Abschlussprojekt FISI - Dokumentenmanagement [2. Versuch]

[basti_fantasti]

Hi Leute,

da die Druckerüberwachung wohl nur begrenzt als Abschlussprojekt taugt (siehe "Druckerverwaltung ausreichend"), musste ich mir wohl oder übel noch einmal den Kopf zerbrechen.

Dabei kam folgender Projektantrag heraus. Ich denke dabei unter anderem an den Microsoft Share Point Portal Server. Dies wäre eben eine Sache, die wir hier wirklich noch gebrauchen könnten.

Wenn jemand eine kleine Anregung oder Kritik dazu beitragen möchte, hätte ich natürlich nichts dagegen.

1. Projektbezeichnung

Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems zur effizienteren Verwaltung der Problemlösungen für die Mitarbeiter des Support-Centers.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Die Mitarbeiter des Support-Centers sollen auf ein zentrales Dokumentenmanagementsystem via Webbrowser zugreifen können. Dokumente aller Art sollen über das WEB verwaltet, gesteuert, archiviert und überwacht werden.

1.2 Ist-Analyse

Zur Zeit werden Dokumente zur Problemlösung auf verschiedenste Weise verwaltet: Sie liegen zum einen in unterschiedlichen Dateiformaten vor (pdf, doc, xls, E-Mails in Lotus Notes) und werden zum anderen an unterschiedlichen Orten gespeichert – so z.B. auf Netzlaufwerken oder auch auf persönlichen Laufwerken ( in den „Eigenen Dateien“) der Mitarbeiter.

Die Suche nach wichtigen Informationen ist somit sehr langwierig, da die Daten oft nicht ausreichend beschrieben sind (keine aussagekräftigen Dateinamen, fehlende Metadaten).

Weiterhin besitzen die Abteilungen Entwicklung und Support keine gemeinsame Plattform – diese ist jedoch unbedingt für eine effiziente Zusammenarbeit nötig. Aufgrund verschiedener hierarchischer Berechtigungen steht hier nicht immer ein gemeinsamer Ordner auf dem Netzlaufwerk o.ä. zur Verfügung – Dateien werden oft einfach per Mail versand.

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?

Ziel des Projektes ist es, verschiedene Möglichkeiten des Dokumentenmanagements zu vergleichen und die favorisierte Lösung in einer Testumgebung einzuführen und zu konfigurieren.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

• Das Dokumenten- und Wissensmanagementsystem muss auf einem Server via Web-Zugriff zur Verfügung stehen.
  
• Die System muss klar strukturiert und mit einer intuitiv zu bedienenden Suche ausgestattet sein, so dass Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen auffinden können.
  [*Die Mitarbeiter sollen je nach Funktion unterschiedliche Rechte bzgl. des Erstellens, Änderns und Löschens von Dokumenten besitzen.
  
• Eine Versionskontrolle für die Dokumente ist unbedingt erforderlich.
  
• Eine Backup-Strategie für die Wissensdatenbank muss erstellt werden.
  

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Das Dokumentenmanagementsystem wird lediglich in einer Testumgebung realisiert.

3. Projektstrukturplan entwickeln

3.1. - 3.3 Haupt- und Teilaufgaben

1 Entgegennahme des Kundenauftrags

1.1 Kundengespräch (Kundenauftrag erfassen, präzisieren, formulieren)

2 Ist-Analyse

2.1 Kundengespräch

2.2 Informationsbeschaffung

2.3 Hintergrundinformation sammeln und zusammenfassen

3 Soll-Konzept

3.1 Planung und Entwurf des Projektplans

4 Realisierung

4.1 Auswahl der geeigneten Software

4.1.1 Vergleichen geeigneter Softwareprodukte

4.1.2 Analysieren der Systemvoraussetzungen für favorisierte Softwarelösung

4.1.3 Analyse der vorhandenen Hardware

4.2 Installation

4.2.1 Hardware

4.2.2 Betriebssystem und Software

4.3 Konfiguration

4.3.1 Betriebssystem

4.3.2 Software für das Dokumentenmanagement

4.4 Erstellung des Benutzerleitfadens

5 Testphase

5.1 Durchführung von Tests zur Funktionsfähigkeit

5.2 Auswertung der Tests

6 Dokumentation

6.1 Ausarbeitung der Dokumentation

7 Projektübergabe

7.1 Präsentation des Ergebnisses

7.2 Übergabe der Dokumentation

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1 Entgegennahme des Kundenauftrags 2 h

