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Projektantrag: Ausarbeiten eins internen Wikis zur Erstellung und Ablage von Anleitungen sowie Arbeitsschritten für das gesamte Unternehmen


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Hallo liebes Forum :)
 

Da ich am 15.03 meinen Projektantrag abgeben muss, wollte ich euch drum bitten mal drüber zu schauen und mir Feedback zu geben. Bin mir leider nicht so sicher ob das alles so passt :D
IHK Regensburg -> Dokuzeit 10-15% vom Gesamtaufwand, alte VO.

 

2 Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 18.04.2022
Ende: 22.04.2022

 

3 Projektbeschreibung

In unserem Arbeitsalltag müssen viele Dokumente ausgetauscht und abgespeichert werden. Da dies bisher umständlich über die Erstellung von .docx Dateien und anschließender Ablage in Ordnern sowie Unterordnen erfolgt ist, wünschen sich viele Mitarbeiter eine Optimierung und effizientere Lösung.

Das Ziel der Projektarbeit ist, ein einheitliches Anleitungssystem vor allem für die IT-Abteilung, aber auch firmenweit für alle Mitarbeiter zu schaffen.

Hierzu muss erst entschieden werden, welche Lösung für den Betrieb am besten geeignet ist. Die Herstellerangaben bezüglich Hardware und Software überprüft werden, um eine ideale Option auszuwählen. Danach muss entschieden werden, welches Betriebssystem für die Umsetzung am besten geeignet ist. Des Weiteren muss beachtet werden, ob ein virtualisierter Server in Frage kommt oder ob ein separates System angeschafft werden muss.

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann mit der Implementierung der Lösung begonnen werden.

Zum Schluss wird den Mitarbeitern gezeigt, wie eine neue Anleitung im eingeführten System erstellt werden kann und wie schon vorhandene Prozessbeschreibungen übertragen werden können.

 

4 Projektumfeld

Die Ausarbeitung des Projekts erfolgt bei der XXXX. Die XXX ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in XXX, welches vor allem durch die Erfolgsserie XXX ihren Bekanntheitsgrad erlangte. Die Firma beschäftigt rund 70 Mitarbeiter, inklusive 19 Außendienstkollegen, die stets deutschlandweit reisen. Intern hat die XXX mehrere physische Server, auf welchen eine virtualisierte Server Umgebung betrieben wird. Auch werden einige externe Cloud-Dienste verwendet.

 

5 Projektphasen mit Zeitplanung

IST-Analyse: 1,0h
Abklärung von Funktionen und Anforderungen: 2,0h
Erstellung eines SOLL-Konzepts: 2,0h
Evaluierung von Lösungen und Produkten: 3,5h
Einrichtung von Testumgebungen: 4,0h
Installation Server/ virtueller Server mit Betriebssystem, sowie Grundeinrichtung: 2,5h
Installation Abhängigkeiten von der Wiki-Lösung: 3,0h
Installation Wiki-Lösung: 1,0h
Ersteinrichtung Wiki-Lösung, Anbindung an Domäne, Konfiguration Benutzerrechte: 3,0h
Funktionstest: 2,0h
Vergleich SOLL- und IST-Zustand: 1,0h
Einweisung der Mitarbeiter: 2,5h
Erstellung Anleitung für Mitarbeiter: 1,0h
Erstellung Anleitung für Administratoren: 1,5h
Erstellung Projektdokumentation: 5,0h

Gesamtdauer = 35,0h

 

6 Dokumentation zur Projektarbeit

Dokumente: Projektdokumentation, Benutzeranleitung, Dokumentation für Administratoren

 

Vielen Dank euch allen schon mal im vorraus! :)

 

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vor 2 Stunden schrieb Kenobi9:

Testumgebungen

Was möchtest du mit der Mehrzahl sagen?

Das Du jede Lösungsvariante installierst und vergleichst?

vor 2 Stunden schrieb Kenobi9:

Hierzu muss erst entschieden werden, welche Lösung für den Betrieb am besten geeignet ist. Die Herstellerangaben bezüglich Hardware und Software überprüft werden, um eine ideale Option auszuwählen. Danach muss entschieden werden, welches Betriebssystem für die Umsetzung am besten geeignet ist.

Erst sehr schwer verstehbar. Die Entscheidung, auf welchem Betriebssystem du jetzt mutmaßlich einen Webserver mit PHP/JavaScript.... laufen lässt und auf welche Datenbank das basiert ist keine fachliche Entscheidung. Deine Entscheidung ist einzig und alleine das Wiki, welches Du anhand des gesteckten Kriterienkataloges aussuchst.

Fast jede, brauchbare, Lösung ist LDAP-fähig behaupte ich mal und kann somit angebunden werden. Ob darunter jetzt nen Linux- oder Windows-Server wertkt ist gleichgültig da es auf die Lösung ankommt. Bedenke bei "freier Wahl" des Systems jedoch die Kosten.
Wenn Du z.B. einen Windows-Webserver oder einen Linux-Webserver nutzen kannst brauchst Du ggf. die nötigen Lizenzen. Dies verursacht im Projekt kosten.

Achtung: Auch schon vorhandene Lizenzen haben etwas gekostet. Diese Sachmittel können einen Kostenanteil ausmachen, der ins Projekt gerechnet wird! Sollte das aus der Doku hinterher nicht hervor gehen - ich würde im Fachgespräch danach Fragen!

