Word 2007 - Serienbrief mit mehreren Quellen erstellen

[Rema]

Hallo Forum,

ich möchte einen Serienbrief erstellen, der mehrere Excelsheets als Datenquelle hat.

1. Ist das möglich, wenn ja, wie ?

2. Gern auch alternative Lösungen (MS-Office-Bereich)

3. Gern auch alternative Lösungen im Freeware-Bereich (gern auch Datenbanken wie APEX, wenn die Lösung erreicht wird)

4. Eure Ideen (Vorgabe vom Chef: Es soll nix kosten..und kein Access).

Und bitte keine Diskussionen wie "Wieso das denn nicht?" oder "Warum denn ?"oder sonstiges.

Ich habe Vorgaben bekommen, die müssen jetzt umgesetzt werden. Ich hoffe, Ihr könnt mir helfen. Vielen Dank schon mal !

LG

Rema

[flashpixx]

Ich stelle gerade mir die Fragen um was es sich für Daten handelt und ob man ggf vielleicht einfach die Daten der Exceldateien in eine Datenbank z.B. mySQL oder Postgres überträgt und dann via ODBC aus Word anzapft

Vielleicht kannst Du das Projekt etwas im Detail beschreiben

[Rema]

Hallo,

ich versteh nicht ganz die Frage nach den Daten. Es sind ExcelSheets, und da gibts Einträge. ;-)

Es werden in diversen Dateien diverse Reports erstellt von diversen Abteilungen. Das man diese einliest in eine Datenbank - daran dachte ich auch schon - hat bei mir nicht ganz geklappt (APEX) - aber ich hab auch nicht so die Ahnung davon.

Also wenn Du mir das Verfahren näher bringen möchtest: Sehr gern ! Man lernt eben nie aus.

Gruss,

Rema

[Der Kleine]

Wie identifizierst du den eindeutigen Datensatz, der dein Brief dann beschreibt? Oder willst du eine Kombination jeder mit jedem aus den verschiedenen Dokumenten?

Warum sollte es etwas geben, was der Normalisierung von Daten widerspricht?

[Rema]

Ich identifiziere gar nichts, und gegen Normalisierung spricht auch nichts. Aber das geht auch nicht in die Richtung, um die es bei meinem Problem geht - oder ich verstehe nicht, was Du meinst - oder wir reden aneinander vorbei

Ich hab einen Serienbrief, in dem ich Einträge von mindestens 4 verschiedenen Exceldateien unterbringen will, welche wiederum diverse Arbeitsmappen integriert haben. Mal brauch ich von einem Dokument die Arbeitsmappe 2, mal die dritte..mal gar keine (bzw die erste)...

War hoffentlich verständlicher ? Ich entschuldige mich für das Kauderwelsch ! ;-)

[flashpixx]

Aber das geht auch nicht in die Richtung, um die es bei meinem Problem geht - oder ich verstehe nicht, was Du meinst - oder wir reden aneinander vorbei

Es geht darum, wenn ich jetzt zufällig einen Serienbrief nehme, nach welchen Kriterien kannst Du anhand des Serienbriefes bzw. dessen Vorlage entscheiden, welche Daten aus den Excel Sheets ermittelt werdem müssen. Da ist letztendlich der Ansatz einer Datenbank, nämlich anhand eines Primärschlüssels die Daten eindeutig zuzuordnen. Die zentrale Frage ist, ob Dein Ansatz zielführend ist, denn das hantieren mit Dateien ist nicht unbedingt sinnvoll z.B. bezüglich shared Zugriffe oder Locks, somit wäre der Ansatz ggf die Daten in eine Datenbank zu übertragen, dort eine normalisierte Struktur aufzubauen und dann die Datenbank als Quelle für die Excel, sowie Worddateien zu verwenden. Dafür ist aber der strukturelle Ansatz wichtig und muss eben korrekt umgesetzt werden.

Bearbeitet 29. Mai 2012 von flashpixx

[Der Kleine]

Die Frage ist doch, wann du was brauchst, ob dieses zu verstehen ist und wie man es dem Rechner verständlich machen soll. Woher soll das arme Schwein wissen, wann du was anhängen wirst?

Dann können wir auch weiter überlegen.

Edit: Danke Flash

Bearbeitet 29. Mai 2012 von Der Kleine

[Rema]

Jetzt verstehe ich worauf Du hinauswolltest. Okay, ja das sehe ich wie Du. Aber wenn der Ansatz nicht zielführend ist, was würdest Du anbieten können ? Datenbanken wäre so ziemlich die letzte Option die hier gewollt ist.

Ich habe ein anderes Verfahren empfohlen bekommen, was aber etwas aufwendiger ist - was ich gern vermeiden würde. Aber langsam würde ich gern Richtung Ergebnis gehen...

