pantrag_itsk Projektantrag: Konzeptionierung und Verkauf eines Upgrades für einen netzwerkgebundenen Speicher (NAS) sowie eines Archivierungssystems (LTO) an einen Bestandskunden

[ITSKChristian]

Schönen guten Tag,

neben der Absprache mit meinem Ausbildungsbetrieb und meiner Berufsschule möchte ich die Gelegenheit nutzen, hier in diesem Forum eine Rückmeldung auf meine Formulierungen bzgl. des Projektantrags zu erhalten.

Kurz zu mir:

Ich absolviere die Ausbildung zum IT-Systemkaufmann. Meine zuständige IHK gibt ein Online-Formular vor, an dessen Fragenkatalog (Punkt 1 bis 4) ich meinen Antrag im Folgenden notiere. Die Überschriften sind von der IHK vorgegeben und lediglich zur Übersicht kopiert, das kursiv Geschriebene sind Tipps/ Hinweise innerhalb des Formulars.

 

1*Projektbezeichnung (Auftrag/Teilauftrag)

Konzeptionierung und Verkauf eines Upgrades für einen netzwerkgebundenen Speicher (NAS) sowie eines Archivierungssystems (LTO) an einen Bestandskunden.

 

1.1.*Ausgangssituation

Beschreibung der derzeitigen Ausgangssituation (IST-Zustand)

Das anfragende Unternehmen ist ein Bestandskunde des Ausbildungsbetriebs, welcher in der Film- & Fernsehproduktion tätig ist. Für den täglichen Betriebsablauf besteht bereits eine Infrastruktur samt netzwerkgebundenem Speicher (NAS) sowie eines LTO-Speichersystems für die langfristige Archivierung.

Aufgrund der stetig steigenden Auftragslage des Kunden und der schrittweisen Umstellung der zu verarbeitenden Daten (Video-Codecs von HD- auf 4K-Auflösung) hat sich die Anforderung an Speicherkapazität massiv erhöht. Das bisherige NAS-System ist mittlerweile unterdimensioniert, sodass Daten (Projekte) sofort archiviert werden müssen, um Platz zu schaffen. Darüber hinaus muss die Archivierung derzeit von einem der Video-Schnittplätze bewerkstelligt werden, was sich deutlich auf den Arbeitsablauf der eigentlichen Post-Produktion auswirkt.

 

1.2.*Zielsetzung

Was soll nach Abschluss des Projektes erreicht/umgesetzt sein? (SOLL-Zustand)

Der Kunde wünscht sich nicht nur eine Anpassung für die akute Speicherungsproblematik, sondern langfristig eine gut aufgestellte Kapazität für zukünftige Entwicklungen im Bereich der Video- & Audioschnittbearbeitung. Das Upgrade des vorhandenen NAS-Systems sowie die Anschaffung eines neuen LTO-Bandlaufwerks inklusive Zubehör sollen hierfür dem neuesten Hardware-Standard entsprechen.

Darüber hinaus erwartet der Kunde sowohl die verlustfreie Altdaten-Übernahme als auch eine Lösung, wie das Archivieren unabhängig vom eigentlichen Arbeitsablauf der Postproduktion stattfinden kann.

 

1.3.Konsequenzen bei Nichtverwirklichung

Was wären die Konsequenzen, wenn das Projekt nicht wie geplant umgesetzt werden könnte? (ggf. Einfluss auf nachfolgende oder sich auf dieses Projekt beziehende Projekte?)

Es ist sehr wahrscheinlich, dass das Produktionsvolumen des Kunden in absehbarer Zeit nicht geringer wird. Mit der zusätzlichen Codec-Umstellung wird der Speicheraufwand für einen ordentlichen Produktionsablauf ebenso immer größer.

Sollte das Upgrade nicht durchgeführt werden, kann im schlimmsten Fall kein geregelter Tagesbetrieb mehr gewährleistet werden, was schlussendlich den Ausfall der Produktion zur Folge hätte.

