Ablauf eines großen Meetings

[Welenreiter]

Hallo Leute,

ich Plane und Moderiere mehre große Meetings bei dem meistens 20-30 Personen an einem Tisch sitzen und Technische Probleme besprechen.

Ich habe dabei öfter Probleme die bei einer solchen Gruppe entstehen wie z.b: das die Teilnehmer anfangen untereinander zu Quatschen. Oder manche leute zu leise sprechen und anderen in daher nicht hören.

Nun meine Frage:

Wie laufen diese Besprechungen in euren Unternehmen ab?

Gibt es Konzepte für den Ablauf? (Wenn ja, öffentlich?)

Gibt es einen Moderator?

Steht dieser forne oder sitzt er mit in der Gruppe?

[Muadibb]

Grundsätzlich zu beachten ist:

- Moderator legt "Spielregeln" fest

- Teilnehmer müssen "Spielregeln" akzeptieren

- Moderator stellt Ablauf vor

- alle Halten sich auch daran

Das ist die schöne Theorie

Ich würde Dir dazu mal das Buch "Der Termin" von Tom DeMarco empfehlen.

Ich glaube in diesem Buch war es, dass man bei Projektmeetings ein Ritual einführen soll, was in dem Fall war, dass man am Anfang immer einen Teilnehmer bestimmt auf den beim heutigen Meeting verzichtet werden kann.

Der Autor hat gute Quellenangaben, die Dir bestimmt weiterhelfen (Stichwort WinWin-Modell o.ä.).

[Welenreiter]

Eine weiteres Problem das ich zum ersten block hinzufügen will ist:

Ich erlebe oft das IT Fachleute nur ungern vor Menschen sprechen.

Wie kann man Teilnehmer im Meeting Motivieren mehr zu sagen?

[Muadibb]

Du hast im esten Beitrag gesagt, dass es um technische Probleme geht und im 2. Beitrag, dass die IT Leute nicht gerne vor Menschen reden. Ich dachte bisher immer, wenn die "Techis" unter sich sind, ist das gar kein Problem

Also bei uns gibt es in allen Abteilungen Teammeetings. Es sind aber selten so große Gruppen.

Der Ablauf ist durch den Teamleiter eigentlich festgelegt, z.B.

Durchsprache der laufenden Projekte. Die Beteiligten der einzelnen Projekte sagen dann etwas zum Status und ggf. wird auch über Punkte diskutiert.

Der Teamleiter moderiert dann auch und sorgt dafür, dass auf einem Punkt nicht zu lange rumgeritten wird, so dass auch alles angesprochen wird. Bei etwa 8-9 Leuten dauert so etwas max. 1 Stunde.

Wenn Diskussionen ausarten, dann sollte der Moderator dafür sorgen, dass die Diskussion ausserhalb des Meetings weitergeführt wird: "Bitte besprechen Sie diesen Punkt nach dem Meeting" oder "Details klären Sie bitte im Anschluss an unsere Besprechung"

Die Motivation zum reden ist schwierig, denn oft ist deshalb so, weil eventuell Deine Vorgänger nicht nach deren Meinung gefragt haben oder die IT Fachleute noch nie vor einer Gruppe reden sollten (dieser Punkt in Bezug auf Softskills wird ja von vielen Ausbildern/Prüfern in der FI Ausbildung kritisiert).

Ich habe während meiner FISI Ausbildung und auch jetzt im BA-Studium eine Möglichkeit kennengelernt, wie man doch jeden mal zu einem Vortrag vor einer Gruppe bringen kann:

Jeder Mitarbeiter bekommt die Chance ein Thema vor der Abteilung oder wem auch immer vorzustellen. Das Thema kann er frei wählen. So wird jeder dazu angeregt, einen Vortrag zu halten und gleichzeitig wird Wissen an die Gruppe vermittelt. So etwas braucht natürlich Zeit und einige werden sich trotzdem scheuen, aber so kann ein großer Teil wahrscheinlich doch motiviert werden.

Als Moderator sollte man aber auch darauf achten offene Fragen zu stellen. Schlecht: Haben sie noch etwas dazu zu sagen? (Antwort ist dann meistens "Nein")

Besser: Wie würden sie bei diesem Problem vorgehen?

[mr-blister]

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass vor allem im IT-Bereich die Leute äußerst allergisch auf irgendwelche "neumodischen Motivations/Kommunikationmodelle" reagieren. Oft führt das dazu, dass die Teilnehmer total abschalten bzw. noch weniger Lust haben sich an der Diskussion zu beteiligen...

