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Projektantrag: Konzeptentwicklung eines neuen Wissensmanagementsystems für den späteren Produktiveinsatz in einem Rechenzentrum


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Hallo zusammen,

zum Thema "Konzeptentwicklung eines neuen Wissensmanagementsystems" habe ich einen Projektantrag erstellt und würde gerne mal einige Meinungen dazu hören.

Ich bin mir nicht ganz sicher, inwiefern der Umfang und die Komplexität für ein Fisi-Abschlussprojekt gegeben ist. Hier im Forum habe ich einen ähnlichen Antrag gefunden, welcher wohl so auch später durchgeführt wurde. Schwerpunkte setzte ich in meinem Antrag auf der Evalierung einer neuen Lösung (neues Wiki o.ä.), der Bereitstellung einer fertigen Testumgebung mit Migration der Altdaten und der Konzipierung einer fertigen Lösung für das RZ. Im verlinkten Beitrag war ja der Umfang bei der Suche und Einführung einer neuen Wissensmanagementlösung kritisiert worden. Soll ich deshalb auch eher auf ein Wiki oder den Vergleich Wiki / CMS eingehen?

Vielen Dank für das Feedback!

____________________________________________________________________________________________________________________

1. Projektbezeichnung
Konzeptentwicklung eines neuen Wissensmanagementsystems für den späteren Produktiveinsatz in einem Rechenzentrum inklusive Aufbau in einer lokalen Testumgebung.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung
Für die IT-Abteilung der $Firma soll die Einführung eines neuen abteilungsübergreifenden Wissensmanagementsystems geprüft werden. Aufgrund der notwendigen Abschaltung des alten Systems sollen verschiedene neue Lösungen evaluiert, eine Lösung testweise installiert, entsprechend der neuen Anforderungen konfiguriert und der Aufbau des neuen Systems in einem Rechenzentrum konzipiert werden.

1.2 Ist-Analyse
Die $Firma betreibt in $Standort einen $Arbeitsplatz. Am Standort befindet sich ein X Mitarbeiter großes Team, welches die IT-Infrastruktur in $Standort und an weiteren Standorten Deutschlands verwaltet. Zusammen mit den Kollegen am $Hauptstandort und weiteren Standorten wird die $Abteilung gebildet.
Zur Dokumentation von diversen IT-Systemen und der Verwaltung von Anleitungen für die Mitarbeiter in $Hauptstandort und $Standort wurde in den 2000er Jahren ein Dokumentationswiki in $Standort aufgesetzt. Dieses läuft noch immer auf einer in $Standort gehosteten virtuellen Maschine.
Mittlerweile sind der virtuelle Server und das Dokumentationswiki deutlich in die Jahre gekommen. Inzwischen gibt es neue Firmenrichtlinien in Bezug auf Sicherheit, welche das alte System nicht mehr erfüllt. Weiterhin sind mit den Jahren neue Anforderungen an das System entstanden, welche zurzeit nicht abgebildet werden können. Daher und aus weiteren Gründen soll das System abgeschaltet werden.
Aufgrund von kürzlichen Umstrukturierungen in der Abteilungsstruktur gibt es außerdem Bestrebungen, ein neues abteilungsübergreifendes Wissensmanagementsystem mit den Kollegen an den anderen Standorten einzuführen. Zuletzt soll auch die in $Standort gehostete virtuelle Serverumgebung komplett in ein neues Rechenzentrum umgezogen werden.

