Projektantrag: Feedback zur Projektbeschreibung und Projektumfeld

[Ridazinator]

Guten Abend Miteinander,

ich hab mich Heute mal an den Projektantrag gemacht und hätte gerne ein wenig Feedback zu den Punkten Projektbeschreibung und Projektumfeld. Erst mal die allgemeinen Informationen:

Ausbildungsberuf: Fachinformatiker - Anwendungsentwicklung

Titel des Projekts: Modernisieren von Standard Microsoft-Office Formularen zu Microsoft-InfoPath Formularen. Teilprojekt: Umstellung des Formulars „Urlaubsantrag – Abwesenheit in Kernzeit“

Ist-Analyse: In unserer Firma werden Formulare zur Datenerfassung verwendet welche mit Microsoft Word, Excel und Outlook erstellt wurden. Diese sind nicht anschaulich, teilweise Fehlerhaft, umständlich usw. Kurz gesagt einfach schlecht

Sollkonzept: Diese Formulare sollen nun mit dem Programm Microsoft InfoPath neu erstellt werden um die Anschaulichkeit, Verständlichkeit, Funktionsweise usw. der Formulare zu optimieren.

So nun zu den zwei oben genannten Punkten meines Projektantrags:

Projektbeschreibung

Auftraggeber ist die Firmeninterne Personalabteilung, welche mit Microsoft Word, Excel und Outlook-Forms erstellte Formulare zur Datenerfassung verwendet. Dokumente dieser Art sind unflexibel und schlecht wiederverwendbar, was zu umständlichen, sowie zeitraubenden Datenerfassungsprozessen führt. Zudem besitzen diese Programme sehr geringe Gestaltungsmöglichkeiten, was die Formulare schwer verständlich und schlecht bedienbar macht. Mit Microsoft InfoPath, einer Software zum Erstellen von XML-basierten Formularen, sollen diese Dokumente nun einzeln modernisiert und optimiert werden.

Aufgabe dieses Teilprojekts ist es, das Outlook-Formular „Urlaubsantrag – Abwesenheit in Kernzeit“, welches zum Erstellen von Urlaubs-, Abwesenheits- und Weiterbildungsanträgen verwendet wird, in drei eigene InfoPath Formulare umzustellen. Aufgrund des sehr komplizierten und umfangreichen Aufbaus, muss die Bearbeitung in einem eigenen Teilprojekt, und unabhängig der Umstellung der anderen Formulare, durchgeführt werden.

Projektumfeld

Das Projekt wird im Hauptsitz der Firma XXXX in der IT-Service Abteilung durchgeführt. XXXX vertreibt und entwickelt Hardware sowie Software zur Messung und Visualisierung von Crashtestdaten. Zudem wird bei Inbetriebnahmen von Crashtest-Anlagen mitgewirkt. Die Abteilung „IT-Service“ sorgt für die Bereitstellung von Computerarbeitsplätzen, Wartung der Server, sowie Optimierung der Geschäftsprozesse mithilfe von Informationstechnologie.

Bitte sagt mir was ihr ändern würdet, ob alles verständlich ist und vielleicht fallen euch noch Rechtschreibfehler auf(hab zwar Word verwendet aber naja ich vertrau dem nie so ganz). Vielen Dank schonmal!

[stefan.macke]

Hallo Ridazinator,

habe in paar Kleinigkeiten entdeckt:

• Auftraggeber ist die firmeninterne Personalabteilung (Duden | firmenintern | Rechtschreibung, Bedeutung, Definition)
  
• in drei eigene InfoPath-Formulare umzustellen (Viertelgeviertstrich)
  
• Aufgrund des sehr komplizierten und umfangreichen Aufbaus muss die Bearbeitung (nebensatz.com | Professionelles Korrektorat und Lektorat · Tipps)
  
• IT-Service-Abteilung (Viertelgeviertstrich)
  
• Wartung der Server sowie Optimierung der Geschäftsprozesse (Komma vor sowie: Kommt vor sowie ein Komma?)
  

