Guten Tag liebe Mitazubis und Prüfer,

ich habe eine Frage bezüglich der Dokumentation / Inhaltsverzeichnis für Kaufleute für Digitalisierungsmangement.

Ich finde online, aufgrund der Aktualität des Ausbildungsberufes, keine Referenz zur Dokumentation für KfDm. Nun stehe ich auf der Spur, wie diese denn gegliedert sein soll. Ich weiß, dass es einen Fokus auf Ist-/Soll-Zustand, Datenerhebung, Datenschutz und Wirtschaftlichkeit liegt. Aber in welchem Ausmaß soll dies denn passieren?

In meinem Praktikumsbetrieb (Ich bin Umschüler), gibt es auch keine Referenzen, da diese jetzt erst KfDm einstellen.

Seit Praktikumsbeginn lag mein Fokus auf der Automatisierung mit RPA, welches ich seit dem gelernt und auch in meinem Projekt verwenden möchte, jedoch liegt dies eher in die Sparte von FIAE. Das Programm das wir nutzen (UiPath) ist eine Low-Code-Umgebung. Ich habe Rücksprache mit dem Prüfungsausschuss gehalten bzgl. der Verwendung von RPA.

Diese haben mir folgendes geantwortet: "Wir würden ein Projekt mit einem "Programmieranteil" genehmigen, solange dieser Teil nur als "Randthema" behandelt wird und die kaufm. Bestandteile verstärkt beachtet werden."

Meine Frage ist nun, was denn als "Randthema" gilt, und was gemeint ist mit dem Fokus auf die kaufmännischen Bestandteile? Ich habe ein "Übungsprojekt" bekommen, zu welchem ich erstmal eine eigene Vorlage für die Dokumentation als Referenz geschrieben habe. Dort wird Wirtschaftlichkeit, Soll-Ist-Vergleich etc. natürlich behandelt, in der "Durchführungsphase" ist jedoch die Entwicklung von dem automatisierten Prozess. Die Entwicklung nimmt auch nur 6-8 Stunden in Kauf, aber ist dies schon zu viel? Da ich keine Vergleichsdokumentation habe, bin ich nicht sicher wie andere KfDm die Dokumentation durchführen, und was in der Durchführungsphase von jenen durchgeführt wird und wie der Fokus dort gesetzt wird. Ich würde mein Inhaltsverzeichnis mal reinposten und hätte gerne eine Bewertung bzw. eure Meinung dazu, das würde mir auf jeden Fall sehr helfen. Wenn hier jemand aktiv ist, der bereits durch ist mit der Ausbildung, wären Tipps und Referenzen auf eure Dokumentation / was ihr / wie ihr diese durchgeführt habt auch sehr hilfreich. Vielen Dank im Voraus.

Inhaltsverzeichnis:

Bearbeitet 21. November21. Nov von Reyth

Ist das Projekt genehmigt wurden oder nicht? Krieg das Grad irgendwie nicht rausgelesen

Also Projektantrag Abgabefrist ist 12.02.2026

Durchführungszeit fürs Projekt: 15.03 - 15.04

Abgabefrist für Projektdokumentation: 23.04.2026

Und den Termin für die schriftliche Prüfung habe ich noch nicht bekommen. Die Informationen zu den Prüfungen bekomme ich von meiner IHK erst Mitte Dezember zugeschickt

Bearbeitet 21. November21. Nov von Reyth

vor 12 Minuten, t1nk4bell hat gesagt:

Ist das Projekt genehmigt wurden oder nicht? Krieg das Grad irgendwie nicht rausgelesen

Also das ist ein Übungsprojekt, kein richtiges Projekt / Projektantrag. Meine IHK hat einen festgelegten Zeitraum, über die das Projekt durchgeführt werden muss (15.03 - 15.04) und es werden wie ich das rausgehört habe noch gar keine Projektanträge angenommen / bearbeitet, obs angenommen oder abgelehnt wird bekommt man erst 2 Wochen vorher raus.

vor 11 Stunden, Reyth hat gesagt:

Ich würde mein Inhaltsverzeichnis mal reinposten und hätte gerne eine Bewertung bzw. eure Meinung dazu, das würde mir auf jeden Fall sehr helfen.

