Erster Versuch - Zeiterfassung

[rezico]

So.

Das ist mein erster Versuch.

Was sagt ihr dazu? Ist das zu leicht, hab ich Chancen? Ist irgendas fehlerhaft oder unvollständig?

Würde mich um jede Hilfe und Ratschlag freuen!

Vielen DAnk!

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Aufgrund der aktuell sehr zeitaufwändigen Zeiterfasssung, welche bisher nur von einer Person gewartet wird und außerdem nicht 100%ige Genauigkeit gewährleistet wird, hat sich die Firma abc dazu entschlossen eine Softwarelösung für ihre Zeiterfassung einzuführen.

1.2 IST-Analyse

Aktuell erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, sowie ihre Pausenzeiten in eine für den jeweiligen Mitarbeiter angelegten Excel-Tabelle. Diese Excel Tabelle wird am Ende des Monats an unsere Buchhalterin übergeben, welche dann die jeweilige Gesamtstundenanzahl ermittelt und diese in ihrer jeweiligen Excel-Tabelle zusammenfasst und die Überstunden bzw. Minusstunden ermittelt

2. Zielsetzung / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projekts erreicht sein?

Jeder Benutzer hat auf seinem Computer die Softwarelösung installiert. Bei Arbeitsbeginn wird das Programm geöffnet und der jeweilige Mitarbeiter muss ausgewählt werdent. Dieser Mitarbeiter ist mit einem Passwort geschützt, damit nicht ein anderer Mitarbeiter für den jeweiligen Mitarbeiter stempeln kann. Die jeweiligen Zeitdaten werden auf einen internen MySQL Server installiert, welcher bereits im Firmennetzwerk integriert wurde. DIe nötigen Tabellen werden dazu angelegt. Am Ende des Projekts wird mit dem Kunden eine zusätzliche Lösung entwickelt, welche eine Zusammenfassung der Zeitdaten, sowie das ermitteln von Überstunden oder Minusstunden ermittelt. Diese Software ist im aktuellen Projekt nicht mit inbegriffen.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Es muss gewährleistet werden, dass sich jeder Mitarbeiter selbstständig zu Arbeitsbeginn einstempeln kann, die Kennwörter der jeweiligen Mitarbeiter werden mit einer MD5 Verschlüsselung verschlüsselt, die Zugangsdaten zur Datenbank werden über den Admin im Programm konfiguriert.

2.3 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Das Programm muss auf den Rechner mit einem Betriebssystem von Windows XP bis Windows 7 funktionsfähig sein. Es muss außerdem auch funktionieren, wenn keine Verbindung aufgrund eines Serverauffalls zur Datenbank besteht. Dieses wird durch eine Erfassung in eine .CSV Datei ermöglicht. Der Inhalt der Datei wird dann bei erfolgreicher Verbindung zum Server übertragen.

3. Projektstrukturplan

3.1 Hauptaufgaben

1. Anforderungsanalyse

2. Realisierung des Konzeptes

3. Abschluss des Projektes

3.2 Teilaufgaben

1. Ist-Analyse

2. Soll-Konzept

3. Erstellung der Tabellen in der Datenbank

4. Installation und Kofiguration der Software

5. Übergabe des Projektes mit Einweisung

6. Erstellung und Übergabe der Kundendokumentation

Bearbeitet 29. Januar 2011 von rezico

[flashpixx]

Ich würde mal behaupten, dass es dafür schon fertige Lösung zu kaufen gibt.

Weil ich sehe nicht den Grund eine eigene Entwicklung dafür durchzuführen. Es handelt sich um ein Standard Problem, das mit einer passenden Standard Lösung abdecken kann.

[rezico]

Ich wusste gar nicht, dass das eine Rolle spielt.

Ist das nicht völlig egal?

[Schiller256]

Ist das nicht völlig egal?

Nein, es ist eben nicht völlig egal!

Wenn du begründen kannst wieso es unbedingt ein selbst geschriebene Zeiterfassung sein muss und nicht eine Standardsoftware. Aber so wie es jetzt in deinem Antrag steht ist nicht zu erkennen wieso du keine Standardsoftware nutzen kannst.