2 Ist-Analyse 3 h

3 Soll-Konzept 2 h

4 Realisierung 13 h

5 Testphase 5 h

6 Dokumentation 7 h

7 Projektübergabe 3 h

[Chief Wiggum]

Dir stehen 35 Stunden, nicht 35 Monate zur Verfügung.

Kaum ein System greift so tief in Geschäftsprozesse ein wie ein DMS. Da das richtige auszuwählen kann man nicht in 2 Stunden stemmen.

[flashpixx]

Ich schließe mich da an und ergänze noch, dass Du ein DMS + Wissensmanagement implementieren willst.

Auch wenn Du ein Testsystem installierst, würde ich alleine die 35 Stunden für die genaue Definition der geforderten Leistungen brauchen

[basti_fantasti]

Kommando zurück: Ich habe wohl n bissl zuviel mit den Begriffen um mich geschmissen - es geht NUR um die Wissensdatenbank für die Mitarbeiter im Support.

[basti_fantasti]

ein kleiner Nachtrag: Es soll also nicht die gesamte Struktur umgestellt werden, sondern es geht wirklich nur um die Mitarbeiter im Support und in der Entwicklung, die diese Plattform dann evtl. gemeinsam nutzen könnten.

Mein Favourit wäre bis jetzt der Microsoft Share Point Portal Server - aber es gibt ja sicher noch würdige Alternativen. Der würde wahrscheinlich am besten passen, da hier auch ausschließlich die Officepakete von MS im Einsatz sind.

Wäre das eurer Meinung nach ein vernünftiges Projekt?

gruß

[basti_fantasti]

Hier noch einmal der überarbeitete Projektantrag:

1. Projektbezeichnung

Evaluierung eines Wissensmanagement-Systemes zur Unterstützung der Support-Mitarbeitern.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Die Mitarbeiter des Supports sollen auf ein zentrales Wissensmanagement via Webbrowser zugreifen können. Es soll also möglich sein, auftretende Fehler und die entsprechenden Lösungen zu Dokumentieren.

Weiterhin soll dieses System auch für die Entwicklungsabteilung zur Verfügung stehen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

1.2 Ist-Analyse

Zur Zeit werden Dokumente zur Problemlösung auf verschiedenste Weise verwaltet: Sie liegen zum einen in unterschiedlichen Dateiformaten vor (pdf, doc, xls, E-Mails in Lotus Notes) und werden zum anderen an unterschiedlichen Orten gespeichert – so z.B. auf Netzlaufwerken oder auch auf persönlichen Laufwerken ( in den „Eigenen Dateien“) der Mitarbeiter.

Die Suche nach wichtigen Informationen ist somit sehr langwierig, da die Daten oft nicht ausreichend beschrieben sind (keine aussagekräftigen Dateinamen, fehlende Metadaten) und in verschiedenen Versionen im Netzwerk kursieren.

Weiterhin besitzen die Abteilungen Entwicklung und Support keine gemeinsame Plattform – diese ist jedoch unbedingt für eine effiziente Zusammenarbeit nötig. Aufgrund verschiedener hierarchischer Berechtigungen steht hier nicht immer ein gemeinsamer Ordner auf dem Netzlaufwerk o.ä. zur Verfügung – Dateien werden oft einfach per Mail versand und in den einzelnen Mailboxen gespeichert.

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?

Ziel des Projektes ist es, verschiedene Möglichkeiten des Wissensmanagements zu vergleichen und die favorisierte Lösung in einer Testumgebung einzuführen und zu konfigurieren.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

• Das Wissensmanagementsystem muss auf einem Server via Web-Zugriff zur Verfügung stehen.
  
• Die System muss klar strukturiert und mit einer intuitiv zu bedienenden Suche ausgestattet sein, so dass Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen auffinden können.
  [Die Mitarbeiter sollen je nach Funktion unterschiedliche Rechte bzgl. des Erstellens, Änderns und Löschens von Fehlern und Lösungsansätzen besitzen.
  