Zugegeben, ich habe vom KDM soviel Ahnung wie ein Pavian von der Atomspaltung, trotzdem würde ich sagen, dass Du statt des Inhaltsverzeichnisses der Doku (eines Projekts, welches noch nicht genehmigt und daher noch nicht durchgeführt wurde ) deinen Projektantrag inkl. der Zeitplanung hier posten solltest. Dann kann Dir hier bestimmt geholfen werden.

Beachte bitte, dass Du ein Projekt zur Abschlussprüfung erst nach Genehmigung durch den Prüfungsausschuss der zuständigen IHK durchführen darfst.

Bearbeitet 21. November21. Nov von Muff Potter

Ich fürchte, mit dem Inhaltsverzeichnis alleine, kann hier keiner was anfangen, dazu müsste man schon etwas mehr darüber wissen, in welcher Branche Du überhaupt arbeitest, was Dein Unternehmen so macht und wo die Schwerpunkte liegen, um jemanden mit diesem Beruf einzustellen.

Ich kann aber ein Praxisbeispiel nennen, aus einer Zeit, wo es dieses Berufsbild noch nicht gab.

Ich habe früher in einem Industriebetrieb gearbeitet, in dem Massendaten aus verschiedenen Systemen angefallen sind, die anschließend aufgearbeitet werden mussten, um ein Reporting System für die Geschäftsleitung aufzustellen.

Ein Problem bei dem Export von Daten von der WaWi in die Fibu waren Währungsdifferenzen bei polnischen Zloty in der was weiß ich 53sten Kommastelle, weswegen die FiBu Integration immer hängen blieb bei dem Monatsabschluß.

Der Bilanzbuchhalter, der dann in dem Fall den Datenfluss mit kontrolliert hat, aber eben kein Programmierer war, hat dann bei der EDV ein kleines Tool bestellt, was genau diese Position in den Massendaten gesucht hat und VOR der Integration in der Fibu die Rundungsdifferenzen kaufmännisch an der Stelle gerundet hat, dass die FiBu ohne Fehler durchlief, das ganze natürlich mit Protokoll und Bericht noch dokumentiert hat.

Danach wurden dann weitere Zahlen aus weiteren unterschiedlichen Quellen (z.B. MES Daten aus der Produktion) aufbereitet und auch für die Geschäftsleitung mit eingearbeitet in die Reports.

Das wäre für mein Verständnis etwas, was man als "Randthema" Programmierung / Script sehen kann. Das Skript war wirklich sehr klein, was die Aufgabe dann in einem Batch Prozess gelöst hat.

Das Randthema war dann die Lösung für die FiBu Integration und das Komplette Thema war dann der Aufbau des Reporting Systems (Da müsste man dann halt einen Teil daraus nehmen, der projektkonform für eine Abschlussarbeit wäre).

Also es ist ja ein Unterschied, ob jemand in einem Industriebetrieb, oder in einer Bank oder Versicherung arbeitet. Aber ohne zu wissen, wie konkret Dein Aufgaben- und Arbeitsumfeld aussieht, wird es wohl schwierig werden, anhand eines reinen formellen Inhaltsverzeichnis eine Beurteilung abzugeben, ob das so passt- oder eben nicht.

Vielleicht kannst Du mal einen vollständigen Projektantrag posten, damit alle Mitlesenden auch etwas mehr von Deinem Umfeld sehen.

Bearbeitet 22. November22. Nov von tkreutz2
Rechtschreibkoorektur

Am 22.11.2025 um 10:41, tkreutz2 hat gesagt:

Ich fürchte, mit dem Inhaltsverzeichnis alleine, kann hier keiner was anfangen, dazu müsste man schon etwas mehr darüber wissen, in welcher Branche Du überhaupt arbeitest, was Dein Unternehmen so macht und wo die Schwerpunkte liegen, um jemanden mit diesem Beruf einzustellen.

Ich kann aber ein Praxisbeispiel nennen, aus einer Zeit, wo es dieses Berufsbild noch nicht gab.

Ich habe früher in einem Industriebetrieb gearbeitet, in dem Massendaten aus verschiedenen Systemen angefallen sind, die anschließend aufgearbeitet werden mussten, um ein Reporting System für die Geschäftsleitung aufzustellen.