2. Zielsetzung / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?
Aufgrund der genannten Umstände soll ein neues Wissensmanagementsystem eingeführt werden. Mit diesem Projekt soll daher ein neues System konzipiert und in einer lokalen Testumgebung aufgebaut werden, welches später das bestehende Dokumentationswiki ablösen kann.
Das neue Wissensmanagementsystem soll es den Benutzern wie bisher ermöglichen, Anleitungen und Dokumentationen zu erstellen und abzurufen. Hierbei soll unter anderem eine möglichst einfache Handhabung sichergestellt werden. Weiterhin sollen die neuen Anforderungen erfüllt werden, wie etwa eine Absicherung der Verbindung per Browser, die Autorisierung und Authentifizierung der Nutzeranmeldung primär über LDAP sowie die Vergabe von Berechtigungen anhand der Gruppen im Active Directory. Geprüft werden sollen darüber hinaus auch die Möglichkeiten zur Erreichbarkeit von außerhalb des $Firmennetzwerks und der mobile Zugriff.
Zunächst sollen daher die Anforderungen für das neue System festgelegt und anhand dieser verschiedene moderne Lösungen zum Wissensmanagement wirtschaftlich und technisch evaluiert werden. Danach wird genauso ein geeignetes Serverbetriebssystem ausgesucht und zusammen mit der Wissensmanagementsoftware auf einem lokalen Testsystem installiert. Im Anschluss wird die neue Lösung den Anforderungen entsprechend konfiguriert und strukturiert. Weiterhin werden die Daten aus dem alten Dokumentationswiki in das neue System migriert. Zuletzt wird anhand der Anforderungen an die neue Lösung sowie dem erstellten Konzept eine möglichst wirtschaftliche Empfehlung für die Dimensionierung und die Einrichtung eines neuen virtuellen Servers im Rechenzentrum erstellt.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?
Die folgenden Anforderungen werden an das neue Wissensmanagementsystem gestellt:
•    Findung, Beschaffung und Einrichtung der benötigten Hard- & Software
•    Sichere Einbindung des Systems in die vorhandene Infrastruktur
•    Möglichst einfache Bedienbarkeit für die Nutzer
•    Gesicherte Verbindung über HTTPS / SSH
•    Anmeldung, Autorisierung und Authentifizierung primär über LDAP
•    Berechtigungsvergabe auf Grundlage von AD-Gruppen

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?
•    Beachtung der Firmenvorschriften im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit
•    Findung einer möglichst kostengünstigen Lösung
•    Als Testserver wird im Bestand vorhandene Hardware verwendet werden müssen
•    Der Produktivserver für eine neue Wissensmanagementlösung muss später in einem autorisierten Rechenzentrum gehostet werden
•    Die rechtzeitige Bestellung von Hard- oder Software ist zu gewährleisten und geschieht durch $Abteilung

3. Projektstrukturplan

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?
Der Abteilungsleitung soll eine funktionsfähige Demonstration und ein vollständiges Konzept einer neuen Wissensmanagementlösung bereitgestellt werden.

3.2 Hauptaufgaben auflisten
1.    Projektplanung
2.    Projektumsetzung
3.    Projektkontrolle
4.    Projektabschluss

<Teilaufgaben und grafische Darstellung übersprungen>

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1.    Projektplanung (9,5h)
    a.    Ist-Analyse (1h)
    b.    Soll-Analyse (2h)
    c.    Vergleich von Wissensmanagementlösungen (4h)
    d.    Vergleich von Serverbetriebssystemen (1h)
    e.    Wirtschaftlichkeitsanalyse (1,5h)

2.    Projektumsetzung (11,5h)
    a.    Einrichtung des Testservers (1h)
    b.    Installation der Wissensmanagementlösung (0,5h)
    c.    Installation und Konfiguration des Webservers mit virtuellen Hosts (0,5h)
    d.    Erstellung der Struktur in der neuen Wissensmanagementlösung (1h)
    e.    Konfiguration des Wissensmanagementsystems (LDAP, HTTPS, Gruppenberechtigungen, etc.) (4h)
    f.    Einbindung des Firmendesigns in die neue Lösung (1h)
    g.    Erarbeitung einer Migrationsstrategie für die Daten aus dem vorhandenen Wiki (1h)
    h.    Migration der Einträge aus der alten Lösung (1h)
    i.    Erstellung, Implementierung und Test einer Backupstrategie (1,5h)

3.    Projektkontrolle (2h)
    a.    Testen des Systems auf die Anforderungen aus der Projektplanung (2h)

4.    Projektabschluss (12h)
    a.    Konzepterstellung für den Einsatz in einem Rechenzentrum (3h)
    b.    Projektabnahme / Übergabe (1h)
    c.    Erstellung einer Projektdokumentation (8h)

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Klingt erstmal möglich .... aber viel zu viel Text.