Der Text ist aber gut lesbar und auch verständlich. Ich gehe davon aus, dass du später noch deine genaue Gliederung mit Einteilung der Implementierungsphase vorstellst und daraus deutlich wird, WAS genau so komplex an den Formularen ist (denn ein Urlaubsantrag wie ich ihn kenne ist eher unspektakulär).

Viele Grüße!

Stefan

[Ridazinator]

Hallo Stefan, danke für dein Feedback. Ich hab den Projektantrag korrigiert und noch etwas überarbeitet damit man schon in der Projektphase ungefähr versteht was an den Formularen so besonders ist. Dazu noch die Projektphasen die ich eben Fertig gemacht habe. Leider kann ich den ersten Beitrag nicht mehr editieren, also nochmal alles auf einmal:

Projektbeschreibung

Auftraggeber ist die firmeninterne Personalabteilung, welche mit Microsoft Word, Excel und Outlook-Forms erstellte Formulare zur Datenerfassung verwendet. Dokumente dieser Art sind unflexibel und schlecht wiederverwendbar, was zu umständlichen, sowie zeitraubenden Datenerfassungsprozessen führt. Zudem besitzen diese Programme sehr geringe Gestaltungsmöglichkeiten, was die Formulare schwer verständlich und schlecht bedienbar macht. Mit Microsoft InfoPath, einer Software zum Erstellen von XML-basierten Formularen, sollen diese Dokumente nun einzeln modernisiert und optimiert werden.

Aufgabe dieses Teilprojekts ist es, das Outlook-Formular „Urlaubsantrag – Abwesenheit in Kernzeit“, welches zum Erstellen von Urlaubs-, Abwesenheits- und Weiterbildungsanträgen verwendet wird, in drei eigene InfoPath-Formulare umzustellen. Um die bestätigungs-/ablehnungs-Prozesse, welche eine automatisierte Schnittstelle zum ERP-System und zu Microsoft Outlook benötigen, richtig zu realisieren, wird Code in der Programmiersprache „Visual Basic“ geschrieben. Aufgrund des sehr komplizierten und umfangreichen Aufbaus muss die Bearbeitung in einem eigenen Teilprojekt, und unabhängig der Umstellung der anderen Formulare, durchgeführt werden.

Projektumfeld

Das Projekt wird im Hauptsitz der Firma MESSRING Systembau MSG GmbH in der IT-Service-Abteilung durchgeführt. MESSRING vertreibt und entwickelt Hardware sowie Software zur Messung und Visualisierung von Crashtestdaten. Zudem wird bei Inbetriebnahmen von Crashtest-Anlagen mitgewirkt. Die Abteilung „IT-Service“ sorgt für die Bereitstellung von Computerarbeitsplätzen, Wartung der Server sowie Optimierung der Geschäftsprozesse mithilfe von Informationstechnologie.

Projektphasen

1. Planung und Definition (10h)

• IST-Analyse (1h)
  
• Ermittlung des SOLL-Konzepts (3h)
  
• Entwurf der einzelnen Antragsprozesse (6h)
  

2. Durchführung (34h)

• Konfigurieren von „InfoPath Form Services“ auf dem SharePoint (1h)
  
• Konfigurieren der Formularoptionen in InfoPath (1h)
  
• Formular „Urlaubsantrag“ erstellen
  - Erstellen des Layouts mit Festlegung der Felder und Regeln (3h)
  - Programmierung des Prozesses und der Schnittstelle (12h)
  - Testversion fertigstellen und auf dem SharePoint veröffentlichen (1h)
  
• Formular „Abwesenheit in Kernzeit“ erstellen
  - Erstellen des Layouts mit Festlegung der Felder und Regeln (3h)
  - Programmierung des Prozesses und Anpassung der Schnittstelle (5h)
  - Testversion fertigstellen und auf dem SharePoint veröffentlichen (1h)
  
• Formular „Weiterbildungsantrag“ erstellen
  - Erstellen des Layouts mit Festlegung der Felder und Regeln (3h)
  - Programmierung des Prozesses und Anpassung der Schnittstelle (5h)
  - Testversion fertigstellen und auf dem SharePoint veröffentlichen (1h)
  
• 
  

3. Testphase (8h)

• Entwicklertest (5h)
  
• Benutzertest (3h)
  

4. Abschluss (18h)

• Kosten-Nutzen Analyse (1h)
  
• IST-/SOLL vergleich (2h)
  
• Projektdokumentation (15h)
  

[stefan.macke]

Hallo Ridazinator,

ok, die technische Tiefe wird durch deine Gliederung nun klar. Allerdings fehlen mir einige Dinge in deiner Planung, z.B.

