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Projektantrag FISI: Optimierung des Mitarbeiter Onboarding und Offboarding Prozesses mittels Orchestration Apps.


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Hallo liebes Forum,

ich muss bis Ende dieser Woche meinen Projektantrag einreichen. Es wäre schön wenn ihr zu meinem Projekt & Projektantrag eure Meinung äußern könntet. :) 

 

1. Thema der Projektarbeit

Optimierung des Mitarbeiter Onboarding und Offboarding Prozesses mittels Orchestration Apps.

 

2.  Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 22.02.2022 (Das ist der Zeitraum indem ich das Projekt bearbeiten kann. Darf ich das so stehen lassen ? Kann ja die 35h irgendwo dazwischen durchführen..) 

Ende: 03.06.2022

 

3.  Projektbeschreibung

Mein Projekt „Optimierung des Mitarbeiter Onboarding und Offboarding Prozesses mittels Orchestration Apps“ ist ein Teilprojekt eines bereits existierenden Gesamtprojekts und wird im Rahmen der internen IT Abteilung entstehen. Das bereits existierende Gesamtprojekt beinhaltet die Implementierung eines neuen ITSM Systems. Durch mein Projekt wird eine Automatisierung des Mitarbeiter Onboarding und Offboarding Prozesses sichergestellt, welches den Administratoren und der Helpdesk die Arbeit dieses Prozesses abnimmt. Durch die Microsoft Active Directory Anbindung an das ITSM System und die Installation des Orchestration Servers und Konfiguration des Domain Controllers wird eine Automatisierung dieses Prozesses bereitgestellt. Die Anbindung der Microsoft Active Directory an das neue ITSM System ist daher von Nöten, da ohne diese Anbindung, anfallende Mitarbeiter Onboarding oder Offboarding Tickets, nicht automatisiert werden und somit der Arbeitsaufwand gleich zum alten ITSM System bleibt. Um die Wirtschaftlichkeit dieses Projektes sicherzustellen, wird eine Kosten/Nutzen Analyse erstellt. Die Optimierung der Onboarding und Offboarding Prozesse werden neu konzipiert, damit weniger Aufwand durch das Personal der IT betrieben wird. Außerdem wird eine Dokumentation zur Ticketerstellung für unsere Endbenutzer diesbezüglich erstellt. XY GmbH verwendet derzeit viele unterschiedliche Tools für seine ITSM-Lösung. Momentan werden sämtliche Support Anfragen Telefonisch oder über Outlook angefragt. Darüber hinaus bearbeitet die IT Abteilung etwa XXX Vorfälle, Service- und Änderungsanfragen pro Jahr. Anfragen für Mitarbeiter Onboarding und Offboarding sind nicht automatisiert und werden Schritt für Schritt durch den Mitarbeiter selbst durchgeführt und dokumentiert. Die Arbeitsschritte sehen folgendermaßen aus. Die Personalabteilung sendet das Eintritts Formular per Mail an den IT-Helpdesk. Dieser muss dann das Formular in einem Verzeichnis ablegen und ein Ticket erstellen. Daraufhin wird der Benutzer manuell von den Kollegen der IT-Helpdesk angelegt. Durch die Anbindung der Microsoft Active Directory an das neue ITSM System, kann der Mitarbeiter Onboarding und Offboarding Arbeitsprozess automatisiert werden (Nutzen), damit der Arbeitsaufwand sinkt und somit die Wirtschaftlichkeit und Entlastung des Personals für das Unternehmen steigt. Außerdem soll dadurch auch der Support verbessert und ausgebaut werden. (Ziel)

 

4. Projektumfeld

"Einfach Angaben zum Unternehmen, der Abteilung und Infrastruktur. Ca. 144Wörter lang"

 

5.  „Projektablauf“ (Projektphasen mit Zeitplanung):

 

1.      Planungsphase (8h)

 

