Guten Tag,

ich bin Umschüler zum Kaufmann für Digitalisierungsmanagement und befinde mich gerade in meiner Praktikumsphase. Informationen wie Termine zu dem Abschlussprojekt bekommen wir von unserer IHK erst Mitte Dezember. Aber die Abgabefrist zum Projektantrag beläuft sich auf den 12.02.2026.

Ich bin mir nicht sicher, wie ausführlich der Antrag sein sollte und was er alles beinhalten soll, da ich online absolute gar keine Referenzen bezüglich des Abschlussprojektes für Kaufleute für Digitalisierungsmanagement finden kann. Könnte jemand meinen Antrag vielleicht bewerten?

Einmal als PDF und einmal runtergeschrieben.

DECKBLATT

Thema der Projektarbeit:

Entwicklung eines digitalisierten Geschäftsprozesses – Entwicklung eines Roboters zum Ab-gleich von Kundendaten aus zwei unabhängigen Bankenanwendungen.

Projektbeschreibung und Ausgangssituation:

In einem Meeting wurde der Ist-Zustand erhoben sowie der Soll-Zustands besprochen. Hintergrund des Projektes sind gesetzliche Änderungen, die eine bessere Datenqualität der Schließfachkundendaten erfordern. Es haben sich im Laufe der Kontaktierung mehrere Herausforderungen herausgestellt – bei dem Auswerten und Überprüfen der Daten, sowie nach dem Kundenkontakt. Die Datenintegrität soll durch einen Abgleich sichergestellt und die manuelle Korrektur der betroffenen Datensätze ermöglicht werden.

Projektumfeld und Schnittstellen:

Das Projekt wird im Unternehmensrahmen der genossenschaftlichen BANKNAME mit Hauptsitz in Köln durchgeführt. Die Bank beschäftigt rund 120 Mitarbeiter und bedient etwa 100.000 Kunden. Dazu gehören 1.336 Kunden, die ein Bankschließfach anmieten. Der Prüfling ist Teil der Abteilung Digitale Transformation & Produktionssteuerung. Zu den Kernaufgaben gehören die digitale Weiterentwicklung, bereichsübergreifende Prozessoptimierung und die Einführung automatisierter Workflows. Die Abteilung DTP ist sowohl Auftraggeber als auch Kunde des Projektes.

Schnittstellen:

-Organisatorisch: Abteilung DTP (Auftraggeber), Abteilungsleiter (Freigabe), RPA-Verantwortlicher (Fach-Support) und Sachbearbeiter (Korrektur)

-Technisch:

• Datenquellen: Gdix (Datenmanagement) und SafeNet

• Entwicklung: BeyondTrust Remote Support und UiPath Studio

• Verarbeitung & Kommunikation: Microsoft Excel und Microsoft Teams

Ist-Analyse:

In unserer Genossenschaftsbank besteht momentan das Problem, dass Kundendaten in dem Kernbankensystem agree21/BAP sowie separat in der eigenständigen Fachanwendung zur Verwaltung von Bankenschließfächern namens SafeNet gespeichert werden. Durch das manuelle Einspeisen der Kundendaten in SafeNet kommt es häufig zur Falscheingabe, was bei jeder

Auswertung von Kundendaten im Kontext der Schließfächer eine manuelle Überprüfung erfordert und evtl. verheerende Folgen für den Datenschutz mit sich ziehen kann. Monatlich haben in den letzten 3 Jahren im Durchschnitt 16 Kunden ein neues Schließfach gemietet. Die Fehlerquote der aktuellen Daten beläuft sich auf rund 20%. Sind bereits beide Kundendatensätze vor-liegend, dauert die manuelle Prüfung und der Abgleich eines einzelnen Datensatzes in den zwei Systemen etwa 2 Minuten und 30 Sekunden. Wenn ein Fehler entdeckt wird, verdoppelt sich die Zeit, aufgrund der manuellen Fehleranalyse, auf durchschnittlich 5 Minuten.