• Eine Versionskontrolle für die Dokumente ist erforderlich. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
  
• Eine Backup-Strategie für die Wissensdatenbank muss erstellt und umgesetzt werden.
  

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Das System wird aufgrund der komplexen Beschränkungen lediglich in einer Testumgebung realisiert.

3. Projektstrukturplan entwickeln

3.1. - 3.3 Haupt- und Teilaufgaben

1 Entgegennahme des Kundenauftrags

1.1 Kundengespräch (Kundenauftrag erfassen, präzisieren, formulieren)

2 Ist-Analyse

2.1 Kundengespräch

2.2 Informationsbeschaffung

2.3 Hintergrundinformation sammeln und zusammenfassen

3 Soll-Konzept

3.1 Planung und Entwurf des Projektplans

4 Realisierung

4.1 Auswahl der geeigneten Software/Hardware

4.1.1 Vergleichen geeigneter Softwareprodukte

4.1.2 Vergleichen geeigneter Betriebssysteme

4.1.3 Analysieren der Systemvoraussetzungen für favorisierte Softwarelösung

4.1.4 Analyse der vorhandenen Hardware

4.2 Installation

4.2.1 Installation des Servers

4.2.2 Betriebssystem und Software

4.3 Konfiguration

4.3.1 Betriebssystem

4.3.2 Software für das Dokumentenmanagement

4.4 Erstellung des Benutzerleitfadens

5 Testphase

5.1 Durchführung von Tests zur Funktionsfähigkeit

5.2 Auswertung der Tests

6 Dokumentation

6.1 Ausarbeitung der Dokumentation

7 Projektübergabe

7.1 Präsentation des Ergebnisses

7.2 Übergabe der Dokumentation

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1 Entgegennahme des Kundenauftrags 2 h

2 Ist-Analyse 3 h

3 Soll-Konzept 2 h

4 Realisierung 13 h

4.1 Auswahl der geeigneten Software/Hardware

4.2 Installation

4.3 Konfiguration

4.4 Erstellung Benutzerleitfaden

5 Testphase 5 h

6 Dokumentation 7 h

7 Projektübergabe 3 h

Ich sage schon einmal im voraus vielen Dank für die Kritik.

[basti_fantasti]

Nach längerer Recherche und einigen Rücksprachen sind mir noch einige Punkte dazu eingefallen.

Wäre wirklich toll, wenn mal jemand Feedback geben würde...

1. Projektbezeichnung

Evaluierung eines Wissensmanagement-Systemes zur Unterstützung der Support-Mitarbeiter.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Die Mitarbeiter des Supports sollen auf ein zentrales Wissensmanagement via Webbrowser zugreifen können. Es soll also möglich sein, auftretende Fehler und die entsprechenden Lösungen zu Dokumentieren. Weiterhin soll dieses System auch für die Entwicklungsabteilung zur Verfügung stehen, um die Zusammenarbeit mit dem Support zu verbessern. Im Rahmen dieses Projektes ist zu vergleichen ob hier ein Wiki-System oder eine Dokumentenverwaltung eingesetzt werden soll.

Letztendlich soll die Lösung von auftretenden Störungen erleichtert bzw. beschleunigt werden.

Zur Zeit werden Dokumente zur Problemlösung auf verschiedenste Weise verwaltet: Sie liegen zum einen in unterschiedlichen Dateiformaten vor (pdf, doc, xls, E-Mails in Lotus Notes) und werden zum anderen an unterschiedlichen Orten gespeichert – so z.B. auf Netzlaufwerken oder auch auf persönlichen Laufwerken (in den „Eigenen Dateien“) der Mitarbeiter.

Die Suche nach wichtigen Informationen ist somit sehr langwierig, da die Daten oft nicht ausreichend beschrieben sind (keine aussagekräftigen Dateinamen, fehlende Metadaten) und in verschiedenen Versionen im Netzwerk kursieren.

