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Probleme / Interne Organisation IT-Administration


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Hallo zusammen,

ich habe ein organisatorisches Problem in meiner Firma und hoffe auf Vorschläge von Euch.

Ich bin in meiner Firma u.a. für die IT-Administration zuständig. Habe in dieser Firma meine IT-Ausbildung gemacht und bin dort seit mehreren Jahren beschäftigt.

Mein Kollege und quasi Ausbilder war in meiner Ausbildungszeit für die IT-Administration zuständig und nach meiner Ausbildung habe ich diese von ihm geerbt bekommen. Ob freiwillig oder unfreiwillig kann ich nicht sagen. Das war eher fließend übergehend.

Da es eine kleine Firma ist, bin ich (und mein Kollege) alleine für die IT zuständig.

Jetzt ist es aber so, dass die IT eigentlich nur nebenbei betreut wird und mein Kollege natürlich auch alle Admin-Passwörter etc. besitzt. Er richtet neue Hard-/Software ein, erzählt mir nix davon, Dokus gibt es keine und die User rufen mich dann an und fragen, ob ich Ihnen dann hier und da helfen kann. Wenn irgendwas nicht sauber funktioniert, ist es kein Miteinander sondern eher ein Gegeneinander. Er schiebt mir immer die Schuld in die Schuhe, da ich ja für die IT verantwortlich sei. Ich hab mich eigentlich immer gut mit ihm verstanden, aber seit knapp 1 Jahr ist das Verhältnis schwierig geworden. Er ist auch viel beim Kunden unterwegs, ich bin auch nur 4-Tage in der Woche im Unternehmen und wenn etwas nicht funktioniert, versucht er zu helfen, aber vor Kollegen macht er mich immer schlecht und meint, warum ich das und jenes nicht gemacht hätte.

Ich habe mir schon überlegt, ob ich nicht einfach die Admin-PWs ändern sollte. Das Problem ist dann nur im Ernstfall, dass nicht mal er Zugriff hat und ich bin dann wieder der Depp. Unserer Geschäftsleitung (haben null Ahnung) ist das eigentlich alles egal, hauptsache es funktioniert alles.

Parallel kam jetzt noch hinzu, das besagter Kollege einen VPN-Server für unsere Entwicklung aufgesetzt hat (natürlich ohne mein Wissen). Ich habe mich dort rausgehalten und unserem Entwicklungsleiter erklärt (da irgendwas nicht ging), dass ich weder informiert, noch eine Einweisung noch sonst irgendwas erhalten habe.

Das Lustige ist jetzt aber, ein weiterer Kollege (Techniker) der viel im Privaten mit Linux spielt, wollte sich jetzt hinsetzen und den VPN-Tunnel erweitern bzw. umparametrieren. Der Technik-Bereichsleiter meinte, er sollte das machen und mich danach einweisen... (lol)

Teilweise frage ich mich in der Firma, wofür bin ich eigentlich da? Wofür gibt es einen IT-Administrator?

Was würdet ihr an meiner Stelle machen? Für Tipps wäre ich sehr dankbar.

Gruß

Bearbeitet von Imm.ortal
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Also erstmal solltest du die Account trennen.

Jeder bekommt seinen normalen Alltagsaccount und einen extra Adminaccount. Dann ist anchvollziehbar wer was gemacht hat. Der "Administrator"-Account wird nicht benutzt. Das passwort kommt in den Safe.

Dann sollten Zuständigkeiten definiert werden und Prozesse definiert werden.

Beispiel: Wer installiert neue Software, wer wird benachrichtigt. Welche Informationen werden an wen weitergegeben, etc.

Einfach alles was so anfallen kann als Prozess definieren und dokumentieren.

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@afo

Jeder hat seinen normalen Benutzeraccount und es gibt einen Admin-Account. Eine klare Trennung vom Admin-Account ist schwierig, da wenn ich nicht im Hause bin, der Kollege ja auch drauf müsste und natürlich auch volle Rechte braucht. Und am Ende interessiert es doch eh niemanden von der GL, wer die Arbeit gemacht hat, sondern ausschließlich, dass es funktioniert.

Es wurde mal von unserem Ex-GF defniert, dass der Kollege eigentlich nur die Entwicklungsumgebungen betreut. Wie gesagt, es ist schwierig dort eine klare Trennung herbeizuführen, da viele Hard-/Software einfach "allgemein" sind und dementsprechend auch von mehreren Systemen benötigt bzw. benutzt werden.

Genau den Weg der "Bürokratisierung" möchte ich eigentlich nicht gehen.