[bigvic]

Ich wusste gar nicht, dass das eine Rolle spielt.

Ist das nicht völlig egal?

Völlig egal ist es nicht. Du musst eine wirtschaftliche Betrachtung (KNA) im Projekt (nicht im Antrag) haben, aber ein Antrag wird nicht abgelehnt mit einer Begründung "Gibt dafür Standardsoftware" - zumindest hab ich das noch nicht gesehen. Sonst müsste man >80% der Anträge ablehnen.

[rezico]

Alles klar, das werd ich dann Berücksichtigen und noch ein bisschen das umschwafeln

Und sonst? Passt das so?

[cool-sascha]

Meine Meinung dazu:

Finde das nicht wirklich schön.

- Was passiert, wenn das Tool abstürzt und ich das nicht bemerke? Bin ich als Mitarbeiter dann der doofe?

- MD5 ist für mich keine Verschlüsselung

- Zeiteinteilung des Projekts fehlt

- Habe ich als Mitarbeiter dann immer ein Programm in der Taskleiste, das Platz klaut? Was, wenn ich vergesse, das Ding zu starten?

Warum nicht webbasiert oder halt - wie bei normalen Zeiterfassungen - nachträglich eintragen lassen? Sonst kann ich mir gleich eine Stempelmaschine an den Eingang hängen...

Wenn das Datenbank - PW geändert werden muss, was passiert dann? Die CSV Datei kann ich genau so gut manipulieren...

Falls das Projekt bleibt: Fachgespräch dürfte Richtung Datenschutz (Zugriffskontrolle usw) oder z.B. Verschlüsselung gehen...

[rezico]

Hallo, vielen Dank für deine Antwort.

- Wenn das Tool abstürzt soll es neugestartet werden, so wie bei jedem anderen Programm auch, der Startpunkt wird ja direkt mit in die Datenbank geschrieben.

- Aber es reicht um ein Passwort zu verschlüsseln

- Die hatte ich nicht mitgepostet:

4. Zeitplan

Planung /Vorbereitung 8 Stunden

1. Kundengespräch 1 Stunde

2. Erstellung der Ist-Analyse 1 Stunde

3. Erstellung Soll-Konzept 2 Stunden

4. Kalkulation und Angebotserstellung 2 Stunden

5. Projektplanung 2 Stunden

Realisierung 16 Stunden

1. Programmierung der Zeiterfassungssoftware 9 Stunden

2. Installation und Testlauf beim Kunden 3 Stunden

3. Zeitreserve für unvorhergesehene Probleme 4Stunden

Überprüfung 3 Stunden

1. Einweisung des Kunden in das neue Programm 2 Stunden

2. Abnahme des Programms durch den Kunden 1 Stunden

Abschluss 8 Stunden

1. Erstellung und Übergabe der Softwaredokumentation 3 Stunden

2. Erstellung der Projektdokumentation 5 Stunden

Gesamt

Wenn du das Ding versucht zu starten, nun ja. Muss man so etwas abdecken?

Ich meine, dieses Problem gibt es auch bei Online Zeiterfassungen, bei Lochstemplern einfach überall.

Abgesehen davon hat die Firma Gleitzeit, insofern kann es auch mal passieren das er gar nicht kommt.

Wenn man allerdings einge"stempelt" hat muss man natürlich auch wieder ausstempeln um das Programm zu beenden, also solche Kontrollstruktueren werden ohne hin in der Doku dann erläutert.

Wegen dem Datenbank Passwort.

Gut das du mich darauf aufmerksam gemacht hast. Ich denke da muss ich mir was einfallen lassen. Allerdings gehört das ebenfalls zu den Dingen die ich persönlich nicht für sonderlich problematisch halte, denn ich muss im Grunde in jedem Programm ein Datenbankkennwort (das sich mit einer Datenbank verbindet) und wenn das geändert wird, muss das eben in den Einstellungen angepasst werden.

Die CSV kann ich auf dem Server in einem geschützen Ordner sichern, (oder so ähnlich), aber daran hatte ich auch nicht gedacht, danke dafür.