Ein Problem bei dem Export von Daten von der WaWi in die Fibu waren Währungsdifferenzen bei polnischen Zloty in der was weiß ich 53sten Kommastelle, weswegen die FiBu Integration immer hängen blieb bei dem Monatsabschluß.

Der Bilanzbuchhalter, der dann in dem Fall den Datenfluss mit kontrolliert hat, aber eben kein Programmierer war, hat dann bei der EDV ein kleines Tool bestellt, was genau diese Position in den Massendaten gesucht hat und VOR der Integration in der Fibu die Rundungsdifferenzen kaufmännisch an der Stelle gerundet hat, dass die FiBu ohne Fehler durchlief, das ganze natürlich mit Protokoll und Bericht noch dokumentiert hat.

Danach wurden dann weitere Zahlen aus weiteren unterschiedlichen Quellen (z.B. MES Daten aus der Produktion) aufbereitet und auch für die Geschäftsleitung mit eingearbeitet in die Reports.

Das wäre für mein Verständnis etwas, was man als "Randthema" Programmierung / Script sehen kann. Das Skript war wirklich sehr klein, was die Aufgabe dann in einem Batch Prozess gelöst hat.

Das Randthema war dann die Lösung für die FiBu Integration und das Komplette Thema war dann der Aufbau des Reporting Systems (Da müsste man dann halt einen Teil daraus nehmen, der projektkonform für eine Abschlussarbeit wäre).

Also es ist ja ein Unterschied, ob jemand in einem Industriebetrieb, oder in einer Bank oder Versicherung arbeitet. Aber ohne zu wissen, wie konkret Dein Aufgaben- und Arbeitsumfeld aussieht, wird es wohl schwierig werden, anhand eines reinen formellen Inhaltsverzeichnis eine Beurteilung abzugeben, ob das so passt- oder eben nicht.

Vielleicht kannst Du mal einen vollständigen Projektantrag posten, damit alle Mitlesenden auch etwas mehr von Deinem Umfeld sehen.

Vielen Dank für diese Ausführliche Beschreibung eines praxisorientierten Projektes.

Ich habe jetzt schnell einen "Projektantrag" für diese Projekt runtergeschrieben (Da dies ja nur ein Übungsprojekt ist), jedoch ist mir stärker aufgefallen, das es doch sehr Programmierorientiert ist (Auch wenn die Programmierung nur ~4-6 Std gedauert hat, liegt der Durchführungsfokus ja leider trotzdem auf der Entwicklung eines Roboters). Ich habe in Anschluss an den Projektantrag auch mal meine Ist und Soll-Analyse der "Dokumentation" eingefügt, würdet ihr diese etwas kürzer halten (Wie im Antrag), oder doch ausführlicher, wie in der tatsächlichen Dokumentation? Oder Sollen / Müssen diese übereinstimmen? (Also in der Dokumentation dann einfach Copy-Paste aus dem Projektantrag, wenn nicht stark abweichend).

Projektantrag.pdf

Bearbeitet 24. November24. Nov von Reyth

Oh, ich habe gerade gesehen, dass ich ein paar Rechtschreibfehler sowie die Summierung der Zeitplanung in einem Bereich falsch berechnet habe. Da dies nur ein "Vorschau"-Antrag ist und kein echter Projektantrag, bitte diesen Antrag zweckorientiert betrachten und die Fehler ignorieren.

LG

Ah, damit nicht jeder extra eine PDF runterladen muss:

IHK-Vorgaben:

Inhalt des Projektantrags

Im Projektantrag müssen insbesondere folgende Angaben gemacht werden:

•Projektbezeichnung

-Thema der Projektarbeit, ggf. mit Kurzbeschreibung

•Projektbeschreibung und Ausgangssituation

-Projektanlass: Ist-Analyse (Angaben zum Ist-Stand)

-Nutzendarstellung für den Kunden bzw. Ziel des Auftrages oder Anforderungen an den Auftrag: Soll-Konzept

-Erläuterung des Geschäftsprozesses bzw. die Darstellung des praktischen Problems und der Eigenleistung

-Transparente Abgrenzung des eigenen Beitrags zum Projekt gegenüber Beiträgen Dritter („Fremdleistung“)

-Hilfsmittel (technische Einrichtung, Werkzeuge)

-ggf. Einbindung in ein Gesamtprojekt (Angabe über die Einbindung in ein Gesamtpro-jekt, falls es sich um ein Teilprojekt handelt.