Soll-Konzept:

Funktionale Anforderungen:

-Kundendaten aus agree21/BAP und SafeNet erheben und exportieren

-Kundendaten in Kategorien (z.B. Kundennummer, Name) einteilen und sortieren

-Roboter entwickeln: Kundendaten aus beiden Systemen abgleichen

-Kundendaten von Mietern mit Diskrepanzen in separater Excel-Fehlerliste speichern, abweichende Datensätze identifizieren und markieren

-Stichprobendaten als Testdaten nutzen

-Liste den Mitarbeitern zum manuellen Überprüfen bereitstellen

Nicht-funktionale Anforderungen:

-Datenschutz-Konformität (DSGVO) und betriebliche Compliance-Vorgaben einhalten

-Fehlerquote von aktuell 30% auf 0% reduzieren

-Wartbarkeit & Benutzerfreundlichkeit: Der Roboter muss kommentiert, die Ergebnis-Liste übersichtlich sein

Nicht Bestandteil des Projektes ist das Korrigieren der Kundendaten in den Systemen, dies wird ausschließlich von Mitarbeitern zur Prüfung durchgeführt.

ABBILDUNG 1: BPMN DES SOLL-KONZEPTES

Projektziele:

Anhand der SMART-Regel:

1.Bis zum 15.04.2026 wird ein RPA-Roboter entwickelt und produktiv gesetzt, der automatisch 100% der 1.336 Kundendatensätze aus BAP und SafeNet abgleicht.

2.Der Roboter identifiziert alle Datensätze mit Diskrepanzen und exportiert diese bis zum 15.04.2026 in eine übersichtliche Excel-Fehlerliste.

3.Das Projekt wird mit maximal 40 Stunden Eigenleistung und 2.000€ Budget bis zum 15.04.2026 umgesetzt.

4.Der Roboter wird vollständig kommentiert, mit Testdaten validiert, nach 4-Augen-Prin-zip freigegeben und die Dokumentation erfüllt IHK- und betriebliche Vorgaben bis zum 15.04.2026.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung:

Die aus der Ist-Analyse gelieferten Kennzahlen können für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit verwendet werden.

Kosten: Für die Ist- und Soll-Besprechung wurde für zwei Stunden mit dem Abteilungsleiter und dem RPA-Verantwortlichen gesprochen. Zum Fachaustausch und Testing wird der RPA-Verantwortliche geschätzt zwei weitere Stunden und der Abteilungsleiter zur Überprüfung der Zielsetzung und Projektfortschritt insgesamt eine Stunde investieren.

Person	Stunden	Pauschaler Stundensatz	Kosten
Prüfling	40	25€	1000€
RPA-Verantwortlicher	4	85€	340€
DTP-Abteilungsleiter	3	100€	300€
Projektkosten Gesamt			1640€

Nutzen:

Der Pauschalstundensatz der Sachbearbeiter zur Prüfung liegt bei 75€ die Stunde. Durch die Vermeidung der manuellen Überprüfung von 66,8 Stunden, ergibt sich eine einmalige Kostenersparnis von 5.010€.

Return on Investment:

((𝐸𝑖𝑛𝑚𝑎𝑙𝑖𝑔𝑒𝑟 𝑁𝑢𝑡𝑧𝑒𝑟𝑛 − 𝐸𝑖𝑛𝑚𝑎𝑙𝑖𝑔𝑒 𝐸𝑛𝑡𝑤𝑖𝑐𝑘𝑙𝑢𝑛𝑔𝑠𝑘𝑜𝑠𝑡𝑒𝑛) / 𝐸𝑖𝑛𝑚𝑎𝑙𝑖𝑔𝑒 𝐸𝑛𝑡𝑤𝑖𝑐𝑘𝑙𝑢𝑛𝑔𝑠𝑘𝑜𝑠𝑡𝑒𝑛) ∗ 100 ≈ 205%

Das Projekt amortisiert sich sofort mit einem ROI von ~205%. Die monatliche Ersparnis von 50,25€ gewährleistet eine nachhaltige Kosteneffizienz.

Neben den quantitativen Vorteilen gibt es auch nennenswerte qualitative Aspekte. Die Mitarbeiter tragen durch die Ressourcenfreisetzung für höherwertige Aufgaben zur Wertschöpfung des Unternehmens bei. Weiterhin wird das Compliance- und Reputationsrisiko der Bank reduziert. Der Roboter schafft außerdem einen revisionssicheren Datenbestand, indem eine lücken-lose Protokollierung des Prozesses gewährleistet wird und die Bank die Einhaltung der Datenintegrität gegenüber internen und externen Prüfern jederzeit nachweisen kann.

Durchführungszeitraum: Das Projekt wird in dem vorgegebenen Projektzeitraum zwischen dem 15.03.2026 – 15.04.2026 durchgeführt.