1.1.   Erstellen einer Ist-Analyse (1h)

1.2.   Erstellen einer Soll-Analyse(1h)

1.3.   Planen von Diagrammen zur Visualisierung und Übersicht(3h)

1.4.   Durchführen der Kosten/Nutzen Analyse(3h)

 

2.      Durchführungsphase (11h)

 

2.1.   Installation und Konfiguration des Orchestration Servers (2h)

2.2.   Konfiguration des “WinRM” auf Domain Controller (2h)

2.3.   Konfiguration und Anbindung Microsoft Active Directory Orchestration App an ITSM Portal (2h)

2.4.   Erstellen eines Automatisierten Workflows für Onboarding und Offboarding Prozesse im ITSM Portal (3h)

2.5.   Konfiguration der Auszufüllenden Felder in einem Onboarding und Offboarding Ticket (2h)

 

3.      Qualitätssicherung (2h)

 

3.1.   Durchführung eines Onboarding und Offboarding Test Tickets in einem Testsystem(1h)

3.2.   Fehlerbehebung (1h)

 

4.     Deployment (1h)

 

4.1.   Deployment in das Produktivsystem(1h)

 

5.    Projektabschluss (13h)

 

5.1. Erstellen der Endbenutzerdokumentation (1h)

5.2. Soll und Ist Vergleich(1h)

5.3. Endbenutzerdokumentation in Knowledge base hinzufügen(1h)

5.4. Erstellen der Projektdokumentation(10h)

 

Gesamt: 35h

 

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vor 11 Stunden schrieb charmanta:

Was entscheidest Du denn ? 

Ich entscheide wie der ganze Prozess vonstatten gehen soll. Ich konzipiere diesen sozusagen.

 

vor 11 Stunden schrieb charmanta:

 Was gibt es für Alternativen ?

Theoretisch könnte ich als Alternativen eine Auswahl von Anbietern, die Automatisierungssoftware anbieten, mit dem jetzigen ITSM Portal welche die Option von Automatisierten Workflows out of the Box mit sich bringt, vergleichen. Wäre das was ? 

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vor 30 Minuten schrieb Maxim.coo:

Ich entscheide wie der ganze Prozess vonstatten gehen soll. Ich konzipiere diesen sozusagen.

Das ist das Problem. Das halte ich für nicht zulassungsfähig.

vor 31 Minuten schrieb Maxim.coo:

Theoretisch könnte ich als Alternativen eine Auswahl von Anbietern, die Automatisierungssoftware anbieten, mit dem jetzigen ITSM Portal welche die Option von Automatisierten Workflows out of the Box mit sich bringt, vergleichen. Wäre das was ? 

Jo ... DAS ist Dein Projekt. So machen wir das und dann finde ich das auch gut :D

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vor 6 Minuten schrieb charmanta:

Keine Sorge, wenn ich hier berate ist das ernst gemeint. DEIN Ansatz dürfte baden gehen, wenn Du den Fokus wie empfohlen auf eine Auswahl unter Alternativen verschiebst geht das mit grosser Sicherheit durch ;)

Das heißt aber dann auch, dass ich meine komplette Projektbeschreibung neu formulieren müsste. Richtig ? ^^

Vielen Dank für die Bereitschaft zu helfen. 

Bearbeitet von Maxim.coo
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vor 19 Stunden schrieb Maxim.coo:

2.  Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 22.02.2022 (Das ist der Zeitraum indem ich das Projekt bearbeiten kann. Darf ich das so stehen lassen ? Kann ja die 35h irgendwo dazwischen durchführen..) 

Ende: 03.06.2022

Soweit ich weiß ist es legitim den Zeitraum anzugeben, den die IHK vorgibt. Wann genau du dein Projekt startest, hängt ja auch davon ab wann dein Antrag genehmigt ist. Und durch Berufsschule und Co. kann es ja auch gut sein, dass man die 35h nicht "am Stück" arbeitet. 

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