 

2.*Projektumfeld/Rahmenbedingungen

organisatorisch + technisch

Der Ausbildungsbetrieb bietet seinen Kunden komplette Servicelösungen im Bereich Broadcast- & Netzwerktechnik inklusive Beratung, Planung und technischer Realisierung an. Darüber hinaus steht das Unternehmen anschließend für die Wartung und technischen Support zur Verfügung.

Der betriebliche Schwerpunkt des Auszubildenden liegt in der direkten Kommunikation und Aufnahme der Kundenanfrage, der individuellen Konzeptionierung von Angeboten sowie dem Einkauf der für Aufträge benötigten Ressourcen, in Absprache mit der Geschäftsleitung/ dem Ausbilder.

Die technische Planung eines Auftrags findet immer in Abstimmung mit den System-Elektronikern statt, welche die Installation vor Ort vornehmen. Die Dokumentation hierüber (z.B. Lieferschein) verarbeitet wiederum der Auszubildende in der abschließenden Rechnungsstellung an den Kunden.

 

3.*Projektplanung/Projektphasen/geplante Arbeitsschritte inklusive Zeitplanung

ggf. inklusive Angabe der Meilensteine.

Zeitplanung: (Tabelle nur zur Übersicht, nicht formatiert)

1.      Projektauslösung & -kommunikation:
Kundengespräche (Telefon, Mail und vor Ort)	3 Std
	(3 Std)
2.      Planung & Entwurf:
Ist-Analyse	1,5 Std
Soll-Konzept	3 Std
Recherche Hardware	3 Std
Lieferanten-Angebote anfordern	2 Std
Kosten-Nutzen-Analyse für Hardware	2 Std
Angebot an den Kunden	1 Std
Auftragsbestätigung An den Kunden An den/die Lieferanten	0,5 Std 0,5 Std
Installationsvorbereitung (Erstellung Material-/ Lieferschein)	1 Std
Absprache Personaleinteilung für Installation	0,5 Std
	(15 Std)
3.      Realisierung:
Sicherung & Migration der Altdaten
Installation Hardware
Systemtest
4.      Projektabschluss:
Nachbearbeitung Installation (Gespräch System-Elektroniker, Lieferschein)	0,5 Std
Rechnungserstellung	1 Std
Dokumentation Für Kunden Für Projekt	1 Std 10 Std
	12,5 Std
	30,5 Std

 

4.*Dokumentation/technische Unterlagen

Welche technischen Unterlagen planen Sie ihrer Dokumentation später beizufügen?

·         Auflistung aller Dokumentationen:

•  Lasten-/Pflichtenheft
• Preisrecherchen & -kalkulationen (inkl. Hinweis auf permanenter Marktveränderung)
• Amortisationsrechnung (intern)
• Angebot, Bestätigung, Lieferschein, Rechnung des Kundenauftrags
• ggf. Skizze des vorhandenen Netzwerks mit Veränderungen für die Archivierungslösung

 

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So, wie man lesen kann, habe ich noch ein wenig Schwierigkeiten, meinen Zeitplan richtig aufzustellen. Wie in der Tabelle zu sehen, habe ich vier Abschnitte erstellt, die alle aus einer Beispielplanung aus der Schule stammen. Mein Problem ist, dass ich bei der Realisierung (sprich: der Installation) mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht dabei sein werde, weil das nun mal nicht in meinen Aufgabenbereich fällt. Sicherlich werde ich in der eigentlichen Dokumentation dazu Details erläutern, aber wie decke ich diesen Abschnitt denn stundenmäßig am besten ab? Denn bis auf die Kommunikation mit dem Kunden und unseren Kollegen während der Installation habe ich mit dem Installationsprozess (und auch mit einer anschließenden Einweisung) nichts zu tun.

Abschließend dann noch die Frage zu Punk 4: reicht es, wenn ich das so in Auflistungsform darlege oder muss/soll ich das in Fließtext umarbeiten?

 

An dieser Stelle schon einmal vielen Dank für jedwede Rückmeldung, Kritik und Verbesserungsvorschläge!

Grüße

Christian

[charmanta]

vor 34 Minuten schrieb ITSKChristian:

Mein Problem ist, dass ich bei der Realisierung (sprich: der Installation) mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht dabei sein werde, weil das nun mal nicht in meinen Aufgabenbereich fällt.

das brauchst Du als IT(S)K auch nicht

Der kaufmännische Part muss den Hauptteil abbilden, das ist bei Dir zu knapp.