Projektphasen- und Zeitplanung:

Das Projekt wird nach dem klassischen Wasserfallmodell durchgeführt. Die geplanten Projektphasen sind fest definiert und werden einmalig sowie nacheinander durchgeführt.

Phase Tätigkeit Geplante Stunden 1 Analysephase

Phase	Tätigkeit	Geplante Stunden
1	Analysephase Ist-Analyse Anforderungsanalyse & Soll-Konzept Wirtschaftlichkeitsbetrachtung	8h
2	Planungsphase Phasen- & Zeitplanung Ressourcenplanung Qualitäts- und Risikobetrachtung	6h
3	Durchführungsphase Projektschritte und Vorgehensweise Abweichungen, Anpassungen & Testing Qualitätsmaßnahmen	14h
4	Abnahmephase Soll-Ist-Vergleich Formale Abnahme Go-Live	5h
5	Dokumentation Lessons Learned & Ausblick Erstellung der IHK-Projektdokumentation Erstellung der betrieblichen Dokumentation	6h

Zusammenfassung und Ausblick:

Das Projekt „Erstellung eines Roboters zum Abgleich von Kundendaten aus zwei unabhängigen Bankenanwendungen“ wird die definierten SMART-Ziele erreichen und schafft einen neuen, digitalisierten Geschäftsprozess für die einmalige sowie regelmäßige Datenintegritätsprüfung der Schließfach-Kundendaten. Das Projekt leistet einen signifikanten Beitrag zur Erhöhung der Datenqualität, Datenintegrität & Verfügbarkeit und zur Minimierung des Compliance-Risikos im Bereich der Schließfachverwaltung. Außerdem beseitigt das Projekt den potenziellen manuellen Aufwand von etwa 67 Stunden und leistet somit einen Beitrag zur Wertschöpfung.

Ich bin für jede Rückmeldung dankbar. Es handelt sich bei meinem Antrag um etwa 893 Wörter und 6.448 Zeichen. Ich kenne die Vorgabe einer maximalen Länge meiner IHK nicht (Bonn).

LG, Reyth

Bearbeitet Gestern um 13:241 Tag von charmanta

Ich bin jetzt kein Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, aber ich habe da so das ein ober andere Problem mit dem Antrag.

vor 45 Minuten, Reyth hat gesagt:

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung:

Das gehört meines Erachtens nach in das Projekt. Du rechnest mit Variablen die sich erst im laufe des Projektes ergeben, wie z.B. dem Return of Invest.

vor 50 Minuten, Reyth hat gesagt:

Prüfling

40

Du rechnest mit 40 Stunden. Deine Projektplanung ergibt aber 39 Stunden.

Bearbeitet Gestern um 10:091 Tag von cortez

Vielen Dank cortez,

ja ich bin mir mit der Wirtschaftlichkeit auch sehr unsicher gewesen, aber da es ja ein wichtiges Thema für KfDm ist, meinte KI, dass diese auf jeden Fall mit in den Antrag sollte (Wobei die KI ja online auch keine Projektdokumentationen / Anträge zu KfDm finden kann).

Ich habe die komplette Wirtschaftlichkeitsbetrachtung anhand der Angaben meiner Ist-Besprechung durchgeführt, diese ist aber etwas zu groß, um sie komplett mit in den Antrag anzufügen und habe daher das Ergebnis mit angegeben. Ich könnte natürlich in dem Abschnitt auch nur erklären, was ich vorhabe zu machen, ist das so IHK-Konform für den Antrag?

Bzgl der 39 Stunden: vielen Dank, das ist korrekt, die 1 Std Pufferzeig habe ich nicht mit reingeschrieben, da sollte ich dann natürlich auch den Rest mit anpassen, danke :)

Bearbeitet Gestern um 14:391 Tag von mapr

vor 2 Stunden, Reyth hat gesagt:

Ich habe die komplette Wirtschaftlichkeitsbetrachtung anhand der Angaben meiner Ist-Besprechung durchgeführt, diese ist aber etwas zu groß, um sie komplett mit in den Antrag anzufügen und habe daher das Ergebnis mit angegeben.

