an vier Standorten innerhalb Deutschlands und im Ausland tätig.

Ist:

Das Wissen der xxx ist momentan weit verbreitet, egal ob auf Servern, Laptops, USB-Sticks oder im Kopf der Mitarbeiter.

Auf den Servern findet man die Daten beispielsweise in 2 bis 3-facher Ausführung an unterschiedlichen Plätzen in unterschiedlichsten Formaten. Aber wer weiß schon, ob das auch die aktuellste Version ist? Oder ob es die Version ist, die er braucht?

Weitere Probleme treten auf, wenn mehrere Benutzer zur selben Zeit dasselbe Dokument öffnen möchten. Außerdem werden die Daten in unterschiedlicher Form abgelegt, .pdf, .doc, .docx, .txt, .rtf usw. und es sollte doch gewährleistet werden, das jeder diese Dateien ansehen und bearbeiten kann und dies in einem einheitlichen Format. Sicherungen bei Änderungen von Dokumenten werden auch in den seltensten Fällen vorgenommen. Sollte ein Mitarbeiter falsche Informationen in ein Dokument schreiben, kann das fehlerfreie Dokument nicht mehr wiederhergestellt werden. Ein Rückspielen auf eine ältere Version ist nicht möglich.

Ziel:

Ziel meiner Projektarbeit ist es, eine Wissensdatenbank zu finden und diese zu implementieren, damit die Mitarbeiter intern ihr Wissen teilen und vertiefen können. Die Wissensdatenbank soll im Lokalen Netzwerk verfügbar sein, damit die Mitarbeiter an jedem Standort und über VPN auf diese zugreifen können, um ihr Wissen, Dokumentationen aber auch Schulungsunterlagen, Prozesse und Formulare zu teilen bzw. abgelegt werden zu können. Die Software sollte erweiterbar sein, damit im nächsten Schritt weitere Abteilungen eingebunden werden können. Die Informationen sollen in verschiedenen Versionen zur Verfügung stehen, was bedeutet, dass eine Kopie vor jeder Änderung vorgenommen werden muss. Also eine aktuelle Version und wenn diese veraltet ist, sollte eine Kopie des Originals als Sicherheitskopie gespeichert werden.

5. Projektphasen

Analysephase:

1. Ist-Analyse 1 Std.

2. Soll-Konzept 1 Std.

Planungsphase:

3. Termin- und Ablaufplanung 1 Std.

4. Lösungsfindung 3 Std.

5. Kostenplanung 2 Std.

6. Strukturplanung 2 Std.

Realisierung:

1. Einrichtung Hardware 2 Std.

2. Installation der Software 4 Std.

3. Konfiguration der Software 4 Std.

Testphase:

4. Testen der Software 2 Std.

5. Puffer für Fehleranalyse und Fehlerbehebung 2 Std.

Kontrollphase:

1. Qualitätssicherung und Abnahme 1 Std.

2. Soll – Ist Abgleich 1 Std.

3. Kosten – Nutzen 1 Std.

Abschluss:

1. Dokumentation 7 Std.

2. Übergabe an den Fachabteilung 1

Gesamt: 35 Std.

[ott]

Moin,

für mich sieht das stark nach FiAe aus.

Das entsprechende FiSi-Projekt würde ungefähr so aussehen:

- Anschaffung und Installaton eines Datenbankservers (Auswahl der Software, Hardware - optimiert für vielen Dantenbakzugriffe, Datensicherung, Anbindung)

- Anschaffung und Installation einer VPN-Infrastrucktur zur Anbindung von Standorten und Mitarbeitern

Gruß,

Ott

[Tug]

Hey Ott,

ok, dann muss ich es wohl doch ein wenig umformulieren.

Es soll eigentlich darauf rauslaufen, dass ich ein Wiki suche-finde-implementieren und ein Blech einrichte wo das Wiki laufen soll.

Gruß

Tug

[gimbo]

Das Unterfangen klingt für mich schon etwas optimistisch. Es wird wohl kaum verhindern, dass die Leute sich auch in Zukunft ihre Dokumente redundant und in verschiedenen Versionen und Formaten überall ablegen, unnötige E-Mails mit Dokumentanforderungen verschicken oder die Sachen gleich ins Hängeregister ablegen. Gerade bei Außendienstmitarbeitern geht es ja auch kaum anders oder es muss irgendwie eine Internetverbindung gewährleistet werden und die Daten müssen dann sicher abgerufen werden können. Gegen unterschiedliche Formate kann man wenig machen. Automatisch zu konvertieren ist meist schwierig. Formate unterbinden heißt oft, dass die Leute sich frustriert vom System abwenden und dann eben doch wieder eine E-Mail verschicken.