Beispiel: Kollege benötigt für einen Softwaretest für ein Produkt eine feste IP-Adresse. Wenn ich nicht im Hause bin, kann er direkt sich eine zuweisen und verliert nicht wegen dieser Kleinigkeit eine Menge Zeit.

So könnte ich noch mehrere Beispiele bringen, wo einfach z.B. bei Tests auf "allgemeine" Systeme zugegriffen werden muss. Das wäre ein Mords-Hick-Hack und wäre eher kontraproduktiv.

Prozesse definieren & Zuständigkeiten klären, ist ja alles schön & gut. Aber im worst case kann der User nicht mehr arbeiten oder hat keinen Zugriff auf das ERP-System und ich bin nicht im Haus. Was ist dann?

Und aus Erfahrung weiß ich, alles was du in dieser Firma definierst, interessiert eh niemanden und dran halten wird sich auch keiner. Ist aber ein generelles Problem der Firma. Wie gesagt auch in anderen Abteilungen --> selbes Problem. Viele Köche verderben die Suppe. Und so ist es bei der IT leider auch. Selbst unser neuer GF hat sich gefragt, wie wir überhaupt ISO-zertifiziert werden konnten, bei dem Kuddelmuddel. Es macht eh jeder hier, was er will.......

Bearbeitet von Imm.ortal
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Jeder hat seinen normalen Benutzeraccount und es gibt einen Admin-Account. Eine klare Trennung vom Admin-Account ist schwierig, da wenn ich nicht im Hause bin, der Kollege ja auch drauf müsste und natürlich auch volle Rechte braucht. Und am Ende interessiert es doch eh niemanden von der GL, wer die Arbeit gemacht hat, sondern ausschließlich, dass es funktioniert.

Niemand muss mit dem Domänenadmin "Administrator" arbeiten. Niemand sollte mit dem Domänenadmin "Administrator" arbeiten. Man kann einen User erstellen und den in die Domänenadmin-Gruppe schieben. Und den Chef mag vielleicht nicht interessieren wer was gemacht hat wenn es funktioniert. Aber was ist wenn es nicht funktioniert?

Prozesse definieren & Zuständigkeiten klären, ist ja alles schön & gut. Aber im worst case kann der User nicht mehr arbeiten oder hat keinen Zugriff auf das ERP-System und ich bin nicht im Haus. Was ist dann?

Genau das "Was ist dann?" gehört in den Prozess. Vertretungen definieren und festlegen wie der vertretene über das in Kenntnis gesetzt wird was in seiner Abwesenheit passiert ist.

Und aus Erfahrung weiß ich, alles was du in dieser Firma definierst, interessiert eh niemanden und dran halten wird sich auch keiner. Ist aber ein generelles Problem der Firma. Wie gesagt auch in anderen Abteilungen --> selbes Problem. Viele Köche verderben die Suppe. Und so ist es bei der IT leider auch. Selbst unser neuer GF hat sich gefragt, wie wir überhaupt ISO-zertifiziert werden konnten, bei dem Kuddelmuddel. Es macht eh jeder hier, was er will.......

Wenn es dir nicht passt und du denkst dass du nichts ändern kannst dann bleibt dir nur dir eine neue Stelle zu suchen.

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Niemand muss mit dem Domänenadmin "Administrator" arbeiten. Niemand sollte mit dem Domänenadmin "Administrator" arbeiten. Man kann einen User erstellen und den in die Domänenadmin-Gruppe schieben.

und dann? Prinzipiell hast du ja Recht. Aber das ändert ja nix an der Organisation. Wenn Admin X irgendwelche Änderungen vornimmt und dann Admin Y davon nicht informiert wird, ändert das ja nix an der Tatsache, dass es vllt. nicht funktioniert. Ok man hätte einen Nachweis, dass X was geändert hat.....

Und den Chef mag vielleicht nicht interessieren wer was gemacht hat wenn es funktioniert. Aber was ist wenn es nicht funktioniert?

dann wird der Verantwortliche dafür gefragt --> ICH..... und ehrlich gesagt, will ich nicht der sein, der andere in die Pfanne haut. Der Schuss geht dann nach hinten los.

Genau das "Was ist dann?" gehört in den Prozess. Vertretungen definieren und festlegen wie der vertretene über das in Kenntnis gesetzt wird was in seiner Abwesenheit passiert ist.

es gibt keinen richtigen Vertreter. Mein Kollege ist ja auch kaum da. Unseren jetzigen GF habe ich schon mehrfach auf einen Vertreter hingewiesen.... nix passiert. Da ja auch wichtige Systeme (z.B. ERP) betroffen sein können, dann steht die Firma still..... interessiert nicht. Ein ERP-Update habe ich bereits vor 3 Jahren mehrmals angesprochen (ist eine SQL 7.0 DB)....nix.... einfach frustierend. Es gibt Missstände, die ich anspreche, aber nix passiert. Und wenn was passiert, bin ich der Depp der sich darum kümmern soll und dafür verantwortlich gemacht wird. Trotz schriftlicher Information über diese Missstände an den GF....