-ggf. Schnittstellen des (Teil-)Projekts

-(Angabe der Schnittstellen des (Teil-)Projekts innerhalb eines Gesamtprojekt)

-Berücksichtigung technische und wirtschaftliche Aspekte (Querschnittsthemen)

-Beachtung eventueller zu berücksichtigender Beschränkungen und Alternativen

•Projektumfeld

-Beschreibung des Projektumfelds (Umfeld beim Kunden und im Betrieb)

•Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden:

-Identifikation/Definition der Haupt-/Kernaufgaben des Projekts

-Zuordnung von Zeitumfängen in Stunden zu diesen Aufgaben;

(die auf Seite 8 angegebenen Bearbeitungszeiten sind unbedingt zu beachten.)

-zeitliche Abhängigkeiten

•Dokumentation/technische Unterlagen:

-kurze Angaben zu praxisüblichen Unterlagen, benötigten Werkzeugen, Arbeitsmitteln, technischen Einrichtungen etc.

1. Thema der Projektarbeit

Entwicklung und Einrichtung eines Roboters zur automatisierten Systemreinigung zu Tagesstart.

Vor Entwicklung soll der geplante, gesparte manuelle Zeitaufwand geschätzt und die Entwicklung des Roboters auf Wirtschaftlichkeit überprüft werden. Ziel ist es die

Systemstabilität in den automatisierten Geschäftsprozessen zu erhöhen und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren.

2. Projektbeschreibung und Ausgangssituation

Ist-Analyse

Mein Projekt „RPA zur Systemreinigung am Tagesstart“ geht aus einem internen Auftrag meines Vorgesetzten aus der Abteilung „Digitale Transformation & Produktionssteuerung“ unseres Betriebes (Genossenschaftsbank) hervor.

Unsere Bank nutzt viele automatisierte Geschäftsprozesse, welche von Robotern via RPA durchgeführt werden und maßgeblich zu der Wertschöpfung des Betriebes beitragen. Von den etwa 254 fehlerhaften Roboterprozessen im Monat, nutzen ca. 141 Prozesse den Bankenarbeitsplatz. Da über eine Remote-Support-Anwendung auf den Roboter zugegriffen wird, ist die Systemleistung bereits stark ausgelastet. Besonders fehleranfällig sind die Prozesse, welche Kundendaten in den Bankenarbeitsplatz einbinden. Bei Ausfall eines solchen Prozesses bleibt der Roboter stehen - nachdem Änderungen vorgenommen, aber bevor diese vollendet und gespeichert wurden. Dies führt dazu, dass eine manuelle Fehlerbehebung ab Stillstandzeitpunkt vorgenommen werden muss, welches Fachwissen der Bankenprozesse voraussetzt und zeitliche Aufwände von durchschnittlich 5-15 Minuten verursacht, teilweise für zwei Mitarbeiter. Momentan wird der Bankenarbeitsplatz-Cache unregelmäßig und erst nach dem Auffallen von Problemen manuell gelöscht.

Soll-Konzept

Auftrag dieses Projektes ist es, einen RPA-Workflow mit UiPath Studio zu entwickeln, der täglich vor Arbeitsstart des Roboters automatisch den Cache des Bankenarbeitsplatzes sowie auf der Festplatte leert und laufende Anwendungen beendet. Der tägliche Trigger wird über die zentrale Verwaltungsplattform mit UiPath Orchestrator erstellt. Ziel dieses Workflows ist es, die Systemeffizienz zu steigern und die Fehleranfälligkeit zu senken, damit ein reibungsloserer Betrieb des Unattended-Roboters gewährleistet wird. Weiterhin soll manueller Aufwand aufgrund der Fehlerbehebung reduziert werden und die Zeit der Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben freigegeben werden.