Weiterhin besitzen die Abteilungen Entwicklung und Support keine gemeinsame Plattform – diese ist jedoch unbedingt für eine effiziente Zusammenarbeit nötig. Dateien werden oft einfach per Mail versandt und in den einzelnen Mailboxen gespeichert.

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?

Ziel des Projektes ist es, verschiedene Möglichkeiten des Wissensmanagements zu vergleichen und die favorisierte Lösung in einer Testumgebung einzuführen und zu konfigurieren. Die passende Hardware und das Betriebssystem für den Server sind ebenfalls zu beschaffen und einzurichten. Die Befüllung der Datenbank ist nicht mehr Teil des Projektes, denn diese geschieht Schrittweise durch die Mitarbeiter.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

• Das Wissensmanagementsystem muss auf einem Server via Web-Zugriff zur Verfügung stehen.
  
• Die System muss klar strukturiert und mit einer intuitiv zu bedienenden Suche ausgestattet sein, so dass Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen auffinden können.
  
• Eine Authentifizierung an diesem System ist erforderlich, da hier auch sensible Daten bezüglich der IT-Infrastruktur gespeichert werden könnten.
  
• Die Mitarbeiter sollen je nach Funktion unterschiedliche Rechte bzgl. des Erstellens, Änderns und Löschens von Fehlern und Lösungsansätzen besitzen.
  
• Eine Versionskontrolle für die Dokumente ist erforderlich. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
  
• Eine Backup-Strategie für die Wissensdatenbank muss erstellt und werden.
  
• Zum Abschluss des Projektes soll der Testserver für die Integration ins produktive Netzwerk vorbereitet sein – die Integration selbst ist allerdings nicht mehr Teil des Projektes.
  

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Das System wird aufgrund der komplexen Beschränkungen lediglich in einer Testumgebung realisiert.

3. Projektstrukturplan entwickeln

3.1. - 3.3 Haupt- und Teilaufgaben

1 Entgegennahme des Kundenauftrags

1.1 Kundengespräch (Kundenauftrag erfassen, präzisieren, formulieren)

2 Ist-Analyse

2.1 Kundengespräch

2.2 Informationsbeschaffung

2.3 Hintergrundinformation sammeln und zusammenfassen

3 Soll-Konzept

3.1 Planung und Entwurf des Projektplans

4 Durchführung

4.1 Planung

4.1.1 Vergleich geeigneter Betriebssysteme und Entscheidung

4.1.2 Vergleich verschiedener Varianten für das Wissensmanagement

4.1.2.1 Content-Management-Systeme

4.1.2.2 Groupware-Lösung zur Verwaltung von Dokumenten

4.1.3 Analyse der benötigten Hardware

4.1.4 Kosten-Nutzen-Analyse

4.2 Installation

4.2.1 Installation des Servers

4.2.2 Inbetriebnahme der Clients

4.2.3 Betriebssystem und Software

4.3 Konfiguration

4.3.1 Betriebssystem

4.3.2 Software

4.4 Erstellung des Benutzerleitfadens

5 Testphase

5.1 Durchführung von Tests zur Funktionsfähigkeit

5.2 Auswertung der Tests

6 Dokumentation

6.1 Ausarbeitung der Dokumentation

7 Projektübergabe

7.1 Präsentation des Ergebnisses

7.2 Übergabe der Dokumentation

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1 Entgegennahme des Kundenauftrags 2 h

2 Ist-Analyse 3 h

3 Soll-Konzept 2 h

4 Realisierung 14 h

4.1 Planung (4 h)

4.2 Installation (3 h)

4.3 Konfiguration (4 h)

4.4 Erstellung Benutzerleitfaden (3 h)

5 Testphase 4 h

6 Dokumentation 7 h

7 Projektübergabe 3 h

[flashpixx]

Ich finde Du arbeitest nicht eindeutig.

Im Rahmen dieses Projektes ist zu vergleichen ob hier ein Wiki-System oder eine Dokumentenverwaltung eingesetzt werden soll. [...]

Sie liegen zum einen in unterschiedlichen Dateiformaten vor (pdf, doc, xls, E-Mails in Lotus Notes) [...]