[Der Kleine]

Vielleicht kannst du uns erst einmal die Logik erklären, wann du auf welche Datei zugreifen musst (Schematisch, damit wir uns ein Bild machen können).

Da gehört auch dazu, wie sich die Daten ergeben in der Erstellung. Sind dieses feste Daten (also einmalig) oder ergänzen sich diese dauernd?

Dann können wir versuchen, es dem Rechner klar zu machen, wie die jetzige Logik ist, also die jetzige Logik erklären.

Im nächsten Schritt würde ich eine Aufwandsabschätzung vornehmen, was es heisst, die jetzige Lösung umzusetzen. Dagegen kann man Alternativen, wie z.B. Datenbanken) ebenfalls angeben und deren Aufwand abschätzen.

Ich glaube, dann wird es uns (und vor allem dir) auch klarer, wie die Datenlage aussieht und wie man IT-mässig dort vorgehen könnte.

Im letzten Schritt ist diese Erklärung dann "Vorstandskonform" aufzubereiten, damit in deinem Unternehmen auch die vpn dir vorgeschlagene Lösung akzeptiert und unterstützt wird.

Was wirklich rauskommt, kann ich jetzt noch nicht sagen.

[Rema]

i try my best:

im lokalen Netzwerk sind diverse Ordner gespeichert, über die wir per laufwerksbuchstabe zugreifen können. (ich empfinde es als wichtig dieses detail zu nennen, wegen womöglichen rechteprobleme anderer user.. - dazu später)

ich soll einen report erstellen. dieser report beinhaltet zwischenstatus von anderen abteilungen. mal sind tabellen dabei, mal einfach nur text (aber a l l e s in exceldateien).

weiterhin findet man in den einzelnen dateien mal arbeitsmappen, mal nicht. jetzt benötige ich mal von der abteilung A das dokument X, und daraus aus der dritten arbeitsmappe die information von A3-C9 - die ersten 10 Zeilen.

das eben aus ca 5-6 abteilungen. den genauen logischen aufbau hab ich (noch) nicht, da ich mich erst mit dem problem rumschlug, wie ich überhaupt diverse quellen in word einbinden kann.

einschränkungen/vorgabe:

kein access (weils kostet, und diverse sachen bei upgrade von access nicht mehr tadellos funktionierten..daher nur kostenlose varianten wie beispielsweise APEX..) - datenbanken generell nur als letzte option nutzen.

kein vba, scripting oder sonstiges, was in die richtung geht --> ergo "standardbordmittel" wenn du es so möchtest.

diese reports werden 2-4 mal pro monat erstellt.

mir ist klar, das ich dem dummen computer erst mal die entsprechende logik/intelligenz beibringen muss...gewusst wie ?! ;-)

[flashpixx]

Sorry, wenn ich da jetzt mit dem Holzhammer rein haue, aber die Basis ist ein konsistenter Datenstamm. Dateirumfrickelei bringt Dir nur Probleme. Datenbanken "kosten" nicht zwingend was, letztendlich nur den Administrationsaufwand und als Werkzeuge kann man Word verwenden. Wenn es aber komplexere Strukturen sein sollen, dann wären Sachen wie LateX (ebenfalls kostenlos und opensource), XML-FO /auch opensource) oder fertige Tools wie Crystal-Report oder List & Label zu empfehlen.

Die Basis und da wirst Du nicht drum herum kommen, ist ein einheitlicher, für alle Abteilungen identischer Datenstamm und den wird man zentral mit Hilfe einer Datenbank verwalten. Dazu braucht man dann z.B. Postgresql als DBMS, eine entsprechende Tabellenstruktur und ggf entsprechende Berechtigungen auf der Datenbank. Dazu benötigt man dann ggf eine entsprechende Oberfläche um die Daten zu verwalten, hierzu wäre ein Webinterface aber auch Tools wie Excel möglich, hängt aber von den konkreten Daten ab und zum Schluss eben die Reports, die auch mit verschiedenen Tools erstellt werden können.

Letztendlich liegt es aber an der Firma und den Daten was man real einsetzt. Die genannten Standardboardmittel wären bei Dir somit Word und Excel für das Reporting und Datenerfassung, dazu ein DBMS meine Empfehlung wäre ggf Postgres und der dazu passende JDBC oder ODBC Treiber.

[Chief Wiggum]

Und für einen Report dieser Art ist die Word-Serienbrief-Funktion der absolut falsche Weg.

(Die Serienbrieffunktion kann man schon gut quälen, habe selber mal 8-fach-verschachtelte Wenn-Dann-Abfragen für eine Briefanschrift gebaut, weil die Datenquelle grottig war, sinnvoll ist das aber nicht.)

Schaffe eine einheitliche Datenstruktur, dann kannst du auch saubere Reports ziehen.