Du kannst die ganzen 35 Stunden hierauf verwenden, eine Realisierung wird von Dir nicht verlangt. Lieber mit Pflichten- u.o. Lastenheft arbeiten und ne schöne Matrix erzeugen ?

[ITSKChristian]

Vielen Dank für die schnelle Antwort!

Das Thema Lasten- & Pflichtenheft wollte ich tatsächlich etwas ausführlicher in der Konzeption einsetzen, als es hier im Text der Fall ist. Für mich ist das Erstellen von LH/PH relativ neu, denn in unserem Betriebsablauf wird so etwas i.d.R. nicht verwendet, d.h. bisher ist mein Wissensstand auf die Theorie aus der Schule beschränkt.

Genau so muss ich auch die Gegenfrage stellen, was du mit der Erzeugung einer Matrix genau meinst? Wahrscheinlich eine Art von interner Liste zum Abhaken, auf die jeder Beteiligte im Unternehmen Zugriff hat?

Grüße

Christian

[charmanta]

Hmmmmm .... schon mal was von einer Entscheidungsmatrix gehört ?

Oder eine andere Liste, die mir zeigt, welches Produkt das sinnvollste ist und sich ab wann rechnet ???

TCO, ROI, TBO .... sowas ?

[ITSKChristian]

Nun ja, diese Abhandlung käme für mich in Form von drei verschiedenen Angeboten. Ich weiß zum Beispiel, dass im NAS-System des Kunden nur acht von zwölf Festplatten-Schächte verwendet werden.

D.h. wir stocken in Angebot 1 einfach mit den baugleichen HDDs auf zwölf Platten auf (schnelle & günstige Lösung des Problems)

Zweitens gibt es die langfristige Lösung mit Platten der neuesten Baureihe und erheblicher Speichervergrößerung und Erneuerung des LTO-Bandlaufwerks.

Das dritte Angebot wäre wie Nr.2, aber mit der maximalen Speicherkapazität. Dementsprechend am investitionsgrößten für den Kunden.

Der Return of Investment wäre dann etwas, was in den Verkaufsgesprächen dargelegt wird. Wobei es hier nur um die "nackten Zahlen" geht, denn die Entscheidung ob "schnell & günstig" oder "teuer, aber nachhaltig" liegt ja allein beim Kunden.

[charmanta]

vor 12 Minuten schrieb ITSKChristian:

Wobei es hier nur um die "nackten Zahlen" geht, denn die Entscheidung ob "schnell & günstig" oder "teuer, aber nachhaltig" liegt ja allein beim Kunden

Naja, aber Du sollst dem Kunden schon eine Entscheidung nahelegen ?

So eine schöne Kosten/Nutzenanalyse musst Du definitiv vorlegen.

Oh übrigens, Videodaten. Ist ein NAS da sooo sinnvoll ? Wie ist das mit Spindeln und Durchsatz ? ... Ein Füllhorn fürs Fachgespräch ...

 

[Maniska]

vor 19 Minuten schrieb ITSKChristian:

die Entscheidung ob "schnell & günstig" oder "teuer, aber nachhaltig" liegt ja allein beim Kunden

Das ist dann auch nicht mehr schlimm. Du musst nur sinnvoll darlegen können welche Option du warum dem Kunden empfiehlst. Wenn der Kunde lieber die Storage mit den lila Punkten nimmt, statt die mit den gelben Streifen, die mit dem Karodesign weil der Kunden-GF mit dem GF des Herstellers golfen geht, dann ist das eben so.

Du musst nur die Möglichkeiten von "kann man so machen ist dann halt Kacke" bis "Best Practice" beleuchten und dem Kunden eine Empfehlung geben die seine Situation berücksichtigt.

 

[ITSKChristian]

Hallo zusammen,

erst einmal vielen Dank für die Antworten. Ich habe versucht, auf eure Vorschläge einzugehen, vor allem was meine Zeiteinteilung angeht. Im Wesentlichen habe ich das Kapitel 'Planung & Entwurf' nun chronologisch bis zur Abgabe der Angebote eingeteilt. Alles weitere an bürokratischen Vorgängen während der Installation habe ich nun in der Realisierungsphase drin.