Das ändert sich bei einem DMS nicht, die Dateien bleiben ja erhalten. Sie werden nur indiziert (sofern es das DMS unterstützt) und mit Metainformationen versehen

Die Suche nach wichtigen Informationen ist somit sehr langwierig, da die Daten oft nicht ausreichend beschrieben sind (keine aussagekräftigen Dateinamen, fehlende Metadaten) und in verschiedenen Versionen im Netzwerk kursieren.

Beachte hierbei, dass eine Datei, wie z.B. ein Bild nicht automatisch indiziert werden kann. Zusätzlich muss man immer dabei bedenken, was passiert, wenn z.B. die Anwendung mit der die Datei erstellt wurde, Änderungen am Dateiformat durchführt. Im schlimmsten Fall sind Deine Dateien aus dem DMS nicht mehr lesbar.

Ich finde, dass Du in Deinem Projekt Äpfel mit Birnen vergleichst. Vor allem ist mir definitiv nicht klar, wie Du fachlich die Unterschiede zwischen einem DMS und einem Wiki-System bewerten willst, um eine Entscheidung zu finden. Beide Systeme gehen von disjukten Ansichten aus.

Also entweder steht bei Deinem Projekt jetzt schon das Ergebnis fest, damit wird es unbrauchbar oder Du versuchst einen Vergleich herzuleiten, der so nicht möglich ist. Eine dritte oder vierte Möglichkeit schließt Du komplett aus. Mir fehlt in allen Dingen der konzeptionelle Gedanke und ich würde aus den genannten Gründen es so nicht durchgehen lassen

[basti_fantasti]

Vielen Dank für deine Kritik!

Habe ich es also richtig verstanden, dass ich mich schon von vorn herein darauf beschränken sollte entweder Anwendungen zur Dokumentenverwaltung oder Wiki-Systeme zu vergleichen?

Aber generell wäre so etwas schon in ordnung? Habe da ein wenig Angst, dass der praktische Teil zu kurz kommt.

Vielen Grüße

[flashpixx]

Ich beziehe mich da einmal auf das Posting von Chief. Ein DMS einzuführen erwartet wesentlich mehr konzeptionelle Arbeit. Die Einführung eines DMS sprengt den Rahmen einer Abschlussprüfung. Damit kann ich aus Deinem Antrag folgern, dass Du nur ein Wiki einführen kannst und somit ist der Vergleich hinfällig.

Du hast ja schon passend die Frage formuliert: Du benötigst "etwas", dass es ermöglicht How-tos bzw Tutorials zentral zu pflegen. Etwas provokativ gesagt, die Lösung könnte auch ein gut gepflegter Aktenschrank mit Ordnern sein.

Der Antrag selbst ist "technik-offen", wenn die Lösung für das Problem ein Wiki ist, dann musst Du das in der Arbeit auch treffend begründen. Es gibt hier aber sicher mehr als die Alternativen Wiki und DMS.

Zum DMS noch einmal: Das Problem bei der Einführung der DMS ist nicht, das DMS zu installieren und die Dateien dort einzupflegen. Das Problem bleibt eben, dass beim DMS die Arbeitsstruktur der Firma grundlegend verändert wird und das sind wirtschaftliche Faktoren, die nicht unterschätzt werden dürfen und bei denen jeder (in der IT) weiß, dass die mehr als 35 Stunden Arbeit kosten.

[basti_fantasti]

Aber gut andere Varianten Wären halt Wikis, von denen es ja schon genügend vorgefertigte gibt. Da würde für mich dann also noch ein Content-Management-System in Frage kommen oder eine vorhandene Software (Keep in Mind, CUEcards,....?

Bei diesen Dingen wäre das Projekt dann wahrscheinlich wieder mal zu dürftig - sehe ich das richtig?

[flashpixx]

Da würde für mich dann also noch ein Content-Management-System in Frage kommen oder eine vorhandene Software (Keep in Mind, CUEcards,....?

Es geht nicht darum die Software X oder Y zu evaluieren, sondern ein Problem fachgerecht wie wirtschaftliche zu lösen

[basti_fantasti]

Viele Dank für deine schnellen Antworten.

