pantrag_fisi Projektantrag: Erarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Optimierung der E-Mail-Infrastruktur

[Mahatsma Gundie]

Hallo zusammen,

ich bin gerade im letzten Jahr meiner Ausbildung und muss in knapp einer Woche meinen Antrag für das Abschlussprojekt abgeben. Dachte bevor ich das bei der IHK einreiche hole ich mir lieber noch etwas Feedback außerhalb. Mein Chef hat zwar schon das OK gegeben, aber ne andere Perspektive macht ja einiges aus.

Insofern würd ich mich freuen wenn sich wer die Zeit nimmt und evtl ein paar Verbesserungsvorschläge hat

 

1.* Projektbezeichnung

 

Optimierung der E-Mail-Infrastruktur

 

1.1*

Name der Aufgabenstellung

 

Erarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Optimierung der E-Mail-Infrastruktur

 

1.2*

Kurzbeschreibung der Aufgabenstellung

 

Der lokale Exchange Server des Kunden soll durch eine Offsite-Lösung ersetzt werden. In diesem Zuge sollen die zugehörigen Postfach- und Benutzerdaten migriert und der Server letztendlich abgeschaltet werden, nachdem das neue System in die vorhandene Infrastruktur integriert wurde.

 

1.3*

Ist-Analyse

 

Die Media AG ist eine in Musterstadt angesiedelte Werbeagentur mit rund 15 Mitarbeitern. In den Firmenräumen arbeiten die Beschäftigten über ihnen zugewiesene Workstations oder Notebooks. Letztere werden ebenfalls für die Remotearbeit (unterwegs und Homeoffice) verwendet. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über einen lokalen Exchange Server 2016. Dieser wird auf einer virtuellen Maschine auf einem VMware ESXi-Server 6.7. im Serverraum betrieben. Zurzeit arbeiten die meisten Mitarbeiter im Homeoffice. Von dort greifen sie über eine VPN-Verbindung auf ihnen zugewiesene Geräte bzw. einen RDS-Server zu, der ebenfalls auf dem gleichen Host wie der Exchange Server als VM betrieben wird. Zudem gibt es einige Vertriebsmitarbeiter, die von ständig wechselnden Standorten Zugriff auf ihre Postfächer benötigen.

Es wird Branchensoftware verwendet, die auf POP3-Zugriff auf die Mailboxen angewiesen ist. Zugriff auf die Postfächer erfolgt über lokale Outlook-Clients auf den Geräten, OWA sowie eine Installation auf dem RDS-Server (Volumenlizenz, SPLA[1]).

Da die privaten Internetanbindungen der einzelnen Mitarbeiter mitunter starken qualitativen Schwankungen ausgesetzt sind, gibt es hinsichtlich der Remoteanbindung ebenfalls Optimierungsbedarf.

Außerdem gab es in der Vergangenheit bereits mehrfach Probleme mit der Kühlung des Serverraums sowie eine generelle Unzufriedenheit bezüglich der hohen Energie kosten.

 

2.

Zielsetzung entwickeln / Sollkonzept

2.1*

Was soll am Ende des Projekts erreicht werden?

 

Die lokale Serverkonfiguration soll nach und nach abgebaut und externalisiert werden.

Die IT GmbH wurde damit beauftragt, ein passendes gesamtheitliches Konzept für die schrittweise Umstrukturierung der Arbeits- und Kommunikationswege zu erarbeiten. Dadurch soll die Effizienz der externen und internen Kommunikation erhöht und administrativer und monetärer Aufwand verringert werden. Das derzeitige SPLA-Lizenzmodell für den Exchange Server soll durch eine kostengünstige Alternative ersetzt werden.

 

Da die Planung und Umsetzung einer gesamtheitlichen Lösung allerdings den Rahmen dieses Projektes sprengen, liegt der Fokus ausschließlich auf der Evaluierung und Implementierung einer alternativen E-Mail-Lösung in die bestehende Infrastruktur.

 

2.2*

Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

 

·         Implementierung einer Alternativlösung für E-Mail-Kommunikation

·         Kostenreduktion durch Ersetzen des SPLA-Lizenzmodells

·         Schaffen einer Basis für weitere Modernisierung der IT

·         Effizienzsteigerung und Optimierung der internen und externen Kommunikation

·         Erfolgreiche Überführung der bestehenden Postfachstrukturen in neues System

·         Erhöhte Ausfallsicherheit

·         Verringerung des administrativen Aufwands

·         Kompatibilität mit bestehender Software muss gegeben sein

 

2.3*

Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

 

Die Downtime während der Umsetzung ist aufgrund des zeitlich kritischen Informationsaustauschs so gering wie möglich zu halten. Bei Verzögerung des geplanten Ablaufs entstehen Mehrkosten für den Kunden. Weitere Umstellungen in der Zukunft müssen unproblematisch umsetzbar sein. Die gewählte Lösung muss kompatibel mit eingesetzter Branchensoftware sein. Außerdem muss die Integrität der zu übertragenden Daten gewährleistet werden. Auf In-House-Lösungen soll verzichtet werden.

 

3.

Projektstrukturplan entwickeln

3.1*

Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?