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Danke euch allen für das tolle Feedback :)

Ich habe den Antrag nochmal mit eurem Rat überarbeitet und die Projektbeschreibung genauer formuliert.

Hier die überarbeiteten Absätze:

1 Thema

Installation und Konfiguration eins internen Wikis zur Erstellung und Ablage von Anleitungen sowie Arbeitsschritten

 

2 Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 05.05.2022
Ende: 27.05.2022

 

3 Projektbeschreibung

In unserem Arbeitsalltag müssen viele Dokumente ausgetauscht und abgespeichert werden. Da dies bisher umständlich über die Erstellung von .docx Dateien und anschließender Ablage in Ordnern sowie Unterordnen erfolgt ist, wünschen sich viele Mitarbeiter eine Optimierung und effizientere Lösung.

Das Ziel der Projektarbeit ist, ein einheitliches Anleitungssystem vor allem für die IT-Abteilung, aber auch firmenweit für alle Mitarbeiter zu schaffen.

Im ersten Schritt gilt es zu überprüfen, welche Lösung sich am besten für den Betrieb eignet. Die Herstellerangaben bezüglich Hardware und Software müssen überprüft werden, um eine ideale Option auszuwählen. Damit diese Entscheidung getroffen werden kann, wird hierfür auch eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt. Danach wird ein virtueller Server auf dem physischen Hauptserver erstellt, die Auswahl zwischen mehreren Betriebssystemen soll in Betrachtung der Kosten und Wartbarkeit dieser getroffen werden. Um die entsprechende Software installieren und den Anforderungen entsprechend konfigurieren zu können, wird im Vorangang ein Webserver-Stack auf dem System installiert. Danach wird dann auf dem internen DNS-Server eine passende Subdomain vergeben, um den Mitarbeitern den Zugang zum System zu erleichtern.

Durch die Einführung eines internen Wikis können Standardprozesse einfach abgespeichert und wieder aufgerufen werden. Das entlastet die IT-Abteilung, da bei Support Anfragen der Mitarbeiter einfach auf die entsprechende Anleitung verwiesen werden kann. Somit werden die Mitarbeiter indirekt geschult und können einfachere/ wiederkehrende IT-Probleme mithilfe des Wikis selbstständig lösen. Neben der IT-Abteilung profitieren aber auch andere Teams von dieser Lösung, da das Wiki beispielweise bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterstützend genutzt werden kann.

Zum Schluss wird den Mitarbeitern gezeigt, wie eine neue Anleitung im eingeführten System erstellt werden kann und wie schon vorhandene Prozessbeschreibungen übertragen werden können.

 

Gerne nochmal bescheid geben ob das so jetzt besser ist :)

 

Am 4.3.2022 um 12:40 schrieb charmanta:

Bischen kurz formuliert, aber soweit ok.

Mir fehlt der Hinweis auf ein Pflichtenheft und eine kaufmännische Betrachtung bei der Auswahl

Die kaufmännische Betrachtugn habe ich mit eingebaut, nur weiß ich nicht was du mit dem Pflichtenheft meinst.
Ich mache die Ausbildung in einer internen IT-Abteilung, wir das hier auch benötigt? :)

 

Am 4.3.2022 um 15:16 schrieb ickevondepinguin:

Was möchtest du mit der Mehrzahl sagen?

Das Du jede Lösungsvariante installierst und vergleichst?

Ja so ist das gemeint :)
Meinst du "Testumgebung" als Einzahl wäre hier passender?

 

 

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vor 1 Stunde schrieb Kenobi9:

Ja so ist das gemeint :)

Musst Du aber nicht. Du musst ja hinterher nur eine Lösung installieren, also wähle auch eine aus.
Das sagst Du indirekt ja auch schon:

vor 1 Stunde schrieb Kenobi9:

Im ersten Schritt gilt es zu überprüfen, welche Lösung sich am besten für den Betrieb eignet. Die Herstellerangaben bezüglich Hardware und Software müssen überprüft werden, um eine ideale Option auszuwählen

Ich rate Dir: Passe eine Zeitplanung an, indem Du die von @charmanta genannten Dinge einbringst:

Am 4.3.2022 um 12:40 schrieb charmanta:

Mir fehlt der Hinweis auf ein Pflichtenheft und eine kaufmännische Betrachtung bei der Auswahl

Damit hast Du von den

Am 4.3.2022 um 12:35 schrieb Kenobi9:

Einrichtung von Testumgebungen: 4,0h

schon locker 2 bis 3 Stunden noch einmal gefüllt. Lieber eine vernümftige Evaluierung und Abwegung der Lösungswege anhand im SOLL-Konzept definierter Kriterien anstelle einer wilden Installationsparty von in Summe (Testinstallationen, Serverinstallationen...)über 13h insgesamt!

In dem Projekt geht es nicht darum, dass Du zeigst wie toll Du installieren kannst, sondern darum, ein Problem zu lösen und dazu eine Lösung anhand von Kriterien auszuwählen. Das alles, inkl. Zeit-, Sachmittel- und Kostenplanung sowie einer entsprechenden Nutzwertanalyse. Wenn man das gut macht und ordentlich recherchiert braucht das definitiv seine Zeit. 🙂

 

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