Projektantrag ITSK, bitte um Hilfe :(

[MiriM80]

Bin total verzweifelt, kann mir net vorstellen das das so genehmigt wird. Schauts euch mal an:

1. Projektbezeichnung

Recherche nach einer Softwarelösung für Dokumentenmanagement

1.1. Kurzform der Aufgabenstellung

Aus der Geschäftsleitung und der Verwaltungsabteilung kam die Anfrage nach einer Softwarelösung hinsichtlich elektronischer Datenarchivierung. Es soll die Möglichkeit bestehen Rechnungen auf elektronischen Weg zu überschauen und mit einer Unterschrift zu versehen.

1.2. Ist-Analyse

Der XXX e.V. besteht derzeit aus dem Hauptsitz in XXX und 24 weiteren Standorten, verteilt im gesamten XXX. 15 Standorte werden in regelmäßigen Abständen von einem externen Kurierdienst angefahren um die in der Verwaltung eingetroffenen Rechnungen zum Unterschreiben auszuliefern. Eingehende Dokumente u. Rechnungen gehen in der Verwaltung ein und werden dort dem jeweiligen Verteiler zugeordnet. Der Kurier liefert die Dokumente an die Standorte aus. Die Möglichkeit besteht das diese 3 Unterschriften in 3 verschiedenen Standorten erfolgen, weil die Unterschriftsberechtigen ihren Sitz an verschiedenen Orten haben können.

Es folgen 4 Stadien der Unterzeichnung:

1. Unterschrift sachlich Richtig

2. Unterschrift rechnerisch Richtig

3. Unterschrift zur Zahlung angewiesen

4. Überweisung des Geldes durch Verwaltungsabteilung -> Buchhaltung

Alle ordnungsgemäß unterschriebenen Dokumente werden vom Kurier wieder an die Buchhaltung transferiert. Dort werden diese in das Buchhaltungssystem eingebucht und der Betrag wird überwiesen.

Diese Prozedur nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und kann auch dazu führen, dass die Zahlungsfristen nicht eingehalten werden oder auch kein Skonto berücksichtigt wird.

Bei einer Rechnungssuche ist auch nicht ersichtlich an welchem Standort sich die gesuchte Rechnung gerade befindet.

Durch die zunehmende Menge an Rechnungen und Dokumenten wird es immer schwieriger einen Überblick zu behalten.

2. Zielsetzung

- Eine Softwarelösung, in der Dokumente Revisionssicher abgelegt werden.

- Berücksichtigung von Skonto und Einhaltung der Zahlfrist durch schnellere Arbeitsprozesse.

Es muss sichergestellt werden, dass niemand Rechnungen unterschreiben darf, der nicht dazu berechtigt ist. Hierfür werden Benutzerrollen erstellt, d.h. es werden Benutzer angelegt, die sich durch Kennungen und Passwörter eindeutig unterschieden und dadurch identifiziert werden können. Die Software muss es ermöglichen einzelne Archive einzurichten, denn nicht alle Benutzer dürfen sich alle Rechnungen ansehen.

3. Kostenvergleich

Wirtschaftlichkeitsanalyse:

- Wann rentiert sich der Kauf von einer Software gegenüber dem Kurier?

- Ist eine Einweisung durch eigenes Personal günstiger als die Schulung durch eine externe Firma?

4. Zeitplan

a. Ist-Analyse 4h

b. Soll-Analyse 4h

c. Angebotsrecherche 6h

d. Analyse und Auswahl der Softwareprodukte 3h

e. Kostenplanung 2h

f. Wirtschaftlichkeitsanalyse 2h

g. Ausführliche Anwendungstests 2h

h. Benutzereinweisung 3h

i. Kostenkontrolle 1h

j. Projektdokumentation 8h

35h

[charmanta]

klingt ok

[MBaeuml]

Dokuware? Oder was hast du da im Auge?

[MiriM80]

ja genau in diese Richtung soll das gehen

[bimei]

1. Projektbezeichnung

Recherche nach einer Softwarelösung für Dokumentenmanagement

h. Benutzereinweisung 3h

Das passt aber nicht zusammen. Wenn Du "nur" recherchierst, kannst Du keine Benutzer einweisen. Oder in was weist Du ein? Recherche?

bimei

[MiriM80]

ja da hast schon Recht aber eine optimale Formulierung für das Thema hab ich noch nicht wirklich gefunden

Die technische Umsetzung, d.h. Einrichtung u. Installation wird von den Fisis übernommen.

Also müsste das irgendwie in die Richtung Planung, Recherche und Einweisung in ein Dokumentenmanagementsystem gehen.

:rolleyes:

[charmanta]

damit kollidiert Dein Projekt mit dem Thema der Fisis.

Wenn Du dann unterschreibst, daß Du Dein Projekt komplett alleine durchgezogen hast, hast Du ein Problem

Deine Leistungen müssen absolut klar gegen die Leistungen der Fisis abgegrenzt sein. Und zu deren Bereich gehört auch die Leistung, die Du hier erwähnst

[MiriM80]

ich kann das doch aber als ein teilprojekt kennzeichnen und reinschreiben das die technische Umsetzung durch die Fisis übernommen wird. das muss doch reichen oder nicht?

schließlich gehört die technische Umsetzung nicht in meinen Bereich und die Planung, Recherche und Einweisung nicht in den Fisi bereich.

Oder wie soll ich das sonst machen? *verzweifel*

[charmanta]

Die Recherche gehört immer in den FiSi Bereich. Das ist Teil der Evaluation.

Wie gesagt, der PA könnte sich ALLE Arbeiten zusammen in Bezug auf diesen Punkt hin ansehen. Ein einziges PA Mitglied in beiden Ausschüssen würde schon reichen.

Wenn Fisis nur installieren, aber nicht evaluieren ( und testen ) dann ist DEREN Thema nicht ok. Das solltest Du nochmal mit den betroffenen FiSis und dem Ausbilder ansprechen

[MiriM80]

wir haben wohl aneinander vorbei geredet.

Es gibt keine anderen Fisi Azubis die an dem Projekt beteiligt sind. Ich mach das allein. Ich wollte nur damit sagen, daß meine Kollegen aus dem technischen Bereich die Installation übernehmen, weil ich ja nun aus dem kaufmännischen Bereich bin. Und ich die Installation Koordiniere bzw. Überwache

Ausserdem fand mein Ausbilder das Thema ganz gut.

[MBaeuml]

Ich wollte nur damit sagen, daß meine Kollegen aus dem technischen Bereich die Installation übernehmen, weil ich ja nun aus dem kaufmännischen Bereich bin. Und ich die Installation Koordiniere bzw. Überwache

Das die Männer auch immer nach der Nase der Frauen tanzen:D

Dann musst du das aber trotzdem abgrenzen. Sonst denkt der PA du hast das alles mitgemacht.