Wann sollte ein Unternehmen auf Exchange Server umstellen?

[azubi-tigerente]

Hallo zusammen,

wusste jetzt nicht unter welche Rubrik ich diese allgemeine Frage stellen sollte, deswegen bin ich hier gelandet.

Neulich kam in einer Gesprächsrunde unter mittelständischen Unternehmen folgende Frage auf:

Ab wann oder aus welchem Grund sollte ein Unternehmen einen Exchange Server betreiben, egal ob Microsoft, Linux oder sonst irgendeinen?

Eineige meinten das Sie Ihre Mails bei strato oder 1und1 abrufen und sie auch keinen Vorteilsehen Geld in einen Exchange Server zu investieren. Sind Unternehmen mit 10 Arbeitsplätzen. Arbeiten mit Office, also mit Outlook und jeder Arbeitsplatz ruft von einem Provider die Mails ab.

Was habt Ihr für eine Meinung? Gut, nicht gut? Ab wann macht es Sinn einen Exchgange Server im Unternehmen zu haben?

Gruss Azubi-Tigerente

[Chief Wiggum]

einen Exchange Server betreiben, egal ob Microsoft, Linux oder sonst irgendeinen?

Bevor wir hier in die inhaltliche Diskussion einsteigen, sollten doch bitte die Begrifflichkeiten klar sein.

Exchange ist ein Groupware-Produkt von Microsoft. Alternative Produkte haben eigene Produktnamen.

Reden wir also darüber, ab wann eine Groupware nötig ist, losgelöst von Produkten?

Eine Antwort mit Buzzword Bingo: eine Groupware wird dann gebraucht, wenn die Kollaborationswerkzeuge benötigt werden. Welche benötigt wird, hängt von den Schwerpunkten ab, wie in der Firma gearbeitet wird.

[azubi-tigerente]

Ok, da stimme ich Dir zu das Exchange Microsoft ist. Grundsätzlich geht es um das Thema Mailserver.

Es macht doch nicht wikrlich Sinn, wenn ich meine E-Mails bei einem Provider abrufe, diese von einem Mailserver abzurufen und dann im Unternehmen zu verteilen.

[Chief Wiggum]

Es macht doch nicht wikrlich Sinn, wenn ich meine E-Mails bei einem Provider abrufe, diese von einem Mailserver abzurufen und dann im Unternehmen zu verteilen.

Wie meinen? Ich versteh den Sinn des Satzes nicht.

[robotto7831a]

Für kleine Unternehmen macht es durchaus Sinn. Alleine schon wenn ich an Kosten und Arbeitszeit denke. Wenn die Firma einen Mailserver im Keller betreibt, dann kostet der Strom, der Server selber muss bezahlt werden und dann muss sich auch jemand um die Datensicherung kümmern. Wenn ich die Kosten alle rechne und mir dann anschaue, dass bei meinem Hostingprovider x E-Mail Adressen im Preis enthalten sind und ich mich um Datensicherung und alles was dazu gehört nicht kümmern muss, dann ist das ein Argument was schwer zu knacken ist.

Als Alternative kann man bei vielen Hostinganbietern auch z. B. einen Exchange Server mit x Postfächern mieten. Wenn man denn die ganzen Groupware Funktionen benötigt.

Was natürlich wieder für einen Server spricht ist, wenn der lokale Arbeitsrechner sich verabschiedet dann sind womöglich alle wichtigen Mails weg. Datensicherung ist wahrscheinlich ein Fremdwort.

Frank

[User-Root]

Groupware kann schon ab 2 Mitarbeitern nötig sein, wenn z.B. eine Aufgabenliste oder Termine miteinander abgesprochen werden müssen. Sich deswegen aber gleich einen Groupware-Server hinzustellen scheint mir nicht immer die beste Lösung zu sein. Daher gibt es ja auch die Möglichkeit sich einen solchen Groupware-Server zu mieten wie z.B. Hosted Exchange. Ich denke aber auch das sich ein solches Thema nicht wirklich pauschalisieren läßt. Eine gute Kosten-Nutzen-Analyse wird da wohl jedes Unternehmen für seine Gegebenheiten selbst anfertigen müssen.