Hier sind wir dann bei einem Problem für dich. Du darfst erst anfangen, wenn der Projektantrag genehmigt ist. So zeigst du relativ deutlich, dass du schon vor dem Projektantrag mit deinem Projekt angefangen hast (Es impliziert, dass die Analysephase schon komplett abgeschlossen ist.), was egal welche Ausbildung du machst ein No Go ist.

vor 57 Minuten, cortez hat gesagt:

Hier sind wir dann bei einem Problem für dich. Du darfst erst anfangen, wenn der Projektantrag genehmigt ist. So zeigst du relativ deutlich, dass du schon vor dem Projektantrag mit deinem Projekt angefangen hast (Es impliziert, dass die Analysephase schon komplett abgeschlossen ist.), was egal welche Ausbildung du machst ein No Go ist.

vor 58 Minuten, cortez hat gesagt:

Hier sind wir dann bei einem Problem für dich. Du darfst erst anfangen, wenn der Projektantrag genehmigt ist. So zeigst du relativ deutlich, dass du schon vor dem Projektantrag mit deinem Projekt angefangen hast (Es impliziert, dass die Analysephase schon komplett abgeschlossen ist.), was egal welche Ausbildung du machst ein No Go ist.

Ah, vielen Dank. Aber die Ist- / Soll-Besprechung muss doch schon vor dem Projektantrag geschehen, sonst kann man doch das Projekt gar nicht begründen. Und das ist ja auch Teil der Analysephase und somit Teil des Projektes. Wie soll man sonst die Begründung für das Projekt einholen, also komplett einfach nur vom "Thema" her, ohne irgendwelche Kennzahlen (z.B. wie viele Schließfachmieter wir haben)?

Also das die Wirtschaftlichkeit rausfällt verstehe ich aber auf jeden Fall. Schnittstellen dürfen dann auch nicht vorkommen, richtig? Ist ja auch nach der Analysephase erst bekannt. Die Projektziele sollen anscheinend auch nicht mit in den Antrag, sondern unter Ressourcenplanung dann im Projekt durchgeführt werden.

Eine Frage habe ich aber noch bezüglich der Durchführungsphase, was wird denn bei Kaufleuten in dieser Phase überhaupt durchgeführt? Datenanalyse? Als einziges? Oder ist die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei IT-Kaufleuten auch Part der Durchführungsphase, anstatt der Analysephase? Ist mein Entwicklungsanteil zu hoch? Die Programmierung sollte nicht länger als 4-6 Stunden dauern.

vor 2 Minuten, Reyth hat gesagt:

Wie soll man sonst die Begründung für das Projekt einholen, also komplett einfach nur vom "Thema" her, ohne irgendwelche Kennzahlen (z.B. wie viele Schließfachmieter wir haben)?

Ja, du suchst eine Lösung vor ein (vorhandenes) Problem. Kennzahlen sind da erstmal irrelevant.

vor 22 Stunden, Reyth hat gesagt:

Wie soll man sonst die Begründung für das Projekt einholen, also komplett einfach nur vom "Thema" her, ohne irgendwelche Kennzahlen (z.B. wie viele Schließfachmieter wir haben)?

so z.B.

Es gibt zwei Systeme zur Kundenverwaltung und ein zusätzliches für Schließfächer . Diese Systeme sprechen nicht miteinander. In allen Systemen sind Kunden mit Schließfächern. Die Daten werden manuell gepflegt. Es treten regelmäßig Fehler auf und die Inventur muss manuell gemacht werden. Bei über 1000 Schließfächern ist dies ein erheblicher Aufwand, welcher jährlich wieder anfällt.

Diesen Ablauf kann man auch automatisieren um den Arbeitsaufwand zu senken und Fehler (gerade im Bezug auf Rechnungen) zu reduzieren.

vor 57 Minuten, cortez hat gesagt:

so z.B.

Es gibt zwei Systeme zur Kundenverwaltung und ein zusätzliches für Schließfächer . Diese Systeme sprechen nicht miteinander. In allen Systemen sind Kunden mit Schließfächern. Die Daten werden manuell gepflegt. Es treten regelmäßig Fehler auf und die Inventur muss manuell gemacht werden. Bei über 1000 Schließfächern ist dies ein erheblicher Aufwand, welcher jährlich wieder anfällt.

Diesen Ablauf kann man auch automatisieren um den Arbeitsaufwand zu senken und Fehler (gerade im Bezug auf Rechnungen) zu reduzieren.