Prüfer sind faul. Kommst Du auf 35 Stunden ? Versuch mal den Text etwas einzudampfen ... im Zeitablauf kommen auch zu viele Details vor, die sehr sehr komplex werden können.

Ich würde eher noch ausführen ob Du ein Pflichtenheft für die Wiki aufbauen willst und wie Du die Auswahl gestalten willst ...

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Vielen Dank für die kontruktiven Vorschläge. Das Pflichtenheft habe ich eingebaut und in der Aufgabenstellung ein wenig spezifiziert, anhand welcher Kriterien bewertet wird. Soll ich wirklich schon ein Wiki als Lösung festlegen, also ist der Begriff "Wissensmanagementsystem" hier zu weitläufig?

Eine Kosten- und Zeitplanung würde ich doch erst im Projekt erstellen, oder nicht?

Ich habe den Antrag nochmal überarbeitet:

1. Projektbezeichnung
Konzeptentwicklung eines neuen Wissensmanagementsystems für den späteren Produktiveinsatz in einem Rechenzentrum inklusive Aufbau in einer lokalen Testumgebung.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung
Für die IT-Abteilung der $Firma soll die Einführung eines neuen abteilungsübergreifenden Wissensmanagementsystems geprüft werden. Aufgrund der notwendigen Abschaltung des alten Systems sollen neue Anforderungen definiert, verschiedene Lösungen evaluiert, ein Pflichtenheft erstellt, eine Lösung in einer Testumgebung installiert, entsprechend der neuen Anforderungen konfiguriert, der Aufbau des neuen Systems in einem Rechenzentrum konzipiert und das Projektergebnis der Abteilungsleitung präsentiert werden.

1.2 Ist-Analyse
In $Standort leistet ein Team der $Firma den Benutzersupport und verwaltet die IT-Infrastruktur des von der $Firma betriebenen $Arbeitsplatzes und von weiteren Standorten in Deutschland. Weitere IT-Kollegen sitzen unter anderem am $Hauptstandort.
Zur Dokumentation von diversen IT-Systemen und der Verwaltung von Anleitungen wurde in den 2000er Jahren ein Dokumentationswiki in $Standort aufgesetzt. Dieses läuft noch immer auf einer am Standort gehosteten virtuellen Maschine.
Aufgrund neuer Firmenrichtlinien in Bezug auf Sicherheit, welche das bestehende Wiki nicht mehr erfüllt, und mit den Jahren gewachsenen Anforderungen an das System soll das Wiki in Zukunft abgeschaltet werden. Einer der wichtigsten Gründe ist hierbei, dass die in $Standort gehosteten virtuellen Server komplett in ein Rechenzentrum umziehen sollen.

2. Zielsetzung / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?
Mit diesem Projekt soll daher ein neues Wissensmanagementsystem für den Produktiveinsatz im Rechenzentrum konzipiert und in einer lokalen Testumgebung aufgebaut werden.
Das System wird dabei anhand von Anforderungen, welche hauptsächlich während der Projektplanung definiert und im Pflichtenheft festgehalten werden, konfiguriert und einem Testlauf unterzogen. Einige Anforderungen ergeben sich allerdings bereits aus den neuen Sicherheitsrichtlinien, wie beispielsweise die Anmeldung und Berechtigung über den Verzeichnisdienst.
Das im Laufe des Projektes erstellte Konzept wird am Ende zusammen mit der Testumgebung der Abteilungsleitung präsentiert, welche über einen späteren Produktiveinsatz im Rechenzentrum entscheidet.
 