Sind meine Argumente einigermaßen annehmbar oder denke ich mir das ein wenig zu leicht?

Danke vielmals.

[Chief Wiggum]

- Wenn das Tool abstürzt soll es neugestartet werden, so wie bei jedem anderen Programm auch, der Startpunkt wird ja direkt mit in die Datenbank geschrieben.

Du vergisst den Faktor Mensch.

Warum sollte er bemerken, dass das Programm abgestürzt ist? Muss er jetzt einmal pro Minute das System Tray und die Taskleiste kontrollieren?

Warum willst du noch ein weiteres Login basteln? Warum hängst du dich nicht an das Windowslogin des Users?

Warum greifst du nicht die Informationen eures Verzeichnisdienstes ab und liest serverseitig die eingeloggten User aus?

Voraussetzung ist da natürlich, dass es ein personengebundenes Login gibt.

Hast du mal mit einem Arbeitsrechtler über dein Programm gesprochen? Es gibt durchaus auch Sachen, die du nicht loggen darfst!

Ich halte die Programmidee für *hust* grundlegend überarbeitungsbedürftig.

[flashpixx]

- Aber es reicht um ein Passwort zu verschlüsseln

MD% ist keine Verschlüsselung ! Außerdem gilt ist inzwischen bekannt, dass keine guten Werte liefert. Man sollte ein anderes Verfahren einsetzen.

Message-Digest Algorithm 5 ? Wikipedia

Ich meine, dieses Problem gibt es auch bei Online Zeiterfassungen, bei Lochstemplern einfach überall.

Nein hat man nicht. Wenn die Zeiterfassung mit meinem Arbeitsplatzsystem verbunden ist, dann kann das immer zu großen Problemen führen. Z.B. bei Entwicklern kann es passieren, dass das System abstürzt, wenn sie etwas testen. Worst-case ich muss den Rechner neu installieren und wie verbuche ich dann meine Zeit?

Wenn man allerdings einge"stempelt" hat muss man natürlich auch wieder ausstempeln um das Programm zu beenden, also solche Kontrollstruktueren werden ohne hin in der Doku dann erläutert.

Klar, Rechtsklick, Prozessstruktur beenden und schon ist Dein Programm weg ohne, dass ich mich korrekt ausgebucht habe. Die Überstunden möchte ich dann mal ausbezahlt bekommen.....

Die CSV kann ich auf dem Server in einem geschützen Ordner sichern, (oder so ähnlich), aber daran hatte ich auch nicht gedacht, danke dafür.

Kannst Du nicht, wenn ich einfach das Netzwerkkabel ziehe, dann schreibt das Programm alles schön unverschlüsselt lokal auf die Platte. Mit Filemon sehe ich, wohin es die Datei schreibt und ich kann sie manipulieren. Danach Netzwerkkabel rein und Dein Programm schreibt die geänderten Daten in die Datenbank und ich bekomme mehr Geld.....

Sind meine Argumente einigermaßen annehmbar oder denke ich mir das ein wenig zu leicht?

Ich muss ehrlich sagen, mich überzeugt das wirklich in keiner Weise. Denn wofür brauche ich das System?

Erster Treffer bei Google m.e.g. GmbH | Zeiterfassung Zutrittskontrolle Stempeluhren Zeiterfassungssysteme

Das ganze System ist unabhängig von meinem Arbeitsplatzsystem, d.h. ich buche mich ein/aus an einem eigenen Termin. Das Terminal ist eben auch genau dafür gedacht, so dass ich nicht mal schnell dran manipulieren kann.

[cool-sascha]

Zusätzlich:

Du gibst an, das du FIAE bist... komme bei deiner Planung aber nicht auf 70 Stunden... Zusätzlich zu dem Datenschutzproblem (was darfst du speichern), kommt noch ein weiteres, inhaltliches Problem:

Ich schalte meinen Rechner aus. Packe meine Sachen und ein Kollege braucht meine Hilfe (passiert bei mir häufiger). Meine Zeit wird nicht aufgezeichnet, ich verbringe aber eine Stunde zusätzlich in der Firma. Wie soll das funktionieren?

