Implementierung einer Software für E-Signaturen (Kosten)

[WokeRabbit]

Hallo an alle!

Hat jemand von euch Erfahrungswerte mit welchen Kosten man rechnen muss wenn man eine Software wie DocuSign oder AdobeSign in seinem Unternehmen implementiert?

Wir haben bei uns ca. 50 User in der Abteilung und eine Integration in Microsoft 365, sowie in SAP ist erwünscht.

ca. 2000 Dokumente müssen pro Jahr signiert werden.

Eine ungefähre Schätzung wäre echt super. Ich habe versucht diese Unternehmen anzufragen aber dort wird mir nicht weitergeholfen.

LG WokeRabbit  

[TooMuchCoffeeMan]

Soweit mir bekannt ist kostet ein signierter Umschlag bei DocuSign 3€. Das wären bei 2000 Dokumenten pro Jahr schon 6000€. Hinzu kommen die Lizenzkosten, die ich jetzt gerade nicht im Kopf habe. Da ich davon ausgehe, dass ihr Microsoft 365 schon in einer Enterprise Lizenz (E3) im Einsatz habt, gäbe es da wohl erstmal keine zusätzlichen Kosten.

Den Aufwand der IT Abteilung muss man allerdings auch beziffern. DocuSign muss konfiguriert und administriert werden, auch wenn es eine SaaS Lösung ist. Es müssen Vorlagen für Verträge angelegt werden etc.

Hinzu kommt, dass es drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen gibt. Nur eine, nämlich die qualifizierte elektronische Signatur, hat den gleichen Wert vor Gericht wie eine händische Unterschrift. Die anderen beiden Varianten haben in etwa den rechtlichen Wert einer E-Mail. Die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur erfordert die Zusammenarbeit mit einer externen Zertifizierungsstelle und braucht irgendeine Art von initialem Identverfahren (z.B. Postident). Da käme auch noch mal ein unbekannter Kostenfaktor hinzu.

Wie genau soll die Integration in Microsoft 365 und SAP aussehen? Dokumentenklassifizierung? Archivierung?

[WokeRabbit]

vor 58 Minuten schrieb TooMuchCoffeeMan:

Wie genau soll die Integration in Microsoft 365 und SAP aussehen? Dokumentenklassifizierung? Archivierung?

Danke dir schonmal für deine Antwort!!

Rechtssicher, also mit QES müssen schätzungsweise 100 Verträge/Jahr abgeschlossen werden. 

Die Einbindung in 365 sollte wie Folgt aussehen: Unsere Mitarbeiter signieren ein Dokument z.B. in Word und definieren dann den Workflow des Dokuments (also wer muss als nächstes unterschreiben und wo es am Ende Abgespeichert wird).

In SAP wollen wir die unterschriebenen Bestellformulare an den Auftrag anhängen,  aber das ist vorerst auch zweitrangig.

[TooMuchCoffeeMan]

vor 34 Minuten schrieb WokeRabbit:

Die Einbindung in 365 sollte wie Folgt aussehen: Unsere Mitarbeiter signieren ein Dokument z.B. in Word und definieren dann den Workflow des Dokuments (also wer muss als nächstes unterschreiben und wo es am Ende Abgespeichert wird).

Soweit ich weiß geht da nur der umgekehrte Weg. Die Vorlage muss in DocuSign erstellt werden und dort wird auch der Workflow festgelegt.