• Entwurf der einzelnen Antragsprozesse: Womit entwirfst du das? UML, EPK, Struktogramm?
  
• Gibt es keine Use-Cases?
  
• Wirtschaftlichkeitsanalyse und Amortisationsrechnung fehlen
  
• Dokumentation: 15h weiter unterteilen. Was wird erstellt? Kunden-/Entwicklerdoku?
  
• Gibt es keine Abnahme/Einführung?
  

Viele Grüße!

Stefan

[Goulasz]

Dir ist bewusst, dass InfoPath zum jetzigen Zeitpunkt schon "Legacy-Software" ist?

Inhaltlich und formal sieht es aber soweit ganz gut aus. Durch den Basic-Teil hast du die fachliche Tiefe imho abgedeckt.

Gruß, Goulasz

[Ridazinator]

Hallo Ridazinator,

ok, die technische Tiefe wird durch deine Gliederung nun klar. Allerdings fehlen mir einige Dinge in deiner Planung, z.B.

• Entwurf der einzelnen Antragsprozesse: Womit entwirfst du das? UML, EPK, Struktogramm?
  
• Gibt es keine Use-Cases?
  
• Wirtschaftlichkeitsanalyse und Amortisationsrechnung fehlen
  
• Dokumentation: 15h weiter unterteilen. Was wird erstellt? Kunden-/Entwicklerdoku?
  
• Gibt es keine Abnahme/Einführung?
  

Viele Grüße!

Stefan

1. Den Entwurf mach ich mit einem Funktionsübergreifenden Flussdiagramm in Microsoft Visio(damit werden alle unsere Prozesse abgebildet). Muss ich das schon in der Projektplanung erwähnen?

2. Use-Case fand ich nicht unbedingt nötig, die Akteure werden auch im Flussdiagramm beschrieben. Außerdem wirds dann knapp mit der Zeit..

3. Wirtschaftlichkeitsanalyse war eigentlich auch nicht notwendig, das InfoPath genutzt werden soll steht schon länger fest(Geschäftsführung) vorallem weil in Zukunft sowieso alle Clients Microsoft Office Professionell verwenden sollen. Dort ist InfoPath schon mit dabei, so entstehen quasi keine Kosten. Ansonsten hab ich ja eine Kosten-Nutzen Analyse in der ich vorallem die Zeitersparnis beim durchführen eines Antragsprozesses darstelle

4. Unterteilung der Doku kommt noch. Das projekt ist ja firmenintern also wird es keine Kundendoku geben

5. da es sich nicht um einen Kunden handelt ist auch keine Abnahme nötig. Sobald die Formulare veröffentlich wurden, kann sie jeder in der Firma benutzen. Mehr ist da nicht zu machen

Dir ist bewusst, dass InfoPath zum jetzigen Zeitpunkt schon "Legacy-Software" ist?

Inhaltlich und formal sieht es aber soweit ganz gut aus. Durch den Basic-Teil hast du die fachliche Tiefe imho abgedeckt.

Gruß, Goulasz

Ja das ist mir bewusst. Das ist aber auch nicht Schlimm, wir verwendet SharePoint 2010 welcher InfoPath noch unterstützt und haben die nächsten Jahre nicht vor die Version zu wechseln. Außerdem können die Formulare auch in Outlook veröffentlicht werden, wo einige Formulare sowieso schon abgespeichert sind. So bleibt InfoPath aufjedenfall noch mehrere Jahre nutzbar.

[stefan.macke]

Muss ich das schon in der Projektplanung erwähnen?