[Enno]

Oder bei 2 Mitarbeitern kann es notwendig sein, wenn die Leitung zu schwachbrüstig ist.

Ist bei meinem Vater so. Dort ist nur eine 768KB DSL Leitung verfügbar. und dann ist das ständige Abholen und kontrollieren der Mails auf dem Provider Postfach sowas von langsam das es nicht mehr vertretbar ist.

[DH_Insane]

Ob Groupware Sinn macht oder nicht hängt imho von sehr (vielleicht zu-) vielen Faktoren ab. Was ich mir immer als Entscheidungsgrundlage genommen habe waren z.B. folgenden:

Mailvolumen: Wie viele Mails werden potenziell gesendet und empfangen? Sind viele Anhänge dabei? Wieviel Traffic wird dadurch produziert?

Infrastruktur: Welche Internetanbindung hat das Unternehmen? Im Zeitalter vom VDSL und Co. sollte man eigentlich davon ausgehen, dass jedem KMU eine 16.000er Leitung zur Verfügung steht. In der Praxis müssen einige aber mit DSL 2000 oder weniger auskomnmen.

Workflows: Müssen Mails z.b. an eine zentrale info@ oder bestellungen@ gemeinsam bearbeitet werden? Muss dazu der Gelesen/Ungelesen Status beachtet werden? Manche Firmen geben NUR ihre "Sammeladressen" raus, nicht direkt die Mitarbeiteradressen. Dann ist es natürlich sinnvoll dass die User gemeinsamen Zugriff auf das Postfach haben und vorallem sehen welche Mails schon geöffnet/bearbeitet/weitergeleitet wurden.

Collaboration/Zusammenarbeit: Werden mehrer Kalender für z.B. Resourcen/Räume zusammen bearbeitet? Muss Mitarbeiter A Zugriff auf die Mails/Kalender vom Mitarbeiter B haben? Klassischer Fall Chef-Sekretärin mit Mailzugriff und Stellvertretung im Kalender.

Jobrotation/Desktop Sharing: Im Bereich Logistik und Schichtbetrieb sehr interessante Frage. Nutzen Mitarbeiter mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig oder wird z.B. häufig gewechselt? Beispiel Spedition: Geschäftsführer arbeitet vormittags in der Buchhaltung, bearbeitet dort seine Mails. Nachmittags wechselt er in die Disposition und möchte natürlich nicht nochmal die Mails vom Vormittag löschen bzw. durchkucken müssen. Im Schichtbetrieb natürlich interessant wenn sich mehrere User einen PC teilen und zwischendurch wechseln, der User müsste im Zweifel beim klassischen "Mails holen" über POP3 nochmal alle alten Mails löschen etc.

Standortvernetzung: Sollen mehrere Büros vernetzt werden? Gibt es da eine MPLS/VPN-Strecke? Dann wäre es sinnvoll über Groupware interne Mail auch wirklich als intern zubehandeln, sprich garnicht über das public Internet zu verschicken.

Kosten: Immer wieder eine Freude einem Geschäftsführer stundenlang Powerpoints und Excelsheets zu präsentieren um im nachhinein festzustellen dass er einfach nur wissen will was es letzendlich kostet. Klar müssen evtl. Hardware und Lizenzen angeschafft werden, Datensicherung und Wartung gesichert werden - aber im Endeffekt muss der GF entscheiden ob eine Groupware für sein Unternehmen in Blick auf Wachstum und Flexibilität Sinn macht.

Nimmt man dann diese kleine Auswahl an Punkten zusammen, kann man sich überlegen in wie weit Groupware im Bereich KMU Sinn macht. Die hosted Lösungen sind sicher eine Alternative, allerdings für kleine und schnell wachsende Unternehmen eventuell nicht flexibel genug was Anbindung von Thirdparty Software wie Faxgateways, ERP/CRM-Software betrifft.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass auch ein Handwerksbetrieb mit 15 Usern sehr glücklick über die Einführung einer Groupware war und sie seither auch sehr fleißig nutzt. Das ist ja nicht unbedingt die Gruppe, die man sich direkt als Groupwareuser vorstellt

Grüße

DH_Insane