Durch die Realisierung als Clientlösung wirst du viele Probleme, auch in Doku und gerade im Fachgespräch bekommen....

Mir ist im Zeitplan auch die Programmierung zu ungenau... Da würde ich genauere Informationen und Aufteilungen besser finden.

Ich kann dir nur dringend empfehlen: Such dir am besten ein anderes Projekt...

[Llarian]

Ich würde mal behaupten, dass es dafür schon fertige Lösung zu kaufen gibt.

Weil ich sehe nicht den Grund eine eigene Entwicklung dafür durchzuführen. Es handelt sich um ein Standard Problem, das mit einer passenden Standard Lösung abdecken kann.

Mal ganz banal gefragt: Die IHK will ein reales Projekt. Und wenn ein Kunde in die Firma ommt und sagt, er will eine Software, die XYZ macht und ich sage, nein, Herr abc, es gibt am Markt 20 Standardlösungen, die exakt ihr Problem lösen und abc sagt, egal, er will eine eigene Lösung und erteilt den Auftrag... Und wenn alle 20 Standardlösungen zusammen billiger wären als dieser Auftrag, dann ist es imemr noch ein existierender Auftrag und jede Firma, die ihm dann einen Vogel zeigt, hat die längste Zeit einen Kunden gehabt. Was kann mir in einem solchen Fall die IHK?

[flashpixx]

Mal ganz banal gefragt: Die IHK will ein reales Projekt. [...] Was kann mir in einem solchen Fall die IHK?

Ein FIAE ist 50% Kaufmann und es gehört dazu, dass eben die Entscheidung für ein Projekt wirtschaftlich begründet ist. In dem Antrag ist zu der Wirtschaftlichkeit kein Punkt aufgeführt, der erkennen lässt, dass man eben nicht eine Standard Lösung einsetzen kann. Außerdem muss das Projekt sich mit gängigen Marklösungen vergleichen lassen, d.h. eine Standard Zeiterfassung gibt es genug auf dem Markt, die ausgereifter sind, als ein 70h Projekt es bieten würde.

Der Punkt ist zu begründen, warum ein Projekt sowohl fachlich, wie auch wirtschaftlich durchgeführt werden muss.

[Llarian]

Der Punkt ist zu begründen, warum ein Projekt sowohl fachlich, wie auch wirtschaftlich durchgeführt werden muss.

Kunde wills haben, Kunde bezahlt, Kunde trägt Kosten. Kunde ist König?

[flashpixx]

Kunde wills haben, Kunde bezahlt, Kunde trägt Kosten. Kunde ist König?

Nein das ist keine Begründung: Eine Standardlösung bietet einen höheren Leistungsumfang als es Deine 70h Stunden bieten können. Weiterhin hast Du fachliche Mängel, die angesprochen wurden, in Deiner Planung schon drin. Sprich damit ist Deine Arbeit wirtschaftlich schlechter als eine Standardlösung.

Der PA will sehen, dass Du ein Projekt eben begründen kannst und nicht einfach auf Zuruf etwas abarbeitest

[rezico]

Hallöchen,

danke erstmal für euer reges Interesse :old

Naja, im Grunde kann ich persönlich viele Argumente nicht verstehen, da man sie auch einfach nicht abdecken kann.

Es gibt zig Programme bei denen es einfach so ist, dass man mit "Prozesse beenden" einfach das komplette Konzept zerstören kann, meiner Meinung nach kann sowas nicht abgedeckt werden.

Mal abgesehen davon verstehe ich auch viele Argumente nicht in Sachen Online-Lösung.

Dort habe ich doch die selben Probleme.

Helf ich mal kurz nen Kollegen und hab das nicht eingestempelt hab ich einfach Pech gehabt. Und wenn es darauf ankommt kannst du ja bei ihm am Rechner deinen Benutzer auswählen und dort für dich einstempeln. Im Endefekt läuft es doch auf das selbe hinaus?

Wegen dem CSV in einem geschützten Ordner.

Okay, und bei einer Online-Lösung (Standard) kannst du dann eben gar nicht einstempeln wenn das Netzwerkkabel nicht steckt. Ist das etwa sinnvoller?