Würde ich machen. Die Prüfer wollen ja auch sehen, ob du methodisch vorgehst oder dir einfach was zusammenkritzelst.

Use-Case fand ich nicht unbedingt nötig

Für mich unbedingt erforderlich, da High-Level-Überblick über deine Anwendung und damit Einstiegspunkt in die Analyse.

Wirtschaftlichkeitsanalyse war eigentlich auch nicht notwendig

Das werden dir die Prüfer um die Ohren hauen. Du kannst nicht einfach sagen "es rechnet sich irgendwie". Ist ja ok, wenn es so ist, aber eine saubere Begründung mit harten Fakten (=Zahlen) inkl. Amortisation ist Pflichtprogramm!

Das projekt ist ja firmenintern also wird es keine Kundendoku geben

Deine Kunden sind firmenintern. Die brauchen eine Doku. Oder du begründest, warum das nicht so ist. Was ist mit neuen Mitarbeitern? Die wissen automatisch, wie man dein Tool bedient!? Oder ist die Anwendung "intuitiv bedienbar"? Das ist immer das Killerargument, warum man keine Doku braucht :-P

da es sich nicht um einen Kunden handelt ist auch keine Abnahme nötig.

Das heißt, ein "dahergelaufener" Azubi darf einfach so zentrale Module - die wohlgemerkt auch noch den Urlaub der Mitarbeiter betreffen, also sensible Daten - im Unternehmen austauschen, ohne dass jemand drüberschaut!? Das kann ich mir nicht vorstellen.

[arlegermi]

Das werden dir die Prüfer um die Ohren hauen. Du kannst nicht einfach sagen "es rechnet sich irgendwie". Ist ja ok, wenn es so ist, aber eine saubere Begründung mit harten Fakten (=Zahlen) inkl. Amortisation ist Pflichtprogramm!

Nur einmal hierzu, weil es immer und immer wieder behauptet wird: Ich hatte in meiner Doku null komma garnix in Bezug auf Wirtschaftlichkeit des Projekts und es wurden trotzdem 99%. Dieser Punkt ist - wie so vieles - komplett davon abhängig, was du für ein Projekt hast und (wahrscheinlich noch deutlicher), welchen PA du erwischst.

[stefan.macke]

Hallo arlegermi,

dann hattest du wohl Glück mit deinem Prüfungsausschuss

Hier ein Auszug aus der "Verordnung über die Berufsausbildung im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik":

Durch die Projektarbeit und deren Dokumentation soll der Prüfling belegen, daß er Arbeitsabläufe und Teilaufgaben zielorientiert unter Beachtung wirtschaftlicher, technischer, organisatorischer und zeitlicher Vorgaben selbständig planen und kundengerecht umsetzen sowie Dokumentationen kundengerecht anfertigen, zusammenstellen und modifizieren kann.

Viele Grüße!

Stefan

[Ridazinator]

So, erstmal vielen Dank für die weitere Hilfe. Ich bin soweit es geht auf die Tipps von Stefan eingegangen:

Use-Case und Wirtschaftlichkeitsanalyse: Ich kann verstehen das diese Punkte Sinn machen, aber ich finde einfach keinen Platz mehr. Ich hab leider nur 70h und ich finde nichts mehr das ich kürzen kann.

Abnahme und Anwenderdoku: In der Abschlussphase hinzugefügt.

Wie gesagt, es gibt sicher noch mehr das man mit reinnehmen kann aber dafür reicht mir die Zeit leider nicht. Ansonsten wäre mir noch wichtig ob die Reihenpholge der einzelnen Punkte passt.