Wenn es dir nicht passt und du denkst dass du nichts ändern kannst dann bleibt dir nur dir eine neue Stelle zu suchen.

weiß ich. Der Grund ist, ich mache nebenbei ein Studium und dort kommt mir die Firma schon etwas entgegen. Bei anderen Firmen würde das in der Weise (z.B. 4-Tage Woche) nicht möglich sein (vermute ich, lasse mich gerne besseren belehren).

@carstenj

alles versucht... nix gebracht. Habe sogar vor einiger Zeit mal eine "Krisensitzung" mit dem damaligen GF einberufen, um den Missstand anzusprechen. Da es sich hierbei aber um ein Meeting mit allen Technikern handelte (wurde einfach reingebeten), die alle Halbwissen haben und garnix mit der Sache zu tun hatten, wurde dort quasi in der Luft zerrissen. Jeder gab seinen Senf dazu, mir ging es ums Organisatorische.... aber rausgekommen ist nix.

Ich bin mittlerweile zu dem Entschluss gekommen, einfach alles weiterlaufen zu lassen, wie es ist. Dienst nach Vorschrift zu machen. Quasi meine Zeit abzusitzen und nebenbei mein Studium durchzuziehen und danach die Firma zu verlassen.

Bearbeitet von Imm.ortal
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Du könntest GF und besagten Kollegen zu einem Termin einladen. Stellst vorher Fälle zusammen, wo wichtige Informationen nicht an Dich weiter geleitet wurden bzw. nichts dokumentiert war. Malst ein Szenario aus, wenn das ERP-System ausfällt und welche Kosten der Firma entstehen würden (Personalkosten, Negativimage bei Kunden etc) und fragst dann konkret in die Runde, was sie zu tun gedenken, um das in Zukunft zu verhindern- Pistole auf die Brust. Jedesmal, wenn wieder irgendetwas bei Dir landet, worüber Du vorher nicht informiert wurdest, informierst Du den GF per Mail kurz und knackig mit Kollegen im CC.

Du musst niemanden in die Pfanne hauen, aber man muss nicht nur einstecken.

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@pixie

in der Vergangenheit habe ich es so gehandhabt, wenn ich z.B. über den neuen VPN-Server nicht informiert bin und es eine Frage dazu gab, an den besagten Kollegen weiterverwiesen. Egal, ob er dann da war oder nicht. Das war mir dann egal. Diesen Missstand habe ich auch unseren Entwicklungsleiter mitgeteilt, der meinte auch, ja das sei schlecht ohne Dokus etc. Aber wieder nix daraufhin passiert. Vllt. sollte man dazu sagen, wir sind eine 25-Mann Bude (gehören zu einem Konzern mit 500 Mann, sind aber weitgehend eigenständig) und haben 5 Geschäftsleiter. Die haben teilweise schon Probleme sich selber organisatorisch zu verwalten.

Den Fall mit Ausfall des ERP-Systems und den verbundenen Kosten habe ich bereits schon gemacht.... wurde zwar dankend angenommen, aber passiert ist nix. Es fühlt sich auch einfach keiner der GF dafür zuständig. Grob gesagt, könnte man auch von hochgradigen Missmanagement sprechen

Ich habe meinen Kollegen ja auch schon mehrfach drauf angesprochen, dass er mich doch einfach kurz informieren soll, wenn er was ändert, neu einrichtet etc.

Ich versuche ihn ja auch bei neuen IT-Systemen mit ins Boot zu holen und gemeinsam eine Entscheidung zu erörtern. Aber das beruht eben nicht auf Gegenseitigkeit. Liegt vllt. auch einfach daran, dass er ja eigentlich auf dem Papier garnix mehr mit der IT-Administration zu tun hat und das nur kommisarisch übernimmt (wenn ich nicht da bin) bzw. er Sachen einrichtet, wenn er diese braucht.

Die Idee mit einer e-Mail an den GF und den Kollegen in CC sehe ich schon wie "in die Pfanne hauen". Das wirft mMn kein gutes Licht auf mich, sondern eher gelte ich dann als notorischer Nörgler. Erst versuche ich mit dem Kollegen zu reden. Aber da er meist nicht da ist, ist das schwierig. Und was soll der GF machen? Wie gesagt, hat ja selber keine Ahnung.