2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?
Die folgenden Anforderungen werden an das Projekt und das neue Wissensmanagementsystem gestellt:
•    Findung, Beschaffung und Einrichtung der benötigten Hard- & Software
•    Erstellung eines Pflichtenheftes
•    Sichere Einbindung des Systems in die vorhandene Infrastruktur
•    Möglichst einfache Bedienbarkeit für die Nutzer
•    Gesicherte Verbindung über HTTPS / SSH
•    Anmeldung, Autorisierung und Authentifizierung primär über LDAP
•    Berechtigungsvergabe auf Grundlage von AD-Gruppen
•    Erstellung eines Konzeptes für den Produktiveinsatz im Rechenzentrum

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?
•    Beachtung der Firmenvorschriften im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit
•    Findung einer möglichst kostengünstigen Lösung
•    Als Testserver wird im Bestand vorhandene Hardware verwendet werden müssen
•    Der Produktivserver für eine neue Wissensmanagementlösung muss später in einem Rechenzentrum der $Firma gehostet werden
•    Die rechtzeitige Bestellung von Hard- oder Software ist zu gewährleisten und geschieht durch $Abteilung

3. Projektstrukturplan

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?
Der Abteilungsleitung soll eine funktionsfähige Demonstration und ein vollständiges Konzept einer neuen Wissensmanagementlösung bereitgestellt werden.

3.2 Hauptaufgaben auflisten
1.    Projektplanung
2.    Projektumsetzung
3.    Projektkontrolle
4.    Projektabschluss

3.3 Teilaufgaben auflisten

1.    Projektplanung
a.    Ist-Analyse
b.    Soll-Analyse und Definition von Anforderungen
c.    Vergleich von Wissensmanagementlösungen & Serverbetriebssystemen
d.    Wirtschaftlichkeitsanalyse
e.    Erstellung eines Pflichtenheftes

2.    Projektumsetzung
a.    Einrichtung des Testservers (Installation, Webserver, Wissensmanagementlösung)
b.    Konfiguration des Wissensmanagementsystems (Struktur, LDAP-Anmeldung, Berechtigungen, HTTPS, Corporate Design, …)
c.    Erarbeitung einer Migrationsstrategie und Migration der Einträge aus der alten Lösung
d.    Erstellung, Implementierung und Test einer Backupstrategie

3.    Projektkontrolle
a.    Testen des Systems auf die Anforderungen aus der Projektplanung

4.    Projektabschluss
a.    Konzepterstellung für den Einsatz in einem Rechenzentrum
b.    Projektabnahme / Übergabe
c.    Erstellung einer Projektdokumentation

//grafische Darstellung übersprungen
 
4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1.    Projektplanung (10h)
a.    Ist-Analyse (1h)
b.    Soll-Analyse und Definition von Anforderungen (2h)
c.    Vergleich von Wissensmanagementlösungen & Serverbetriebssystemen (3,5h)
d.    Wirtschaftlichkeitsanalyse (1,5h)
e.    Erstellung eines Pflichtenheftes (2h)

2.    Projektumsetzung (11h)
a.    Einrichtung des Testservers (2h)
b.    Konfiguration des Wissensmanagementsystems (5,5h)
c.    Erarbeitung einer Migrationsstrategie und Migration der Einträge aus der alten Lösung (2h)
d.    Erstellung, Implementierung und Test einer Backupstrategie (1,5h)

3.    Projektkontrolle (2h)
a.    Testen des Systems auf die Anforderungen aus der Projektplanung (2h)

4.    Projektabschluss (12h)
a.    Konzepterstellung für den Einsatz in einem Rechenzentrum (3h)
b.    Projektabnahme / Übergabe (1h)
c.    Erstellung einer Projektdokumentation (8h)

Gesamt: 35 Stunden.

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