Es geht nicht darum die Software X oder Y zu evaluieren, sondern ein Problem fachgerecht wie wirtschaftliche zu lösen

Ja natürlich. Die Frage zielt halt darauf hinaus, welche Möglichkeiten ich denn in Erwägung ziehen könnte. Und das wäre doch dann

1. CMS/Wiki
   
2. Anwendungssoftware
   

Diese beiden Varianten würde ich zunächst vergleichen, anschließend für ein CMS/Wiki oder eine Anwendung entscheiden - ist doch ok oder?

[basti_fantasti]

Hat vielleicht noch jemand was dazu zu sagen?

Also z.B. ob das Projekt denn generell geeignet wäre?

[MartinSt]

Hallo

wenn ich mir nur die grundlegende Ist Analyse nehme

Zur Zeit werden Dokumente zur Problemlösung auf verschiedenste Weise verwaltet: Sie liegen zum einen in unterschiedlichen Dateiformaten vor (pdf, doc, xls, E-Mails in Lotus Notes) und werden zum anderen an unterschiedlichen Orten gespeichert – so z.B. auf Netzlaufwerken oder auch auf persönlichen Laufwerken (in den „Eigenen Dateien“) der Mitarbeiter.

Die Suche nach wichtigen Informationen ist somit sehr langwierig, da die Daten oft nicht ausreichend beschrieben sind (keine aussagekräftigen Dateinamen, fehlende Metadaten) und in verschiedenen Versionen im Netzwerk kursieren.

Weiterhin besitzen die Abteilungen Entwicklung und Support keine gemeinsame Plattform – diese ist jedoch unbedingt für eine effiziente Zusammenarbeit nötig. Dateien werden oft einfach per Mail versandt und in den einzelnen Mailboxen gespeichert.

dann willst du ein System evaluieren, dass die Kommunikation und den Dokumentenfluß zwischen Support- und Entw.abteilung verbessert.

Selbst 35 Tage würde ich würde die reine Istanalyse als sehr optimistisch einstufen.

Denn:

- du mußt im Vorfeld analysieren wie beide Abteilungen arbeiten und organisiert sind

- du mußt eine Anbindung an die vohandenen Systeme (IDE, Versionsverwaltung, vorhandene E-Mailsysteme, evtl. bestehende Kunden-DB etc.) planen

Gruß Martin

[geloescht_Symbolio]

Was vielleicht ein guter Tipp wäre:

Entwickle das alles in eine andere Richtung, in Form eines Wikipedia.

D.h. Du setzt einen Webserver (Apache, IIS) auf, dazu installierst und konfigurierst du einen Server (Windows o. Linux), dann baust du darauf den Webserver auf und konfigurierst diesen für ein Wikipedia "Wissensmanagementsystem" (Google mal nach MediaWiki, ist schon ein fertiges Wikisystem), ggf. noch die Einrichtung des Wikipedia.

Dort kannst du auch Dokumente u.ä. konsolidieren und schaffst deine 35 Stunden locker.

Warum schwierig, wenn es auch einfach geht

Gruß

[MartinSt]

Ich dachte bisher ja immer, dass die Lösung sich aus dem Problem ergibt und nicht umgekehrt, aber man kann natürlich auch Nägel mit der Feile in die Wand hauen.

[basti_fantasti]

@ Smbolio: Danke für deine Antwort. Als werde ich morgen mal einen Projektantrag schreiben, der auf die Einrichtung eines Wiki-Systems hinausläuft und vergesse das Dokumentenmanagement.

[basti_fantasti]

Und nochmal einen schönen guten Morgen von mir.

So sieht jetzt also der überarbeitete Antrag aus - ich konzentriere mich jetzt auf den Webserver und auf die Einrichtung eines Wikis. Wäre das ok so?

1. Projektbezeichnung

Konzeption eines Webservers und Evaluierung eines Wiki-Systems

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Die Mitarbeiter des Supports sollen auf ein zentrales Wikisystem via Webbrowser zugreifen können. Es soll also möglich sein, auftretende Fehler und die entsprechenden Lösungen zu Recherchieren und Dokumentieren zu können. Weiterhin soll dieses System auch für die Entwicklungsabteilung zur Verfügung stehen, um die Zusammenarbeit mit dem Support zu verbessern. Letztendlich soll also die Lösung von auftretenden Störungen erleichtert bzw. beschleunigt werden.