Versteh da die Argumentation gleich 0.

Ich denke warum ich ein weiteres Login bauen würde, ist damit erklärt. Ich bin nicht vom Arbeitsplatz abhängig, sondern könnte auch bei Projekten an einem anderen Arbeitsplatz für mich einstempeln.

Wie ich bereits sagte, muss man das Programm nicht geöffnet haben, allerdings kann man es auch nicht mehr schließen. (Mit herkömmlichen Methoden...) Bei Online-Zeiterfassungen ist es doch noch viel einfacher gehalten.

Wegen der "Verschlüsselungsmethode". Dann eben eine andere, Danke.

Um den WORST Case abzudecken - stempel ich eben bei einem anderen Rechner ein. Stürzt mein Rechner ab, müsste ich theoretisch bei den "STANDARD"-Lösungen auch bei einem anderen Rechner den Browser öffnen.

Laut euren Argumeten müssten folgende Fälle abgedeckt sein wenn ich mal nicht mit der Datenbank verbunden bin:

Das Speicherziel darf nicht nachvollzogen werden

Das Speicherziel muss vorhanden sein wenn Server nicht vorhanden ist

Die Speicherdaten dürfen nicht modifizierbar sein (auch klar.)

Und jetzt soll mir mal jemand erzählen, das das alles eine Online-Lösung abdeckt, die direkt mal komplett wegfällt wenn das Netzwerkkabel draußen steckt und ich überhaupt keine Verbindung mehr zum Internet habe.

Ich bin mir nicht sicher ob solche Cases abgedeckt werden müssen, meiner Meinung nach kann man das nicht abdecken.

Theorethisch könnte es auch Hochwasser im 3. Stock geben und alle Rechner fallen aus. Muss ich das auch abdecken?

Der Zeitplan ist in der Tat noch überarbeitungswürdig, da habt ihr Recht.

Und um jetzt nochmal das Thema Kunden vs. Standardlösungen vs. Meine Lösung anzusprechen.

Wenn ich einen Kunden habe, der zu mir kommt und sagt er will für seine 10 Arbeitsplätze ein kleines Progrämmchen in der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einstempeln und auch wieder ausstempeln, sowie Pausen kennzeichnen können, dann brauch ich ihm nicht mit einer "Standardlösung" kommen, welche meistens VÖLLIGST overrsized sind.

Die meisten Zeitstempler decken noch Projektdaten ab, sind meistens nur Online verfügbar (so viel zum Thema). Wenn ich dem Kunden sage, ich gestalte dir eine Lösung für sagen wir 1000 Euro. (Fiktiv) diese ist auf jedem deiner Rechner funktionsfähig und bietet genau diese Funktionen die du brauchst und du wirst nie wieder eine andere Software brauchen, außerdem können wir gemeinsam diese Lösung weiter ausbauen falls das nötig ist.

Dann ist das für mich wirtschaftlich genug (vor allem weil ich das fast jeden Tag am eigenen Leib mit erlebe, da der Kunde eben der Firma vertraut und schon mehrere Lösungen umgesetzt wurden.) Klar würde er auch eine Standardlösung nehmen, aber ich denke ja wirtschaftlich und möchte Profit machen. (.....)

Ich will wirklich nicht gegen jeden deiner ARgumente reden, wie man sieht sehe ich auch vieles ein (Verschlüsselung, Zeitplan etc. ) aber Argumente wie greife auf Standardlösungen zurück, oder Dinge wie "was passiert wenn ich den Prozess beende" die zählen einfach nicht.

Bei einem ERP System für 30000 Euro ist der Fall bestimmt ebenso nicht abgedeckt, wenn ich mitten in der Arbeit den Prozess beende. Oder wenn keine Datenbankverbindung besteht...

Dennoch danke für die Hilfe!

PS: Zu der Logginggeschichte, ich logge nichts.