Er kann nur ein gemeinsames Gespräch suchen und dann ist auch wieder für ein paar Wochen Ruhe, bis der nächste Fall auftritt..... ein ewiger Kreislauf ohne Ende....

[JOKE] ich glaube ich schreibe irgendwann mal meine Bachelorarbeit über das Thema "Prozessmanagement"[/JOKE]

Bearbeitet von Imm.ortal
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@pixie

Die Idee mit einer e-Mail an den GF und den Kollegen in CC sehe ich schon wie "in die Pfanne hauen". Das wirft mMn kein gutes Licht auf mich, sondern eher gelte ich dann als notorischer Nörgler.

Logisch. Aber der GF muss dafür sorgen, dass gewisse Spielregeln eingehalten werden. Vogel straus geht nicht.

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Logisch. Aber der GF muss dafür sorgen, dass gewisse Spielregeln eingehalten werden. Vogel straus geht nicht.

Regeln kann man aber nur aufstellen, wenn man selber weiß, wie das ganze funktioniert. Wenn er nicht mal weiß, was eine Active Directory ist und man davon spricht (ohne fachlichen Bezug) geht es halt einfach nicht, dann kann man das Gespräch auch gleich beenden.

Aktueller Vergleich Politik/Finanzmarkt: Politiker haben keine Ahnung, wie der Hase läuft, wollen/müssen Regeln aufstellen und die Banker lachen sich ins Fäustchen.

Bearbeitet von Imm.ortal
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Deswegen das GEspräch nur mit den beiden (GF und Kollege): Das Problem ist nicht fachlicher Natur, sondern organisatorischer. Also würde ich die fachliche Ebene heraushalten und klarstellen, dass mit diesen (organisatorischen) Zuständen kein sinnvolles Arbeiten möglich ist.

Am Ende dann Verbindlichkeit fordern, "was wird sich ändern?"... einen oder mehrere Folgetermine ausmachen, wo der Stand der Dinge noch einmal angesprochen wird.

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Dann sollten Zuständigkeiten definiert werden und Prozesse definiert werden.

Man kann die besten Prozesse definieren. Wenn nicht alle Beteiligten gewillt sind, diese Prozesse auch umzusetzen, dann war's das sehr schnell mit den neuen Prozessen. Eine Kooperationsbereitschaft ist unerlässlich. Da hier anscheinend teilweise absichtlich gegeneinander gearbeitet wird, würde ich diesem Weg nicht viele Chancen einräumen.

Das Problem befindet sich auf einer zwischenmenschlichen Ebene, nämlich dass zwei Personen nicht so recht miteinander aus kommen. Das lässt sich nicht technisch oder durch Prozesse oder was auch immer lösen. Entweder die Ursache des Problems wird irgendwie an die Oberfläche gezerrt und geklärt oder die zwei Personen müssen getrennte Wege gehen (Versetzung in eine andere Abteilung oder Ausscheiden aus der Firma).

Das organisatorische Problem lässt sich gemeinsam wahrscheinlich relativ leicht lösen.

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Für mich klingt das sehr danach, dass Dein(e) GF IT nicht ernst nehmen und die Risiken einfach abtun. Dann wird es natürlich äußerst schwierig, vernünftige Organisation wie z.B. Backup Konzepte, Sicherheitsrichtlinien usw.

Das ist aber die fachliche Ebene und die ist nicht Sache der GF. Sache der GF ist allerdings die Konfliktlösung, wenn ein Abteilungsleiter in seiner Arbeit behindert wird und andere Massnahmen fehlgeschlagen sind.

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Ich würde nochmal strukturiert die Probleme zusammenfassen und eine Besprechung mit deinem Kollegen und eurem direkten Vorgesetzten suchen.

Wenn es andere Abteilungen betrifft dann musst du eben Missstände und unscharfe Trennungen, etc... über die Abteilungsleiterebene klären lasssen.

Wenn du keine Rückendeckung von deinem Vorgesetzen erntest und du mit der Situation unzufrieden bist. Siehe unten.

Der Grund ist, ich mache nebenbei ein Studium und dort kommt mir die Firma schon etwas entgegen. Bei anderen Firmen würde das in der Weise (z.B. 4-Tage Woche) nicht möglich sein (vermute ich, lasse mich gerne besseren belehren).

falscher Ansatz. Nicht glauben das macht keiner, sondern ausprobieren. Bewerben und schauen was die Leute zu deinem Studium sagen. Ich gehe davon aus, dass du einigen Zuspruch ernten wirst und wenig Steine in den Weg bekommen wirst, wenn die Firma an einer Motivierten Fachkraft interessiert ist!

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