Hallo Fachinformatiker.de 👋,

Hier nochmal die Überarbeitete Version von mein alten Antrag
Alter Post: Projektantrag abgelehnt bitte um dringende hilfe - Abschlussprojekte - Fachinformatiker.de

Mein Thema:

Digitalisierung von papierbasierte Checklisten zur effizienten Bearbeitung im internen System

Ausgangssituation:

Derzeit werden im Unternehmen papierbasierte Checklisten verwendet, um wichtige Arbeitsprozesse umzusetzen. Diese manuelle Vorgehensweise führt jedoch zu einem erhöhten Zeitaufwand, erschwert die Nachverfolgung und verursacht unnötige Kosten. Zudem fehlen digitale Funktionen wie, Hyperlinks zu relevanten Dokumenten oder eine einfache Navigation durch Shortcuts. Um die Effizienz zu steigern und die Prozessqualität zu verbessern, soll die bestehende Checkliste vollständig digitalisiert und in den Microsoft Planner integriert werden.

Projektziel:

Ziel des Projektes ist es, die bestehenden papierbasierten Checklisten die für die Bearbeitung von Personal Eintritte/Austritte/Mutterschutz/Versetzung/Namensänderung

vollständig in das interne System zu überführen und in digitaler Form im Microsoft Planner umzusetzen. Die neue digitale Checkliste soll direkt am Arbeitsrechner ausfüllbar sein und die bestehenden Zugriffsrechte berücksichtigen, sodass nur berechtigte Personen Inhalte einsehen und bearbeiten können

Durch die Integration in den Microsoft Planner sollen sowohl die Bearbeitungszeit als auch die Kosten reduziert werden. Zusätzlich wird die digitale-Version der Checklisten um praktische Funktionen erweitert. Zusätzlich Arbeitsprozess effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten

• Shortcuts für häufig wiederkehrende Aufgaben und Aktionen zur schnelleren Bearbeitung

• Hyperlinks, die direkt auf relevante Dokumente, interne Seiten oder externe Ressourcen verweisen,

• Sowie eingebundene Einleitungen und Hilfetexte die bei der Orientierung und Bearbeitung innerhalb der Checkliste unterstützen.

Die Umsetzung im Microsoft Planner ermöglicht eine klare Strukturierung der Aufgaben eine einfache Nachverfolgung des Fortschritts und eine nahtlose Einbindung in bestehende Arbeitsprozesse. Ziel ist es, ein interaktives übersichtliches und effektives Werkzeug zur Prozessunterstützung und Qualitätssicherung bereitzustellen

Zeitplanung:

Analyse (6 Stunden)

• Aufnahme des Ist-Prozesses. Dabei werden alle relevanten Informationen zur aktuellen Nutzung der Checklisten erhoben (4 Stunden).

• Anforderungen an die digitale Umsetzung werden ermittelt, insbesondere hinsichtlich Zugriffsrechte, Struktur, Nutzerführung und gewünschter Zusatzfunktionen wie Hyperlinks, Shortcuts oder integrierte Hilfstexte (2 Stunden).

Entwurf (6 Stunden)

• Basierend auf den Ergebnissen der Analyse wird ein Soll-Konzept erstellt, das den idealen Aufbau der digitalen Checklisten beschreibt (5,5 Stunden).

• In diesem Schritt erfolgt auch die Auswahl der geeigneten Umsetzungsvariante, wobei die Entscheidung auf die Integration in Microsoft Planner fällt. Hierbei werden Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen sowie einfache Wartbarkeit berücksichtigt (0,5 Stunden).

Implementierung (14 Stunden)

• In dieser Phase werden die digitalen Checklisten im Microsoft Planner entwickelt und umgesetzt. Dazu gehört die Strukturierung der einzelnen Aufgaben, das Einfügen von Shortcuts und Hyperlinks sowie das Einbinden von erläuternden Anleitungen zur Unterstützung der Nutzer.

• Auch die Umsetzung der Zugriffsrechte wird in dieser Phase realisiert.

Test und Abnahme (6 Stunden)

• Es werden umfangreiche Tests durchgeführt, um die Funktionalität, Benutzerführung und Systemintegration zu überprüfen (4 Stunden).

• Identifizierte Fehler oder Optimierungspotenziale werden behoben (2 Stunden).

Dokumentation (8 Stunden)

• Die Projektarbeit wird für die IHK vollständig dokumentiert (7 Stunden).

• Schulungsunterlagen werden für die Endnutzer erstellt, um eine schnelle und reibungslose Einführung im Arbeitsalltag zu ermöglichen (1 Stunde).

Gesamt: 40 Stunden

Anlagen

Vergleich Wirtschatflichkeitsanalyse Papier vs. digital


Präsentationsmittel

Laptop mit Präsentation


Bin für jeden Tipp und eure Hilfe im voraus Sehr Dankbar :)

LG

Bearbeitet Mittwoch um 16:011 Tag von mapr

die Prüfungsordnung sagt dazu:

1. Arbeits-, Geschäfts- und Wertschöpfungsprozesse zu analysieren,

2. Digitalisierungsvorhaben unter wirtschaftlicher Betrachtung zu planen,

3. Daten zu erheben, zu kategorisieren und bereitzustellen,

4. Prozessdaten auszuwählen und Entscheidungsoptionen abzuleiten,

5. die Durchführung eines Kundenauftrags zu begleiten,

6. Datenschutz und -sicherheit sicherzustellen und

7. Projektergebnisse kundengerecht darzustellen.

Ich sehe den kaufmännischen Ansatz ein wenig kurz. Aber formal könnte das Thema so durchgehen oder mit einer Auflage des PA versehen werden.

Der Punkt -6- fehlt, den solltest Du mit erwähnen

vor 26 Minuten, charmanta hat gesagt:

mit einer Auflage des PA v

Vielen Dank, Ich würde noch ergänzen das Datenschutz-Sicherheit beim Projekt berücksichtigt werden muss. evtl mit Löschfristen oder bearbeitung der Checkliste ohne erwähnungen von Persönlichen Daten😄

Am 1.10.2025 um 10:34, ded9009 hat gesagt:

In diesem Schritt erfolgt auch die Auswahl der geeigneten Umsetzungsvariante, wobei die Entscheidung auf die Integration in Microsoft Planner fällt.

Aber damit nimmst Du doch zumindest einen Teil der Lösung vorweg und die Sache verliert damit ein wenig den Projektcharakter.

Bearbeitet vor 6 Stunden6 h von Muff Potter