 

Zunächst muss eine geeignete Alternative für die bestehende Konfiguration gefunden werden. Hierzu ist es nötig, die Gewichtung der einzelnen Faktoren (Kosten, Ausfallsicherheit, Administrationsaufwand, mögliche Integration zukünftiger Änderungen an der Gesamtinfrastruktur, etc.) mit dem Kunden zu erörtern. Nach erfolgtem Kickoff-Meeting soll nach erster Recherche eine Auswahl an möglichen Lösungen aufgestellt und durch Gegenüberstellung unter Berücksichtigung der eben erwähnten Punkte eine Kosten-/Nutzen-Analyse durchgeführt werden.

Nach erfolgreicher Umsetzung wird das Ergebnis dem Kunden präsentiert, bzw. ein Angebot unterbreitet.

Im Anschluss erfolgt die Planung und technische Umsetzung mit anschließenden Funktionstests und Übergabe.

 

3.2*

Hauptaufgaben auflisten

 

1.    Analyse der bestehenden Situation

2.    Planung und Konzeptionierung von Lösungsmöglichkeiten

3.    Implementierung der ausgewählten Lösung

4.    Überprüfung der Funktionsfähigkeit und Troubleshooting

5.    Projektdokumentation schreiben

 

3.*

Teilaufgaben auflisten

 

1.       Analyse

1.1.    Aufnahme IST-Zustand und Erstgespräch

1.2.    Informationsbeschaffung und Recherche möglicher Alternativlösungen

1.3.    Angebots- und Produktvergleich

1.4.    Kosten-Nutzen-Rechnung

2.       Planung

2.1   Produktauswahl und Angebotserstellung

2.2   Erstellung Projektstrukturplan

2.3   Anschaffen von Lizenzen/Software/Hardware

3.       Implementierung

3.1 Konfiguration des neuen Systems

3.2 Anbindung der User

3.3 Übertragung der Daten

3.4 Umstellung auf die neue Lösung

4.       Funktionstest

4.1 Benutzerzugriff auf Postfächer und Mailfluss

5.       Nachbesserungen

6.       Projektabschluss

6.1 Projektdokumentation

6.2 Soll-/Ist-Vergleich

 

4.

Projektphasen

4.1*

Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

 

1.       Analyse

7,0

                  1.1.    Aufnahme IST-Zustand und Erstgespräch

1,0

                  1.2.    Informationsbeschaffung und Recherche möglicher Alternativlösungen

3,0

                  1.3.    Angebots- und Produktvergleich

2,0

                  1.4.    Kosten-Nutzen-Rechnung

1,0

2.       Planung

3,5

                  2.1   Produktauswahl und Angebotserstellung

1,0

                  2.2   Erstellung Projektstrukturplan

1,0

                  2.3   Bestellung von Lizenzen/Software/Hardware

1,5

3.       Implementierung

9,5

         3.1 Konfiguration des neuen Systems

3,0

         3.2 Anbindung der User

2,5

         3.3 Übertragung der Daten

3,0

         3.4 Abschalten des Exchange Servers

1,0

4.       Funktionstest

3,0

         4.1 Benutzerzugriff auf Postfächer und Mailfluss

2,0

         4.2 Integration Branchensoftware

1,0

5.       Restarbeiten

3,0

         5.1 Abschalten des Exchange Servers

2,0

         5.2 Nachbesserungen

1,0

6.       Projektabschluss

9,0

         6.1 Projektdokumentation

8,0

         6.2 Soll-/Ist-Vergleich

1,0

Gesamt

35,0

 

 

5.

Erklärung

5.1*

Geplante Präsentationsmittel

 

Laptop + Beamer

Alternativ: Folien

 

Durchführungszeitraum mit Datum:

 

01.03.22 bis 30.04.22

[charmanta]

 Nicht der Burner,sollte aber durchkommen wenn Du mindestens drei Ansätze betrachtest

[mapr]

Sehe ich auch als fachlich nicht das Tiefste.
Bin aber bei @charmanta: sollte durchkommen.

[Maniska]

Du brauchst ne Stunde den Exchange abzuschalten?

Was mir noch fehlt wäre eine Analyse, welche Systeme auf den neuen Mailserver umgestellt werden müssen, sprich, wer verschickt denn alles Mails? Monitoring, Backup... alles was aus IT-Sicht Alarme versendet/versenden soll.

Du musst das nicht machen oder umstellen, aber bevor du ne Stunde für das Abschalten rein nimmst...

 

[Mahatsma Gundie]

Danke erstmal für die Rückmeldungen.

 

@charmanta@mapr

Dass es fachlich tiefgreifendere Projekte gibt ist mir durchaus bewusst, deshalb wollte ich den Evaluierungsprozess auch etwas stärker hervorheben. War mir nur nicht sicher, ob es von der ungefähren Struktur und Zeitplanung plausibel klingt, aber scheint ja nicht ganz hoffnungslos zu sein.

@ManiskaMir ist grad aufgefallen, dass ich den Abschnitt zwei mal drin hab Das Abschalten soll auch das komplette Entfernen des Servers inklusive Einträge im AD beinhalten, insofern denke ich das ist nicht allzu hochgestochen. Oder sollte ich das lieber komplett rauslassen? Das mit dem Umstellen der Systeme ist aber ein guter Punkt, danke.

 

 

Wäre es eigentlich generell ratsam, bei bestimmten Punkten nicht zu sehr ins Detail zu gehen, damit man bei der Umsetzung etwas flexibler ist? Natürlich nicht so krass, dass das Ganze nicht mehr nachvollziehbar ist.