Reservierungstool für Geräte gesucht

[ingh]

Hallo

Wir organisieren regelmäßig Veranstaltungen, zu denen wir verschiedene Geräte benötigen. In der Regel sind das Laptops und/oder Beamer, seltener auch Lautsprechersysteme oder andere Hardware.

Die Anfragen laufen in der Regel nach dem Muster "Ich brauche 2 Laptops und 6 Beamer vom 2. bis 8. Mai für Veranstaltung XY in Z".

Bisher läuft das so, dass wir solche Anfragen in einen Kalender eintragen und während der "Hochsaison" mit den Terminen in einer großen Excel-Tabelle jonglieren. Innerhalb von rund drei Monaten finden dann 20 meist zweiwöchige Seminare (zuzüglich Vor- und Rücklaufzeiten für An- und Abreise bzw. Versandlaufzeiten) an unterschiedlichen Orten mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen statt.

Wir suchen nun eine Software, die das soweit wie möglich für uns übernimmt.

Wichtig dabei ist, dass die User die "Beantragung" selbst und ohne großen Aufwand machen können. Dabei sollen sie auch weiterhin nach dem Schema "ich brauche 6 Beamer" buchen, keinesfalls aber "ich brauche Beamer Nr. 1-6". Die Erfahrung hat gezeigt, dass gerade in unserer Hochsaison der freie Bestand "fragmentiert" (also nicht in fortlaufenden Gerätenummern verfügbar ist). Den Usern ist nicht zuzumuten, sich aus über 40 Geräten die wenigen freien herauszusuchen.

Auch sonst soll der Buchungsvorgang möglichst einfach gehalten sein.

Für die Verwaltung der Geräte muss möglichst einfach ersichtlich sein, was für wann (und möglichst auch für welchen Ort) reserviert wurde, was aktuell (oder auch zu einem bestimmten Datum) noch verfügbar ist, und Geräte müssen umgebucht/gegen andere ausgetauscht werden können (z.B. bei Defekten oder speziellen Anforderungen).

Der Verwaltungsaufwand soll möglichst einfach zu handhaben sein und (vielleicht abgesehen vom erstmaligen Anlegen der Geräte) auch keine "Klickorgien" mehr umfassen.

Schön wäre auch eine automatische Benachrichtigung der betroffenen Personen (Organisator(en) der Veranstaltung, Verwaltung) per e-Mail, wenn sich ein Status ändert.

Die ersten Gedanken dazu, Exchange-Gerätepostfächer und GLPI widersprechen dem geforderten Buchungsschema und sind bei der Menge der Ressourcen nur umständlich einsetzbar.

Welche Software könnten wir sonst vielleicht gebrauchen?

[Crash2001]

Es gibt ein MRBS von Sourceforge und noch diverse andere.

Schau einfach mal hier.

Ich denke mal, das Problem ist, erst einmal das richtige Suchwort zu finden für google.