Mit anderen Worten ist das Projekt im höchsten Maße vom guten Willen der Anwender abhängig. Allein mit der Installation eines Servers mit einem Wiki ist es da m.E. nicht getan. Die Leute müssten dann auch darin geschult werden und es muss ihnen deutlich gemacht werden, welche Vorteile sie haben und wie sie davon profitieren können. Eine einstündige Übergabe an eine Fachabteilung reicht hierfür sicher nicht aus. Darüber hinaus wäre es am Anfang auch sinnvoll, eine regelmäßige Kontrolle durchzuführen ob und wie die Anwender damit arbeiten (was natürlich nicht Teil des Projektes wäre).

[Tug]

Hallo,

hab meinen Projektantrag jetzt nochmal komplett überarbeitet, hier nun meine neue Version. Hoffe der passt so.

1. Thema der Projektarbeit

Implementierung einer Wissensdatenbank im Intranet

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum:

Beginn: 28.03.2011

Ende: 15.04.2011

3. Projektbeschreibung:

Zur Wissenszentralisierung möchte das SAP Beratungshaus xxx eine Software einführen, die als Wissensdatenbank arbeitet. Das Wissen soll dort zentral gesammelt und für jeden zugänglich gemacht werden.

Ziel meiner Projektarbeit ist es, eine geeignete Software zu evaluieren, zu imple-mentieren und für einen Fachbereich, das Wissen dort abzulegen.

4. Projektumfeld:

Die xxx ist im Bereich Prozessberatung, Konzeption, sowie Entwicklung und Implementierung von Softwarelösungen basierend auf SAP NetWeaver Technologie tätig. Die 80 Mitarbeiter der xxx sind auf vier Standorten innerhalb Deutschlands und im Ausland verteilt.

a) Ist-Zustand:

Jede Abteilung im Unternehmen hat ihr eigenes Verzeichnis auf dem Fileserver in welchem das Wissen der Abteilung abgelegt ist. Diese Shares sind aber nur für die Mitarbeiter in diesem Fachbereich Freigegeben. Soll das Wissen, für alle Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich gemacht werden, müssen die Daten in ein öffentliches Verzeichnis des Servers abgelegt werden. Eine Daten Redundanz und unnötiger Speicherplatzverbrauch entsteht.

Durch die Komplexität der Verzeichnisse ist die Performance über VPN-Zugriffe sehr schlecht, da auf der Suche nach dem gewünschten Dokument häufig sehr lange Verzeichnisbäume durchgeklickt werden müssen, bis man das entsprechende Dokument dann auch tatsächlich gefunden hat.

Ein weiteres Problem besteht, wenn mehrere Benutzer zur selben Zeit dasselbe Dokument öffnen möchten.

Sicherungskopien bei Änderungen von Dokumenten werden auch in den seltensten Fällen vorgenommen.

Ziel:

Ziel meiner Projektarbeit ist es, eine Software zu evaluieren und diese zu implementieren, mithilfe derer die Mitarbeiter intern ihr Wissen zentral ablegen und damit gleichzeitig für andere Mitarbeiter zur Verfügung stellen können.

Die Software soll im lokalen Netzwerk verfügbar sein, damit die Mitarbeiter über ihren Browser an jedem Standort und über VPN darauf zugreifen und ihre Erfahrungen teilen können.

Im ersten Schritt wird das Wissen des Personalbereichs abgebildet. In den nächsten Schritten sollen weitere Abteilungen eingebunden werden, deshalb sollte die Software skalierbar sein.

Projektphasen

Analysephase:

1. Ist-Analyse 1 Std.

2. Soll-Konzept 2 Std.

Planungsphase:

1. Termin- und Ablaufplanung 1 Std.

2. Lösungsfindung 3 Std.

3. Kostenplanung 2 Std.

Realisierung:

1. Einrichtung Virtuelle Maschine 2 Std.

2. Installation der Software 2 Std.

3. Konfiguration und Einrichtung der Software 6 Std.

Testphase:

1. Testen der Software 2 Std.

2. Puffer für Fehleranalyse und Fehlerbehebung 1 Std.

Kontrollphase:

1. Qualitätssicherung und Abnahme 1 Std.

2. Soll – Ist – Abgleich 1 Std.

3. Kosten – Nutzen - Analyse 2 Std.

Abschluss:

1. Dokumentation 7 Std.

2. Schulung erstellen 2 Std.

Gesamt: 35 Std.

[vocke]

Hallo Tug, was ist aus Deiner Projektarbeit geworden. Möchte gerne was vergleichbares für das Facility Management machen. Gib doch mal ein paar Info´s dazu, falls Du dich noch hier im Forum befindest. Danke vorab für Deine Bemühungen.

[mapr]

Das Projekt ist über acht Jahre alt, und der TO war seitdem nicht mehr aktiv, ich glaube nicht, dass die Fraghe hier was bringt.
Du kannnst gerne einen eigenen Antrag posten und wir helfen.