[IJK]

@mr-blister

Was sind denn bitte deiner Ansicht nach "neumodische Motivations/Kommunikationmodelle"???

LiGrü

Michael (sich fragend, ob er was verpasst hat)

[M.A.Knapp]

20-30 Leute an einem Tisch bringt selten was

Man sollte den Tagesablauf planen, Programm zusammenstellen

z.b.

9:00 - 10:00 : Anfangsbesprechung, Vorstellung, Einteilung Arbeitsgruppen

10:00 - 10:15 : Kaffeepause

10:15 - 12:15 : Besprechung in Arbeitsgruppen

12:15 - 13:45 : Mittagspause

13:45 - 15:00 : Fortsetzung Arbeitsgruppen

15:00 - 15:15 : Kaffeepause

15:15 - 16:30 : Gemeinsame Diskussion, Besprechung der AG Ergebnisse

16:30 - 16:40 : Kurze Pause

16:40 - 17:30 : Arbeitsgruppen (Nachverarbeitung offener Probleme)

17:30 - 17:45 : Kaffeepause

17:45 - 19:00 : Schlußpräsentation der AG & -besprechung, Diskussion, Zusammenfassung

19:00 - offen : Abendessen, "Social Event"

Der Zeitplan ist so gestaltet, daß ca 1.5 Stunden intensiv gearbeitet wird und dann in einer mind. 15min langen Entspannungszeit mündet. Es ist absolut unsinnig, mehr als 1.5 Stunden im Block zu machen, danach werden die Leute unruhig, nervös, etc. und arbeiten nicht mehr aktiv mit. Nach dem Mittagessen und gegen Abend werden sind die Einheiten kürzer. Die Pausen dienen zum Raumwechsel, Präsentationsvorbereitung, WC, Rauchen, Kaffee, informellen Gesprächen. Ich halte diese für extrem wichtig.

Arbeitsgruppen sollten aus 3-5 Leuten bestehen, nicht mehr.

Idealerweise notiert der Moderator zu einen unpassenden Zeitpunkt aufkommende Fragen, um diese dann später zu besprechen. Hinweise wie "Bitte besprechen Sie diesen Punkt nach dem Meeting" oder "Details klären Sie bitte im Anschluss an unsere Besprechung" halte ich eher für kontraproduktiv (Abwürgen möglicher interessanter Sachverhalte)

MfG, Michael

[mr-blister]

Hallo,

Leztens erst erlebt:

Man soll eine Karte mit seinem Namen/erbrachtem Service auf eine große Pinnwand ankleben, auf der verschiedene Zielgruppen dargestellt sind. Großes Durcheinander, jeder klebt, schaut was die Anderen kleben, überlegt wofür das jetzt gut sein soll... Das Ganze dauert 20 Minuten, danach sitzt man gespannt auf seinem Platz und grübelt weiter über die nachfolgende "Auswertung". Und was kommt? Nix, es geht weiter im Programm, die Aktion wird nicht mehr angesprochen. Da kommen einem schon ein paar Gedanken, was man sonst noch alles so hätte machen können.

Leider erlebe ich in regelmäßigen Abständen solche Ereignisse, bei denen man sich denkt "Da hat wieder einer ne Schulung besucht..".

Nicht dass sowas sinnfrei oder nutzlos wäre ! Nur stellt sich fast keiner die Frage warum die Leute eingeschlafen sind / keinen Bock hatten, sondern über legt nur wie er druch weitere Highligts die Sache "noch besser" machen kann.

Mir scheint das aber ein wenig Off-Topic zu sein, der Fragesteller wollte ja eher den Ablauf einer typischen Besprecheung hören:

Moderator aus der Gruppe sammelt Punkte, diese werden durchgesprochen. M. achtet darauf, dass man nicht abschweift oder sich in einem Thema "festfrisst".

In der großen Runde werden nur Themen von allgemeinem Interesse besprochen.(Wird es zu speziell, beteiligen sich nurnoch die jeweiligen Fachleute/Betroffenen. Diese Themen werden dann besser unter denen ausgemacht und das Ergebniss in der nächsten Runde allen mitgeteilt.)

Genau dieses Problem sehe ich bei den angesprochenen Gruppen mit 20-30 Leuten. Es wird sich kaum ein Thema finden, was jeden zu 100% anspricht. Vieleicht sollte man hier Unterthemen nach Schwerpunkten definieren und diese in kleineren Gruppen erörtern lassen.

Gruß