Der Mehrwert des Projektes soll berechnet und die Wirtschaftlichkeit geprüft werden. Weiterhin sollen Qualitätsmaßnahmen sowie Verfügbarkeit der Daten gewährleistet sein. Dies geschieht durch Backup-Dateien, 4-Augen-Prinzip, Dokumentation und Testing. Weiterhin werden Arbeitsschritte im Workflow geloggt, um die Wartbarkeit und Übersichtlichkeit sicherzustellen.

Es wird ausschließlich ein Roboter zur Systemreinigung entwickelt, alle Folgeprozesse sind bereits in Betrieb. Es wird keine weiteren Schnittstellen erstellt.

Anforderungen

Folgende Anforderungen sollen durch das Projekt erfüllt werden:

-Wirtschaftlichkeit des Projektes soll aufgezeigt werden

-Backup-Dateien des Cache erstellen

-Cache des Bankenarbeitsplatzes soll geleert werden

-Der Nutzer soll aus Atruvia Hub abgemeldet werden

-Festplatten-Cache des Bankenarbeitsplatzes soll geleert werden

-Laufende Anwendungen sollen beendet werden

-Ein Trigger soll vor Tagesstart erstellt werden

-Einhalten von Datenschutz und Datensicherheit

-Einhalten von betrieblichen Compliance-Vorgaben

3. Projektumfeld

Das Projekt wird im Unternehmensrahmen der genossenschaftlichen BANKNAME mit Hauptsitz in Köln durchgeführt. Das Unternehmen besteht seit 1872, bietet traditionelle so wie auch moderne Finanzleistungen an und richtet sich mit Ihrem Angebot vor allem an Privatkunden und Arbeitnehmer in der Region. Die BANKNAME beschäftigt rund 120 Mitarbeiter und betreibt weitere Beratungszentren, um die Nähe zu ihren rund 100.000 Kunden sicherzustellen. Als Genossenschaftsbank ist jedes der über 57.000 Mitglieder Teilhaber der Bank – somit liegt der Fokus nicht auf Gewinnmaximierung, sondern Mitgliederförderung, Nachhaltigkeit, regionaler Verantwortung und demokratischer Teilhabe. Die organisatorische Struktur teilt sich in die beiden Hauptbereiche Vertrieb und Betrieb auf. Der Prüfling ist Teil der Abteilung Digitale Transformation & Produktionssteuerung, welche sich auf unterster Abteilungsebene des Betriebs befindet und eng mit der Marketing- und IT-Abteilung zusammenarbeitet. Zu den Kernaufgaben gehören die digitale Weiterentwicklung, bereichsübergreifende Prozessoptimierung und die Einführung automatisierter Workflows. Die Abteilung DTP ist sowohl Auftraggeber wie auch Kunde des Projektes „RPA zur Systemreinigung am Tagesstart“.

4. Projektphasen

Es muss beachtet werden, dass der Soll-Ist-Vergleich sowie die Reflexion erst erstellt werden können, nachdem der Roboter mindestens 1 Woche lang in Betrieb ist, um die tatsächliche Systemsteigerung zu erfassen.

5. Dokumentation / technische Unterlagen

Grobgliederung:

1.Analysephase mit Ist-Analyse, Soll-Zustand und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

2.Planungsphase mit Projektphasen, Zieldefinition, Ressourcenplanung und Qualitäts- & Risikobetrachtung

3.Durchführungsphase mit Entwicklung des Roboters, Fehlerbehandlung und Funktionstest

4.Testing mit Systemtest und Produktivfreigabe

5.Projektabschluss mit Ist-Soll-Vergleich, Lessons Learned und Schreiben der Dokumentation

Werkzeuge die genutzt werden:

Tatsächliche Ist- und Soll-Analyse, ausführlicher und abweichend vom Projektantrag:

1.1 Ist-Analyse

Um den Ist-Zustand zu verstehen, wurde ein Interview mit den Mitarbeitern des Prozessmanagements und dem RPA-Verantwortlichen durchgeführt. Aktuell nutzt die PSD Bank West eG einen Unattended-Rechner, auf dem Roboter laufen, um Geschäftsprozesse automatisch durchzuführen. Viele dieser automatisierten Arbeitsschritte fallen im BAP an. Da der Cache des BAPs jedoch nicht regelmäßig bereinigt wird, kommt es zu längeren Ladezeiten und gelegentlichen Prozessabbrüchen, die manuelle Eingriffe zur Fehlerbehebung erfordern und Ressourcen binden. Die manuelle Systempflege findet vom RPA-Verantwortlichen nach Bedarf statt. Dazu wird der Cache im BAP auf dem Unattended-Rechner gelöscht und das Programm geschlossen. Daraufhin wird nach Arbeitsanweisung auf der Festplatte zu dem BAP-Cache-Ordner navigiert und die Cache-Dateien gelöscht. (Siehe Anhang 1). Im letzten Schritt werden alle Anwendungen geordnet beendet, wobei mögliche Anwendungen, die geschlossen werden müssen, Notes.exe, Gdix, Excel und Edge darstellen. Dabei wird beachtet, dass der Tab „Atruvia Hub“ im Edge-Browser als letztes geschlossen wird.

Die Roboter werden in wichtigen Prozessen genutzt, die maßgeblich zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen, indem manueller und zeitlicher Aufwand eingespart und Flüchtigkeitsfehler vermieden werden. Durch den Systempflegeprozess können diese Prozesse optimiert werden; ein Ausfall aufgrund mangelnder Systemeffizienz führt dazu, dass der Roboter bei Prozessen wie dem automatischen Einbinden von Kundendaten stehen bleibt - nachdem Änderungen vorgenommen, aber bevor diese vollendet wurden. Dies führt dazu, dass eine manuelle Fehlerbehebung ab Stillstandzeitpunkt vorgenommen werden muss, welches Fachwissen der Bankenprozesse voraussetzt und zeitliche Aufwände von durchschnittlich 5-15 Minuten verursacht, teilweise für zwei Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter einer unterschiedlichen Abteilung für die Fehlerbehebung benötigt wird, werden diese über Microsoft-Teams kontaktiert. 

1.2 Soll-Konzept

Im Anschluss an die Ist-Analyse folgt die Besprechung des gewünschten Soll-Zustandes mit dem RPA-Prozessverantwortlichen und dem DTP-Abteilungsleiter. Der in 2.1 beschriebene Systempflegeprozess soll vollständig automatisiert werden. Dazu soll eine UI-fokussierte Automatisierung mit UiPath Studio programmiert werden, welche Programme öffnen und schließen, vorprogrammierte Klicks durchführen, im Netzverzeichnis navigieren und Dateien löschen kann. Zusätzlich soll in UiPath Orchestrator ein täglich ausgelöster Trigger erstellt werden, der diesen Systempflegeprozess jeden Morgen um 4 Uhr durchführt, bevor die regulären RPA-Prozesse um 7 Uhr starten.

In der Automatisierung wird der Cache im BAP gelöscht, indem unter Hilfe à Info à System à BAP Browser Cache aufräumen à Ja angeklickt und anschließend der BAP geschlossen wird. (Siehe Abbildung 2). Um den Cache auf der Festplatte zu löschen, soll sich der Unattended-Rechner nach der in Anhang 1 beschriebenen Arbeitsanweisung erst aus Atruvia Hub abmelden. Daraufhin wird der Dateiordner %JBF% aufgerufen und in folgenden Unterordner navigiert:

C:\ProgramData\JBF\FIDJWS\a21WSCache\jdownload1-x.bap.fiducia.de\JNLPCache

Nun werden die Cache-Dateien über eine For-Each-Schleife nach Alter überprüft und Dateien, die älter als 7 Tage alt sind, gelöscht. Anschließend soll der Roboter die laufenden Anwendungen beenden, wobei beachtet werden soll, dass der Atruvia Hub-Tab im Edge-Browser als letztes geschlossen wird. Ein erneutes Anmelden oder Öffnen des Atruvia Hubs ist nicht nötig, da die automatisierten Prozesse diesen als ersten Schritt starten. Nach Veröffentlichung des Prozesses wird in UiPath Orchestrator ein zeitgesteuerter Trigger erstellt, durch den er täglich um 4 Uhr den Systempflegeprozess automatisch startet.

Abbildung 1: BPMN des Soll-Zustands

(Noch nicht an den aktuellen Prozess angepasst)

Ich hoffe, dass dies soweit zum Verständnis des Projektes reicht

Bearbeitet 24. November24. Nov von Reyth