@cortez Ah ok, also führe ich vor dem Projektantrag keine wirkliche Ist- / Soll-Besprechung durch, sondern erkläre wirklich nur erstmal die Basics / Hintergründe des ausgewählten Projektes? Kennzahlen kommen im Projektantrag also auch im "Ist-Zustand" nicht vor? (z.B. "Monatlich haben in den letzten 3 Jahren im Durchschnitt 16 Kunden ein neues Schließfach gemietet. Die Fehlerquote der aktuellen Daten beläuft sich auf rund 20%....") --> Schon Teil des Projektes (Ist-Analyse), nicht des Antrages? (Ist der Part "Ist-Analyse" im Projektantrag also falsch? Sollte er dort "Ist-Zustand" heißen?

Stattdessen den Hintergrund erklären z.B. Ist-Zustand:
"In unserer Genossenschaftsbank besteht momentan das Problem, dass Kundendaten in dem Kernbankensystem agree21/BAP sowie separat in der eigenständigen Fachanwendung zur Verwaltung von Bankenschließfächern namens SafeNet gespeichert werden. Durch das manuelle Einspeisen der Kundendaten in SafeNet kommt es häufig zur Falscheingabe, was bei jeder Auswertung von Kundendaten im Kontext der Schließfächer eine manuelle Überprüfung der genutzten Kundendaten erfordert und evtl. verheerende Folgen für den Datenschutz mit sich ziehen kann. Die manuelle Überprüfung auf Fehler verursacht bei über 1000 vermieteten Schließfächern einen erheblichen Aufwand, für den die Ressourcen der beteiligten Abteilungen nicht ausreichen. Durch die einmalige sowie monatliche Automatisierung dieses Prüfprozesses kann der Arbeitsaufwand für die Sachbearbeiter stark reduziert werden, so dass die Sachbearbeiter Diskrepanzen direkt erkennen können und nur die Kundendaten anpassen müssen."

Korrekt? Wie sieht das mit der Phasen-/Zeitplanung aus? Ich habe vom Projektantrag-Team meines Bildungsträgers die Information bekommen, das der Fokus bei Kaufleuten für Digitalisierungsmanagement auf der Analyse- und Planungsphase liegt - ergibt ja auch Sinn, da Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Datenerhebung (&-Analyse) sowie Ressourcenplanung die Fokusthemen von IT-Kaufleuten ist. Aber würdet ihr da zustimmen, die Analysephase auf 11h, Planung auf 10h zu erhöhen und Durchführung auf 8Std zu reduzieren? (Enthält ja eigentlich meine Roboterentwicklung, was aber nicht länger als 6Std dauert, dazu dann noch Abweichungen / Anpassungen / Testing und Qualitätsmaßnahmen)

Vielen Dank nochmal :)

Weitere Informationen: In der IT-Handreichung meiner IHK sind in dem Anforderungskatalog für den Projektantrag (Checkliste) folgende Punkte aufgeführt, zu denen ich mir noch unsicher bin:

15. Die Projektbeschreibung enthält wirtschaftliche, technische und organisatorische Vorgaben und werden berücksichtigt.
16. Die benötigten technischen Einrichtungen, Werkzeuge oder Arbeitsmaterialien sind aufgeführt.
17. Qualitätsrelevante Merkmale/ Qualitätssicherung des Soll-Zustandes und Projektabschluss sind definiert.

In welchem Kontext müssen wirtschaftliche Vorgaben berücksichtigt werden? Eher sowas wie "Einhaltung von 2000€ Budget" und das wäre es schon? Oder müssen doch noch irgendwelche weiteren Kennzahlen erwähnt werden? Zu Punkt 16. habe ich einen kleinen Abschnitt mit technischen und organisatorischen Schnittstellen in der Projektbeschreibung. Wie würdet Ihr die 17. verstehen? Eigentlich nur die Beschreibung der nicht-Funktionalen Anforderungen oder nicht? Also bei mir wäre der Abschnitt:

"Nicht-funktionale Anforderungen:

-          Datenschutz-Konformität (DSGVO) und betriebliche Compliance-Vorgaben einhalten

-          Fehlerquote auf 0% reduzieren

-          Wartbarkeit & Benutzerfreundlichkeit: Der Roboter muss kommentiert, die Ergebnisliste übersichtlich sein

-          Einhaltung von 40 Stunden für die Projektdurchführung und 2000 EUR für das Budget"

Würde das reichen?

Nur bin ich mir nicht sicher bei "Projektabschluss ist definiert", in wie fern? --> Abgeschlossen, sobald die Daten getestet wurden und den Sachbearbeitern bereitgestellt wird?

Vielen Dank nochmal :)