Weiterhin habe ich unter Punkt 4 (Unterlagen) nun ein Dokument "Darstellung zu Investitionskosten (ROI) und Langlebigkeit (TBO) für Beratungsgespräch" hinzugefügt, mit dem ich den Kunden beim Meeting von der wirtschaftlichen Seite überzeugen möchte.

Hier die neue Zeitplanung:

1.      Projektauslösung:
Kundengespräche (Kommunikation per Telefon und E-Mail)	1,5 Std
	(1,5 Std)
2.      Planung & Entwurf:
Ist-Analyse	2 Std
Soll-Konzept	3 Std
Recherche Hardware	4 Std
Lieferanten-Angebote anfordern	2 Std
Kosten-Nutzen-Analyse für Hardware	2 Std
Angebote an den Kunden	1,5 Std
Meeting zur Beratung vor Ort	2 Std
	(16,5 Std)
3.      Realisierung:
Auftragsbestätigung vom Kunden Auftrag an den/die Lieferanten	0,5 Std 0,5 Std
Installationsvorbereitung (Erstellung Checkliste/ Lieferschein)	2 Std
Absprache Personaleinteilung für Installation	0,5 Std
Kommunikation während Installation	0,5 Std
	(4 Std)
4.      Projektabschluss:
Nachbearbeitung Installation (Gespräch System-Elektroniker, Lieferschein)	0,5 Std
Rechnungserstellung	1 Std
Dokumentation Für Kunden Für Projekt	1 Std 10 Std
	(12,5 Std)
Gesamt	34,5 Std

 

Nun noch etwas zu euren Meinungen:

Am 24.8.2020 um 15:42 schrieb charmanta:

Naja, aber Du sollst dem Kunden schon eine Entscheidung nahelegen ?

So eine schöne Kosten/Nutzenanalyse musst Du definitiv vorlegen.

Oh übrigens, Videodaten. Ist ein NAS da sooo sinnvoll ? Wie ist das mit Spindeln und Durchsatz ? ... Ein Füllhorn fürs Fachgespräch ...

 

 

Am 24.8.2020 um 15:46 schrieb Maniska:

Das ist dann auch nicht mehr schlimm. Du musst nur sinnvoll darlegen können welche Option du warum dem Kunden empfiehlst. Wenn der Kunde lieber die Storage mit den lila Punkten nimmt, statt die mit den gelben Streifen, die mit dem Karodesign weil der Kunden-GF mit dem GF des Herstellers golfen geht, dann ist das eben so.

Du musst nur die Möglichkeiten von "kann man so machen ist dann halt Kacke" bis "Best Practice" beleuchten und dem Kunden eine Empfehlung geben die seine Situation berücksichtigt.

 

Das ist ein Punkt, den ich als Azubi leider nicht beeinflussen kann, weil der Chef (GF) auf dieses System bzw. den entsprechenden Hersteller dahinter schwört. Es ginge nicht darum, dem Kunden ein Angebot für ein alternatives System zu bieten, sondern ich hab das Veto schon im Betrieb. Außerdem ist das Arrangement eines netwerkbasierten RAID-Servers bereits auf den Kunden zugeschnitten, auch das wird von "uns" (dem Betrieb) nicht infrage gestellt.

Eine letzte Sache habe ich aber noch:

Natürlich sollte ich davon ausgehen, dass eure Meldungen zu meinem Thema sich immer um Verbesserungen, Tipps und Hilfestellungen drehen. Es hat allerdings bisher keiner etwas zu den Fließtexten gesagt. Sind die soweit in Ordnung? Kommt damit das Ziel der Projektarbeit ausreichend rüber? Ich habe ein wenig das Gefühl, es könnte zu viel Text sein, der noch eingekürzt werden muss/soll. Wenn mir da jemand ebenso einen Einzeiler als Rückmeldung geben könnte, wäre das super!

Vielen Dank bis hierhin!

Bearbeitet 25. August 2020 von ITSKChristian