[Der Kleine]

Ups: Zwei Mods, die mir da aus der Seele sprechen. Und da auch Scripting abgelehnt wird, ... .

[flashpixx]

Und für einen Report dieser Art ist die Word-Serienbrief-Funktion der absolut falsche Weg.

Naja, wenn man unbedingt Word haben will, geht das schon.

Anbei einmal ein paar Links für das Reporting

jasperreports : JasperForge

http://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Stylesheet_Language_–_Formatting_Objects

LaTeX

LaTeX-Dokumente mit SQL-Abfragen / 06 / 2006 / LinuxUser / Print-Artikel / Artikel / Internal / Home - LinuxCommunity

Crystal Reports

Reporting Tool List & Label: Reportgenerator für die Profis

Schaffe eine einheitliche Datenstruktur, dann kannst du auch saubere Reports ziehen.

Das ist der Kernpunkt der Sache, entwickle eine anständige Datenbank z.B. mit PostgreSQL: The world's most advanced open source database und hänge ein Reporttool dran. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit jAsperreports, XML-Fo und LaTeX gemacht. Crystal Report ist auch okay, vor allem weil es einfach ist und auch scritable, leider hat man eben closed-source Produkt und an manchen Punkten ist es nicht stabil bzw. man muss den Report sehr kompliziert gestalten, damit er funktioniert.

Eingabemasken für die Datenbank kannst Du z.B. per MS Access machen oder Webinterface oder oder oder....

[Rema]

Einheitliche Datenstruktur ist selbstredend das A und O - sehe ich genauso. Ich werde Eure Vorschläge in Erwägung ziehen, mus aber mal sehen ob ich es vorher nicht mit MS Query hinbekomme.

@CW: ich glaube dir ungesehen das Du gute Hinweise bezügl. der Report-SW gibst ...aber wie gesagt, das soll so nicht laufen...es sei denn ich schaffs meinen Chef davon zu überzeugen... (was ich nicht glaube)

@flashpixx: du und CW habt da bestimmt ahnung von, aber ich hab hier eine vorgabe - und die gilt es (leider !!!) einzuhalten. - sonst würd ich das genauso machen, wie ihr es vorschlagt...

[r26t01]

aber ich hab hier eine vorgabe - und die gilt es (leider !!!) einzuhalten. - sonst würd ich das genauso machen, wie ihr es vorschlagt...

Hat er denn Ahnung von der Materie oder musst du das so machen, weil es einfach nur sein Wille ist? Im 2. Fall könntest du ihn in einer sachlichen Diskussion vl. vom Gegenteil überzeugen?

[Rema]

er ist wirtschaftsinformatiker - weiss also schon was sache ist...weiss auch genau was er will... !

[flashpixx]

@flashpixx: du und CW habt da bestimmt ahnung von, aber ich hab hier eine vorgabe - und die gilt es (leider !!!) einzuhalten. - sonst würd ich das genauso machen, wie ihr es vorschlagt...

Meine Vorschläge sind hier meist aus dem Ärmel. Ggf wäre ja der Ansatz zunächst eine passende Datenstruktur zu entwerfen, meines Erachtens eine Datenbank, d.h. ich würde damit erst einmal beginnen. Wenn Du so eine im Produktivbetrieb hast, würde man als nächstes überlegen wie man da nun Reports dran baut.

Also das ganze Stück für Stück. In den meisten Fällen muss man was definitives Vorweisen können, damit man es sich mal anschauen kann. Mein Vorschlag wäre, dass Du zunächst überlegst was Du überhaupt alles an Daten hast und wie man die strukturiert ablegen kann.

Ich haue direkt mal mit dem Begriff Data-Warehouse in die Kerbe rein. Es ist somit "ganz" wichtig sich zuerst Gedanken über die Daten und was man damit anstellen möchte zu machen, gerade wenn wir in dem Bereich Hypercube Auswertungen kommen, dann würde ich auch keine relationelle Datenbank empfehlen, sondern ggf mal in die Richtung NoSQL oder Graphdatenbank überlegen bzw. an eine hybrides System denken.

Also erst einmal eine Basis für schaffen. Wenn man die dann laufen hat, kommt dann der nächste Ansatz bezüglich Auswertungen.

Für die Praxis: Nimm evtl mal 1-2 Serienbriefe als Proof-of-Concept und ziehe anhand dieser Daten eine kleine Testdatenbank auf und mit der gehst Du dann in eine Präsentation zum Chef. Ich denke gerade bei diesem Problem ist eine Kommunikation aus Leitungsebene wichtig, denn diese möchte ja mit den Daten "irgendwas" machen.

Bitte aufgrund des Threads sich jetzt nicht auf "ein" System versteifen und dieses mit aller Gewalt favorisieren, letztendlich müsst ihr für Eure Problemstellung die beste Lösung entwickeln.