Bearbeitet 30. Januar 2011 von rezico

[Chief Wiggum]

Helf ich mal kurz nen Kollegen und hab das nicht eingestempelt hab ich einfach Pech gehabt. Und wenn es darauf ankommt kannst du ja bei ihm am Rechner deinen Benutzer auswählen und dort für dich einstempeln. Im Endefekt läuft es doch auf das selbe hinaus?

Das heisst bei dir: arbeiten zwei Menschen an einem Problem zusammen und brauchen nur einen PC, dann hat nach deiner Logik einer von beiden Pech gehabt?

[rezico]

Nein.

Programm aufmachen, Benutzer auswählen, Passwort eingeben, Einstempeln.

Benutzer wechseln, Passwort eingeben, Einstempeln.

Du darfst nicht vergessen das das eine Worst Case Situation ist.

Es zählt das es überhaupt eine Möglichkeit gibt wo anders einzustempeln bzw. wo anders Stempeln zu können als am eigenen Rechner.

Meinetwegen kann man das auch so machen, dass man das Programm mehrmals öffnen kann.

Wobei ich die Benutzerwechselmöglichkeit besser finde.

Werde am Montag im übrigen mal unsern Datenschutzbeauftragen fragen.

Allerdings ist mir noch nicht ganz bewusst ob man das eigentlich müsste. Aber so eine Genehmigung kann man sich ja mal einholen...

Bearbeitet 30. Januar 2011 von rezico

[Chief Wiggum]

PS: Zu der Logginggeschichte, ich logge nichts.

Wie willst du denn dann die Arbeitszeiten erfassen?

Das ist doch wahres Zen: eine Zeiterfassungssoftware, die nichts erfasst.

[rezico]

Ich dachte du meintest das mit der CSV Geschichte.

Geht es jetzt nur dabei, dass ich aktuell (noch bevor das Programm überhaupt genehmigt wurde) keine Genehmigung unserer Datenschutzbeauftragten habe, der mir bewillig Start und Endzeiten eines Mitarbeiters in eine Datenbank zu schreiben (wie es gefühlte 1000 Programme am Markt machen).

Versteh das aktuell noch nicht ganz.

[Chief Wiggum]

Versteh das aktuell noch nicht ganz.

Was verstehst du nicht? Dass euer Datenschutzbeauftragter seinen Job sehr ernst nimmt?

Ggf. hat der Betriebsrat sogar auch noch ein Wörtchen mitzureden.

[rezico]

Betriebsrat is nicht vorhanden.

Wie gesagt, ich werde mir die Genehmigung einholen.

[Llarian]

Nein das ist keine Begründung: Eine Standardlösung bietet einen höheren Leistungsumfang als es Deine 70h Stunden bieten können. Weiterhin hast Du fachliche Mängel, die angesprochen wurden, in Deiner Planung schon drin.

Ich? Ähm... ich bin nicht der OP. ICH habe die Frage gestellt, was eine IHK ablehnen kann, wenn ich einen realen Auftrag als Projektantrag anreiche.

Der PA will sehen, dass Du ein Projekt eben begründen kannst und nicht einfach auf Zuruf etwas abarbeitest

Eine Firma, die ihr Geld mit Softwareerstellung verdient, ist zuallererst ein Dienstleister. Also wie der Kellner im Restaurant. Und wenn ich bei dem ein Essen bestelle und er mir argumentiert, daß ich dasselbe Essen drei Straßen weiter aber billiger bekomme, dann hat er ein Problem.

Wenn die Firma einen Auftrag bekommt, und die Erfüllung dieses Auftrags bei mir landet, dann kann ich sonstwas für Argumente haben, warum das unwirtschaftlich ist. Wenn die Firma ihren Kunden nicht verlieren will und damit früher oder später ihre Einnahmewuellen und damit ihre Existenz, dann wird sie Kundenaufträge wohl erfüllen müssen.

[Dusk]

www.mite.yo.lk => Zugriff über REST Webservice etc., mehrere API Wrapper, was will man mehr. Schlägt dein Projekt also im Grunde schon... ich würde mir was neues überlegen.

[rezico]

Ich kenne mite, das ist aber in der Hinsicht was total anderes und wie ich bereits sagte Oversized.

Es soll keine Projektverwaltungssoftware werden.