1.2 Ist-Analyse

Zur Zeit werden Dokumente zur Problemlösung auf verschiedenste Weise verwaltet: Sie liegen in vielen einzelnen Dateien vor, die an unterschiedlichen Orten gespeichert sind – so z.B. auf Netzlaufwerken oder auch auf persönlichen Laufwerken (in den „Eigenen Dateien“) der Mitarbeiter.

Wichtige Informationen sind schwer zu finden, da keine ausreichende Indizierung vorhanden ist. Die Dateien sind weder mit Metadaten versehen noch anderwärtig beschrieben.

Weiterhin besitzen die Abteilungen Entwicklung und Support keine gemeinsame Plattform – diese ist jedoch unbedingt für eine effiziente Zusammenarbeit nötig. Dateien werden oft einfach per Mail versandt und in den einzelnen Mailboxen gespeichert.

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?

Ziel des Projektes ist es, eine Wiki-System einzurichten, welches für alle beteiligten Mitarbeiter zur Verfügung steht. Hierfür ist auch ein passender Webserver zu konzeptionieren (Hardware und Betriebssystem) und einzurichten.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

• Das Wiki-System muss auf einem Server via Web-Zugriff zur Verfügung stehen.
  
• Die System muss klar strukturiert und mit einer intuitiv zu bedienenden Suche ausgestattet sein, so dass Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen auffinden können.
  
• Eine Authentifizierung an diesem System ist erforderlich, da hier auch sensible Daten bezüglich der IT-Infrastruktur gespeichert werden könnten.
  
• Die Mitarbeiter sollen je nach Funktion unterschiedliche Rechte bzgl. des Erstellens, Änderns und Löschens von Fehlern und Lösungsansätzen besitzen.
  
• Eine Versionskontrolle für die Einträge ist erforderlich. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
  

• Eine Backup-Strategie für die Wissensdatenbank muss erstellt werden.
  
• Zum Abschluss des Projektes soll der Testserver für die Integration ins produktive Netzwerk vorbereitet sein – die Integration selbst ist allerdings nicht mehr Teil des Projektes.
  

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Das System wird aufgrund der komplexen Beschränkungen lediglich in einer Testumgebung realisiert.

3. Projektstrukturplan entwickeln

3.1. - 3.3 Haupt- und Teilaufgaben

1 Entgegennahme des Kundenauftrags

1.1 Kundengespräch (Kundenauftrag erfassen, präzisieren, formulieren)

2 Ist-Analyse

2.1 Kundengespräch

2.2 Informationsbeschaffung

2.3 Hintergrundinformation sammeln und zusammenfassen

3 Soll-Konzept

3.1 Planung und Entwurf des Projektplans

4 Durchführung

4.1 Planung

4.1.1 Vergleich geeigneter Betriebssysteme und Entscheidung

4.1.2 Vergleich verschiedener Wiki-Systeme

4.1.3 Analyse der benötigten Hardware

4.1.4 Kosten-Nutzen-Analyse

4.2 Installation

4.2.1 Installation des Servers

4.2.2 Inbetriebnahme der Clients

4.2.3 Betriebssystem und Software

4.3 Konfiguration

4.3.1 Betriebssystem

4.3.2 Software

4.4 Erstellung des Benutzerleitfadens

5 Testphase

5.1 Durchführung von Tests zur Funktionsfähigkeit

5.2 Auswertung der Tests

6 Dokumentation

6.1 Ausarbeitung der Dokumentation

7 Projektübergabe

7.1 Präsentation des Ergebnisses

7.2 Übergabe der Dokumentation

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1 Entgegennahme des Kundenauftrags 2 h

2 Ist-Analyse 3 h

3 Soll-Konzept 2 h

4 Realisierung 14 h

4.1 Planung (4 h)

4.2 Installation (3 h)

4.3 Konfiguration (4 h)

4.4 Erstellung Benutzerleitfaden (3 h)

5 Testphase 4 h

6 Dokumentation 7 h

7 Projektübergabe 3 h

5 geplante Präsentationsmittel

Flipchart, Beamer, Overheadprojektor