Projektphasen

1. Planung und Definition (10h)

• IST-Analyse (1h)
  
• Ermittlung des SOLL-Konzepts (3h)
  
• Entwurf der einzelnen Antragsprozesse mit Microsoft Visio (6h)
  
• 
  

2. Durchführung (34h)

• Konfigurieren von „InfoPath Form Services“ auf dem SharePoint (1h)
  
• Konfigurieren der Formularoptionen in InfoPath (1h)
  
• Formular „Urlaubsantrag“ erstellen
  
• - Erstellen des Layouts mit Festlegung der Felder und Regeln (3h)
  
• - Programmierung des Prozesses und der Schnittstellen (11h)
  
• - Testversion fertigstellen und auf dem SharePoint veröffentlichen (1h)
  
• Formular „Abwesenheit in Kernzeit“ erstellen
  
• - Erstellen des Layouts mit Festlegung der Felder und Regeln (3h)
  
• - Programmierung des Prozesses und Anpassung der Schnittstellen (5h)
  
• - Testversion fertigstellen und auf dem SharePoint veröffentlichen (1h)
  
• Formular „Weiterbildungsantrag“ erstellen
  
• - Erstellen des Layouts mit Festlegung der Felder und Regeln (3h)
  
• - Programmierung des Prozesses und Anpassung der Schnittstellen (5h)
  
• - Testversion fertigstellen und auf dem SharePoint veröffentlichen (1h)
  

3. Testphase (6h)

• Abschließende Tests (4h)
  
• Fehleranalyse und Fehlerbehebungen (2h)
  

4. Abschluss (20h)

• IST-/SOLL vergleich (2h)
  
• Kosten-Nutzen Analyse (1h)
  
• Erstellen der Anwenderdokumentationen (2h)
  
• Erstellen der Projektdokumentation (14h)
  
• Abnahme des Projekts (1h)
  

Insgesamt 70h

Den Inhalt der Dokumentation würde ich beim Antrag gerne nur kurz zusammenfassen da die detallierte Gliederung sich vielleicht im Laufe des Projekts ändern wird. Das ist ja soweit ich weiß nicht Schlimm?

Inhalt der Dokumentation:

1. Inhaltsverzeichnis

2. Einleitung

3. Projektdefinition

4. Projektplanung

5. Durchführung

6. Testphase

7. Abschluss und Fazit

8. Glossar

9. Quellenangabe? Ist das hier nötig?

Weitere Vorschläge und Verbesserungen sind immernoch herzlich Willkommen!

[Akku]

aber ich finde einfach keinen Platz mehr. Ich hab leider nur 70h und ich finde nichts mehr das ich kürzen kann.

Ich mach mal, ok?

1. Planung und Definition (10h)

• IST-Analyse (1h)
  
• Ermittlung des SOLL-Konzepts (3h)
  
• Entwurf der einzelnen Antragsprozesse mit Microsoft Visio (5h)
  
• Kosten-Nutzen-Analyse (1h)
  

[Ridazinator]

Ich mach mal, ok?

Ich versteh nicht so ganz... die Kosten-Nutzen-Analyse hab ich doch schon in der Abschlussphase. Wirtschaftlichkeitsanalyse und Kosten-Nutzen-Analyse sind doch nicht das gleiche? Außerdem waren die 6h für den Entwurf der Antragsprozesse eh schon etwas Knapp gewählt, ich kenn mich nicht so aus mit Visio aus.

[Akku]

die Kosten-Nutzen-Analyse hab ich doch schon in der Abschlussphase.

Da bist du zu spät oder anders: am Ende des Projekts stelle ich fest, dass meine 2,5 Millionen € für ein Installationsprogramm zu viel waren, es hätte auch ein OpenSource Programm sein können.

Also: rechne vorher aus, ob sich deine Aufwände überhaupt lohnen und welchen Nutzen dein Projekt im Verhältnis zu den Kosten hat.

Bearbeitet 13. März 2015 von Akku

[Ridazinator]

Da bist du zu spät oder anders: am Ende des Projekts stelle ich fest, dass meine 2,5 Millionen € für ein Installationsprogramm zu viel waren, es hätte auch ein OpenSource Programm sein können.

Also: rechne vorher aus, ob sich deine Aufwände überhaupt lohnen und welchen Nutzen dein Projekt im Verhältnis zu den Kosten hat.

Ok macht Sinn. Dann verschieb ich das zur Planung und Definition. Vielen Dank für den Hinweis! Gibts noch weitere Tipps?