Hallöchen,
mein 1. Antrag wurde abgelehnt, wegen des zu geringen Detaillierungsgrades.
Hab ihn nun überarbeitet und wollt mal wissen, was ihr dazu meint!
Entschuldigt die Formatierung!
Mail:
Thema der Projektarbeit
Einführung einer Testumgebung für ein Dokumentenmanagmentsystem
Projektbezeichnung (Auftrag/Teilauftrag)
Auftrag
IST - Zustand
Derzeitig werden alle Daten der jeweiligen Benutzer zentral auf einem Fileserver gespeichert.
Die Daten sind aber nur für die einzelnen Benutzer zugänglich. Wollen andere Mitarbeiter
auf Daten zugreifen, die Abteilungsübergreifend relevant sind, kann dies nur geschehen,
indem die Daten per E-Mail Anhang versendet werden.
SOLL - Zustand
Durch diese Optimierung erschließt sich eine Kosten- und Zeitsparende Verwaltung, Vorteile
für die Dokumentensicherheit und Archivgröße. Die Netzwerkfunktionalität der Software soll
ermöglichen, daß mehrere Benutzer mit ein und demselben Archiv arbeiten können.
Detaillierte Kuzbeschreibung
Die xxx in xxx beabsichtigen beginnend mit dem Technischen Bereich ein
Dokumentenmanagmentsystem einzuführen. Mit Hilfe dieser Software wird beabsichtigt Briefe,
Dokumente, Vorlagen und Rechnungen sinnvoll und logisch sucessive auf eine Papierlose / Digitale
Form zu überführen.
Zunächst muß eine geeignete Software gesichtet werden, ihre Funktionalität, bzw. ihren
alltagstauglichen Einsatz auf die Bedürfnisse der Klinik geprüft werden. Als zweiter Schritt wird
die Software in einer Testumgebung mit den für die Klinik notwendigen Funktionen eingerichtet.
Testumgebung
Es sollen 3 Client PC's und ein Server eingerichtet. Als Rechnersysteme werden Pentium
4 Prozessoren eingesetzt mit 256 MB RAM. Als Betriebssystem wird Win 2000 Proffessional
verwendet. Die Standardsoftware beinhaltet den Acrobat Reader, Office 2000 und das
Dokumentenmanagmentsystem ELO Office. Als Datenbankschnittstelle werden ODBC Treiber
zur Accessanbindung installiert. Über den Server werden die Dokumente zentral verwaltet und
gespeichert, sowie die anfallenden benutzerdefinierten Konfigurationen vorgenommen.
Folgende Arbeitsschritte sind notwendig
Abstimmung der notwendigen Funktionalitäten und des Archivaufbau mit den
Anwendern
Prüfung der technischen Vorraussetzungen und der Skalierbarkeit der Software
Erstellen eines zeitgesteuerten Ablaufplans
Installation der Software in einer heterogenen Umgebung
Einrichtung der Benutzerauthentifizierung (Anlegen von Benutzerkonten mit
unterschiedlichen Sicherheitsstufen)
Konfiguration und Anpassung der Software nach Benutzervorgaben
Prüfung der Netzwerktauglichkeit und Praktikabilität, im besonderen auf das Zeit-
und Benutzerfreundliche Verhalten der Software
Prüfung und Einrichtung der notwendigen Datensicherheit
Erstellen eines Datensicherungskonzeptes
Erstellen eines Disaster Recovery's
Erarbeiten einer strukturierten abgestuften Einführungsstrategie (Verwaltung, EDV,
Medizintechnik, Seniorenzentrum, PDL, Pflege, Ärzteschaft, Ambulanzen,
Sekretariate)
Die Vergabe von Objektberechtigungen geschieht über sogenannte Zugriffskontroll-Listen. Für jeden
Anwender wird festgelegt, welche Rechte er bezüglich Verwaltung und Bearbeitung der Archive
und Archivdaten besitzt. Außerdem müssen verschiedene Verschlüssellungskreise erstellt und
den einzelnen Dokumenten oder Archiven zugewiesen werden, damit eine eindeutige
Benutzerauthentifizierung mit einer 128 Bit Verschlüsselung stattfinden kann. Mit Hilfe von
globalen und dokumententypbezogenen Stichwortlisten, die vor allem bei kritischen Eingabefeldern
wie z.B. Kundennummer notwendig sind, sollen lückenlose Rechercheergebnisse erzielt werden und
damit die Archivqualität erhöhen. Indem ich einen Teil der Dokumente in den Volltext aufnehme,
kann auch der Dokumenteninhalt durchsucht werden. Desweiterem werden verschiedene
Ablagemasken erstellt, womit sich Dokumente standardisiert erfassen und im Archiv ablegen lassen.
Gleiche Dokumentenarten werden mit derselben Ablagemaske erfasst und archiviert und bei
Bedarf geschieht eine automatisierte Ablage in die jeweiligen Archivregister. Integrierte OCR -
Funktionen ermöglichen daß bestehende Texte in die entsprechenden Indexfelder der
Ablagemasken übernommen werden.
Abschließend wird ein Testlauf durchgeführt, inklusive eines ersten Vollbackups und
anschließender inkrementeller Sicherung der Dokumentendaten.
Vorteile des Dokumentenmanagmentsystems
Möglichkeit der Volltextrecherche zum schnelleren Auffinden von wichtigen
Dokumenten
Flexibler Unternehmensweiter Datenaustausch
Unterstützung einer digitalen Signatur für eine revisionssichere Ablage nach GDPdU,
HGB, AO und BGB
OLE Anbindung aller Office Produkte und direkter E-Mail Versand / Ablage durch
MAPI Schnittstelle
Datensicherheit durch File-Server Architektur